Le répertoire de l’entreprise, essentiel à la collaboration interne

Le rôle du répertoire de l’entreprise va bien au-delà de celui d’une liste d’employés. Il doit être conçu comme un véritable outil pour accélérer les échanges et la collaboration.

La définition d’un Environnement de travail numérique est maintenant bien connue : elle s’appuie sur un environnement Cloud ergonomique qui offre de multiples outils de travail collaboratif intégrés aux applications d’entreprise. Dans ce lieu de travail nouvelle génération, l’annuaire d’entreprise joue un rôle clé : omniprésent dans les outils de communication et d’échange, il est essentiel pour une bonne communication et une bonne collaboration entre les équipes.

Le travail hybride conduit naturellement à l’émergence de silos

Ce rôle crucial du répertoire est devenu particulièrement évident alors que le télétravail est devenu une partie beaucoup plus importante de la vie quotidienne des employés . Le travail hybride, qui combine les phases de travail sur place et à domicile, met la Environnement de travail numérique au centre de la collaboration. L’utilisation de Microsoft Teams a explosé pendant la phase de confinement, avec un chiffre record de +775 % pour Microsoft Teams dans certains pays comme l’Italie. L’étude de Microsoft Research a été menée auprès de plus de 60 000 employés de Microsoft lors du premier confinement. Il a souligné l’importance des outils de collaboration pour un travail à distance efficace. Cependant, parallèlement à l’essor du travail de groupe sur Internet, les chercheurs ont noté une réduction du nombre d’interactions à l’échelle de l’entreprise : les employés interagissent beaucoup plus avec leurs collègues directs, mais beaucoup moins avec ceux des autres équipes de projet et départements. Chez Microsoft, par exemple, les chercheurs ont mesuré une baisse de 25% du temps de collaboration entre différents groupes de travail.

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Un outil tel que le réseau social d’entreprise (CSN) Yammer permet à l’utilisateur d’être continuellement informé de l’activité des membres de son réseau et de recevoir des notifications de chaque nouveau poste. Dans le même temps, les phases de télétravail conduisent à une absence d’échanges informels à la machine à café ou en marge des réunions. Cela conduit à ce que les chercheurs appellent la fragmentation des échanges. Grâce aux outils numériques, les employés communiquent de plus en plus fréquemment au sein de leur cercle de travail, mais beaucoup moins au-delà ! Les chercheurs ont ainsi noté la formation de grappes d’utilisateurs entre lesquels la communication est beaucoup moins fréquente.

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Ils considèrent que la fragmentation des utilisateurs et ce fonctionnement en silos sont des obstacles majeurs à l’innovation. Les idées nouvelles et les innovations disruptives naissent souvent de la confrontation des points de vue et de l’accélération des échanges entre les départements. C’est pourquoi la mise en œuvre d’un Environnement de travail numérique doit être accompagné de mesures visant à stimuler les échanges entre les groupes de travail.

Transformer le répertoire en un véritable outil de collaboration

L’annuaire est un outil clé pour lutter contre cette fragmentation des échanges dans une entreprise. Le rôle de l' Environnement de travail numérique est de fournir à l’utilisateur des outils efficaces pour entrer en contact avec n’importe qui dans l’entreprise afin de l’aider à accomplir sa mission. En ce sens, l’annuaire doit refléter l’organisation de l’entreprise en intégrant l’organigramme et les liens entre les employés. Un employé qui souhaite avoir plus d’informations sur un futur produit devrait pouvoir communiquer facilement avec le bureau d’études. De même, un message envoyé par un client au centre d’appels ou via un réseau social doit pouvoir circuler rapidement à la bonne personne afin que le problème puisse être résolu le plus rapidement possible. La fonction Trombinoscope de Mozzaik365 permet de trouver rapidement un collaborateur dans l’organisation, ce qui fluidifie les échanges internes sur la plateforme.

Le Environnement de travail numérique doit exploiter les renseignements « tacites »

Au-delà des services aux membres et des liens hiérarchiques de chacun, le répertoire doit vraiment modéliser le savoir-faire de chacun. Une extension telle que Mozzaik365 peut aller plus loin avec SharePoint et apporter de nouvelles fonctionnalités à la suite Microsoft 365. Par exemple, dans le cas du répertoire, Mozzaik365 peut mieux afficher les compétences et les expériences de chaque personne.

Comme l’a expliqué Frédéric Veldeman, Digital Strategist & Manager chez Keyrus, lors du Webinaire organisé par Mozzaik sur le rôle de l' Environnement de travail numérique En gestion des connaissances, 5% des connaissances sont explicites et 95% tacites. Ce dernier est constitué de l’expérience professionnelle de chaque employé, des connaissances qu’il a pu acquérir pendant son mandat, lors d’échanges informels ou même pendant les loisirs. Le rôle d’un Environnement de travail numérique est de permettre à chacun d’utiliser cette information pour trouver la bonne personne-ressource au bon moment. Le moteur de recherche intranet doit être en mesure de faire le lien entre les profils des utilisateurs dans le répertoire et l’ensemble du contenu et des commentaires publiés par chacun. Toutes ces contributions informelles sur les outils sociaux mis à disposition par l’entreprise constituent un corpus de connaissances tacites qui permet d’étendre la recherche à l’ensemble des compétences réelles des employés.

En ce sens, il est crucial d’encourager les experts en affaires à partager le plus de contenu possible sur la plateforme intranet. Leurs contributions et leurs commentaires sont d’une aide précieuse pour les autres membres de l’organisation et contribueront à élever le niveau d’expertise de leurs collègues. D’une part, cette communication spontanée génère des échanges et améliore ainsi la circulation directe de l’information au sein de l’entreprise. D’autre part, dans un Environnement de travail numérique construit sur Microsoft 365, ce contenu alimente les algorithmes d’apprentissage automatique de la plateforme. L’algorithme apprendra à reconnaître les employés sur la base des données de base saisies dans l’annuaire, mais aussi sur la base du contenu affiché sur l’intranet. Ainsi, dès qu’un utilisateur recherche un expert dans un domaine précis, l’algorithme pourra proposer une liste d’experts correspondant à sa demande.

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Teams, une plateforme conçue pour faciliter le partage

Selon l’édition 2021 du Intranet d’Arctus et Environnement de travail numérique Observatoire, 72% des entreprises françaises ont choisi de s’appuyer sur les solutions Microsoft pour construire leurs Environnement de travail numérique. Les utilisateurs peuvent compter sur les outils inclus dans Microsoft 365 pour interagir avec leurs collègues. Ils peuvent choisir entre le RSE Yammer, les outils SharePoint et surtout Office Delve, un outil essentiel pour identifier l’expert sur un sujet. Souvent négligé, Office Delve est un outil graphique qui exploite les algorithmes d’intelligence artificielle de la plateforme Microsoft. Il est extrêmement puissant car il aide les utilisateurs à trouver la bonne personne sur Microsoft 365. Plus un document est pertinent, plus il est consulté et commenté par d’autres utilisateurs, plus son auteur sera considéré comme un expert en la matière.

Plus axé sur les individus, Microsoft Teams propose des outils de recherche avancés dans le répertoire de l’entreprise via son bot « Who ». Ainsi, la requête « Qui est » vous permet de trouver une personne, « Qui sait » vous permettra de trouver les experts sur un sujet donné. Il est également possible d’identifier le supérieur hiérarchique d’une personne ainsi que tous les employés qui ont eu des échanges avec eux. Enfin, il est possible de retrouver tous les participants à une réunion des Équipes et ainsi de poursuivre les échanges avec eux et de capitaliser sur les informations échangées lors d’une visioconférence des Équipes.

La plate-forme Microsoft offre plusieurs outils de collaboration et des moyens d’explorer les données utilisateur. Le composant Trombinoscope de Mozzaik365 vous permet de trouver un collaborateur par son nom, ses compétences, ses intérêts... directement à partir de SharePoint. Vous pourrez consulter son équipe, le contacter via Outlook ou Teams et voir tous les échanges, documents conjoints ou message public avec ce collaborateur.

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Le rôle d’un Environnement de travail numérique telle que Mozzaik365 est d’apporter plus de fonctionnalités à celles offertes par SharePoint en mode natif. Ainsi, l’interface est plus cohérente, complète et ergonomique. À cet égard, le répertoire corporatif s’inscrit pleinement dans cette volonté d’offrir aux utilisateurs un environnement de travail totalement unifié et épuré, ce qui est la définition même d’un environnement de travail moderne. Environnement de travail numérique

Choses à retenir

Le répertoire d’entreprise :

📌 Favorise le travail collaboratif ;

📌 Humanise la relation de travail dans un contexte de travail hybride ;

📌 Transcrit les compétences d’une entreprise ;