Le répertoire de l’entreprise, essentiel à la collaboration interne

Le rôle du répertoire de l’entreprise va bien au-delà de celui d’une liste d’employés. Il doit être conçu comme un véritable outil pour accélérer les échanges et la collaboration.

La définition d’un lieu de travail numérique est maintenant bien connue : elle est basée sur un environnement cloud ergonomique qui offre de multiples outils de travail collaboratifs intégrés aux applications d’entreprise. Dans ce lieu de travail de nouvelle génération, le répertoire de l’entreprise joue un rôle clé : omniprésent dans les outils de communication et d’échange, il est essentiel pour une bonne communication et une bonne collaboration entre les équipes.

Le travail hybride conduit naturellement à l’émergence de silos

Ce rôle crucial de l’annuaire est devenu particulièrement évident à mesure que le télétravail est devenu une partie beaucoup plus importante de la vie quotidienne des employés . Le travail hybride, qui combine les phases de travail sur site et de travail à domicile, place le lieu de travail numérique au centre de la collaboration. L’utilisation de Microsoft Teams a explosé pendant la phase de confinement, avec un chiffre record de +775% pour les Microsoft Teams dans certains pays comme l’Italie. L’étude de Microsoft Research a été menée auprès de plus de 60 000 employés de Microsoft pendant le premier confinement. Il a souligné l’importance des outils de collaboration pour un travail à distance efficace. Cependant, parallèlement à l’essor du travail de groupe sur Internet, les chercheurs ont noté une réduction du nombre d’interactions à l’échelle de l’entreprise : les employés interagissent beaucoup plus avec leurs collègues directs, mais beaucoup moins avec ceux d’autres équipes de projet et départements. Chez Microsoft, par exemple, les chercheurs ont mesuré une baisse de 25 % du temps de collaboration entre différents groupes de travail.

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Un outil tel que le réseau social d’entreprise (CSN) Yammer permet à l’utilisateur d’être continuellement informé de l’activité des membres de son réseau et de recevoir des notifications de chaque nouveau poste. Dans le même temps, les phases de télétravail conduisent à une absence d’échanges informels à la machine à café ou en marge des réunions. Cela conduit à ce que les chercheurs appellent la fragmentation des échanges. Grâce aux outils numériques, les employés communiquent de plus en plus fréquemment au sein de leur cercle de travail, mais beaucoup moins au-delà ! Les chercheurs ont ainsi noté la formation de grappes d’utilisateurs entre lesquels la communication est beaucoup moins fréquente.

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Ils considèrent que la fragmentation des utilisateurs et cette opération en silo sont des obstacles majeurs à l’innovation. Les nouvelles idées et les innovations de rupture naissent souvent de la confrontation des points de vue et de l’accélération des échanges entre les ministères. C’est pourquoi la mise en place d’un milieu de travail numérique doit s’accompagner de mesures visant à stimuler les échanges entre les groupes de travail.

Transformer le répertoire en un véritable outil de collaboration

Le répertoire est un outil clé pour lutter contre cette fragmentation des échanges dans une entreprise. Le rôle du Digital Workplace est de fournir à l’utilisateur des outils efficaces pour entrer en contact avec n’importe qui dans l’entreprise afin de l’aider à accomplir sa mission. En ce sens, le répertoire doit refléter l’organisation de l’entreprise en intégrant l’organigramme et les liens entre les employés. Un employé qui souhaite avoir plus d’informations sur un futur produit devrait pouvoir contacter facilement le bureau d’études. De même, un message envoyé par un client au centre d’appels ou via un réseau social doit pouvoir circuler rapidement à la bonne personne afin que le problème puisse être résolu le plus rapidement possible. La fonction Trombinoscope de Mozzaik365 permet de trouver rapidement un collaborateur dans l’organisation, ce qui rend les échanges internes sur la plate-forme plus fluides.

Le lieu de travail numérique doit exploiter les informations « tacites »

Au-delà des services aux membres et des liens hiérarchiques de chacun, le répertoire doit vraiment modéliser le savoir-faire de chacun. Une extension telle que Mozzaik365 peut aller plus loin avec SharePoint et apporter de nouvelles fonctionnalités à la suite Microsoft 365. Par exemple, dans le cas du répertoire, Mozzaik365 peut mieux afficher les compétences et les expériences de chaque personne.

Comme l’a expliqué Frédéric Veldeman, stratège numérique et responsable chez Keyrus, lors du webinaire organisé par Mozzaik sur le rôle du digital workplace dans la gestion des connaissances, 5% des connaissances sont explicites et 95% sont tacites. Ce dernier est constitué de l’expérience professionnelle de chaque salarié, des connaissances qu’il peut avoir acquises lors de son suivi, lors d’échanges informels ou même pendant les loisirs. Le rôle d’un lieu de travail numérique moderne est de permettre à chacun d’utiliser ces informations pour trouver le bon contact au bon moment. Le moteur de recherche intranet doit être en mesure de faire le lien entre les profils utilisateur dans le répertoire et tout le contenu et les commentaires postés par tout le monde. Toutes ces contributions informelles sur les outils sociaux mis à disposition par l’entreprise constituent un corpus de connaissances tacites qui permet d’étendre la recherche à toutes les compétences réelles des employés.

En ce sens, il est crucial d’encourager les experts en affaires à partager autant de contenu que possible sur la plate-forme intranet. Leurs contributions et commentaires sont une aide précieuse pour les autres membres de l’organisation et contribueront à élever le niveau d’expertise de leurs collègues. D’une part, cette communication spontanée génère des échanges et améliore ainsi la circulation directe de l’information au sein de l’entreprise. D’autre part, dans un lieu de travail numérique construit sur Microsoft 365, ce contenu alimente les algorithmes d’apprentissage automatique de la plate-forme. L’algorithme apprendra à reconnaître les employés sur la base des données de base saisies dans le répertoire, mais aussi sur la base du contenu publié sur l’intranet. Ainsi, dès qu’un utilisateur recherche un expert dans un domaine spécifique, l’algorithme sera en mesure de proposer une liste d’experts correspondant à sa demande.

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Teams, une plateforme conçue pour faciliter le partage

Selon l’édition 2021 de l’Observatoire Arctus intranet et digital workplace, 72% des entreprises françaises ont choisi de s’appuyer sur les solutions Microsoft pour construire leur Digital Workplace. Les utilisateurs peuvent compter sur les outils inclus dans Microsoft 365 pour interagir avec leurs collègues. Ils peuvent choisir entre le RSE Yammer, les outils SharePoint et surtout Office Delve, un outil essentiel pour identifier l’expert sur un sujet. Souvent négligé, Office Delve est un outil graphique qui exploite les algorithmes d’intelligence artificielle de la plate-forme Microsoft. Il est extrêmement puissant car il aide les utilisateurs à trouver la bonne personne sur Microsoft 365. Plus un document est pertinent, plus il est consulté et commenté par d’autres utilisateurs, plus son auteur sera considéré comme un expert en la matière.

Plus axé sur les individus, Microsoft Teams propose des outils de recherche avancés dans le répertoire de l’entreprise via son bot « Who ». Ainsi, la requête « Qui est » vous permet de trouver une personne, « Qui sait » vous permettra de trouver les experts sur un sujet donné. Il est également possible d’identifier le supérieur hiérarchique d’une personne ainsi que tous les employés qui ont eu des échanges avec eux. Enfin, il est possible de retrouver tous les participants à une réunion des Équipes et ainsi de poursuivre les échanges avec eux et de capitaliser sur les informations échangées lors d’une visioconférence des Équipes.

La plate-forme Microsoft offre plusieurs outils de collaboration et des moyens d’explorer les données utilisateur. Le composant Trombinoscope de Mozzaik365 vous permet de trouver un collaborateur par son nom, ses compétences, ses intérêts... directement à partir de SharePoint. Vous pourrez consulter son équipe, le contacter via Outlook ou Teams et voir tous les échanges, documents conjoints ou message public avec ce collaborateur.

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Le rôle d’une solution de lieu de travail numérique telle que Mozzaik365 est d’apporter plus de fonctionnalités à celles offertes par SharePoint en mode natif. Ainsi, l’interface est plus cohérente, complète et ergonomique. À cet égard, l’annuaire d’entreprise est pleinement intégré dans ce désir de fournir aux utilisateurs un environnement de travail totalement unifié et épuré, qui est la définition même d’un lieu de travail numérique moderne

Choses à retenir

Le répertoire d’entreprise :

📌 Favorise le travail collaboratif ;

📌 Humanise la relation de travail dans un contexte de travail hybride ;

📌 Transcrit les compétences d’une entreprise ;