Canal Teams y Equipos : guía para empezar

¿Eres nuevo en la plataforma de colaboración Microsoft Teams y aún no sabes cómo utilizar sus características estrella: Teams y Teamschannels? Entonces has llegado al lugar adecuado.

En este artículo, Mozzaik365 te explica qué es un equipo de Teams y un canal de Teams. También te daremos las claves para empezar a utilizar estas herramientas y sacarles el máximo partido en el día a día.

Siga nuestra guía para empezar a utilizar Microsoft Teams .

El ABC de los primeros pasos con Microsoft Teams

Con más de 300 millones de usuarios activos mensuales en 2023, Microsoft Teams ya es famoso en todo el mundo. Pero, ¿sabes realmente de qué se trata?

Microsoft Teams: una aplicación de trabajo y colaboración

Microsoft Teams es una plataforma colaborativa creada por Microsoft en 2016 como respuesta al éxito de Slack.

Más que un espacio de conversación, Teams es ahora una verdadera aplicación de trabajo y un centro de colaboración, adaptado al trabajo híbrido. Microsoft Teams centraliza todas las funciones de Microsoft. Verdadero lugar de trabajo digital, facilita el intercambio de contenidos, conocimientos y herramientas digitales.

Además, Microsoft Teams se mejora periódicamente con nuevas funciones diseñadas para simplificar el trabajo en equipo y la productividad individual. Por ejemplo, la plataforma de experiencia colaborativa Viva, integrada en Teams, mejora el compromiso y el bienestar de los usuarios.

🚀 Más información sobre Microsoft Viva https://www.mozzaik365.com/blog-posts/microsoft-viva-experience-employe

Funciones básicas de Microsoft Teams

A pesar de sus numerosas funciones, la interfaz de Microsoft Teams sigue siendo muy intuitiva.

Los usuarios pueden encontrar sus herramientas esenciales en la barra de herramientas vertical a la izquierda de su pantalla. Esta zona incluye las siguientes aplicaciones: actividad (notificaciones), conversación (mensajería"Chat"), equipos (grupos de trabajo), calendario, llamadas (voz), archivos (Office 365, OneDrive, SharePoint, etc.) y ayuda. Más detalles sobre cada aplicación a continuación.

La barra de herramientas vertical de Microsoft Teams contiene botones para diferentes vistas principales. Cada vista seleccionada modifica el contenido del área principal para que coincida con esa vista. Las vistas principales son las siguientes:

Vista de actividad: Muestra un flujo de actividad con un resumen de los eventos en los canales del equipo seguidos.

Vista de conversación: Muestra una lista de conversaciones recientes, con la conversación más reciente abierta.

Es bueno saberlo: Las discusiones instantáneas entre colegas tienen lugar en la pestaña principal "conversación". Pero, para mantener la visibilidad de los intercambios importantes y centralizar la información, puedes interactuar a través de tus propios canales de Teams o Equipos .

Vista de equipos: Muestra una lista jerárquica de equipos y canales asociados. Permite unirse a equipos, crearlos y gestionarlos, así como crear canales y realizar su seguimiento.

Vista de calendario: Muestra un calendario semanal o diario, que permite planificar reuniones y eventos.

Vista Llamadas: Muestra cuatro pestañas: Marcación rápida, Contactos, Historial y Buzón de voz. Permite realizar llamadas, gestionar contactos y ver el historial y el buzón de voz.

Vista de archivos: Muestra una lista de fichas de archivos, incluidos los archivos recientes, los archivos de Microsoft Teams y las descargas, así como el almacenamiento en la nube configurado.

Una vez abiertas, cada una de estas aplicaciones principales da acceso a una serie de pestañas secundarias, que forman una franja horizontal en la parte superior de la pantalla. Por ejemplo, un equipo de Teams (espacio de trabajo) o un canal (sección de un equipo de Teams) abrirá diferentes módulos: publicaciones, archivos o incluso wiki (notas), específicos del grupo de trabajo.

También puede añadir funciones a su plataforma Microsoft Teams simplemente integrando sus aplicaciones favoritas (Microsoft Viva, Tareas, OneNote, Wiki, etc.) en su barra de herramientas vertical o en sus menús horizontales. El resultado es una interfaz de trabajo "todo en uno", una navegación más fluida y una mayor productividad.

Estas aplicaciones están disponibles en Microsoft Teams Marketplace, una plataforma en línea proporcionada por Microsoft específicamente para la aplicación Microsoft Teams. Ofrece una amplia variedad de aplicaciones, extensiones e integraciones de terceros que amplían las características principales de Microsoft Teams. Estas aplicaciones pueden utilizarse para añadir funciones específicas del equipo, automatizar tareas, integrar servicios de terceros y mucho más.
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Reorganizar elementos y pines en la barra lateral de Microsoft Teams

Hay muchas formas de personalizar Microsoft Teams. Puede añadir nuevas aplicaciones, probar un tema oscuro, activar las confirmaciones de reproducción y mucho más. Reorganizar los elementos de la barra lateral le permitirá destacar los aspectos de Teams que utiliza con más frecuencia, ya sea el calendario, el chat, el planificador o cualquier otra aplicación o servicio de Teams.

A continuación te explicamos cómo personalizar la barra lateral de Microsoft Teams para centrarte en las aplicaciones que más utilizas:

1. Haga clic en el icono "..." situado en la parte inferior de la pantalla de Microsoft Teams.

2. Busque la aplicación o función que desea anclar en la barra lateral.

3. Haga clic con el botón derecho del ratón en la aplicación o función y seleccione "Anclar".

4. El elemento anclado aparecerá ahora en la barra lateral de Equipos.

5. Para reorganizar los elementos anclados, mantén pulsado el icono que deseas mover y arrástralo hacia arriba o hacia abajo en la lista de la barra lateral.

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¿Qué es un equipo?

Teams es una de las características clave de Microsoft Teams . Pero, ¿qué son los equipos? Averigüémoslo.

Equipo: definición y usos

Un equipo de Teams es un espacio de trabajo en Microsoft Teams que reúne a un conjunto de personas, aplicaciones y contenidos. En pocas palabras, un equipo de Teams sirve para centralizar todo lo que necesitan las personas que colaboran en una tarea, proyecto u objetivo común: debates, herramientas e información. Un equipo de Teams puede tener hasta 10.000 miembros.

Crear un equipo de Teams permite organizar la interfaz de Microsoft Teams para ganar colectivamente en productividad y comodidad de trabajo. Teams también puede utilizarse para configurar el acceso de los colaboradores, permitiéndoles seguir (o no) un proyecto.

Un equipo Teams podría, por ejemplo, reunir a miembros de un grupo de proyecto, un equipo funcional o un departamento concreto de la empresa. Así podrán chatear entre ellos, acceder fácilmente a sus aplicaciones, compartir y coeditar documentos y recuperar información sin esfuerzo.

¿Cómo se crea un equipo de Teams?

¿Ha decidido crear un equipo Teams? He aquí cómo:

1. Haga clic en la pestaña "Equipos" del menú principal (vertical) situado a la izquierda de la pantalla;
2. Haga clic en "Unirse o crear un equipo" en la parte inferior izquierda de la pantalla, en la lista de equipos;
3. Haga clic en "Crear un equipo" en el campo principal de su pantalla;
4. Elija si desea crear su equipo "desde cero" (de la A a la Z), a partir de un grupo existente de Microsoft365 o de una plantilla;
5. Seleccione el nivel de confidencialidad deseado: equipo privado (accesible por invitación), público (accesible a todos los miembros de la empresa) o para toda la organización (todos los empleados se añaden automáticamente al grupo);
6. En la siguiente pantalla, introduzca el nombre y la descripción de su equipo.

Y ya está, ¡tu equipo está creado! Ahora puedes añadir miembros (equipo privado), invitar a usuarios externos (proveedores de servicios, por ejemplo), nombrar a otros miembros del equipo como copropietarios (administradores), elegir una imagen del equipo yendo a "configuración", o crear canales de equipo.

¿Qué es un canal de Equipos?

Los canales son otra característica imprescindible de Microsoft Teams . Esto es lo que necesitas saber para empezar a utilizar esta herramienta:

Equipos de Canal: definición y usos

Un canal de Teams es una sección de un equipo de Teams.

Los equipos se componen de canales Teams dedicados a cada departamento, tema o proyecto. En los canales Teams, los empleados pueden intercambiar información, enviar mensajes y compartir archivos, así como planificar y supervisar el progreso de los proyectos. A modo de ejemplo, un canalTeams "administrador" puede utilizarse para centralizar las facturas, presupuestos y órdenes de compra asociados al proyecto que están llevando a cabo los miembros delequipoTeams.

Existen diferentes tipos de canales de equipo.

Por defecto, cada equipo de Teams tiene un canal general. Éste actúa como un diario, indicando quién se ha unido o abandonado el grupo. También puede utilizarse para hacer anuncios o transmitir información general, como el éxito de un proyecto.

Además del canal general, los usuarios pueden añadir otros canales, cambiarles el nombre y optar por ocultarlos o mostrarlos. Incluso pueden organizar reuniones periódicas en canales. La información y los archivos compartidos se almacenan en el canal. Los usuarios también pueden encontrar sus notas y grabaciones en el canal: ¡un auténtico ahorro de tiempo!

Puede crear :

• canales estándar, abiertos a todos los miembrosdel equipo;
• canales privados, accesibles a los miembros delgrupoTeams por invitación;
• canales compartidos, reservados a personas seleccionadas dentro y fuera de los equipos.

A continuación le ofrecemos más información sobre cómo crear un canal de Teams.
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¿Cómo se crea un canal Teams?

Para añadir un canal de Teams a su equipo de Teams:

1. Haz clic en "..." junto al nombre de tu equipo (en la lista de equipos a la izquierda de la pantalla);
2. Haz clic en "Añadir un canal";
3. Introduzca un nombre, una descripción y seleccione el nivel de confidencialidad deseado (canal estándar o privado), después haga clic en "añadir" o "siguiente";
4. Si estáscreando uncanal privado de Teams, escribe los nombres de las personas que quieres incluir en este grupo (miembros del equipo de Teams o invitados) y haz clic en "añadir".

¡Acabas de crear tu canal Teams!

Es bueno saberlo:

• Los miembros de tu equipo de Teams no son invitados automáticamente a unirse a tus canales privados y compartidos. Así que no olvides invitarlos, a menos que vayas a lanzar un canal estándar.

• Los suscriptores de un canal reciben notificaciones a través de la pestaña "actividad" en Microsoft Teams, alertándoles de las publicaciones y menciones realizadas en ese canal. Estas notificaciones pueden desactivarse o personalizarse haciendo clic en "..." junto al nombre del canal.

• Cada canal de Teams está asociado a una carpeta de SharePoint. Así, los compañeros de equipo pueden compartir archivos, organizarlos y colaborar simultáneamente en la creación de soportes directamente en un canal de Teams.

• Para facilitar el acceso a la información y el conocimiento, es posible añadir "wikis" a un canal de Teams , e incluso fijar en ellos enlaces útiles.

• Para organizar los intercambios en un canal de Teams, los colaboradores pueden interactuar con las publicaciones pulsando "responder". De este modo, cada debate se condensa en un único punto y los usuarios pueden recuperar fácilmente los datos deseados.

• Un canal de Equipos es un espacio de trabajo. Para facilitar la planificación de las tareas asignadas a los participantes, las aplicaciones Tarea, Lista y Planificador pueden añadirse directamente al canal de Equipos.

• Un canal de Teams es también un espacio de comunicación. Los usuarios no sólo pueden interactuar de forma asíncrona, sino también celebrar reuniones por vídeo. Solo tienen que hacer clic en "Iniciar una reunión" en la esquina superior derecha de la pantalla.

• Por último, para centralizar todos los intercambios vinculados a un proyecto o tema, puede obtener el enlace a un canal de Teams y copiarlo en sus correos electrónicos. Para ello, haga clic en "..." junto al nombre del canal y, a continuación, en "Obtener una dirección de correo electrónico".

Los canales tienen pestañas

Cuando accedes a un canal en Equipos, se muestran varias pestañas por defecto.

La primera pestaña es "Publicaciones".

Todas las personas con acceso al canal pueden ver los mensajes en la pestaña "Publicaciones". Se trata de una conversación de grupo en la que las respuestas a un mensaje permanecen adjuntas al mensaje original. Así, cualquiera que lea la conversación puede seguir fácilmente todo el hilo. Es lo bueno de las conversaciones hiladas.

• Para responder a un mensaje en el canal, basta con seleccionar el enlace "Responder" situado debajo del mensaje.
• Para iniciar una nueva conversación en el canal, sólo tiene que escribir su mensaje en el recuadro situado en la parte inferior de la conversación y, a continuación, seleccionar el icono "Enviar" en Equipos.

Luego está la pestaña "Archivos", donde se almacenan todos los archivos compartidos en el canal. Hay dos formas de compartir archivos en un canal:

• Ve al canal y selecciona la pestaña "Archivos". Resalta el archivo, elige "Otras opciones" (icono de los equipos "Otras opciones"), luego copia el enlace y pégalo directamente en un mensaje.
• En la barra de herramientas situada debajo de su mensaje, seleccione el botón "Adjuntar" (botón "Elegir un archivo") y cargue su documento.

También puedes añadir otras pestañas. Para incluir aplicaciones y archivos en pestañas en la parte superior de un canal, sólo tienes que seleccionar "Añadir pestaña" junto al nombre de la pestaña. Aparecerá una lista de elementos para añadir (aplicaciones y archivos favoritos). También puedes realizar una búsqueda para encontrar un elemento específico que quieras añadir.

Teams y canales Teams: funciones intuitivas y completas

Ahora ya sabes qué son Teams y los canales de Teams y cómo utilizar estas funciones de Microsoft Teams.

Como hemos visto, estas dos herramientas insignia de Microsoft Teams son fáciles de aprender y utilizar.

Sin embargo, estas herramientas ofrecen un sinfín de posibilidades (personalización, compartición de contenidos, celebración de reuniones, adición de aplicaciones, etc.) que le invitamos a conocer para sacar el máximo partido a la plataforma colaborativa Microsoft Teams.

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