Discover the latest trends that will transform your company's intranet in 2025 : AI, collaboration tools and more.
According to Gartner, artificial intelligence (AI) will undoubtedly be among the top 10 strategic technology trends for the year 2025. This innovation will undeniably contribute to the evolution of the intranet for the upcoming year. However, it's crucial to note that this isn't the sole opportunity to optimize your Digital Workplace.
In this article, Mozzaik delves into the latest intranet trends to embrace in 2025, tackling your company's challenges, particularly in internal communication, collaborative work, employee engagement, and content creation. Happy reading!
# 1 Intranet potenciada por IA
The democratization of artificial intelligence (AI) is a key trend in 2025, including in the field of intranet platforms. Integrated into the Digital Workplace, AI enhances productivity, employee experience, internal communication, internal collaboration, facilitates content creation, and streamlines knowledge sharing.
En efecto, una intranet moderna, impulsada por IA generativa, automatiza las tareas repetitivas, supera los bloqueos creativos, acelera la recuperación de información, simplifica la comprensión de nuevos temas, optimiza la creación de contenidos y la comunicación, y ayuda a los empleados a centrarse en sus tareas de alto valor añadido.
Desde 2023, las intranets dependientes de Microsoft, como Mozzaik365 Digital Workplace, integran herramientas como Copilot, desarrollada a partir de OpenAI. Esta auténtica ayuda para la creación de contenidos permite a los empleados redactar correos electrónicos, crear presentaciones de PowerPoint o generar informes de reuniones sin esfuerzo.
# 2 Hiperpersonalización del lugar de trabajo digital
The second standout trend in 2025 in the realm of collaborative intranet is the hyper-personalization of the Digital Workplace. This translates into productivity gains and a significant improvement in employee experience and user engagement.
El Digital Workplace de Mozzaik y la aplicación de creación de cuadros de mando MODA Teams ya han hecho de la personalización uno de sus puntos fuertes. Nuestras soluciones permiten a cada empleado crear su "News Hub" personalizado en su espacio de trabajo digital simplemente suscribiéndose a los feeds de información que desea recibir.
Además, con Mozzaik y MODA, los empresarios pueden proporcionar a cada empleado una página de inicio personalizada. Este panel de control personalizado, desplegado en el Lugar de Trabajo Digital bajo SharePoint o Teams, consolida las herramientas de comunicación, información, contactos, documentos o aplicaciones empresariales que cada empleado necesita para trabajar eficaz y cómodamente a diario.
Por último, un portal de intranet potenciado por la IA ofrece una experiencia única a cada empleado. Los comportamientos, preferencias e interacciones de los usuarios pueden ser analizados por la inteligencia artificial para ofrecerles contenidos útiles, como ciclos de formación en línea a medida o comunicaciones internas específicas.
#3 Soluciones de intranet para móviles en el punto de mira
In 2025, the intranet network is expanding to all devices. Employees can access it from their desktop computers, laptops, as well as from their smartphones or tablets.
Atrás quedaron los días en que se excluía a los empleados de campo de los sistemas de información y comunicación internos de la empresa. Ya sea en oficinas, almacenes, líneas de producción o tiendas, los empleados tienen acceso a herramientas que les son útiles para trabajar bien, colaborar mejor con sus compañeros y sentirse plenamente integrados en la organización.
Entre las nuevas aplicaciones de intranet 100% móviles que facilitan la comunicación con los equipos sobre el terreno, MODA destaca como modelo. En efecto, nuestra solución permite una experiencia de usuario agradable para los empleados operativos directamente dentro de la aplicación móvil Microsoft Teams.
Gracias a MODA, los empresarios pueden diseñar un cuadro de mandos intuitivo perfectamente adaptado a las limitaciones de los empleados de primera línea. Este canal de entrada única centraliza noticias, tareas, feeds de redes sociales, información personalizada o herramientas que necesitan los empleados de campo.
#4 Integración con herramientas de colaboración
The fourth intranet trend of 2025 is the integration of collaborative tools within the Digital Workplace and with employees' other digital tools. The aim is to create an intuitive digital workspace that enhances user engagement and facilitates teamwork.
Gracias a tecnologías como Mozzaik y MODA, integradas respectivamente con las herramientas colaborativas Microsoft SharePoint y Teams, los empleados tienen acceso a un entorno de trabajo digital unificado. Pueden navegar sin problemas entre varios programas del ecosistema Microsoft (Teams, Outlook, Word, Project, etc.) y sus herramientas empresariales, así como consultar información importante de un vistazo.
Cuando las herramientas de colaboración y comunicación están integradas, la experiencia de los empleados es óptima y mejora la productividad individual. También aumenta la productividad colectiva. Los empleados pueden compartir y editar archivos directamente en sus canales de debate, coeditar documentos en tiempo real, encontrar rápidamente al experto interno o el debate que necesitan, etc.
#5 No hay intranet moderna sin visualización de datos
El lugar de trabajo digital es una herramienta extraordinaria para recopilar, analizar y presentar datos. Mediante la recopilación, el tratamiento y la visualización de datos en forma de gráficos, infografías o tablas (visualización de datos), el empresario comprende cómo utilizan los empleados su solución de intranet. Esto les permite aprovechar los datos para tomar decisiones más informadas y optimizar las políticas internas.
Mozzaik365 Digital Workplace ya ha adoptado la tendencia de visualización de datos en la intranet. Nuestro nuevo panel incluye la función "Métricas". Esto permite a los administradores realizar un seguimiento del uso de la intranet, incluyendo el número de usuarios diarios y el compromiso de los usuarios con el contenido interno. Esto permite, por ejemplo, adaptar la estrategia de comunicación interna para aumentar el retorno de la inversión.
#6 Plataforma de intranet basada en la nube
A cloud-based intranet platform is an essential trend in 2025, given the rise of remote work and digital transformation in organizations.
Según el Barómetro Laboral de París realizado por IFOP, a finales de 2023, el 79% de los empleados encuestados considera la posibilidad de teletrabajar como un criterio para elegir su próximo puesto. Los empresarios deben, por tanto, dotarse de una intranet que facilite el trabajo a distancia e híbrido.
Construir la plataforma de intranet de la empresa en la nube, es decir, en servidores informáticos alojados en Internet, es esencial para que los empleados puedan trabajar a distancia sin problemas, con eficacia y seguridad.
Una solución de intranet basada en la nube como Microsoft 365 es ideal para fomentar el trabajo híbrido. Incluye una versión web del software ofimático principal (Excel, Word, PowerPoint, etc.) y ofrece almacenamiento en línea. Así, los empleados pueden compartir, almacenar y editar documentos juntos, aunque trabajen en lugares distintos.
#7 Una Intranet que facilita el intercambio de conocimientos
El conocimiento es un activo que una empresa puede aprovechar para mejorar su oferta y diferenciarse de la competencia. Para hacer del conocimiento una palanca de rendimiento, la organización debe facilitar el intercambio y la difusión internos del conocimiento. Esta es una de las funciones clave de una plataforma de intranet moderna.
In 2025, the Digital Workplace claims its indispensable role in knowledge management. An intranet solution like Mozzaik365, for example, offers a contribution assistance feature and document templates, allowing employees to effortlessly create content (SharePoint pages, PowerPoint presentations, etc.), along with an Employee Directory, highly useful for quickly finding an internal expert with the desired knowledge.
A major intranet trend of 2025, artificial intelligence also plays a role in knowledge sharing. Thanks to the "Ask Microsoft" function, based on OpenAI, Teams users can ask questions directly in their Teams messaging and receive quick and reliable answers. Moreover, when the AI cannot find an answer within the Digital Workplace, it automatically forwards the request to the competent internal expert.
#8 La segmentación de la audiencia se convierte en esencial
Internal audience segmentation is expected to be a prominent trend in 2025 regarding intranets. This is because, according to a study commissioned by OpenText and conducted by 3Gem in 2022, 40% of French employees believe that poor information management affects their mental well-being at work. Therefore, there is an urgent need to implement more targeted internal communication to combat information overload in the workplace.
Ya existen soluciones eficaces. Una plataforma de intranet moderna, como Mozzaik365 o MODA, permite a comunicación interna y RRHH comunicar noticias, ofertas de empleo, eventos y contenidos sólo a la población interesada. Los empleados sólo reciben contenidos útiles que pueden digerir con calma. Así se evita la sobrecarga de información. Además, los empleados reciben información importante de forma fiable. Como resultado, mejoran la calidad de la comunicación interna y el funcionamiento de la empresa.
#9 Una Intranet moderna que facilita la búsqueda
According to a study conducted by American software publisher Abbyy, 95% of employees lose up to 8 hours per week searching for information. Thanks to the latest intranet trends, this scourge should not persist. The Digital Workplace of 2025 must indeed facilitate the search for documents, information, discussions, or contacts.
Con sus filtros de búsqueda personalizables, sugerencias de búsqueda y funcionalidad de visualización de resultados de búsqueda en directo, el motor de búsqueda de la intranet Mozzaik365 ya aborda este reto. Gracias a él, los empleados pueden buscar (¡y encontrar!) información, páginas o archivos en todo su entorno Microsoft365 , todo ello de forma muy sencilla y en apenas unos instantes.
#10 La gamificación se apodera del lugar de trabajo digital
Desde hace unos años, la gamificación está floreciendo en el lugar de trabajo. Y por una buena razón, el uso de mecánicas de juego en un contexto profesional tiene numerosos beneficios. Puede promover el aprendizaje, reforzar la cohesión interna, mejorar la difusión de la cultura corporativa, facilitar la incorporación de nuevos empleados y, de forma más general, aumentar el compromiso de los empleados.
In 2025, the Digital Workplace embraces this phenomenon of gamifying work. For instance, the Mozzaik365 intranet includes a "top contributors" feature that highlights the most proactive employees in a SharePoint space.
Además, el entorno Microsoft365, en el que se integran nuestras soluciones, ofrece numerosas herramientas para hacer el trabajo más ameno y atractivo. Por ejemplo, Microsoft Whiteboard permite organizar juegos de equipo interactivos, coloridos y visuales directamente en tus reuniones de Microsoft Teams.
10 Intranet Trends to Absolutely Know in 2025: Final Words
Convertida en indispensable en el contexto del auge del trabajo híbrido y la transformación digital de las empresas, la intranet moderna sigue evolucionando para responder a los nuevos retos de las organizaciones. Las últimas tendencias en intranet no se apartan de este objetivo.
In 2025, the AI-powered Digital Workplace will therefore focus on hyper-personalization, mobile accessibility, integration with collaborative tools, Data Visualization, Cloud hosting, knowledge sharing, audience segmentation, intelligent search, and gamification.
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