Optimice sus reuniones de Teams con Microsoft Whiteboard

Teams, la popular plataforma de comunicación colaborativa de Microsoft, cuenta con multitud de funciones. Entre ellas se encuentra Microsoft Whiteboard, una aplicación imprescindible para celebrar reuniones productivas en Teams y trabajar en equipo con mayor eficacia.

¿Quieres saber cómo optimizar tus reuniones de Teams con Microsoft Whiteboard ? Mozzaik echa un vistazo a la cuestión. ¡Lee atentamente lo siguiente!

¿Qué es Microsoft Whiteboard?

Microsoft Whiteboard es una aplicación de la suite Microsoft 365. Más concretamente, es una pizarra virtual interactiva: el equivalente a una pizarra tradicional, como las que se encuentran en las aulas, pero en formato digital.

¿Cuáles son las principales ventajas de Microsoft Whiteboard?

Como era de esperar, Microsoft Whiteboard tiene mucho a su favor.

En primer lugar, Microsoft Whiteboard proporciona un medio visual que capta la atención de los participantes en la reunión y les ayuda a asimilar mejor la información.

Además, Microsoft Whiteboard tiene la ventaja de fomentar la colaboración, la cocreación, la inteligencia colectiva y el compromiso. En efecto, varias personas pueden interactuar simultáneamente en la misma pizarra, intercambiar ideas, reaccionar ante propuestas y construir soluciones conjuntamente.

Por último, Microsoft Whiteboard puede utilizarse en todos los soportes digitales: pantalla plana, ordenador, tableta o teléfono. Por tanto, es posible utilizar esta herramienta para reuniones físicas, pero también para videoconferencias y reuniones híbridas.  

¿Cuáles son las principales características de Microsoft Whiteboard?

Microsoft Whiteboard ofrece muchas funciones. Éstas son algunas de ellas:

Cuando utilices esta aplicación, podrás personalizar el fondo de tu pizarra e integrar texto, formas, imágenes, documentos e incluso medios (web, vídeo y audio). También puedes escribir, dibujar diagramas y dibujar a mano alzada (con el ratón o el lápiz óptico), para una mayor fluidez.

Microsoft Whiteboard también permite utilizar coloridos Post-its, listas interactivas y una amplia gama de plantillas. Estas plantillas están diseñadas para satisfacer distintas necesidades: lluvia de ideas, resolución de problemas, diseño e investigación, estrategia, planificación de proyectos, retrospectiva, juegos y aprendizaje. Le ayudarán a ganar claridad al tiempo que ahorra un tiempo valioso.

Por último, como Microsoft Whiteboard es una herramienta colaborativa, el autor de una pizarra puede permitir que otros usuarios la modifiquen o reaccionen a ella, por ejemplo utilizando emojis, dando "me gusta" a los elementos o realizando una encuesta.

¿Cómo utilizar Microsoft Whiteboard?

Microsoft Whiteboard está disponible en versión aplicación (Windows 10 e IOS) y versión web (accesible en línea y con Teams). La misma pizarra puede consultarse simultáneamente a través de estos distintos canales.

¿Cómo accedo a Microsoft Whiteboard en Teams?

Microsoft Whiteboard para la web está integrado con Microsoft Teams. Por tanto, es posible crear, ver y editar una pizarra directamente en Microsoft Teams.

Para crear un tablero en una reunión de Teams :

• Para empezar, inicie sesión en la reunión de Microsoft Teams.
• Haz clic en el icono "Compartir" de la barra de estado.
• Aparecerá un menú. En la sección "Pizarra", seleccione la entrada "Pizarra colaborativa de Microsoft".

💡 Es bueno saberlo: También es posible crear una pizarra en un Teams equipo antes de una videoconferencia.

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¿Cómo funciona Microsoft Whiteboard con Teams?

Una vez abierta su Pizarra en Microsoft Teams, usted y sus colaboradores pueden escribir y dibujar en el campo vacío que aparece frente a usted. También puedes mover los elementos que crees arrastrándolos.

Para dibujar o escribir a mano alzada, haz clic en el icono"Lápiz" del menú situado a la izquierda de la pantalla y, a continuación, selecciona la herramienta que desees en la barra de herramientas situada en la parte superior de la pantalla.

Para escribir texto o añadir notas(Post-its), reacciones, formas, documentos, plantillas o imágenes, haz clic en el icono "+" situado a la izquierda de la pantalla. A continuación, seleccione la función que desee en el menú "Crear".

Es bueno saberlo: Cuando se crea una pizarra en una reunión de Equipospuedes permitir que otros participantes la editen o prohibirles que realicen cambios. Para pasar del modo colaborativo al de solo lectura (y viceversa), ve a la pestaña "configuración" en la parte superior derecha de tu pantalla.

Algunos ejemplos concretos del uso de Microsoft Whiteboard

Microsoft Whiteboard puede utilizarse en infinidad de situaciones. He aquí algunas de ellas:

Microsoft Whiteboard puede utilizarse para realizar presentaciones dinámicas durante sesiones de formación o reuniones, ya sean presenciales, híbridas o remotas, con sus empleados .

La aplicación también es perfecta para sesiones de brainstorming. Sus coloridos Post-its y listas interactivas están pensados para ello.

La Microsoft Whiteboard también puede utilizarse como soporte para juegos, especialmente para los Serious Games profesionales.

Por último, cabe mencionar la posibilidad de utilizar la Pizarra Digital de Microsoft para planificar y gestionar proyectos. Aquí pueden utilizarse con éxito las numerosas plantillas , la función de asignación de tareas y las listas interactivas.

¿Cómo optimizar sus reuniones de Teams con Microsoft Whiteboard?

Microsoft Whiteboard es la herramienta perfecta para optimizar sus reuniones de Teams. He aquí cómo:

La Pizarra Microsoft le permite preparar sus reuniones. Puede crear una pizarra en su equipo Teams antes de su videoconferencia para sentar las bases de sus futuros intercambios. A continuación, cada miembro de tu grupo podrá contribuir a la preparación de la reunión añadiendo sus propios elementos a la tabla compartida. De este modo, la información necesaria para el trabajo en equipo estará centralizada, priorizada y claramente formulada.

Durante la reunión de los equipos, la pizarra permite a los oradores ilustrar sus observaciones para hacerlas más explícitas y fáciles de recordar. Utilizada en modo colaborativo, la pizarra también puede recibir comentarios de los participantes. Esto es ideal para estimular el compromiso de los participantes y potenciar la inteligencia colectiva .

Por último, gracias a Microsoft Whiteboard, los miembros del equipo pueden hacer un seguimiento de sus discusiones sin tener que redactar un tedioso informe al final de la reunión. Todos pueden descargarse la pizarra, volver a consultarla e incluso seguir añadiendo cosas para continuar el trabajo iniciado. Todo un ahorro de tiempo.

Optimización de las reuniones de Teams con Microsoft Whiteboard: conclusión

Como ves, la aplicación Microsoft Whiteboard es un gran aliado para potenciar la eficacia y productividad de tus reuniones de Teams.

Esta herramienta colaborativa, fácil de usar y creativa le permite preparar y dirigir sus videoconferencias y reuniones presenciales para sacar el máximo partido a sus intercambios.

La guinda del pastel es que Whiteboard se integra de forma natural con Teams y la suite de Microsoft. La función de pizarra completa tu Lugar de Trabajo Digital para una experiencia de usuario óptima. Desde el envío de invitaciones hasta la supervisión del progreso de los proyectos o el uso compartido de notas de reuniones, todo funciona a la perfección. Imprescindible.

Aspectos a tener en cuenta

📌 Mejor asimilación de la información durante las reuniones de equipo;

📌 Fomenta el trabajo colaborativo, la inteligencia colectiva y el compromiso ;

📌 Herramienta versátil, útil tanto para videoconferencias como para reuniones
físicas.