¿Cómo crear una intranet accesible desde el móvil?

En solo una década, el teléfono móvil se ha convertido en el dispositivo digital más utilizado por los franceses para navegar por Internet. En 2023, según Statista, el 50,7% del tráfico web francés se produjo en un smartphone.

Para ofrecer una experiencia óptima a los empleados, sobre todo a los de primera línea, mejorar el compromiso de los empleados y fomentar el intercambio de información, las organizaciones deben incorporar este nuevo hábito a su estrategia de comunicación interna.

¿La solución? Equípese con una aplicación de intranet móvil que haga que la intranet de su empresa sea fácilmente accesible y agradable de usar tanto para los empleados de primera línea como para los equipos híbridos y el personal de la sede central.

Entonces, ¿cómo crear una intranet accesible desde el móvil? En este artículo, Mozzaik explora el tema: necesidades de los empleados, características esenciales de una intranet móvil, pasos para que su plataforma de intranet esté disponible en smartphones y las mejores soluciones de intranet para dispositivos móviles.

Las necesidades de los equipos móviles o híbridos

Una aplicación de intranet responde a diversas necesidades de los empleados de hoy en día:

Accesibilidad de la intranet para todos los perfiles

Una aplicación móvil es la solución ideal para que su intranet a disposición de todos sus empleados. Siempre que estén equipados con un smartphone, sus equipos in situ, trabajadores de fábrica, personal de venta al por menor, consultores itinerantes o vendedores en viaje de negocios podrán utilizar su red interna de forma fluida, agradable y segura.

Con esta herramienta de comunicación interna y colaboración, los trabajadores móviles y de primera línea se integran plenamente en la vida de la empresa. Tienen acceso a los mismos canales de información y comunicación que los empleados de oficina, lo que aumenta su compromiso y sentido de pertenencia.

La necesidad expresada por los empleados de primera línea es significativa. De hecho, según Forrester, el 63% de ellos están insatisfechos con la tecnología que tienen a su disposición. Ofrecer a sus empleados una versión móvil de su intranet le permite responder eficazmente a esta fuerte demanda.

Para facilitar la transición, elija una solución de intranet móvil que sea accesible para todos los empleados, incluidos los que no tienen licencia de Microsoft. Los empleados, especialmente los de primera línea sin licencia de Microsoft, pueden conectarse a su plataforma de intranet móvil aunque no tengan credenciales de Microsoft o un perfil de Active Directory. Por ejemplo, la aplicación móvil Mozzaik permite a los empleados acceder a su Microsoft 365 Digital Workplace a través de sus teléfonos, incluso sin licencia. Por lo tanto, su intranet SharePoint no excluye a nadie.

Trabajar de viaje o in situ

Tanto si trabajan en una tienda como en un almacén, en las instalaciones de un cliente o en un tren, sus empleados necesitan un acceso rápido a sus herramientas de trabajo digitales, canales de comunicación, calendario, directorio de la empresa, listas de tareas, archivos compartidos o información de recursos humanos.

Gracias a su aplicación de intranet móvil, un técnico que trabaje en las instalaciones de un cliente puede, por ejemplo, consultar el manual técnico de la empresa en la biblioteca de documentos o encontrar en el directorio a un experto interno que pueda ayudarle, todo ello sin tener que volver a la oficina ni realizar numerosas llamadas. El resultado es un ahorro de tiempo y clientes más satisfechos.

Colaboración rápida y con capacidad de respuesta

Una intranet moderna accesible a través del móvil también responde a la necesidad de agilizar la colaboración interna. Los trabajadores sobre el terreno y los que viajan permanecen conectados y sincronizados con sus colegas. Un consultor o vendedor itinerante puede, por ejemplo, seguir coeditando una presentación de PowerPoint con su equipo y acceder siempre a la última versión de un documento.

Gracias a las notificaciones en tiempo real, la mensajería integrada (correo electrónico, red social interna, canales y equipos de Teams, etc.), los feeds de noticias o los calendarios compartidos, los empleados reciben rápidamente la información que necesitan para colaborar, incluso cuando se encuentran lejos. Despídase de los problemas de comunicación que entorpecen el rendimiento y crean tensiones.

Con una aplicación de intranet móvil, un jefe de almacén que se percate de un retraso inesperado puede, por ejemplo, avisar a los repartidores de las franjas horarias de entrega actualizadas simplemente actualizando el horario compartido y enviando automáticamente una notificación a sus smartphones. Como resultado, los empleados de primera línea son más productivos y prestan un mejor servicio a los clientes de la empresa.

Características esenciales de una intranet móvil

Para satisfacer las necesidades de los empleados, ser adoptada por ellos y ayudarles a ser más eficientes y a comprometerse más, su aplicación de intranet móvil debe incluir varias características esenciales:

Una experiencia de usuario (UX) optimizada

Según Lakeside, el 52% de los trabajadores de primera línea creen que la experiencia digital de los empleados debe ser una prioridad absoluta, y el 20% de los ejecutivos ven la necesidad de mejorar la experiencia digital de sus equipos. Por tanto, tu aplicación de intranet móvil debe responder a estas expectativas ofreciendo una experiencia de usuario (UX) optimizada.

En otras palabras, el uso de su solución de intranet móvil debe ser intuitivo. Los usuarios deben poder encontrar y ver rápidamente la información, las herramientas, los contactos, las conversaciones o los documentos que necesitan para trabajar eficazmente a diario. También deben poder navegar sin problemas entre sus distintas aplicaciones, sin perder tiempo desplazándose por ellas o buscando las que utilizan con más frecuencia.

Por último, para ser atractiva y convertirse en una verdadera herramienta de compromiso, su plataforma de intranet móvil debe personalizarse con la marca de su empresa y reflejar su cultura. Sus empleados deben ser capaces de reconocer los principales elementos de su identidad visual, como el nombre, el logotipo y la paleta de colores de su organización.

Notificaciones en tiempo real

Las alertas en tiempo real son esenciales para hacer de su aplicación de intranet móvil una herramienta eficaz de colaboración, comunicación interna y compromiso. Cuando usted publica un artículo en su intranet, cuando un colega actualiza una lista de tareas o cuando un empleado edita un documento, los usuarios pertinentes deben ser informados rápidamente. Gracias a las notificaciones en directo, la intranet móvil permite así una mejor información del equipo y una mayor capacidad de respuesta individual, lo que contribuye al rendimiento colectivo.

Seguridad reforzada

In situ o a distancia, la seguridad de los datos de su organización es primordial. Por ello, la versión móvil de la intranet de su empresa debe proteger su información de filtraciones de datos, ciberataques o robos de identidad. Para ello, la solución elegida debe incluir un sólido sistema de autenticación, cifrado de datos, gestión de derechos de acceso, supervisión y detección de amenazas y, por supuesto, actualizaciones y parches periódicos.

Pasos para que su intranet sea accesible desde el móvil

Crear una intranet móvil es un paso clave en la transformación digital de tu empresa. Esta herramienta de gestión del conocimiento, colaboración y comunicación ayuda a impulsar el rendimiento de la organización y es esencial para retener a los trabajadores de primera línea. Entonces, ¿cómo se crea una intranet accesible desde un smartphone? Veámoslo más de cerca.

Evaluación de necesidades y auditoría del uso actual

Como cualquier proyecto de transformación digital, la creación de una versión móvil de la intranet de su empresa comienza con el análisis de las necesidades de sus empleados, las prácticas actuales y los procesos que se pueden mejorar a través de una intranet móvil.

Por ejemplo, si su empresa es un comercio minorista, es posible que su personal de ventas necesite un acceso más fácil a la información de existencias para responder más rápidamente a las peticiones de los clientes sin tener que cruzar la tienda para utilizar un ordenador compartido.

Para identificar las necesidades de sus empleados, comprender sus hábitos, detectar los puntos débiles y captar con precisión sus prioridades, adopte un enfoque participativo, organizando encuestas internas, entrevistas y talleres de colaboración, por ejemplo.

Elegir las herramientas y tecnologías adecuadas

Una vez listo el pliego de condiciones, es hora de elegir la solución que cumpla sus requisitos. Para encontrar la mejor aplicación de intranet para su empresa, compare las herramientas evaluando su compatibilidad con el software existente, su facilidad de uso, sus posibilidades de personalización y sus niveles de seguridad y conformidad.

A continuación, revise los precios teniendo en cuenta tanto la inversión inicial como los costes de mantenimiento, así como las ganancias de productividad esperadas (ROI).

Por último, para respaldar su decisión y reducir los riesgos asociados a la adopción de su nueva solución de intranet móvil, haga que un pequeño grupo de usuarios la pruebe antes de implantarla a mayor escala.

Despliegue progresivo y asistencia

Una vez seleccionada la aplicación de intranet móvil, proceda a la instalación, migración de datos e integración con el software existente. A continuación, lance una campaña de comunicación interna mediante carteles, boletines, seminarios o la creación de un programa de embajadores digitales. El objetivo: informar a los empleados del lanzamiento de la plataforma, concienciarlos de sus ventajas y tranquilizarlos.

Al mismo tiempo, forme a sus equipos para que utilicen su nueva aplicación de intranet móvil. Ofrezca talleres, tutoriales y un programa de mentores que empareje a los primeros usuarios con los más indecisos. Además, proporcione asistencia técnica en forma de preguntas frecuentes, chat o línea directa para resolver rápidamente cualquier problema que puedan encontrar los empleados.

Por último, supervise la adopción de la intranet móvil analizando los indicadores clave de rendimiento (KPI), como el número de usuarios activos, la frecuencia de uso, la duración media de la sesión, el número de acciones realizadas (por ejemplo, compartir archivos), el número de solicitudes de asistencia y, por supuesto, los comentarios de los usuarios. Utilice esta información para optimizar su aplicación de intranet y mejorar continuamente la experiencia digital de los empleados.

Soluciones de intranet móvil

¿Busca la mejor aplicación de intranet móvil para aumentar la productividad y el compromiso de los empleados, ya sea in situ, a distancia o sobre la marcha? En nuestra opinión, destacan dos soluciones:

La aplicación móvil Microsoft Teams

La app Teams permite crear una intranet social en el móvil. Esta solución tiene la ventaja de estar totalmente integrada con otras herramientas de Microsoft 365, lo que garantiza un alto nivel de seguridad y una interoperabilidad perfecta entre los distintos programas (Teams, OneDrive, Outlook, SharePoint, etc.). Además, una intranet móvil a través de Microsoft Teams es fácilmente adoptada por los empleados ya familiarizados con la versión de escritorio.

Sin embargo, para que sus empleados puedan acceder a la plataforma, deberá adquirir una licencia de Microsoft para cada uno de ellos. Teams también tiene limitaciones funcionales y visuales. Es mínimamente personalizable y configurable, lo que te impide crear un entorno de trabajo digital totalmente atractivo e intuitivo que refleje la identidad de tu empresa.

La aplicación móvil Mozzaik

La aplicación móvil Mozzaik es una extensión de tu Microsoft 365 Digital Workplace. Está totalmente integrada en tu entorno Microsoft 365. Al igual que Teams, incluye las funciones esenciales de una buena intranet móvil (notificaciones en tiempo real, información específica, búsqueda de documentos, etc.).

Sin embargo, a diferencia de Teams, los usuarios pueden acceder a la aplicación móvil de la intranet Mozzaik sin licencia de Microsoft. Esto se traduce en menores costes, pero también en una mayor flexibilidad e inclusividad, así como en una implantación y gestión simplificadas. La versión móvil de Mozzaik Digital Workplace también se distingue de Teams por sus numerosas opciones de personalización y configuración (logotipo, colores, etc.), que le permiten adaptar la interfaz a las necesidades de sus empleados y garantizar una experiencia de usuario óptima.

¿Cómo crear una intranet accesible desde el móvil? Conclusión.

El crecimiento del trabajo a distancia y el uso generalizado de los smartphones en las rutinas diarias de información y comunicación hacen que la implantación de una intranet móvil sea esencial en todas las empresas. Gracias a esta tecnología, todos tus empleados -incluido el personal de primera línea- están incluidos en la vida de la organización y tienen acceso a los recursos que necesitan para trabajar eficazmente cada día.

La mejor forma de desplegar una versión móvil de tu intranet, especialmente si trabajas en el entorno de Microsoft 365, es adoptar una aplicación totalmente móvil que se conecte directamente a tu espacio de Microsoft 365. Debe ser accesible a los usuarios sin licencia Microsoft para garantizar que ningún perfil quede excluido, al tiempo que debe ser personalizable y configurable para satisfacer las necesidades específicas de tus empleados y reflejar la cultura de tu empresa. La aplicación móvil Mozzaik cumple perfectamente estos criterios. Póngase en contacto con nosotros para obtener más información sobre esta solución y crear fácilmente la versión móvil de su intranet.