¿Cómo convertir SharePoint en una verdadera GED?

El número de servicios que ofrecen gestión electrónica de documentos va en aumento, impulsado por la fuerte demanda de las empresas. Hay que decir que la mayor parte del conocimiento dentro de las organizaciones es implícito y que, por tanto, es esencial saber gestionarlo adecuadamente. Esto es tanto más cierto cuanto que, en un contexto de generalización del trabajo híbrido, los empleados se ven abocados a reducir sus intercambios informales.

Mejorar la gestión de documentos en las empresas es, por tanto, crucial. Sin embargo, muchas empresas aún desconocen que es posible utilizar SharePoint para la gestión electrónica de documentos. En este artículo hacemos balance de la situación.  

¿Qué es la gestión electrónica de documentos (GED)?

La gestión electrónica de documentos controla el ciclo de vida de los documentos en una organización, desde su creación hasta su almacenamiento, modificación, eliminación o archivo. Es un proceso integral que permite utilizar todos los documentos de una organización.

Es cierto que, con la creciente desmaterialización de los documentos y la integración de las nuevas tecnologías en la vida cotidiana, las empresas producen y gestionan cada vez más documentos electrónicos. De ahí la importancia de establecer un proceso de gestión flexible y eficaz.

La gestión electrónica de documentos ofrece muchas ventajas en este sentido. En primer lugar, permite encontrar rápida y fácilmente la versión correcta de un documento, al tiempo que resuelve los problemas de almacenamiento. También garantiza la seguridad de los documentos mediante el intercambio restringido de datos (sólo las personas autorizadas tienen derecho a acceder a los documentos en cuestión), normaliza las prácticas documentales, establece circuitos de validación de eficacia probada, mejora los procesos de calidad y, por último, permite optimizar la gobernanza de los documentos en la empresa.

Atención: antes de poner en marcha una GED, es necesario desmaterializar todos los documentos. Hay que escanear y digitalizar todos los documentos de la empresa.

¿Por qué necesita un programa informático de electroerosión?

El software EDM permite a las empresas gestionar todos sus documentos de forma desmaterializada. Al implantar este tipo de software, las organizaciones ganan tiempo y productividad, al tiempo que fomentan el trabajo colaborativo y el intercambio de información.

Establecer circuitos de validación lleva tiempo. Las empresas necesitan agilizar sus procesos y aumentar la eficacia. Los programas informáticos de GED permiten evitar este paso, al tiempo que reducen el riesgo de error y garantizan una mejor trazabilidad de los documentos.

Una de las características más importantes del software EDM es la seguridad de los datos. Esta solución le ofrece la posibilidad de acceder rápidamente a todos sus documentos de forma segura, esté donde esté, gracias a un riguroso control de acceso.

Por último, las soluciones de GED le brindan la oportunidad de reducir los costes asociados a la impresión y el almacenamiento de sus documentos. El riesgo de perder información se reduce considerablemente, ya que todos los documentos están ahora en el mismo lugar y se actualizan en tiempo real. Además, la GED le permite automatizar determinadas acciones sobre los documentos, que puede configurar a su gusto.

Por qué SharePoint es la herramienta de GED adecuada para usted

SharePoint es un servicio alojado por Microsoft y dedicado a organizaciones de todos los tamaños. No sólo permite crear sitios para compartir documentos e información entre colegas, sino también almacenar archivos. Es extremadamente seguro y permite intercambiar y almacenar documentos sin riesgos.

SharePoint pone fin al constante ir y venir de correos electrónicos, con el riesgo de perder datos (y documentos de referencia). Esto se debe a que da acceso a los archivos a múltiples destinatarios, incluidos usuarios ajenos a la empresa. Si quieres que esa persona trabaje en el mismo archivo que tú, tienes que compartir un enlace a ese documento, no una copia del archivo.

Además, el uso de SharePoint evita añadir una nueva aplicación a la pila técnica; todo está integrado en Teams y en el universo Microsoft, para una mayor seguridad y eficacia. Por último, es posible crear automatizaciones para ir aún más lejos de lo que permiten las funciones de SharePoint.

💡 Con la llegada de Viva, la plataforma de experiencia del empleado de Microsoft, las funcionalidades de SharePoint se multiplican por diez

Pasar a la acción: crear su GED en SharePoint

¿Quiere crear su DMS en SharePoint? Aquí están los principales pasos a seguir:

1. Determinar las funciones de cada persona en la gestión de documentos: se trata de establecer el equipo más adecuado para participar en los procesos de gestión de documentos.
2. Analizar el uso de los documentos: este paso consiste en determinar los tipos de documentos con los que trabajarán los equipos y cómo los utilizarán.
3. Planificar la organización de los documentos: se trata de organizar los documentos en sitios y bibliotecas. SharePoint ofrece muchas funciones para ayudarle a organizar y almacenar documentos, incluida la organización del contenido en carpetas y subcarpetas.
4. Planificar el traslado de documentos: en cada etapa del ciclo de vida de un documento, puede ser necesario trasladarlo de un lugar a otro.
5. Organizar los tipos de contenido: aquí se organiza la información del documento, como los metadatos o los flujos de trabajo. Este paso le ayudará a organizar sus documentos de forma coherente.
6. Organice los flujos de trabajo: Puede controlar y realizar un seguimiento de cómo los documentos pasan de un miembro del equipo a otro a medida que cada miembro participa. SharePoint incluye flujos de trabajo para tareas habituales del equipo, como la edición y aprobación de documentos.

💡 El truco: puede ser útil que te acompañe un integrador para diseñar tu EDM a medida.

EDM con Mozzaik365

Al almacenar toda la documentación necesaria, Mozzaik365 le permite acceder a la información y los documentos adecuados de forma rápida y sencilla. Es posible crear una base de conocimientos en su entorno Microsoft y gestionar todos sus documentos, en todas las etapas de su vida. Cada empleado puede enriquecer el contenido con sus propios conocimientos, mientras que la gestión simplificada de etiquetas (metadatos) y la búsqueda avanzada hacen que el conocimiento sea accesible para todos en la organización.

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Añadiendo funcionalidades a Sharepoint, Mozzaik365 te permite crear tu DMS conectado a tu Digital Workplace, sin comprometer la seguridad de tus documentos. Usando los componentes de Mozzaik365, puedes centralizar el conocimiento de tu equipo, organizarlo y ponerlo a disposición de todos los empleados.

Esto permite crear una base de conocimientos en su entorno Microsoft y gestionar todos sus documentos en todas las etapas de su vida. Cada empleado puede enriquecer el contenido con sus propios conocimientos, mientras que la gestión simplificada de etiquetas (metadatos) y la búsqueda avanzada hacen que el conocimiento sea accesible para todos en la organización. Mozzaik365 le permite acceder a la información y los documentos adecuados de forma rápida y sencilla.

Aspectos a tener en cuenta

📌 Implementar una política óptima de GED es esencial.

📌 SharePoint permite crear sitios para almacenar y compartir documentos

📌 La herramienta SharePoint te ayuda a optimizar la gestión documental de tu empresa.