Empresa: ¿cómo crear una plataforma de red social interna?

En 2022, 58.4 %de la población mundial utilizará regularmente redes sociales personales como Facebook, Instagram o TikTok. Esta cifra muestra la profunda digitalización de nuestras sociedades, que también afecta a las empresas.

Para mejorar su comunicación interna, muchas organizaciones están adoptando una red social corporativa (RSC) como Microsoft Yammer o Workplace by Meta. Ya en 2017, el 68% de las organizaciones, de todos los sectores, utilizaban una plataforma de red social interna.

¿Cuál es la finalidad de esta herramienta? Difundir eficazmente la información dentro de la organización, pero también fomentar la interacción entre colegas, facilitar el trabajo colaborativo, consolidar la cultura corporativa y aumentar el compromiso de los empleados. Un programa tentador.

¿Tú también quieres crear una red social corporativa? Descubra nuestros consejos para crear su plataforma de red social interna.

1. ¿Qué es una plataforma de red social interna?

Antes de entrar en el meollo de la cuestión, recordemos brevemente qué es una red social interna, cuáles son sus usos y quiénes son sus usuarios.

Plataforma interna de redes sociales: definición y usos

Una plataforma de red social interna, o Company Social Network (CSN), es una herramienta de comunicación colaborativa que solo pueden utilizar los empleados de una empresa. Este tipo de software, a menudo en SaaS, se inspira en redes sociales públicas como Facebook, LinkedIn o Pinterest. Se utiliza para facilitar la comunicación dentro de la organización.  

Una plataforma de red social interna no es una red social profesional como LinkedIn. Se trata más bien de un espacio de intercambio y "networking" accesible únicamente a los empleados de una empresa, aunque ciertas herramientas permiten añadir invitados ocasionalmente (clientes, proveedores de servicios, consultores, autónomos, etc.).

Una red social interna tampoco es una intranet. Una RSC deja mucho espacio para la comunicación ascendente e interfuncional y la cocreación. Los usuarios no sólo pueden reaccionar a las publicaciones, darles "me gusta" y comentarlas, sino también distribuir contenidos a otros miembros de la comunidad.

En una palabra, este tipo de herramienta difumina las barreras jerárquicas y permite superar los silos organizativos. Conecta a los empleados entre sí, independientemente de su ubicación, reforzando la cohesión, la ayuda mutua y la inteligencia colectiva.

¿Quiénes son los usuarios de una red social interna?

Las redes sociales internas pueden utilizarse en cualquier tipo de estructura: empresas, administraciones (como la CPAM-Seguridad Social) o incluso asociaciones.

El 85% de las empresas del CAC disponen de una red social interna. Pero las redes sociales corporativas también están presentes en las pymes, donde hacen más fluidas las interacciones, sobre todo en un contexto de teletrabajo masivo.

Ampliamente adoptadas por las startups del sector tecnológico, las Redes Sociales Corporativas también resultan atractivas para empresas de sectores más tradicionales. Empresas especializadas en el comercio minorista, como Leroy Merlin o Leclerc, por ejemplo, las aprecian por su capacidad para reconectar a los equipos de campo entre sí y con la sede central.

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2. ¿Qué plataforma de redes sociales internas es la adecuada para su empresa?

En pocos años, la oferta de redes sociales corporativas se ha ampliado enormemente. Es difícil elegir entre la multitud de opciones disponibles.

No obstante, pueden distinguirse dos grandes categorías de plataformas:

"Redes sociales corporativas "clásicas

La mayoría de las redes sociales internas ofrecen funciones básicas como :

• Un perfil de usuario personalizado que permite a todos los miembros de la empresa estar informados sobre las funciones, competencias, datos de contacto o incluso ciertos rasgos de personalidad de cada uno;

• Un directorio de la empresa o un organigrama para identificar rápidamente los papeles y funciones de cada uno en la empresa;

• Funciones de mensajería instantánea, chat, videoconferencia y llamada para conversaciones en grupo y privadas;

• Una página de inicio con un feed de noticias que destaca la información clave y las publicaciones relevantes y permite hacer comentarios;

• El uso de "etiquetas" para priorizar la información y orientar su distribución;

• Un motor de búsqueda para encontrar o recuperar rápidamente contenidos, información o competencias;

• Una herramienta para realizar encuestas, cuestionarios o cuestionarios para recabar opiniones, estimular la inteligencia colectiva y comprometer a los empleados;

• Grupos de trabajo basados en proyectos o comunidades reunidas en torno a un tema o interés;

• Una función para compartir documentos ;

• Un calendario profesional o una agenda compartida para organizar el trabajo en común;

• Una aplicación móvil especialmente adaptada a los equipos sobre el terreno

"Redes sociales de empresa "aumentadas

No obstante, algunas redes sociales corporativas se distinguen por características avanzadas de diversa índole:

• Comunicación interna, con la organización de eventos interactivos en directo y su repetición (Yammer y Workplace de Meta);

• Gestión de proyectos, con la posibilidad de crear tableros Kanban o editar documentos compartidos a través de una herramienta ofimática (Yammer y Talkspirit);
• Gestión del conocimiento, con la creación de una biblioteca de recursos (Yammer a través de Office 365 y Workplace de Meta);

• Escuchar a los empleados, con la posibilidad de recopilar y analizar datos como la tasa de compromiso o el alcance de las publicaciones en la plataforma (Yammer y Workplace de Meta).

En cualquier caso, debe elegir una solución que responda a las necesidades específicas de su organización, que deben definirse en consulta con sus empleados.

3. Crea tu plataforma interna de redes sociales paso a paso

Para crear una red social interna en su empresa, debe seguir 3 pasos principales:

1. Inicie su proyecto interno de redes sociales

El primer paso es elegir un software que se adapte al contexto de su empresa, incluidas las necesidades y requisitos de las futuras partes interesadas.

Póngase en contacto con el departamento informático para definir una política de seguridad, con el departamento jurídico para asegurarse de que cumple las obligaciones legales en materia de protección de datos personales, y con el departamento de comunicación para determinar la gestión diaria de la plataforma.

En términos más generales, haga una encuesta entre sus empleados para conocer sus expectativas y los temores que puedan tener sobre la futura plataforma (escasa alfabetización digital, proliferación de herramientas, etc.). Su apoyo será esencial para el éxito de la red social, por lo que es imperativo implicarlos en el proyecto desde el principio.
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2. Ponga en marcha su plataforma interna de redes sociales

Una vez determinadas sus necesidades, reúna un equipo y fije las etapas de su proyecto. Si es necesario, puede acompañarle un integrador que le guiará a través de las distintas fases de su proyecto: delimitación del alcance, diseño, desarrollo, gestión del cambio, implantación, formación.

Cuando se despliegue una primera versión de su plataforma, hágala probar por unos cuantos beta-testers para validar su uso.

A continuación, determine las normas de uso de su plataforma. Una carta de uso de la red social permitirá evitar excesos (reacciones inapropiadas, tiempo de conexión excesivo, etc.) y reforzar su cultura corporativa. También puede ser necesaria una carta editorial para mantener la coherencia de los contenidos publicados en la RSC.

Por último, cree una campaña de comunicación interna para dar a conocer el lanzamiento de la red social corporativa y explicar a los empleados lo que se espera de ellos.  

Para facilitar la adopción de la solución por parte de los empleados, piense en organizar sesiones de formación, tutoriales en línea, talleres presenciales, un sistema de mentores, un programa de embajadores dirigido por sus empleados más entusiastas (los que adoptan la solución por primera vez) o un boletín interno.

3. Gestione su plataforma a diario

Como cualquier red social, una RSC debe gestionarse cuidadosamente para evitar abusos o el desinterés de los empleados. Para ello, asegúrate de que se establecen normas de gobernanza y se asignan funciones claras a cada parte interesada.

En particular, será necesario determinar quién :

• Modera los comentarios y valida los mensajes;
• Crea y publica contenidos;
• Transmite las publicaciones de los empleados y responde a sus comentarios;
• Gestiona la seguridad de la plataforma y los derechos de acceso;
• Sigue la evolución de la plataforma, según qué KPI y según qué calendario;
• etc.

Creación de una plataforma interna de redes sociales: conclusión

Crear una plataforma interna de redes sociales para su empresa es, ante todo, elegir un software que satisfaga las necesidades de sus empleados y de su entorno de trabajo actual.

Por ejemplo, la solución Yammer se puede implementar fácilmente en su Microsoft 365 Digital Workplace y se puede mejorar con numerosas funciones para satisfacer todas las necesidades de su organización.

La adopción de la red social corporativa por parte de sus empleados es otro reto importante. Para implicar a los equipos, hay que hacerles partícipes del proyecto desde el principio y acompañarles en el proceso de cambio con medidas adecuadas (formación, tutoría, etc.).

Estas pocas precauciones le permitirán aprovechar todas las ventajas de una plataforma de comunicación interna: reforzar su cultura de empresa, mejorar la cohesión, desarrollar la inteligencia colectiva, gestionar mejor los proyectos y aumentar el compromiso de los empleados.

Aspectos a tener en cuenta

📌 Prepara tu proyecto de red social interna

📌 Lanza tu plataforma de red social interna;

📌 Administra diariamente tu plataforma con contenido relevante.