Comment optimiser l'expérience des employés
avec Teams ?

Nos conseils pratiques pour améliorer l'expérience des collaborateurs (EX) avec Microsoft Teams.

L'expérience des employés (EE), c'est-à-dire la façon dont les employés perçoivent leur travail et leur entreprise pendant toute la durée de leur emploi, est une préoccupation majeure pour les employeurs.

Conscientes de l'impact d'une bonne expérience employé sur la motivation, l'attraction et la rétention des talents, 80 % des organisations considèrent qu'il s'agit de l'un des aspects les plus importants des stratégies de ressources humaines (source : Forrester).

Dans un contexte de numérisation et d'essor du travail hybride, l'environnement technologique joue un rôle clé dans l'amélioration de l' expérience des employés.

La célèbre plateforme collaborative Microsoft Teams fait bien sûr partie des technologies qui permettent d'optimiser l' expérience des employés. Dans cet article, Mozzaik365 vous explique comment.

**Les équipes relèvent les défis de l'expérience des employés**

Suite à la crise sanitaire, le monde du travail est en ébullition. Déjà touchés par la "guerre des talents", les employeurs sont désormais confrontés à une vague de "grandes démissions" et, dans certains secteurs, à des difficultés de recrutement.

Mais ce n'est pas tout. L'engagement des équipes est également au plus bas, prenant la forme d'un véritable mouvement de "démission tranquille". Selon l'institut Gallup, seuls 6 % des salariés français sont engagés au travail. Cette démotivation est probablement liée à la dégradation de la santé mentale des travailleurs, dont 41% sont en état de détresse psychologique (source : Empreinte Humaine).

💡Pour aller plus loin, découvrez notre article sur . le "Quiet Quitting", la grande démission française

Dans ce contexte, l'expérience des salariés apparaît comme un enjeu majeur pour les organisations. Les salariés qui se sentent satisfaits de leur travail et de leur entreprise ont un niveau d'engagement 16 fois plus élevé que ceux qui ont un mauvais EX et ont 8 fois plus de chances de rester dans leur emploi sur la durée (source : McKinsey).

En matière de Digital Workplace , la notion d'expérience employé est essentielle. L'attention qui lui est portée, via l'expérience utilisateur, dès la conception de l'environnement numérique de travail permet de s'assurer que les employés peuvent accéder à leurs logiciels et plateformes de travail sans friction.

Conscient de l'impact positif d'une bonne expérience employé, Microsoft va au-delà de l'expérience utilisateur et s'attache à fournir des solutions permettant aux entreprises de faire face aux différents défis de l' expérience employé. Parmi elles, la plateforme d'expérience employé Microsoft Viva, intégrée à Teams, apporte des réponses concrètes pour optimiser l'EX.

En pratique, comment améliorer l'expérience de vos employés avec Teams? C'est ce que nous allons voir maintenant.

Créez une culture d’entreprise forte

La culture d'entreprise est un levier important pour améliorer l'expérience des salariés. Vecteur de sens au travail et de cohésion entre les salariés, elle détermine également les pratiques managériales à l'œuvre dans l'organisation.

En tant que dirigeant ou professionnel des ressources humaines, vous pouvez utiliser les équipes pour développer une culture organisationnelle qui garantit une bonne expérience pour les employés. Il existe plusieurs façons d'y parvenir :

Appuyez-vous sur l'application MODA de Mozzaik365 pour créer des tableaux de bord dédiés à la communication interne en équipe afin d'amplifier la portée des informations que vous souhaitez diffuser aux employés ;

Partager des messages dans les chats et les équipes pour atteindre efficacement les employés et leur permettre de dialoguer et de s'exprimer sur les dernières nouvelles ;

Mettez l'accent sur une communication interne authentique en parlant de vos valeurs au quotidien par le biais des canaux de communication de l'équipe de votre organisation ;

Utilisez l'application Praise dans Teams pour créer une véritable culture de la reconnaissance au sein de votre organisation en envoyant des badges entre les employés et entre les managers et les employés ;

Utilisez les applications Viva Connections et Viva Engage dans Teams pour mettre en valeur l'identité de votre entreprise, diffuser votre culture d'entreprise et encourager les employés à créer une communauté et à collaborer.

Attirer de nouveaux talents

Selon une enquête de Willis Towers Watson, 84 % des employeurs interrogés estiment qu'une expérience positive des employés est un facteur clé de la capacité d'une entreprise à retenir et à attirer des talents. Et pour cause : les employés qui se sentent bien dans leur travail et dans leur entreprise en sont les meilleurs ambassadeurs.

L'utilisation de Teams au sein de votre organisation peut vous aider à améliorer l'expérience de vos talents et, en retour, à faire d'eux des promoteurs de votre marque employeur. Cette plateforme collaborative est conçue pour offrir une bonne expérience utilisateur et, au-delà, pour optimiser l'expérience employé.

Mieux encore, grâce à Microsoft Teams et surtout à l'application Viva Engage dans Teams, vos employés peuvent contribuer à la communication de votre organisation. Plus précisément, ils peuvent :

Participez à la promotion de votre marque employeur en interne, via vos réseaux sociaux d'entreprise;

Améliorez votre réputation auprès des tiers, en relayant le contenu des équipes sur leurs propres réseaux sociaux. C'est ce que nous appelons l'Employee Advocacy.

Amener les employés à adopter les outils fournis par la DSI

Dans un contexte de transformation digitale et d'essor du télétravail, l'environnement technologique dans lequel les salariés sont immergés au quotidien a un impact significatif sur la qualité de leur expérience employé .

Microsoft Teams permet de créer un espace de travail numérique propice au développement et à la productivité des équipes. Avec cette application, il est en effet possible de centraliser les outils informatiques dont les employés ont besoin pour mener à bien leurs missions, et donc d'encourager l'utilisation de ces solutions.

Concrètement, pour faciliter l'adoption par vos talents des différents logiciels mis à disposition par votre service informatique, pensez à :

Épinglez les liens correspondants dans vos canaux Teams pour mettre ces outils à la disposition des employés sans qu'ils aient à fournir d'efforts supplémentaires ;

Utilisez l'application MODA de Mozzaik365 pour créer un tableau de bord personnelpour chaque employé, en regroupant les raccourcis vers les logiciels et les sites qui leur sont utiles au quotidien afin qu'ils puissent les ouvrir en un seul clic ;

Mettez en place une équipe "IT Help" avec un canal dédié pour chaque logiciel afin que vos employés puissent s'entraider avant d'appeler votre service informatique.

‍

Un projet d'intranet ? Découvrez notre cahier des charges gratuit

Guide gratuit

Améliorer la communication entre le siège et le terrain

Faciliter la communication avec les équipes de terrain est nécessaire pour améliorer l' expérience des employés. Pourquoi ? Faciliter la communication entre les employés du bureau et ceux qui travaillent sur le site ou sur la route simplifie le travail de toutes les parties prenantes. Mieux encore, elle contribue à renforcer la confiance, le sentiment d'appartenance et l'engagement envers l'organisation.

La mise en place de Microsoft Teams au sein de votre organisation est un bon moyen de connecter les employés du siège avec ceux du terrain. L'application Teams est en effet accessible sur différents supports : ordinateur, mais aussi smartphone et tablette. Elle peut donc être utilisée par tous les employés et permet à chacun de recevoir des informations internes, d'interagir et de s'exprimer.

Maximiser la productivité et l'organisation individuelle

L'optimisation de l'expérience des employés augmente leur productivité de 5 à 15% (source : CarrefourRH). De même, aider les talents à s'organiser et à éviter de perdre du temps et de l'énergie dans des actions improductives contribue à leur satisfaction au travail.

Microsoft Teams est la solution dont vous avez besoin pour maximiser la productivité et l'organisation personnelle de vos employés et, par conséquent, améliorer leur EX. Sur Teams, il est en effet possible de :

Utilisez l'application MODA de Mozzaik365 pour fournir à chaque employé un tableau de bord personnel regroupant ses tâches, ses courriels, son calendrier et des raccourcis vers tous ses outils pratiques afin de rendre tous ces éléments immédiatement accessibles ;

Utilisez Viva Topics, une sorte de Wikipedia d'entreprise, pour aider les employés à trouver la bonne information au bon moment et à gagner des heures précieuses lorsqu'ils doivent faire des recherches.

Meilleuraccueil des nouveaux arrivants

L'accueil est une étape cruciale dans le parcours du salarié. L'expérience vécue par les employés lorsqu'ils sont accueillis et intégrés dans l'organisation a un impact majeur sur leur volonté de rester et de s'impliquer dans l'entreprise.

Selon une étude de Bersin by Deloitte, 4 % des employés quittent leur emploi après un mauvais premier jour, et 22 % des départs ont lieu dans les 45 premiers jours suivant l'arrivée d'un employé dans l'entreprise (source : LinkedIn).

Microsoft Teams est votre allié pour " Onboarder " vos talents et leur offrir une expérience collaborateur optimale dès leur embauche. Afin d'améliorer l'intégration des nouveaux employés, il est en effet possible de :

Mettre en place des tableaux de bord Des équipes dédiées à l'Onboarding des nouvelles recrues, de leur accueil au sein de l'organisation à leur montée en compétence ;

Utilisez l'application Viva Topics dans Teams pour fournir aux nouveaux employés toutes les informations dont ils ont besoin lorsqu'ils rejoignent un projet en cours ;

Utilisez l'application Viva Learning dans Teams pour proposer un programme de formation personnalisé aux nouveaux embauchés, en les aidant à acquérir les compétences dont ils ont besoin pour commencer leur travail et en encourageant leur progression au sein de votre organisation.

📢Pour aller plus loin, découvrez notre guide ultime pour réussir l'Onboarding des nouveaux employés

Développer les talents et les faire progresser dans l'entreprise

Le développement de leurs compétences contribue à l'amélioration de l'expérience des employés. Selon la chercheuse Estelle Morin, l'apprentissage de nouvelles compétences est l'un des facteurs qui donne du sens au travail et qui a un impact positif sur la santé mentale des employés (source : Estelle Morin, IRSST).

Là encore, l'application Viva Learning dans Teams peut être mobilisée pour offrir un programme de formation personnalisé aux employés, augmenter leurs compétences, maintenir leur employabilité et leur ouvrir des opportunités de développement de carrière.

Assurer la santé des employés

Une bonne expérience pour les employés n'est évidemment possible que si leurs besoins fondamentaux sont satisfaits. Par conséquent, la protection de la santé physique et mentale des employés et la garantie de leur bien-être sont des conditions préalables pour qu'ils se sentent bien dans leur travail et auprès de leur employeur.

Aujourd'hui, l'état psychologique des salariés français est pour le moins préoccupant. Selon Empreinte Humaine, l'épuisement professionnel touche 35% des salariés français et les cas de burn-out sévère sont trois fois plus nombreux qu'avant la crise de Covid-19.

Pour lutter contre cette dégradation de la santé mentale des salariés, Microsoft a lancé Viva Insight. Cette application, utilisable dans Teams, fournit des conseils personnalisés aux employés pour les aider à allier productivité et bien-être au travail : rappels pour prendre des pauses régulières, planification de temps de concentration pour travailler sans être dérangé, etc.

En outre, Viva Insight utilise les données pour fournir des recommandations aux gestionnaires et aux décideurs. L'objectif est de leur permettre d'adapter leurs pratiques managériales et leurs politiques organisationnelles afin de préserver le bien-être de leurs employés.

Faire avancer les projets en équipe, même à distance

Selon une étude menée par Asana, les salariés français perdent"66% de leur temps de travail en "travail sur le travail" (réunions superflues, activités de suivi, etc.)" Il en résulte, pour 82% d'entre eux, des"difficultés à se déconnecter du travail" et même, pour 70% des répondants, au moins un épisode de Burn-out.

Travailler efficacement et ne pas perdre de temps dans des tâches inutiles ou improductives contribue donc grandement à améliorer l'expérience des employés.

Microsoft l'a bien compris et propose des solutions qui permettent aux projets d'équipe d'avancer efficacement, même lorsque les coéquipiers collaborent à distance. L'application Teams offre la possibilité de :

Créer des équipes structurées, réunissant toutes les parties prenantes du projet autour des contacts, des ressources, de l'historique et des communications liés au projet, soigneusement organisés et classés par ordre de priorité dans différents canaux ;

Utiliser les réunions en visioconférence et tous les outils associés(Microsoft Whiteboard, Excel Live, Meeting Notes, etc.) pour améliorer la qualité des échanges et tirer pleinement parti de ces réunions.

💫Pour aller plus loin, consultez notre guide pour optimiser la gestion de projet dans Microsoft Teams

Le mot de la fin

Complété par Microsoft Viva et bientôt par l'application MODA de Mozzaik365, Teams s'impose comme une véritable plateforme d'expérience employé.

Teams propose des solutions pertinentes pour répondre aux différentsdéfis auxquels sont confrontées les organisations en matière d'expérience des employés , qu'il s'agisse d'attirer et de retenir les talents ou de maintenir le bien-être des employés.