Comment rendre les connaissances disponibles grâce à une recherche de qualité

Le partage des connaissances est un enjeu particulièrement important pour les entreprises. Amélioration des processus, accroissement de la compétitivité, renforcement de la culture d'entreprise et du lien entre les équipes... Les avantages sont nombreux. Heureusement, à l'ère du numérique, il existe des outils pour faciliter le partage de l'information.

Comment tirer parti de la gestion des connaissances dans Microsoft ? Nous vous présentons la fonction de recherche avancée de Mozzaik365 et ses avantages.

1. La gestion des connaissances, qu'est-ce que c'est et pourquoi est-ce important ?

La gestion des connaissances est un processus qui vise à partager et/ou organiser les connaissances au sein de l'entreprise, au moyen de divers outils et méthodes. Elle est née au milieu des années 80 aux États-Unis d'un réel besoin de mieux gérer les connaissances, de leur stockage à leur partage. Elle vise à construire une base de connaissances facilement exploitable, notamment par la circulation de l'information entre les employés.

L'enjeu est de taille puisque selon une étude de l'Information and Management Association, un employé passe en moyenne 7,5 heures par semaine à chercher de l'information sans la trouver !

De plus, en raison de l'évolution des équipes, des changements rapides au sein des organisations et du turn-over toujours plus important (en 2021, le taux de turn-over moyen en France était de 15%, selon l'INSEE), le risque de perte d'informations est de plus en plus élevé dans les entreprises.

La gestion des connaissances permet de surmonter ces lacunes en renforçant la gestion, l'organisation, le stockage et la rationalisation des informations et des connaissances de l'entreprise.

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2. Les deux formes de connaissance

Il existe deux types de connaissances :

• 📢 La première est la connaissance explicite. C'est celle qui s'exprime de manière articulée, à travers des documents, des vidéos, des systèmes informatiques, etc. Elle est transférable de manière physique : par exemple, des fiches techniques, des processus, des catalogues de produits, des chartes, des témoignages, des techniques de vente.... L'enjeu de la connaissance explicite réside dans son stockage : les documents doivent donc être facilement accessibles.
• 💭 La seconde est la connaissance tacite . Elle représente la plus grande partie des connaissances en entreprise. Il s'agit d'une connaissance innée ou acquise par une personne, non transcrite sur un support : par exemple, le savoir-faire ou l'expérience acquise dans un domaine particulier est une connaissance tacite. De fait, elle est plus difficile à formaliser. Le risque de perdre ces connaissances est également plus grand, lors du départ d'un employé par exemple. C'est dire l'importance de faire converger les connaissances tacites avec les connaissances explicites.

De plus, nous constatons que la circulation des connaissances est un flux évolutif, et non un simple stockage de données semblable à une bibliothèque fixe. Des outils adaptés sont donc nécessaires pour faciliter le partage et la sauvegarde des connaissances.

3. Comment sauvegarder les connaissances de l'entreprise avec SharePoint ?

Les outils numériques sont d'une valeur inestimable pour la circulation de l'information et la sauvegarde des connaissances.

Avec SharePoint, il est possible de créer des espaces de gestion des connaissances et de les structurer en fonction des besoins de l'entreprise. Par exemple, vous pouvez créer des espaces dédiés à la comptabilité, aux RH, au marketing, aux informations commerciales, etc.

Mais en fait, de quoi s'agit-il vraiment ?

SharePoint est un logiciel de travail développé par Microsoft, qui permet de stocker, d'organiser, de partager et de consulter des documents entre collègues. Pour ce faire, les sites SharePoint sont créés comme des espaces sécurisés de création et de partage de fichiers.

With Mozzaik365, you can add features to SharePoint and create a DMS whic is fully integrated with your Digital Workplace. This allows you to centralize your teams' knowledge and make it available to all employees. Each employee can enrich the content with his or her own knowledge, and tag management and advanced search make the process of circulating information within the company more fluid.  

SharePoint permet également aux collaborateurs de produire des fichiers adaptés à chaque besoin : vidéos, check-lists, wikis, tutoriels, etc. Et si vous souhaitez limiter la publication de fichiers à certaines personnes, vous pouvez créer des flux de validation ou gérer les droits d'accès en détail. Simple et pratique.

📌 Pour aller plus loin, découvrez comment transformer SharePoint en DMS

4. Comment rendre les connaissances disponibles par le biais de la fonction de recherche ?

L'information peut être stockée, mais elle ne sert à rien si elle n'est pas accessible à tous les employés. La fonction de recherche de Microsoft est donc essentielle pour permettre aux utilisateurs de trouver les informations dont ils ont besoin et de naviguer dans la base de données sans perdre de temps.

🚀 Pour aller encore plus loin, découvrez les outils Microsoft dédiés au partage des connaissances
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En tant que tel, l'algorithme de recherche de Microsoft est capable d'extraire des informations de sources multiples et d'apprendre grâce à l'intelligence artificielle. En paramétrant correctement cette fonctionnalité, il est possible d'optimiser l'expérience de l'utilisateur. Et pour établir les meilleurs réglages, vous pouvez faire appel à un intégrateur.

Concrètement, la fonction de recherche est composée de 3 éléments :

• Une barre de recherche ;
• Filtres ;
• Une zone qui affiche les résultats et les éléments de personnalisation.

La recherche doit être pertinente pour faire apparaître les bons documents pour chaque mot tapé dans la barre. Pour ce faire, Microsoft Search explore les titres, la base de connaissances, mais aussi les auteurs, les tags, le contenu et d'autres critères générés par l'IA. Les résultats sont présentés avec des boutons d'action (télécharger, partager, éditer, ouvrir dans le navigateur, etc.) afin que le document puisse être utilisé le plus rapidement possible.

Des suggestions sont également proposées pour vous aider à y parvenir encore plus rapidement. Par exemple, si vous tapez "ressources humaines" dans la barre de recherche, des suggestions liées à ce mot-clé apparaissent.  

💡 Savoir : Les informations peuvent être regroupées par thème pour avoir une vue d'ensemble et trouver facilement la bonne information.  

Cependant, l'utilisation de la recherche native de Microsoft présente certaines limites.

In this sense, Mozzaik365 wished to push further the Microsoft Search with its new component of Advanced Search by bringing some essential features:

• Un design percutant ;
• La mise en place de filtres/verticales et de suggestions en fonction des différents groupes d'utilisateurs pour une expérience toujours plus personnalisée ;
• La fonction d'affinage pour permettre une recherche dynamique ;
• Permettre à ses utilisateurs de mettre en place leur propre outil en fonction des droits accordés ;
• Définir les règles de fonctionnement du widget " recherche avancée " afin de l'adapter à l'espace dans lequel il est intégré ;
• Des boutons d'action plus pertinents pour limiter le nombre de clics.

Une fonction de recherche doit être vivante, fluide et adaptée aux usages qu'en font les membres d'une organisation. Il est donc important de comprendre comment la base de données documentaire est utilisée, en sondant les utilisateurs et en analysant attentivement les KPI. Les chiffres ainsi obtenus permettent d'optimiser la recherche d'informations et d'améliorer l'expérience utilisateur en résolvant les points de blocage.  

Conclusion

Aujourd'hui, il existe de nombreux outils pour favoriser le partage des connaissances. Grâce à SharePoint et à la fonction de recherche, toutes les formes de connaissances (vidéos, textes, documents, tutoriels, etc.) peuvent être sauvegardées, structurées et consultées facilement par tous les membres d'une organisation. La fonction de recherche est évolutive et permet d'alimenter le flux de connaissances et de s'assurer que chaque collaborateur a un accès rapide à toutes les informations.

Lorsqu'elle est maîtrisée, la gestion des connaissances permet de créer des liens au sein de l'entreprise, d'optimiser les processus mais aussi de diffuser de nouvelles compétences. C'est un avantage considérable pour les organisations, qui doivent désormais s'efforcer de faire circuler l'information en utilisant les outils à leur disposition.