L'évolution d'un intranet vers une plateforme d'expérience collaborateur

Le saviez-vous ? Seulement 13 % des employés déclarent utiliser leur intranet au quotidien, et 31% affirment qu’ils ne l’utilisent jamais. Pire encore : 57% d’entre eux disent ne pas voir de valeur  dans l’intranet de leur entreprise ! Pourtant, la transition vers une plateforme d’expérience collaborateur (PEC) permettrait aux entreprises concernées de créer un environnement de travail numérique moderne et performant, qui stimule la productivité, renforce la collaboration et améliore l'engagement des salariés.  

Mais de quoi s’agit-il exactement ? Quels sont les avantages d’une telle plateforme ? Et quelles sont les entreprises qui ont réussi cette transition ? Explications détaillées.

Comprendre l'intranet traditionnel et ses limitations

En premier lieu, il convient de répondre à la question suivante : qu’est-ce qu’un intranet ? 

Un intranet traditionnel est un réseau informatique interne à une entreprise (ou toute autre organisation), conçu pour faciliter la communication, le partage d’informations et la collaboration entre ses membres. Documents divers, calendriers, articles, ressources, annuaires y sont stockés, consultés et échangés. 

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Si un intranet permet d’encourager la communication et la collaboration, en proposant un espace de centralisation de l’information, il n’en présente pas moins d’évidentes limites, notamment en termes d’expérience utilisateur. Ainsi, nombreux sont les salariés à évoquer les limitations suivantes : 

• La difficulté à trouver l’information qu’ils cherchent ;
• Le manque de personnalisation ;
• Le manque d’interactivité ;
• L’absence de fonctionnalités avancées ;
• La rigidité face aux évolutions technologiques. 

Or, comprendre ces lacunes s'avère crucial pour saisir l'importance d'une transition vers une plateforme d'expérience collaborateur (PEC), plus moderne et dynamique.

Qu'est-ce qu'une plateforme d'expérience collaborateur (PEC) ?

Tout d’abord, il est important de définir ce qu’est l’expérience collaborateur. Il s’agit d’une notion de ressources humaines qui désigne la somme des ressentis et des expériences d’un salarié avec son entreprise, de son arrivée à son départ. De manière concrète, c’est tout simplement l'impression globale d’un collaborateur sur le fonctionnement de son entreprise. Elle tient compte de différents éléments comme les conditions de travail, l'équilibre vie privée/vie professionnelle, les tâches quotidiennes, etc. 

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Une plateforme d’expérience collaborateur (PEC) est une solution qui rassemble tous les outils RH d’une entreprise en un seul et même endroit. Elle permet de transcender les limitations des intranets traditionnels en proposant une approche plus complète, c’est-à-dire interactive et personnalisée. Dans cet espace, les salariés peuvent collaborer et communiquer de manière fluide. Cela est rendu possible par l’intégration de fonctionnalités avancées : par exemple, des messageries de discussion en temps réel, des flux d’actualité personnalisés, des outils de gestion de projet, etc. 

En somme, une PEC s’adapte aux besoins spécifiques de chaque collaborateur. Grâce à ses fonctionnalités avancées, les utilisateurs peuvent organiser leur espace de travail numérique selon leurs préférences, et accéder rapidement aux outils et informations dont ils ont besoin. 

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Quels sont les avantages de l'évolution d’un intranet vers une PEC ?

Pour les entreprises, l’adoption d’une plateforme d’expérience collaborateur présente de nombreux avantages. Voici les principaux :  

• Une approche personnalisée: en privilégiant une approche centrée sur l'individu, les PEC offrent une expérience utilisateur personnalisée.

• Une interface intuitive:  cela permet de simplifier la navigation et l’accès aux informations critiques et aux outils de travail, et de contrer l’effet “statique” de l’intranet traditionnel. 

• Des fonctionnalités de collaboration avancées: co-création de documents en temps réel, discussions instantanées… Ces fonctionnalités augmentent la coopération, l’efficacité et la créativité au sein des équipes.

• Une meilleure mobilité : contrairement aux intranets classiques, les PEC sont souvent optimisées pour les appareils mobiles (smartphones, tablettes…), ce qui permet aux salariés de rester connectés même en déplacement ou hors du bureau.  

• Une plus grande productivité des salariés: grâce à une meilleure collaboration entre équipes et un accès facilité à la connaissance, mais aussi à l'augmentation de la satisfaction globale, la performance des salariés est améliorée.

• L'accès à la connaissance: les PEC offrent des moyens efficaces de stocker et partager les connaissances au sein de l'entreprise, en rendant les documents et ressources facilement accessibles.

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• Un suivi des données facilité: Les PEC peuvent fournir des données analytiques sur l'utilisation de la plateforme, ce qui permet aux entreprises de mesurer l'engagement des salariés et d’ajuster leur stratégie en conséquence. 

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Quels sont les facteurs clés pour réussir la transition d'un intranet vers une plateforme d'expérience collaborateur ?

La transition d’un intranet traditionnel vers une plateforme d’expérience collaborateur est une étape importante pour améliorer l’efficacité opérationnelle d’une entreprise. 

En premier lieu, la formation des salariés occupe une place centrale. La compréhension des différentes fonctionnalités de la plateforme, et la maîtrise de celles-ci doit faire partie de la stratégie à mettre en place. Il est également important de communiquer, que ce soit en amont et en aval de la mise en place de la plateforme. Les collaborateurs doivent être informés des changements à venir et des bénéfices qu'ils pourront en tirer. 

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Ensuite, il est important que la direction de l’entreprise s’implique dans le projet, que ce soit en termes de mise en place ou de communication interne. Son engagement doit inspirer la confiance et l’enthousiasme parmi les collaborateurs. 

La migration des données est un autre défi à relever. En effet, transférer les données de l’intranet vers la nouvelle plateforme nécessite une méthodologie précise et un processus structuré.

Enfin, autre sujet à prendre en compte dans la mise en place d’une plateforme d’expérience collaborateur : la conduite du changement. Cette dernière est essentielle pour atténuer les résistances éventuelles et favoriser l’acceptation des collaborateurs. Pour cela, il est essentiel de communiquer de manière transparente, mais aussi de mettre en place des mesures d’accompagnement : formations, conférences, webinars, etc. 

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Cas d'étude : ces entreprises qui ont effectué la transition avec succès

Plusieurs entreprises ont déjà évolué avec succès d’un intranet traditionnel vers une plateforme d’expérience collaborateur. Voici quelques exemples dont il est possible de s’inspirer : 

Airbnb : la célèbre plateforme de location de logements a investi dans une PEC pour améliorer la communication et la collaboration entre ses salariés, répartis dans le monde entier. La plateforme a été entièrement personnalisée pour refléter la culture d’entreprise d’Airbnb et garantir aux collaborateurs un accès rapide à toutes les informations importantes (actualités internes, espèces de discussion thématiques, etc). A la clé : une nette amélioration de l’expérience utilisateur (UX) et un renforcement du sentiment d’appartenance.

Unilever: la multinationale a adopté une PEC pour améliorer la collaboration en temps réel entre ses équipes, quel que soit l’endroit où elles se trouvent dans le monde. L’objectif était de permettre aux collaborateurs de partager leurs idées facilement, de coopérer sur des projets transversaux et de rester en permanence informés des dernières actualités de l’entreprise. 

Bouygues Telecom: bien qu'il ne s'agisse pas d'une PEC à proprement parler, l'entreprise française a récemment lancé la plateforme Innolab, une plateforme digitale collaborative ouverte à tous (collaborateurs, clients, prospects). L’objectif de cette plateforme ? Constituer un espace de réflexion et de créativité pour imaginer les produits et les services de demain. 

IBM : l’entreprise américaine a fait le choix de migrer vers une PEC pour fluidifier ses méthodes de travail. En remplaçant ses anciens intranets par une plateforme moderne, IBM a favorisé la collaboration en temps réel et la diffusion d’informations personnalisées. Cette transition a permis à l’entreprise de stimuler l’innovation et de renforcer le partage de connaissances.

Conclusion

L’intranet traditionnel a vécu. Les chiffres le prouvent : de nombreux salariés en sont insatisfaits, à tel point qu’ils préfèrent parfois ne pas l’utiliser. Les entreprises ont donc tout intérêt à opérer une transition vers une plateforme d’expérience collaborateur (PEC), plus fluide, interactive et dynamique. L’objectif ? Favoriser la créativité, la collaboration, la personnalisation des contenus, le partage d’idées et d’informations, et in fine améliorer la satisfaction et la productivité des salariés. Un beau programme à mettre en place, sans oublier (c’est indispensable !) des mesures concrètes d’accompagnement au changement. 

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