Tout ce que vous devez savoir sur Microsoft SharePoint Premium

D'ici 2025, il y aura 130 milliards de téraoctets de contenu, allant de contrats et factures à des designs et des vidéos.

Or, de grandes quantités de contenu et un traitement manuel entraînent une perte de productivité, des opportunités manquées et des coûts d’exploitation plus élevés.

Pour organiser et gérer ce volume de contenu, il est essentiel d'automatiser la classification et le traitement. Microsoft, lors de la conférence Microsoft Ignite 2023, a présenté Microsoft SharePoint Premium, une plateforme d'intelligence artificielle pour transformer vos expériences de contenu dans le cloud. SharePoint premium est l’évolution de Microsoft Syntex.

Dans notre article, découvrez comment l'IA permet l'intelligence du contenu, optimise les processus métier critiques, améliore la gouvernance et prépare votre contenu pour Copilot.

Qu'est-ce que SharePoint ?

SharePoint jusqu'à aujourd'hui

Avant de dévoiler les fonctionnalités avancées de SharePoint Premium, explorons les bases de cette plateforme.

SharePoint est une plateforme de collaboration et de gestion de contenu développée par Microsoft. Disponible depuis 2001, elle est principalement utilisée par les entreprises. Elle offre un ensemble de services qui permettent aux entreprises de partager et de gérer des documents, des informations et des idées de manière efficace au sein de l'organisation. 

SharePoint permet la création de sites web intranet pour faciliter la collaboration au sein des équipes, le stockage et la gestion de documents, ainsi que le suivi des versions. La plateforme propose également des fonctionnalités avancées telles que les forums, les formulaires, les workflows ou encore les statistiques décisionnelles.

On distingue deux types de produits :

- SharePoint Online: la version SaaS du produit, hébergé dans les datacenters Microsoft et maintenu par celui-ci ;

- SharePoint Server: la version serveur classique à installer sur des fermes de serveurs.

En bref, SharePoint vous donne les moyens de collaborer, d'informer et de distribuer avec des sites dynamiques, des actualités personnalisées et un partage sécurisé de fichiers.

Collaborer : Donnez du pouvoir aux équipes avec des sites dynamiques dans Microsoft Teams. Synchronisez et partagez des fichiers, des données et des ressources en toute sécurité.

Informer: Publiez des informations et des ressources sur votre intranet. Racontez votre histoire avec de jolis sites personnalisés et des actualités ciblées et personnalisées.

Distribuer: Accédez, gérez et stockez du contenu collaboratif et transactionnel sur la plateforme cloud flexible à grande échelle, intégrée à l'ensemble de Microsoft 365.

SharePoint Premium

SharePoint Premium propose des approches novatrices pour interagir avec votre contenu à haute valeur, en le gérant et en le sécurisant tout au long de son cycle de vie. Il contribue également à optimiser la valeur du contenu en assurant sa sécurité et en lui fournissant une structure adéquate, le préparant ainsi à Copilot for Microsoft 365, l'assistant IA révolutionnaire qui redéfinit la productivité.

Expériences et solutions de contenu :

Boostez la productivité de vos employés, améliorez vos processus métier en maintenant le contenu à jour, encouragez la découverte et collaborez sur divers types de fichiers. Optimisez les processus importants de documents commerciaux tels que les contrats et les factures grâce à l'IA, la sécurité et les workflows.

Traitement du contenu :

Organisez votre contenu pour en maximiser la valeur en utilisant l'automatisation guidée par l'IA pour la création, la classification et l'étiquetage des documents, préparant ainsi le contenu pour Copilot.

Gouvernance du contenu :

Abordez activement les problèmes de partage excessif et de prolifération du contenu en gérant le cycle de vie du contenu et en contrôlant l'accès avec des outils simples mais puissants

L'expérience de contenu

Les plateformes de contenu (Content Management System) doivent aller plus loin que simplement stocker des fichiers. Elles doivent offrir des solutions complètes, pouvant être utilisées sur n’importe quel fichier, tout au long du cycle de vie de vos documents ayant une grande valeur.

Microsoft étend la puissance de la collaboration Office à la visionneuse de fichiers intégrée. Avec le support de plus de 400 types de fichiers, vous pourrez bientôt ajouter des annotations, des commentaires, des mentions, des tâches et bien plus encore à n'importe quel type de fichier pris en charge, tout comme vous le faites aujourd'hui pour les documents Office.

Dans la nouvelle application Business Documents de Teams, vous pouvez collaborer sur des contrats, des déclarations de travail, des commandes, des factures et bien plus encore. Vous avez aussi la possibilité de consulter la liste complète des documents importants dans une vue unifiée. Vous recevrez des informations exploitables, telles que des alertes opportunes pour les contrats qui expirent bientôt ou qui nécessitent une attention particulière.

Et vous pouvez élaborer de nouveaux contrats à l'intérieur de Word en utilisant des Templates standard qui exploitent l'assemblage de contenu pour remplir les détails clés des nouveaux contrats. Vous pouvez également comparer un contrat avec des contrats connexes en utilisant le nouveau moteur de déviation de règles piloté par l'IA, mettant en lumière les modifications qui pourraient nécessiter une attention particulière ou présenter des risques. Une fois approuvés, les contrats peuvent être envoyés pour signature en utilisant SharePoint eSignature. Les informations restent sécurisées (car dans Microsoft 365) : elles ne quittent pas votre Tenant, et vous pouvez impliquer des parties externes pour signer et approuver le document.

Vous pouvez télécharger de grands volumes de documents de grande valeur, et le nouvel analyseur de clauses piloté par l'IA analysera automatiquement et simplifiera les contrats à haut risque qui nécessitent votre attention ainsi que les risques identifiés.

Vous pouvez également étendre votre contenu à des fournisseurs externes, des vendeurs et des clients avec le nouveau Portail de Documents. (Document Portal en anglais). Le Document Portal vous permet de mettre en place un site externe facilement accessible, personnalisé à votre charte graphique et vous permettant de collaborer avec des entreprises ou des consommateurs en toute confiance sur des documents sélectionnés.

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Traitement du contenu

Dans le cadre de Microsoft Syntex, Microsoft propose de nouvelles façons d’utiliser l’IA pour classer, taguer et sécuriser vos documents, ainsi que créer de nouveaux documents à l’aide de Templates automatisés pour créer du contenu à grande échelle. 

SharePoint eSignature digitalise de manière sécurisée vos Workflows d'approbation de documents. Il sera disponible de manière générale et déployé au cours du premier trimestre de 2024, en commençant par les Tenants aux États-Unis. Et si votre organisation utilise actuellement d'autres services de signature électronique, Microsoft a annoncé qu’Adobe et DocuSign sont des partenaires de lancement de SharePoint eSignature. L'intégration tierce avec Adobe Acrobat Sign et DocuSign sera disponible de manière générale au début de 2024.

Des services tels que le traitement de documents, l'assemblage de contenu, la reconnaissance optique de caractères, le traitement d'images et l'étiquetage taxonomique sont tous disponibles sous la marque Syntex et feront désormais partie de SharePoint Premium.

Les nouveaux services suivants (pay-as-you-go) pour SharePoint Premium seront disponibles d'ici la fin du mois de décembre 2023 :

Traduction de fichiers et de vidéos en continu: Convertissez des fichiers et des transcriptions de vidéos Stream dans des dizaines de langues prises en charge, automatiquement et à grande échelle. Microsoft a annoncé de nouveaux services de traduction pour les vidéos Stream dans SharePoint et une nouvelle fonction d'amélioration vidéo alimentée par l'IA qui supprime automatiquement les pauses dans les enregistrements.

Mais il y a encore plus à venir au cours du premier semestre de 2024 :

• Remplissage automatique des colonnes : pour ajouter dynamiquement une nouvelle colonne à une bibliothèque de documents et utiliser l'IA pour remplir automatiquement les valeurs découvertes.
• Détection des IIP (informations personnellement identifiables) - signalez les fichiers contenant des informations personnellement identifiables telles que des adresses, des numéros de téléphone, des détails de carte de crédit, et plus encore.
• Classificateur multi-labels: exécutez un seul modèle d'IA pour définir automatiquement le type de contenu et déterminer le bon modèle à appliquer pour l'extraction et l'analyse complètes des données.
• Trouvez et supprimez la visibilité de certaines informations sensibles, telles que des noms, des adresses, des numéros de sécurité sociale, lors de la visualisation du contenu.
  

Enfin, les API Microsoft Graph pour SharePoint Premium sont désormais disponibles, vous permettant d'intégrer le traitement de documents, l'assemblage de contenu et des services connexes dans vos applications personnalisées.

Tous ces services sont accessibles à tous les utilisateurs de Microsoft 365 sans nécessiter de licence supplémentaire, fonctionnant sur la base d'une tarification à l'utilisation. 

La gouvernance du contenu‍

Avec davantage de contenu provenant de différents services / départements, il est crucial de s'assurer que les bonnes informations sont partagées et que des informations sensibles ne sont pas involontairement surpartagées ou exposées dans les résultats de recherche ou dans Copilot. 

Les sites et le contenu surpartagés peuvent entraîner un accès non autorisé et des risques opérationnels pour les organisations. Les informations présentes dans Data Access Governance peuvent être utiles. Ses rapports fournissent une vue d'ensemble des sites potentiellement surpartagés (le filtrage est effectué via la politique de partage, les sites connectés à Teams, la confidentialité, etc). Les sites ayant des contenus métier de grande valeur peuvent également être mis en évidence, car ils nécessitent souvent des politiques et des examens plus stricts.

Les rapports ne sont qu'une partie du processus. Avec SharePoint Premium, l’équipe IT pourra déclencher desexamens d'accès aux sites pour les contenus potentiellement à risque, en demandant aux propriétaires de ces contenus de revoir l'accès, d'apporter les modifications nécessaires et de confirmer que les sites sont partagés de manière appropriée.

Pour les sites surpartagés, vous pouvez activer la nouvelle politique de contrôle d'accès restreint en spécifiant les groupes de sécurité autorisés à y accéder.

L'IA peut donc transformer la productivité, mais aussi la gouvernance et l'administration. Les recommandations de politiques pilotées par l'IA peuvent comparer un ensemble d'échantillons de sites avec des politiques d'accès bien gérées à d'autres sites dans le Tenant, correspondant sémantiquement, puis recommander des politiques d'accès optimales.

D'autre part, les Content Event Insights vous permettent de trouver des moments "intéressants" dans le cycle de vie du contenu, tels que le partage à haut volume ou les grands volumes de téléchargement. 

En conclusion, l'arrivée de SharePoint Premium marque une étape significative dans l'évolution des solutions de gestion de contenu au sein de l'écosystème Microsoft 365. Les services de traitement de contenu, tels que le traitement de documents, la signature électronique et la détection de PII, sont d'ores et déjà disponibles sous la marque Syntex, avec une transition vers SharePoint Premium prévue en 2024, sur la base d'une tarification à l'utilisation pour la plupart des plans Microsoft 365. 

Les nouvelles fonctionnalités telles que l'application Business Documents, Documents Hub et la visionneuse de fichiers améliorée, ainsi que "SAM", seront disponibles en tant que services sous licence que vous pouvez ajouter aux plans Microsoft 365, avec une tarification à annoncer lors de la disponibilité générale en 2024.