Découvrez ce qui se cache derrière la barre de recherche Digital Workplaces de Mozzaik365.
1. Qu’est-ce que la fonction « Recherche » ?
La fonction de recherche est l’une des plus demandées par les internautes.
Selon le récent « Rapport numérique » publié par We Are Social, « trouver des informations » est en effet la principale raison pour laquelle les gens vont en ligne.
Alors, qu’est-ce qu’un moteur de recherche et quels sont les avantages pour le monde du travail ?
C’est ce que nous verrons.
1.1. En quoi consiste une fonction de recherche ?
Derrière son apparente simplicité, la fonction « Recherche » est un outil technique.
En général, un moteur de recherche se compose de :
- Une zone pour entrer une requête, la fameuse barre de recherche ;
- Un algorithme qui analyse les données pour faire apparaître du contenu pertinent ;
- Une zone d’affichage pour les résultats indiquant le titre, l’auteur, la date ou le type de fichier correspondant à chacun.
Mais ce n’est pas tout. En fonction de son niveau de sophistication, un moteur de recherche peut également inclure des options avancées telles que :
- Filtres de recherche ;
- Suggestions de recherche ;
- Boutons permettant d’agir sur les contenus suggérés (télécharger un document sans avoir à l’ouvrir par exemple).
1.2 Quel est le but d’une fonction de recherche et pourquoi est-elle importante ?
Ces différentes caractéristiques font de la fonction « Recherche » un outil indispensable, en particulier pour les travailleurs.
Dans le contexte professionnel, un moteur de recherche garantit un gain de temps et de productivité ainsi qu’un meilleur confort de travail.
Ainsi, l’outil de recherche permet aux employés de trouver rapidement les fichiers, les logiciels ou les contacts dont ils ont besoin pour accomplir leurs missions.
Il complète le processus de gestion électronique des documents (EDM) et contribue ainsi à une meilleure circulation des documents, à un meilleur partage des connaissances et, enfin, à une meilleure collaboration interne.
Mais attention, tous les moteurs de recherche ne sont pas égaux.
Sur Internet, l’outil de recherche Google a pu faire sa marque grâce à la pertinence de ses résultats.
À ce jour, selon Statcounter, le géant américain détient 91,43% de la part de marché des moteurs de recherche dans le monde.
Mais qu’en est-il des moteurs de recherche dans les lieux de travail numériques ? Qu’est-ce qu’une bonne fonctionnalité de « recherche » dans un lieu de travail numérique ?
Nous y arrivons.
2. Profil d’un bon moteur de recherche Digital Workplace
En tant que hub qui centralise tous les outils, documents et contacts dont les employés ont besoin pour travailler au quotidien, le Digital Workplace doit bien sûr être équipé d’une puissante fonction de « recherche ».
2.1. Un composant facile à utiliser
Pour faciliter l’accès aux ressources, faire gagner du temps aux employés et encourager la collaboration interne, cet outil doit avant tout être facile à utiliser.
Les utilisateurs devraient être en mesure d’entrer des mots-clés ou des questions qui viennent à l’esprit dans la barre de recherche, et d’être présentés avec tous les résultats pertinents, le tout sans avoir à reformuler leur requête ou passer par une longue liste de réponses.
2.2. Une caractéristique qui peut être configurée en fonction de l’espace
Une bonne fonction de recherche dans le lieu de travail numérique devrait également être configurable pour les espaces dans lesquels elle est utilisée.
Par exemple, la barre de recherche placée dans le répertoire de l’entreprise ne doit offrir que les résultats associés au répertoire et au Who’s Who.
L’objectif est, encore une fois, de répondre le plus efficacement possible aux attentes des utilisateurs.
2.3. Un outil de recherche pour le milieu de travail numérique
Un bon outil de recherche l’Environnement de Travail Numérique (DWE) doit enfin permettre de rechercher des informations, des documents, des outils ou des personnes à l’échelle de l’ensemble du Digital Workplace .
Un employé à la recherche d’informations dans un canal Teams, par exemple, devrait se voir offrir les résultats de l’ensemble du lieu de travail numérique .
De même, un employé effectuant une recherche à partir de la barre des tâches sur son ordinateur devrait pouvoir effectuer une recherche dans OneDrive, SharePoint, Teams et Yammer en même temps.
⚙️ Pour aller plus loin, découvrez les outils de Microsoft pour le partage des connaissances.
Est-ce que tout cela vous semble encore un peu abstrait ?
Explorons quelques cas d’utilisation de la fonction « Recherche » car elle peut être utilisée quotidiennement par les utilisateurs de Digital Workplaces .
3. Quelques cas d’utilisation de la fonction « Recherche »
La fonction « Recherche » peut être utilisée de différentes manières par les employés.
Voici quelques exemples de cas d’utilisation :
3.1 Trouver un processus ou un tutoriel
La fonction « Recherche », associée à la gestion électronique des documents (EDM), peut être utilisée par les employés pour trouver facilement un processus ou un tutoriel.
Lorsqu’ils commencent une tâche qui est nouvelle pour eux, les employés peuvent légitimement se demander comment procéder et comment l’accomplir conformément aux directives internes.
Grâce à l’outil de recherche, les employés peuvent trouver en quelques clics les directives formulées par leur gestionnaire et répertoriées via un logiciel EDM tel que SharePoint.
🔎 Vous souhaitez améliorer l’accessibilité, la sécurité et la qualité de votre base de documents ? Nous expliquons comment transformer SharePoint en un EDM.
3.2. Trouver et contacter un expert interne
Le moteur de recherche d’un lieu de travail numérique peut également être utilisé par les employés pour trouver et contacter un expert interne.
Pour ce faire, les employés peuvent effectuer une recherche par nom de famille, prénom, compétence ou service dans le répertoire de leur entreprise ou par Who’s Who.
Cette fonctionnalité est particulièrement intéressante pour les employés des grandes entreprises lorsqu’ils souhaitent obtenir de l’aide sur un sujet spécifique.
Il facilite également l’intégration de nouvelles recrues qui ne connaissent pas encore leurs collègues et leur savoir-faire respectif.
🔑 Pour aller plus loin, découvrez pourquoi l’annuaire d’entreprise est essentiel à la collaboration interne.
3.3. Rationaliser le travail du service des finances
L’outil de recherche sur le lieu de travail numérique est particulièrement précieux pour le service des finances, qui doit collecter et analyser de nombreuses données.
Les équipes financières peuvent utiliser la fonction « Recherche » de leur espace de travail numérique pour obtenir rapidement des données liées à l’activité de l’entreprise.
Ils peuvent également utiliser l’outil de recherche pour accéder facilement aux études et aux analyses qui seront utiles pour préparer leurs propres rapports.
Enfin, les experts financiers peuvent utiliser leur moteur de recherche Digital Workplace pour trouver des experts internes qui peuvent les aider dans leurs projets.
3.4. Faciliter le travail des équipes commerciales de l’industrie manufacturière
La fonction « Recherche » de l’espace de travail numérique est tout aussi utile pour les équipes commerciales que pour les équipes de support.
Dans le secteur de la fabrication, les travailleurs sur le terrain peuvent utiliser l’outil de recherche pour trouver rapidement les documents (spécifications, dessins, etc.) sur lequel ils travaillent.
Les équipes commerciales peuvent également utiliser le volet « Recherche » de leur milieu de travail numérique pour trouver des ressources qui les guideront dans la conception de produits adaptés à la demande du marché (catalogues concurrents publiés sur Internet, analyses, avis clients, etc.).
Enfin, les employés sur le terrain peuvent utiliser le moteur de recherche dans leur espace de travail numérique pour identifier en un coup d’œil les personnes dont ils ont besoin pour concevoir ou améliorer un produit.
Comme nous pouvons le voir, la fonction « Recherche », lorsqu’elle est bien pensée, facilite grandement le travail des employés. C’est pourquoi Microsoft et Mozzaik365 s’engagent respectivement à offrir des outils de recherche toujours plus puissants.
4. Boostez votre « recherche avancée » avec Microsoft et Mozzaik365
Microsoft et Mozzaik365 fournissent des solutions de recherche de pointe pour améliorer la productivité des employés, le partage des connaissances et la collaboration interne.
Voici ce que vous devez savoir :
4.1. Recherche Microsoft : la recherche imaginée par Microsoft
Microsoft Search est un outil de recherche conçu par Microsoft et pertinent pour la suite Microsoft 365.
Cette technologie, basée sur Microsoft Graph et Bing, vous permet de rechercher des informations (personnes, fichiers, conversations, etc.) sur tout le contenu de l’entreprise ainsi que sur Internet.
Microsoft Search offre donc des résultats de recherche très complets. Mais ce n’est pas son seul atout...
Cette fonctionnalité promet également une expérience de recherche meilleure, plus riche, plus organisée et plus cohérente.
Grâce à l’intelligence artificielle (IA), chaque utilisateur se voit proposer des résultats de recherche personnalisés en fonction de son activité dans le milieu de travail numérique.
Enfin, Microsoft Search offre des possibilités intéressantes pour les administrateurs.
Il peut s’agir notamment des éléments suivants :
- Permettre aux utilisateurs de ne visualiser que certains contenus ;
- Être informé des tendances de la recherche afin de générer du contenu ad hoc ;
- Ajoutez du contenu externe à l’index à l’aide de Microsoft Graph.
4.2. Recherche avancée encore plus puissante avec Mozzaik365
Mozzaik365 va plus loin en enrichissant Microsoft Search avec de nouvelles fonctionnalités.
La recherche avancée de Mozzaik365 a un design soigné qui permet aux utilisateurs de trouver encore plus facilement ce qu’ils recherchent.
En outre, le composant WebPart SharePoint « Recherche avancée » du lieu de travail numérique Mozzaik365 offre trois niveaux de paramètres grâce auxquels les administrateurs peuvent :
- Définissez les règles du composant WebPart « Recherche avancée » pour l’adapter à l’espace dans lequel il est intégré (par exemple, le répertoire de l’entreprise).
- Configurez les filtres et les suggestions de recherche différemment pour différents groupes d’employés afin de faciliter la recherche pour tout le monde.
- Gérer la gouvernance des droits d’utilisateur pour permettre à certains utilisateurs de modifier leurs propres paramètres d’outil de recherche en fonction de leurs besoins.
Recherche avancée réinventée par Microsoft et Mozzaik365 : ce que vous devez savoir
La fonction de recherche du Lieu de travail numérique est un outil indispensable dans chaque organisation.
Dans tous les secteurs, il permet de gagner en productivité et en confort de travail, mais aussi de développer la collaboration interne en facilitant l’accès des employés à l’information, aux documents, aux instructions et aux personnes.
La facilité d’utilisation, les options de configuration et une recherche qui couvre tout le contenu de l’entreprise sont les éléments de base d’une bonne fonction de recherche.
Avec Microsoft Search et le composant « Recherche avancée » de Mozzaik365, Microsoft et Mozzaik365 ajoutent plusieurs fonctionnalités à ces principes fondamentaux pour améliorer encore l’expérience de recherche, son efficacité et sa sécurité.
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