Gestion des connaissances en affaires : les meilleurs outils

Selon un rapport du cabinet de conseil Deloitte en 2021, la gestion des connaissances est l’un des trois principaux défis qui influencent le succès des entreprises. La préservation et la transmission des connaissances sont des facteurs clés de la productivité, de la fidélisation de la clientèle et même de la rétention des employés. Les conséquences d’un mauvais système de gestion des connaissances peuvent être redoutables. Selon une étude publiée en 2018 par la plateforme vidéo Panopto, le partage inefficace de l’information coûte aux grandes entreprises américaines (17 700 employés) pas moins de 47 millions de dollars par an. 

Pour demeurer concurrentielles, les organisations doivent adopter une culture de partage des connaissances et investir dans une solution efficace de gestion des connaissances. Le défi ? Le marché de la technologie KM est vaste. Selon Market Research, le marché mondial de la gestion des connaissances devrait atteindre 2,1 billions de dollars d’ici 2030, ce qui représente une croissance de 18,3% sur la période 2022-2030. Pour vous aider à trouver le logiciel de gestion des connaissances qui vous convient, Mozzaik365 présente ses meilleurs outils de gestion des connaissances et fournit des informations pour vous aider à choisir la bonne solution de gestion des connaissances qui répond aux besoins et aux contraintes de votre entreprise. Bonne lecture ! 

Quels sont les défis de la gestion des connaissances ?

La gestion des connaissances en affaires implique l’identification, la collecte, l’organisation, le stockage, la diffusion et la mise à jour des connaissances qui émergent au cours de son fonctionnement (données pertinentes sur les clients, informations sur le marché, processus commerciaux, etc.) et qui sont pertinentes pour son activité. Un outil de gestion des connaissances est un logiciel qui permet de mettre à l’échelle et de systématiser ce processus de gestion des connaissances. L’utilisation de technologies de gestion des connaissances est essentielle pour diverses raisons. 

Améliorer la satisfaction de la clientèle et fidéliser les clients

D’abord et avant tout, une gestion efficace des connaissances est un véritable atout en termes de satisfaction et de fidélité de la clientèle. La collecte, la conservation et la transmission de données client, par exemple, via un logiciel de gestion de la relation client (CRM), permettent d’offrir des propositions sur mesure, un service client et même des campagnes marketing à différents segments de clientèle. 

Une base de connaissances ou un système de gestion de contenu (CMS) et un système de gestion de documents permettent également au service client de fournir des réponses rapides, précises, fiables et cohérentes aux problèmes rencontrés par les acheteurs. Un tel outil de gestion des connaissances peut également être utilisé pour fournir aux clients une documentation leur permettant de trouver des réponses à leurs questions en quelques clics sans même avoir à contacter le support de l’entreprise. Il en résulte des économies de temps pour les clients et les représentants du service à la clientèle qui peuvent se concentrer sur des tâches de grande valeur.

🔍 Pour approfondir, découvrez notre article sur la stratégie de gestion des connaissances : le guide

Améliorer l’expérience des employés, mobiliser et maintenir en poste les employés

Une gestion optimisée des connaissances améliore également l’expérience des employés, ce qui mène à un meilleur engagement et à un meilleur maintien en poste. Selon une enquête menée par Panopto, 60% des employés affirment avoir des difficultés à accéder aux informations dont ils ont besoin pour effectuer leur travail efficacement. En conséquence, 81% d’entre eux expriment de la frustration, 26% se sentent dépassés, 12% désorientés et 9% perdus. Ces sentiments négatifs peuvent avoir un impact significatif sur l’engagement des employés. 

Un système de gestion électronique des documents (SGED) robuste, un outil de gestion de contenu ou une base de connaissances peuvent résoudre ce problème. Grâce à ces solutions de gestion des connaissances, les employés peuvent facilement accéder aux ressources nécessaires à l’exécution transparente des tâches. De plus, ces applications logicielles permettent aux organisations de fournir aux employés un contenu mis à jour, en luttant contre la surcharge d’information qui touche un employé français sur dix. 

En prime, certains outils de gestion des connaissances (comme Mozzaik365) permettent aux employés de partager sans effort leur expertise, par exemple, grâce à la création de pages wiki pour la communauté des employés. La possibilité de partager des connaissances et de contribuer au développement d’un patrimoine intellectuel collectif favorise un sentiment de reconnaissance et renforce la motivation des employés.

Améliorer la qualité et la productivité du travail

Certes, les outils de gestion des connaissances ont le mérite d’améliorer la qualité du travail et la productivité de la main-d’œuvre. Selon Panopto, les employés perdent en moyenne 5 heures par semaine à attendre des informations. Les bases de connaissances et les systèmes de gestion des documents traitent de ce problème. Grâce à ces solutions de gestion des connaissances, les ressources sont centralisées, organisées et mises à jour. Certains outils, tels que Mozzaik365, intègrent même un moteur de recherche personnalisable et un système de marquage qui simplifie davantage la récupération de documents. 

Dans un contexte de travail hybride ou de télétravail, les logiciels de gestion des connaissances deviennent encore plus indispensables. Il permet d’accéder aux documents de travail à partir de n’importe quel appareil (ordinateur, smartphone, tablette, etc.) de manière transparente et sécurisée. Qu’ils travaillent dans les locaux de l’entreprise ou à distance, les employés ont accès à tous leurs fichiers mis à jour. Ils peuvent progresser dans leurs tâches sur la base de données complètes, fiables et à jour. Le risque d’erreurs est réduit et les employés sont pleinement productifs.

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Renforcer la collaboration interne et l’intelligence collective

Les outils de gestion des connaissances sont des alliés précieux pour encourager le travail collaboratif, développer l’intelligence collective et favoriser l’innovation. Les systèmes de gestion du contenu et des documents rationalisent la transmission de l’information en la rendant accessible à tous les collaborateurs autorisés, ce qui facilite le travail d’équipe. 

Par exemple, Microsoft SharePoint permet aux utilisateurs de collaborer sur des fichiers en temps réel (co-création), de promouvoir l’émulation, de générer de nouvelles idées et de faciliter la résolution de problèmes. L’extension Mozzaik365 transforme SharePoint en un véritable centre de gestion des connaissances. Les employés peuvent facilement partager leur expertise à l’aide de modèles de documents personnalisables et reproductibles, permettant à des collègues de différents départements ou équipes de travailler plus efficacement et d’innover.

Faciliter l’intégration et la rétention des employés

La mise en œuvre d’une solide stratégie de gestion des connaissances fondée sur un logiciel de gestion des connaissances efficace est un levier pour réussir l’intégration des nouveaux employés et leur rétention dans l’organisation. L’étude Panopto révèle que dans le premier mois de leur date de début, les nouveaux employés passent en moyenne 50 heures à demander l’aide de collègues plus expérimentés.

L’utilisation d’outils de gestion de contenu et de documents réduit cette friction et améliore l’expérience des employés dès la phase d’intégration. Avec ces solutions, les talents peuvent facilement accéder aux informations et aux ressources nécessaires pour s’installer, s’entraîner à leur propre rythme et augmenter la productivité.

Protéger l’entreprise contre la perte de connaissances

Enfin, l’adoption d’une bonne solution de gestion des connaissances est essentielle pour sécuriser les données, la documentation et les connaissances de l’organisation. Les connaissances des employés sont régulièrement recueillies et sauvegardées, ce qui élimine le risque de perte de connaissances lorsqu’un employé quitte. 

De plus, un bon outil de gestion des connaissances protège également l’entreprise contre la perte de documents et d’informations critiques en les stockant en toute sécurité. Il vous permet également de configurer l’accès aux ressources pour préserver leur confidentialité.

Comment choisir votre outil de gestion des connaissances ?

Il existe une grande variété de solutions de gestion des connaissances. Voici les caractéristiques et les caractéristiques à rechercher lors du choix du bon outil de gestion des connaissances pour votre entreprise :

Fonction de recherche

Selon un rapport de 2012 de McKinsey, les travailleurs du savoir passent en moyenne 20% de leur temps à rechercher des informations internes ou à rechercher des collègues qui peuvent les aider dans des tâches spécifiques. L’un des principaux objectifs d’un outil de gestion des connaissances est de s’attaquer à ce problème. 

Une solution de gestion des connaissances efficace doit être dotée d’une fonction de « moteur de recherche », permettant aux employés d’accéder rapidement aux données et aux documents à partir d’un seul point d’entrée. Idéalement, votre choix devrait être une technologie qui, comme Mozzaik365, offre un centre de recherche personnalisable avec la possibilité de configurer des filtres et des secteurs verticaux de recherche personnalisés.

💫 Pour approfondir, découvrez notre article sur la gestion des connaissances : Outils Microsoft

Accessibilité et convivialité

Un bon logiciel de gestion des connaissances est convivial et accessible à tous les employés. Lorsque vous choisissez votre outil de gestion des connaissances, vous devez vous assurer qu’il est compatible avec les différents appareils utilisés par les employés (ordinateurs de bureau, ordinateurs portables, smartphones, etc.). De cette façon, vos employés peuvent tirer parti de la solution et collaborer de manière transparente, même lorsqu’ils travaillent à distance. 

La technologie choisie doit également être conçue et intuitive pour offrir une expérience utilisateur optimale et faciliter son adoption par les employés. Une bonne idée est d’investir dans un outil intégré dans votre environnement de travail numérique existant pour permettre à vos équipes de s’adapter sans effort.

Fonctionnalités de collaboration et convivialité

Comme on l’a vu, l’un des principaux défis de la gestion des connaissances est de faciliter le transfert de connaissances entre les membres de l’organisation, en particulier pour stimuler l’intelligence collective et l’innovation. Pour y parvenir avec succès, votre outil de gestion des connaissances doit avoir des fonctionnalités de collaboration et conviviales qui encouragent le partage et la diffusion des connaissances, telles que : 

• Fonction d’aide à la contribution avec des modèles de documents permettant aux employés d’officialiser et de partager leurs connaissances en douceur. 
• Fonction de co-édition permettant aux collaborateurs de travailler ensemble sur des fichiers partagés. 
• Intégration avec les canaux de communication de l’entreprise pour permettre aux utilisateurs de commenter, d’interagir et de diffuser des informations sans friction. 

Intégration à d’autres outils utilisés par les employés

L’intégration de la solution choisie avec le logiciel déjà utilisé par les employés est un critère crucial dans le choix de votre outil de gestion des connaissances. Intégrée aux outils existants, la technologie KM est plus facilement adoptée par les employés. 

De plus, une bonne intégration est également un gage de productivité quotidienne. Les employés peuvent rechercher des informations dans leur espace de travail numérique à partir d’un seul point et effectuer une transition transparente entre les outils. L’adoption d’une technologie de gestion des connaissances intégrée dans votre espace de travail numérique (comme l’extension Mozzaik365 pour SharePoint) est une étape clé dans la création d’un lieu de travail numérique unifié et transparent.

Gestion électronique des documents (EDM)

Un bon outil de gestion des connaissances est avant tout une ressource efficace pour la gestion des documents. Il doit permettre aux employés d’accéder facilement et de manière sécurisée à des données mises à jour et fiables. Pour ce faire, le logiciel km choisi doit inclure des fonctionnalités de gestion électronique des documents (EDM) pour contrôler le cycle de vie des documents numériques (création, indexation, stockage, mises à jour, archivage, suppression).

💡 Pour aller plus loin, découvrez comment transformer votre SharePoint en un véritable EDM | Le guide ultime

Sécurité des données

La sécurité des données est un critère crucial dans le choix de votre outil de gestion des connaissances. Le capital intellectuel et les informations confidentielles de votre organisation doivent être confiés à un fournisseur assurant un haut niveau de sécurité, que ce soit pendant le stockage ou le partage de données. L’hébergement sur un cloud sécurisé, la conformité au RGPD ou la certification ISO 27001 : 2013 sont des assurances précieuses pour se prémunir contre les risques informationnels.

Prix

Enfin, la tarification est un élément à prendre en compte dans le choix de votre solution de gestion des connaissances. La tarification proposée doit correspondre au budget de votre entreprise. Cependant, gardez à l’esprit que le logiciel KM est un investissement qui devrait améliorer la productivité de votre organisation et réaliser des économies de coûts (réduction des heures de travail perdues, meilleure gestion des ressources humaines, etc.). Par conséquent, le coût de la solution devrait être évalué par rapport aux gains attendus et aux pertes évitées.

Meilleures solutions de gestion des connaissances

Compte tenu des défis associés à la gestion des connaissances et à la prolifération des solutions, le choix des logiciels de gestion des connaissances (KM) est un véritable défi. Pour vous aider à relever ce défi, nous vous présentons une sélection des meilleurs outils de gestion des connaissances pour les entreprises.

Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint est un outil de collaboration conçu pour stocker, organiser et partager des informations en toute sécurité. Il crée des sites d’équipe centralisant le contenu, les informations et les applications nécessaires au travail collaboratif. SharePoint s’intègre bien avec d’autres outils de la suite Microsoft, offrant une accessibilité directe aux bases de données dans Microsoft Teams. La co-édition de fichiers Word, Excel, OneNote ou PowerPoint se fait de manière transparente dans le site d’équipe SharePoint.

👉 Pour plus d’informations, découvrez 4 étapes pour créer votre intranet SharePoint 365 | Guide 2024

Mozzaik365

Mozzaik365 is a SharePoint Online extension that extends the capabilities of SharePoint, transforming intranets into a unified Digital Workplace. Facilitating internal collaboration, communication, and knowledge sharing, Mozzaik365 enhances SharePoint into a well-designed, functional, and secure knowledge management center.

Il offre des fonctionnalités essentielles telles que la création de wikis, l’aide à la contribution, la gestion électronique des documents (EDM) et un moteur de recherche avancé, personnalisable et sans code.

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Confluence

Confluence est un logiciel de travail collaboratif équipé d’un système de gestion des connaissances du développeur de logiciels australien Atlassian. Il permet la création, l’organisation, le partage, la modification et la collaboration des commentaires sur le contenu via des « wikis » (sites d’équipe).

Le moteur de recherche de Confluence utilise l’intelligence artificielle (IA) pour accélérer les recherches de documents et fournir des réponses instantanées avec des résumés de pages automatisés. Confluence s’intègre à plus de 3000 logiciels, dont Slack, Jira, Trello et Microsoft.

KnowledgeOwl

KnowledgeOwl est un logiciel américain de création et de gestion de base de connaissances. Il permet le partage de contenu interne sécurisé ou le partage avec un public externe. Adapté aux entreprises souhaitant partager la documentation produit avec les clients ou établir un centre d’aide accessible, KnowledgeOwl est apprécié pour son interface conviviale, sa rentabilité et son service client de qualité.

Notion

Notion est une application de productivité californienne renommée qui va au-delà de la simple prise de notes. Il gère des projets, suit les tâches, crée des wikis et des bases de données. Avec Notion, les entreprises peuvent stocker, organiser, récupérer et diffuser des connaissances internes sans compromettre la sécurité. L’interface conviviale de Notion est facile à apprendre et à utiliser. De plus, l’API de Notion permet l’intégration avec de nombreux outils, notamment Jira, Slack et GitHub.

Haiilo

Haiilo est une plateforme de communication interne tout-en-un basée en France. Il facilite la création d’une base de connaissances, de bibliothèques de documents et de wikis. Cette solution comprend un moteur de recherche pour trouver rapidement des informations dans l’espace de travail et un système de gestion de contenu. Les utilisateurs apprécient la simplicité, la convivialité et le service après-vente de la plate-forme.

Base de connaissances HubSpot

HubSpot is a renowned marketing and customer relationship management (CRM) software. Businesses can use HubSpot to create online knowledge bases for their customers. The reporting feature analyzes searches to identify potential shortcomings in the provided documentation. The goal of this tool is to enhance customer satisfaction through self-assistance and boost the productivity of customer service teams by freeing up time for more complex queries.

Intalio

Intalio est un fournisseur de logiciels américain de 30 ans qui propose des solutions de gestion électronique de documents (EDM) ou de gestion de contenu d’entreprise. Cet outil basé sur l’IA permet aux organisations de gérer et de contrôler l’ensemble du cycle de vie de leurs documents et de la collecte, du stockage, de l’archivage, de l’analyse, etc.).

Document360

Document360 est un SaaS britannique qui permet aux entreprises de créer, partager et gérer des bases de connaissances pour les clients (documentation technique, tutoriels, FAQ en libre-service, etc.) et leurs équipes de service client et de développement (guides de dépannage, bases de connaissances de support, documentation d’intégration). Cette solution alimentée par l’IA se distingue par sa facilité d’utilisation et son service à la clientèle de qualité.

Principaux points à retenir sur les meilleurs outils de gestion des connaissances

La gestion des connaissances (KM) est un défi important pour les organisations, représentant un levier crucial pour la compétitivité et la performance. Les outils de gestion des connaissances jouent un rôle essentiel dans la mise en œuvre de stratégies efficaces de gestion des connaissances. En général, ces solutions logicielles permettent la création, le stockage, l’organisation, la mise à jour, l’archivage et la suppression de documents et d’informations. Ils facilitent également la diffusion de ces connaissances à l’interne et, dans certains cas, à un public externe. 

Le choix d’une technologie de gestion des connaissances nécessite un examen attentif. Plusieurs caractéristiques et caractéristiques doivent être présentes, notamment : 

• Un puissant moteur de recherche pour une récupération facile d’informations pertinentes. 

• Une plateforme facile à utiliser qui favorise la collaboration. 
• Intégration avec d’autres outils utilisés par les collaborateurs. 
• Capacités de gestion électronique des documents (EDM). 
• Sécurité de l’information. 
• Un bon équilibre entre la qualité et le prix. 

Mozzaik365 excelle dans tous ces aspects et se situe indéniablement parmi les meilleurs outils de gestion des connaissances disponibles sur le marché. Pour découvrir tous les avantages de notre solution, demandez une démonstration en cliquant ici.