¿Desaparecerá el correo electrónico? La pregunta es legítima.
¿Desaparecerá el correo electrónico? La pregunta es legítima. En efecto, si los ejecutivos europeos siguen privilegiando el ordenador para consultar sus correos electrónicos (85% de los encuestados), el smartphone se está poniendo al día para esta misma tarea (77% de los encuestados utilizan este canal). Sobre todo porque la atención prestada a los correos electrónicos parece estar disminuyendo: en 2017, los encuestados estimaron que consultaban sus correos electrónicos durante 5,1 horas al día, frente a las 6,5 horas de 2016. Hay que decir que el uso del correo electrónico, si bien ha revolucionado nuestra vida cotidiana, no siempre nos permite comunicarnos (y menos aún colaborar) de forma eficaz.
Así que vamos a ver, a través de este artículo, si las herramientas colaborativas como Microsoft Teams tienen el poder de revolucionar nuestro uso del correo electrónico... y si es así, cómo.
¿Correo electrónico o equipos?
La mitad de la población mundial utiliza el correo electrónico(3.900 millones de usuarios en 2019), pero está sufriendo una disminución de su atención. De hecho, en los últimos años han aparecido muchos otros canales.
Por tanto, aunque el correo electrónico no corre peligro (o casi) de ser sustituido por completo en cuanto a sus cifras de uso, su uso está siendo suplantado gradualmente por otras herramientas. Por ejemplo, la plataforma colaborativa Teams ha triplicado su número de usuarios diarios en 2020. De 44 millones en marzo de 2020, el número de usuarios pasó a 115 millones en octubre de 2020, antes de alcanzar los 250 millones en abril de 2021. Esto es suficiente para vaciar (un poco) los buzones de correo de los empleados, que ahora pueden utilizar canales de chat para comunicarse entre sí.
La organización de la información
Hasta ahora, muchos empleados han utilizado Outlook para organizar sus correos electrónicos. Es una solución que adolece de ciertas deficiencias: para organizar la información, es necesario crear carpetas y luego clasificar los correos manualmente o mediante un tratamiento automatizado. Se trata de una tarea interminable que nunca se ejecuta a la perfección y que, además, lleva mucho tiempo.
Teams, potenciado por Microsoft Viva, revoluciona este uso creando equipos y canales en función de los proyectos a realizar. La información se organiza entonces, en torno a las personas interesadas, sin pérdida de tiempo.
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No más respuestas que se cruzan...
El correo electrónico funciona de tal manera que cuando dos personas responden al mismo tiempo, sus respuestas se cruzan. Según el orden en que procesen sus mensajes, pueden responder a un mensaje antiguo sin darse cuenta de que ya ha habido un seguimiento del intercambio. Esto es poco práctico, sobre todo cuando se trata de intercambios que requieren una comunicación clara y eficaz.
Para superar estos inconvenientes, ¿por qué no optar por Microsoft Teams? La plataforma organiza los debates por orden cronológico, lo que facilita su localización. Además, te permite responder a una discusión en un canal sin interferir con los nuevos elementos que surjan mientras tanto. Se acabó el solapamiento de mensajes y la consiguiente pérdida de información.
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... Y las versiones de los documentos que se cruzan y se pierden
Todos hemos enviado alguna vez un correo electrónico sin el archivo adjunto requerido, sólo para recibir a continuación un segundo mensaje un poco decepcionado: "con el archivo adjunto, mejor"... ¿Y si este clásico escenario acabara con Teams? La plataforma te permite no sólo chatear con tus compañeros, sino también trabajar con ellos en varios documentos. Sólo existe una versión de estos documentos, que siempre se actualiza y se comparte con todas las personas implicadas. Es lo que se denomina coautoría, por lo que el documento se aloja en tu Microsoft Cloud Server y puede verse y modificarse desde cualquier puesto de trabajo (ordenador o smartphone). También tienes la posibilidad de consultar versiones anteriores a través del historial de versiones. Luego es fácil volver a encontrarlos, ya que los documentos compartidos se almacenan directamente en SharePoint: una buena práctica que favorece la gestión del conocimiento. Se acabó el envío intempestivo de correos electrónicos con el riesgo de que se pierdan los archivos adjuntos.
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Equipos, más transparentes y pertinentes
Cada día se envían más de 306.000 millones de correos electrónicos. Eso supone una media de 33 correos electrónicos por persona y día. ¿Son todos estos correos realmente necesarios y, sobre todo, relevantes? ¿Y si hubiera una forma más rápida y eficaz de compartir información?
Con Teams, se acabaron los bucles de correos electrónicos que se reciben sin estar realmente implicado, la información perdida cuando no se añade un contacto y los lectores invisibles con copias ocultas (CCO). Cada persona puede recibir una notificación cuando se requiere su opinión, mientras que la organización en canales ofrece un flujo de información y un intercambio óptimos.
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Teams integra Outlook para centralizar su uso
¿No está dispuesto a renunciar a su buzón de correo electrónico? No se preocupe. Es posible enviar un correo electrónico a un canal concreto, pero también organizar reuniones desde Teams utilizando las funciones clásicas del buzón de correo electrónico. Así, tendrás lo mejor de ambos mundos.
Para ir aún más lejos y optimizar el uso de estas dos herramientas en paralelo, estas dos herramientas pueden integrarse en un Cuadro de Mando personal en su Puesto de Trabajo Digital.
Equipos vs. correo electrónico: funcionalidades distintas
Como habrás comprendido en este artículo, no se trata de sustituir una herramienta por otra. Ya sean los equipos o el buzón, cada herramienta tiene sus ventajas y sus particularidades: el objetivo es, pues, hacerlas complementarias y adaptarlas a las nuevas prácticas de trabajo acompañando el cambio.
El correo electrónico es un identificador personal para todas las plataformas, lo que no ocurre con Teams. También puede utilizarse para dejar una prueba escrita, responder a invitaciones formales, enviar contratos firmados a su RRHH o a un proveedor, etc. Su carácter oficial es una ventaja indudable, que Teams no pretende sustituir. Mientras que el correo electrónico era el canal preferido para comunicarse fuera de la empresa, Teams permite ahora comunicarse incluso fuera de la organización. Existen dos tipos de comunicación: sincrónica y asincrónica. La comunicación sincrónica es un intercambio de información en tiempo real. En el caso de un mensajero instantáneo como Teams, si la conversación es en directo, se denomina comunicación síncrona. Por el contrario, la comunicación es asíncrona cuando el intercambio se retrasa. Tanto si se trata de correo electrónico como de mensajería de Teams, ambas herramientas pueden entrar dentro de la comunicación síncrona o asíncrona en función de la frecuencia de la comunicación (si la conversación es en directo o en diferido).
Pero aunque el correo electrónico permite una comunicación rápida, no es muy eficaz para la colaboración. Aquí es donde las plataformas colaborativas toman el relevo. Así que no se trata de pronosticar la muerte del correo electrónico, a pesar de sus defectos, sino de acoger con satisfacción la bienvenida complementariedad que aportan plataformas colaborativas como Teams.
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Aspectos a tener en cuenta
📌 El correo electrónico sigue siendo una forma rápida y eficaz de comunicarse, especialmente con personas ajenas a la empresa
📌 Microsoft Teams es una forma de desatascar los buzones de correo, gracias a los espacios de colaboración que ofrece;
📌Teams ofrece ahora la posibilidad de comunicarse con personas ajenas a la organización;
Teams permite centralizar la información, compartir datos y documentos.
