¿Qué licencias de Microsoft debo elegir para mi organización?

Microsoft ofrece una amplia gama de suscripciones para organizaciones. Con diferentes precios y características, puede resultar difícil identificar la mejor opción para su empresa o entidad sin ánimo de lucro. En este artículo, Mozzaik arroja luz sobre los diferentes planes que ofrece el proveedor de software y proporciona orientación para seleccionar la licencia de Microsoft adecuada. Disfrute de la lectura.

¿Cómo funcionan las licencias de Microsoft 365?

Las licencias de Microsoft son suscripciones que dan acceso a un conjunto de herramientas de productividad y colaboración como Word, SharePoint, Excel, Outlook, Teams y OneDrive. Las distintas licencias de Microsoft se adaptan a necesidades específicas en cuanto a funciones, número de usuarios y presupuesto.

Las licencias de Microsoft se facturan por usuario y mes con una suscripción anual. Para elegir la licencia de Microsoft adecuada para su empresa o entidad sin ánimo de lucro, evalúe sus necesidades actuales y futuras (número de usuarios, servicios, almacenamiento, seguridad, cumplimiento de normativas, etc.) y determine su presupuesto para la suscripción de Microsoft.‍

¿Cuál es la diferencia entre Microsoft 365 y Office 365?

Microsoft 365 y Office 365 difieren en sus características. Office 365 es un paquete de aplicaciones de productividad basado en la nube. Incluye software clásico como Outlook, Word, Excel y PowerPoint, así como servicios en la nube como Exchange, OneDrive y SharePoint.

Microsoft 365 ofrece una solución más completa que Office 365. Además de las funciones de Office 365, Microsoft 365 incluye opciones de seguridad, gestión de dispositivos, protección de datos y gestión avanzada de identidades.

¿Cuáles son los tres tipos de licencias de Microsoft?

Las suscripciones de Microsoft se agrupan en tres tipos principales de licencias, cada uno con características específicas:

• Microsoft 365: Una completa suite de servicios adaptada a las grandes empresas, que incluye soluciones de productividad (Word, Excel, PowerPoint, etc.), el sistema operativo Windows y funciones de seguridad avanzadas (protección frente a amenazas, seguridad de datos, etc.).
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• Microsoft 365 Empresa: Una versión de Microsoft 365 adaptada para pequeñas y medianas empresas (pymes) y organizaciones sin ánimo de lucro. Esta solución incluye aplicaciones de Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.), servicios en la nube (Teams, OneDrive, SharePoint, etc.) y algunas funciones de seguridad avanzadas.
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• Office 365: Adecuado para empresas de todos los tamaños, incluye aplicaciones de Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.), servicios en la nube (Teams, OneDrive, SharePoint, etc.) y funciones básicas de seguridad.
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¿Qué licencia de Microsoft debo elegir para una PYME?

Las licencias de Microsoft más adecuadas para las pymes son las de Microsoft 365 Business. Dentro de esta categoría, hay varios planes que se adaptan a diferentes necesidades y presupuestos:

Microsoft 365 Empresa Básico

La licencia de Microsoft 365 Business Basic incluye:

• Versiones web y móviles de las aplicaciones de Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
• Servicios en la nube seguros (Teams, SharePoint, OneDrive, Exchange);
• 1 TB de almacenamiento OneDrive por empleado;
• Una dirección de correo electrónico profesional personalizada.

Esta suscripción es ideal para pymes de hasta 300 usuarios que buscan herramientas de colaboración en línea a bajo coste: 5,60 euros (sin IVA) por usuario y mes con una suscripción anual.

Microsoft 365 Estándar Empresarial

La licencia Microsoft 365 Business Standard incluye todas las características del plan Microsoft 365 Business Basic, además de Microsoft Loop y las versiones de escritorio de Word, Excel, PowerPoint y Outlook.

Esta suscripción es adecuada para pymes que necesitan software instalado localmente y herramientas de colaboración avanzadas (Microsoft Loop, Teams, etc.). La licencia Microsoft 365 Business Standard se factura a 11,70 € (sin IVA) por usuario y mes con una suscripción anual.

Microsoft 365 Aplicaciones para empresas

The Microsoft 365 Apps for Business plan is an intermediate option between the two previous subscriptions. It includes:

• Versiones de escritorio de Word, Excel, PowerPoint y Outlook;
• Servicio de almacenamiento de archivos OneDrive (1 TB por usuario).

Este plan es adecuado para pymes que necesitan aplicaciones Office de escritorio a un precio asequible: 9,80 euros (sin IVA) por usuario al mes con una suscripción anual.

¿Qué licencia de Microsoft debo elegir para una gran empresa?

Las grandes empresas pueden elegir entre dos tipos principales de licencias de Microsoft: Las licencias de Microsoft 365 y las licencias de Office 365.

Soluciones Microsoft 365

Las organizaciones que buscan una solución completa y segura pueden optar por una licencia de Microsoft 365. Hay varias opciones disponibles, cada una con características específicas:

Microsoft 365 E3 EEE (sin Teams)

La licencia de Microsoft 365 E3 EEE (sin Teams) incluye:

• Versiones de escritorio y móviles de las aplicaciones de Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.);
• Servicios en la nube (OneDrive, SharePoint, Exchange, etc.);
• Herramientas para crear aplicaciones y automatizaciones (Power Automate, Power Apps);
• Funciones esenciales de seguridad y gestión de identidades;
• 1 TB de almacenamiento en línea por usuario.

Esta suscripción es ideal para grandes empresas que desean mejorar la colaboración en equipo y la productividad mediante herramientas en la nube. Su precio es de 35,70 € (sin IVA) por usuario y mes con una suscripción anual.

Microsoft 365 E5 EEE (sin Teams)

La suscripción Microsoft 365 E5 EEE incluye todas las funciones de la licencia Microsoft 365 E3 EEE, con funciones avanzadas de seguridad y cumplimiento (protección frente a amenazas, gestión de la información) y herramientas avanzadas de análisis (Power BI Pro).

Este plan es adecuado para grandes organizaciones que requieren altos niveles de seguridad y cumplimiento. El coste de esta licencia es de 57,70 € (sin IVA) por usuario y mes con una suscripción anual.

Microsoft 365 F3

El plan Microsoft 365 F3 está diseñado para trabajadores de primera línea o sobre el terreno. Incluye:

• Versiones web y móviles de las aplicaciones de Office (Word, Excel, Outlook, etc.);
• La aplicación de comunicación colaborativa Teams;
• Herramientas para crear aplicaciones y flujos de trabajo personalizados (Power Automate, Power Apps, Power Virtual Agent);
• Elementos básicos de seguridad;
• 2 GB de almacenamiento en línea OneDrive por usuario.

Esta licencia es adecuada para grandes empresas con una población significativa de trabajadores de primera línea. Tiene un precio competitivo de 7,50 € (sin IVA) por usuario y mes con una suscripción anual.

Soluciones Office 365

Además de las licencias de Microsoft 365, las grandes empresas pueden optar por suscripciones a Office 365 más asequibles.

Aplicaciones de Office 365 para empresas

The Microsoft 365 Apps for Enterprise license provides access to 1 TB of online storage on OneDrive and, most importantly, Office applications (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) in their web, desktop, and mobile versions, with automatic updates.

Esta opción es adecuada para grandes empresas que necesitan principalmente acceso a las aplicaciones de Office. Su precio es de 14,30 € (sin IVA) por usuario y mes con una suscripción anual.

Office 365 E1 EEE (sin Teams)

The Office 365 E1 EEE subscription (without Teams) includes web and mobile versions of key Microsoft 365 applications (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote) and 1 TB of online storage on OneDrive.

Esta licencia es ideal para organizaciones que buscan soluciones asequibles para mejorar la colaboración en equipo sin necesidad de instalar software de escritorio. Cuesta 7,40 € (sin IVA) por usuario y mes con una suscripción anual.

Office 365 E3 EEE (sin Teams)

The Office 365 E3 EEE plan (without Teams) includes all the features of the Office 365 E1 license, plus desktop versions of Office applications (Word, Excel, PowerPoint, etc.) and advanced security and compliance features (message encryption and rights management, data loss prevention for emails and files).

Esta suscripción es ideal para grandes organizaciones que necesitan software instalado en el escritorio y opciones de seguridad mejoradas. Su precio es de 23,10 € (sin IVA) por usuario y mes con una suscripción anual.

Office 365 E5 EEE (sin Teams)

The Office 365 E5 EEE license (without Teams) includes all the services of the Office 365 E3 subscription, with enhanced security (threat protection) and advanced marketing analytics features (Power BI Pro).

Este plan está diseñado para empresas con elevados requisitos de cumplimiento y seguridad. Su precio es de 39,50 € (sin IVA) por usuario y mes con una suscripción anual.

¿Qué licencias de Microsoft son adecuadas para los trabajadores de primera línea?

Entre las muchas suscripciones que ofrece Microsoft, algunas están diseñadas específicamente para facilitar el trabajo de los equipos de campo y ayudar a las empresas a retener a sus trabajadores de primera línea.

Licencia Microsoft 365 F1 para trabajadores de primera línea

La suscripción a Microsoft 365 F1 proporciona acceso a las versiones web y móvil de las aplicaciones de Office (Word, Excel, PowerPoint y OneNote) en modo de solo lectura, a la app de comunicación colaborativa Microsoft Teams, a una solución profesional de correo electrónico y calendario (Exchange) y a herramientas de gestión de tareas (Planner, Bookings).

Este plan es perfecto para los trabajadores sobre el terreno que necesitan herramientas básicas de comunicación y gestión de tareas. Tiene un precio asequible de 2,10 € (sin IVA) por usuario y mes con una suscripción anual.

Licencia Microsoft 365 F3 para trabajadores de primera línea

El plan Microsoft 365 F3 incluye todas las características de la licencia Microsoft 365 F1, además de la mensajería de Outlook, 2 GB de almacenamiento de archivos de OneDrive por usuario y herramientas para crear aplicaciones personalizadas y flujos de trabajo automatizados.

Elige la licencia Microsoft 365 F3 si tus trabajadores de primera línea necesitan un acceso más amplio a herramientas de colaboración, almacenamiento y gestión. Este plan más completo cuesta 7,50 € (sin IVA) por usuario y mes con una suscripción anual.

Alternativas a las licencias F1 y F3 de Microsoft 365

Si ya utiliza soluciones de Microsoft para su personal de oficina y necesita una opción complementaria para ampliar las herramientas de colaboración y comunicación a los equipos sobre el terreno, considere estas alternativas:

• Aplicación móvil Mozzaik365: Digital Workplace de Mozzaik365 es una extensión de SharePoint Online para crear intranets colaborativas, versátiles y atractivas integradas en tu entorno Microsoft 365. Disponible como aplicación móvil, simplifica la interfaz de usuario, haciendo que su espacio de trabajo digital sea totalmente accesible para los trabajadores de primera línea. Más información aquí.
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• Acceso de invitados de Microsoft: Esta característica permite a los usuarios de la intranet en un entorno de Microsoft 365 compartir recursos o herramientas de colaboración con usuarios externos que no tengan una licencia de Microsoft. Esta opción es ideal para un uso ocasional y no supone ningún coste adicional para su empresa.

¿Qué licencias de Microsoft deben elegir las organizaciones sin ánimo de lucro?

Microsoft ofrece varias licencias adaptadas a organizaciones sin ánimo de lucro de distintos tamaños. Para apoyar a las organizaciones sin ánimo de lucro, Microsoft incluso ofrece precios especiales para "personal sin ánimo de lucro" y subvenciones para este público específico.

Microsoft 365 Empresa Básico

La suscripción a Microsoft 365 Business Basic incluye:

• Versiones web y móviles de las aplicaciones de Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
• La aplicación de comunicación colaborativa Microsoft Teams;
• Servicios en la nube (OneDrive, SharePoint);
• 1 TB de almacenamiento en OneDrive.

Este plan permite a las pequeñas y medianas organizaciones sin ánimo de lucro (hasta 300 usuarios) proporcionar a su personal herramientas asequibles de comunicación y colaboración en línea. El precio está disponible previa solicitud y puede optar a una subvención.

Microsoft 365 Estándar Empresarial

The Microsoft 365 Business Standard license includes all the features of the Microsoft 365 Business Basic subscription, plus desktop versions of Office applications with premium features, as well as advanced management and collaboration tools.

Este plan es ideal para pequeñas y medianas organizaciones sin ánimo de lucro que necesitan aplicaciones instaladas localmente en sus dispositivos. Su precio es de 2,80 € (sin IVA) por usuario y mes con una suscripción anual.

Microsoft 365 Empresa Premium

The Microsoft 365 Business Premium plan combines all the benefits of the Business Standard license with enhanced security, threat protection, and advanced device management.

Esta suscripción está diseñada para pequeñas y medianas organizaciones sin ánimo de lucro que buscan un entorno de trabajo altamente seguro. Es gratuita para un máximo de 10 usuarios y cuesta 5,10 € (sin IVA) por usuario y mes con una suscripción anual.

Microsoft 365 E3

La licencia de Microsoft 365 E3 incluye:

• Versiones de escritorio, web y móvil de las aplicaciones de Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook);
• Microsoft Teams para el trabajo en equipo y la comunicación;
• Almacenamiento en la nube (OneDrive, SharePoint);
• Funciones de conformidad y seguridad;
• Herramientas de análisis avanzado (Power BI Pro).

Este plan satisface las necesidades de productividad y colaboración de las grandes organizaciones sin ánimo de lucro, al tiempo que ofrece una seguridad básica. Está disponible a una tarifa especial para "personal sin ánimo de lucro" de 9,40 € (sin IVA) por usuario y mes con una suscripción anual.

Microsoft 365 E5

La suscripción a Microsoft 365 E5 incluye todas las funciones del plan Microsoft 365 E3, con funciones adicionales:

• Opciones de seguridad (protección frente a amenazas, gestión de identidades);
• Herramientas de análisis de datos (Viva Insights).

Este plan está recomendado para grandes organizaciones sin ánimo de lucro que requieren una mayor seguridad y herramientas de análisis avanzadas. Su precio es de 23,90 € (sin IVA) por usuario y mes con una suscripción anual.

¿Qué licencias de Microsoft debo elegir para mi organización? Conclusión.

Tanto si su organización es una PYME, una gran empresa o una organización sin ánimo de lucro, sin duda encontrará una licencia de Microsoft que se ajuste a sus necesidades y presupuesto.

Para elegir la suscripción a Microsoft ideal, tenga en cuenta:

• El tamaño de su organización (número de usuarios internos);
• Los casos de uso que debe abordar la tecnología (comunicación sobre el terreno, etc.);
• Sus expectativas y limitaciones específicas (servidores internos, bases de datos sensibles, etc.);
• Su presupuesto.

Tómese su tiempo para estudiar en detalle cada licencia de Microsoft. Por último, considere la posibilidad de optar por un plan con características adicionales a sus necesidades. Garantizar una buena experiencia digital a sus empleados es siempre una inversión que merece la pena.