Comment faire de SharePoint un outil de collaboration ?

SharePoint est une plateforme qui permet de partager et de gérer des contenus afin d'optimiser le travail en équipe. Découvrez ici comment en faire un véritable outil de collaboration et ainsi favoriser la cohésion d'équipe au sein de votre entreprise !  

Une brève histoire de SharePoint

Une première version de SharePoint a été lancée en 2001, dans le but de fournir aux utilisateurs de Microsoft un moyen de gérer et de partager des documents de manière centralisée, en facilitant le travail collaboratif grâce au déploiement rapide et facile de sites d'équipe.

Auparavant, des services tels que Microsoft Frontpage étaient utilisés pour partager des informations entre les utilisateurs.    

SharePoint a donc été développé pour répondre à un besoin croissant d'un outil central contenant des applications, des fichiers et des documents.

Two different versions of SharePoint were released in 2001: SharePoint Team Services (STS), which was developed from Microsoft Frontpage and is a solution offering basic features for creating intranets to manage team sites within companies. SharePoint Portal Server (SPS) is a collaborative work tool that facilitates content creation, information retrieval and document management. But these solutions were considered imperfect, which led to the development of SharePoint in 2003, the first version to be considered a truly integrated solution for sharing information within a network.

En 2012, en réponse à la vague du Cloud computing, Microsoft a annoncé la sortie de SharePoint Online en tant qu'offre 100% SaaS.

SharePoint Online est un service hébergé par Microsoft, dont l'offre est destinée aux entreprises de toutes tailles. Il est utilisé par les entreprises pour créer des intranets, mais aussi pour la gestion de contenu et la gestion électronique de documents.

Les avantages et les limites de SharePoint

SharePoint allows you to create intranets and business applications, as well as share files, documents, data and resources. It promotes teamwork by creating sites dedicated to each team, department or division. These sites can be customized. In addition to making company organization more flexible, SharePoint also promotes the sharing and coordination of information within work teams. For example, by using the features of a SharePoint intranet, it is possible to find (and also to modify and share) documents in a matter of seconds. This makes document management easier.

Security is also ensured: it is possible to collaborate with all team members, both inside and outside the company, regardless of the device used (PC, Mac, tablet, smartphone). For example, SharePoint Online has advanced security features that authenticate users and prevent unauthorized access. In fact, according to Vanson Bourne's study for Last Past Trend, 92% of companies face difficulties in authenticating to their company's platforms. As a result, the adoption of SSO ( Single sign-on) is the solution to this problem. Here again, SharePoint allows the use of this reliable and secure identification method. Users can log into their SharePoint space once and navigate from one application to another without having to re-authenticate, thus limiting any risk of cyber attacks.

L'un des principaux avantages de SharePoint est donc la création d'un environnement de travail agréable et efficace, en particulier pour le télétravail, qui s'est fortement développé ces dernières années : 38% des salariés télétravailleront en 2021. Un autre avantage est la centralisation des outils de l'entreprise, qui permet de gagner en efficacité et en productivité.

Dans l'ensemble, SharePoint a été conçu pour maximiser l'efficacité des entreprises.

However, there are a few limitations that need to be addressed. For example, installing SharePoint in an organization can potentially change the way people work and generate a certain resistance to change. Furthermore, SharePoint has the ability to interact with different tools, but these must be compatible with each other. It is therefore important to favour Microsoft tools in order to guarantee their compatibility. Finally, SharePoint has some graphical limitations (especially in terms of design and customization) as well as some functional limitations. In fact, not all communication, collaboration and knowledge management needs are covered by the basic features offered by Sharepoint.  

Comment dépasser les limites de SharePoint avec Mozzaik365 ?

Mozzaik365 is a natural extension to SharePoint (i.e., a plugin) that allows you to create collaborative intranets. As such, Mozzaik365 adds features to SharePoint and allows it to reach its full potential.

Thus, the features offered by Mozzaik365 provide the possibility to go even further in the use of SharePoint 365 and to create new uses:

• Tableaux de bord: Avec le Digital Workplace, les employés peuvent rechercher du contenu et accéder aux communautés et aux applications en un seul endroit ;
• News walls: You can create beautiful news walls and take advantage of Mozzaik365's advanced features in SharePoint by targeting your news feeds by topic or by audience. You can also integrate your LinkedIn, Facebook, Instagram or Youtube feeds into your SharePoint and Teamspaces. The result: optimized communication;
• Annuaire d'entreprise: l'annuaire affiche le profil de l'utilisateur et lui permet de rechercher d'autres utilisateurs par leur nom, leur service, leur lieu de travail ou leurs compétences. Il peut être configuré pour diverses utilisations, telles que la présentation des membres d'un service ou des nouveaux arrivants, la recherche de compétences spécifiques, la mise en relation des employés, etc ;
• Groupes communautaires : ils permettent aux personnes de se réunir autour d'intérêts et de compétences spécifiques, ce qui crée des liens entre les employés et facilite le travail à distance ;
• Centralisation des documents: il suffit de configurer votre centre de recherche avec les filtres de votre choix pour obtenir une expérience de recherche sur mesure et optimiser votre gestion documentaire ;
• Intranet RH: pour diffuser des nouvelles, des offres d'emploi internes, la mobilité ;
• Etc.

L'utilisation de Mozzaik365 peut donc améliorer et optimiser l'expérience SharePoint, en particulier dans ces domaines spécifiques :

• Communication interne ;
• Collaboration d'équipe ;
• Gestion des connaissances.

🤔 Watch the replay of our webinar to learn everything about setting up an intranet with SharePoint, its features, its benefits and how to overcome the limitations of this tool!

Mozzaik365 et SharePoint : pour un lieu de travail numérique attrayant

En plus de surmonter les limites fonctionnelles de SharePoint, Mozzaik365 vous permet de contribuer au contenu du Digital Workplace et de créer un intranet personnalisé qui répond aux besoins et aux spécificités de votre entreprise. Vous pouvez donner vie à la culture de votre entreprise en créant un intranet attrayant au design moderne.

💡 Pour aller plus loin et connaître toutes les bonnes raisons de créer votre intranet avec Sharepoint dans Microsoft, lisez notre article dédié!

Mozzaik365 et SharePoint 365 révolutionnent en somme la collaboration interne dans les entreprises. Une culture de collaboration bien établie au sein de l'entreprise peut avoir un impact positif sur le partage des connaissances (pour 69% des employés), la productivité des équipes (65%), la motivation générale (60%) et la créativité (59%).

Vous souhaitez en savoir plus ? Vous trouverez toutes les informations sur la collaboration interne sur notre site web.

Comment mettre en œuvre SharePoint 365 dans votre entreprise ?

SharePoint Online est une solution SaaS basée sur le cloud. Inclus dans l'abonnement Microsoft, il permet aux employés d'accéder à leurs documents et informations partout et à tout moment.

SharePoint Server, its local version, can be used with a Microsoft 365 subscription. It offers additional features to companies. However, its latest version dates from 2019 and no longer receives updates.  

Quelle que soit la version choisie, SharePoint 365 est entièrement sécurisé et peut être partagé par le biais de permissions. Cela signifie que l'accès aux fichiers est contrôlé et que chaque employé peut suivre les modifications apportées aux documents et l'avancement du travail de ses collègues grâce à l'historique partagé.

Conclusion

Avec SharePoint, les entreprises de toutes tailles peuvent créer des intranets, des applications métiers et des sites d'équipe, mais aussi partager des fichiers et des documents et faciliter la transmission d'informations. SharePoint permet d'optimiser la gestion du travail collaboratif et d'améliorer le bien-être des employés, notamment lorsqu'ils travaillent à distance. A l'heure où la culture collaborative devient un facteur de succès pour les entreprises, ceci est particulièrement important. En effet, pour un salarié sur quatre, la culture collaborative est synonyme d'une manière innovante de traiter les problèmes (étude Ipsos/OpenMind Kfé).

And with Mozzaik365, you can unleash the power of SharePoint by getting more advanced features. This will further enhance your company's collaborative experience.