7 conseils pour stimuler la communication interne dans un lieu de travail numérique

1. S'appuyer sur les valeurs de l'entreprise et le sentiment d'appartenance.  

La mission (c'est-à-dire la raison d'être d'une entreprise) et la vision (l'objectif à long terme que l'organisation se fixe et les moyens qu'elle met en œuvre pour l'atteindre) sont les piliers de toute culture d'entreprise.

Cette mission et cette vision se matérialisent, au quotidien, par des valeurs, incarnées par les dirigeants, mais aussi par les projets menés, les produits ou services commercialisés... Ces valeurs favorisent la cohésion et l'implication des salariés autour de principes partagés par tous. Elles jouent un rôle clé dans la construction et l'affirmation d'une culture d'entreprise.

Selon une enquête réalisée en juin 2020 par Walters People et intitulée"Attentes des salariés : ce qui change avec la crise du Covid-19", les valeurs et la culture d'une entreprise arrivent en deuxième position dans les critères des candidats (41%), derrière l'attractivité du poste et la rémunération (75%).

Cela ne fait aucun doute : il est important d'être clair sur les valeurs de son entreprise pour deux raisons : attirer et retenir les talents. Et c'est ce qu'explique une étude Mission & Culture 2019 menée par Glassdoor dans quatre pays (États-Unis, Royaume-Uni, France, Allemagne). D'après celle-ci, 77% des personnes interrogées prennent en compte la culture d'une entreprise avant de postuler à un emploi. Et 79 % considèrent la mission de l'entreprise avant de postuler à un emploi.

Au sein du lieu de travail numérique, les valeurs de l'entreprise doivent donc être placées au premier rang et bénéficier d'une grande visibilité. Non seulement sur la page d'accueil, mais aussi dans les espaces d'échange et de collaboration, les communautés, les fils d'actualité, par le biais d'enquêtes, etc.

2. Mettre en évidence les réussites (mais aussi comprendre les échecs)

Les services de communication interne ont pour mission de se tenir au courant de toutes (ou presque) les initiatives lancées par les équipes. De plus, ils doivent mettre en valeur celles qui sont les plus réussies. Cette mise en valeur des succès, qu'ils soient individuels ou collectifs, est une source de motivation, mais aussi d'engagement pour le reste du personnel.  

En s'identifiant à des collègues qui ont réussi leurs projets, les employés s'impliquent davantage. De plus, par mimétisme ou par inspiration, ils innovent plus facilement, poursuivant des tâches dont ils ne se seraient pas sentis capables auparavant.

Il est tout aussi gratifiant de mettre en lumière les échecs. Pourquoi un marché n'a-t-il pas été ouvert, pourquoi le lancement d'un produit a-t-il été reporté ? L'analyse des causes réelles permet à l'ensemble de l'entreprise, quel que soit le niveau hiérarchique, de s'approprier le contexte d'un projet a priori "raté" et d'éviter de le reproduire. Bref, de s'améliorer collectivement.

3. Avoir le sens du timing, jouer sur l'actualité  

Un lieu de travail numérique est par essence le cœur du réacteur de nombreuses organisations. C'est là que tout se passe : échanges, collaboration, gestion des connaissances, accès aux outils métiers et aux différents portails... Les équipes de gestion de la communication doivent donc tirer parti de ce rôle central. Comment y parvenir ? En proposant un contenu à la hauteur des enjeux, c'est-à-dire à forte valeur ajoutée, constamment mis à jour et dans les bons délais.  

Si un événement politique, économique ou sanitaire majeur survient (une pandémie de Covid-19, par exemple), il est impératif de réagir à l'actualité et de s'adapter à la situation. Bien sûr, en diffusant des informations liées aux contraintes que cette crise implique (port de masques, de jauges, télétravail obligatoire, etc.), mais aussi et surtout en s'intéressant au quotidien des salariés : leurs éventuelles difficultés de connexion, leurs trucs et astuces pour mieux travailler et garder le moral, leurs nouvelles méthodes de prospection à distance, les actions de solidarité menées, etc.

4. Faire preuve de transparence dans tous les cas  

Selon le baromètre Edelman "La confiance et le coronavirus" publié en 2021, 51% des Français souhaitent une information plus claire sur les actions de leur entreprise. Ce désir de transparence concerne les questions de sécurité, de stratégie, d'investissements, etc. Le temps où seuls les comités de direction étaient au courant des grandes décisions liées à la pérennité de l'entreprise est révolu. Les décisions stratégiques sont partagées avec le plus grand nombre, sans aucun filtre.  

Un contrat de 50 milliards d'euros qui vous échappe au dernier moment, par exemple...), les salariés, habitués à cette transparence, seront solidaires de leur employeur et se serreront les coudes. Dans le cas contraire, le risque est que chacun tire la couverture à soi, dans un réflexe de protection.

5. Mettre l'accent sur l'interactivité, avant tout

La Digital Workplace est l'outil idéal pour diffuser les messages et les valeurs de l'entreprise, dans un sens plutôt descendant. Mais elle doit aussi, au risque de manquer à sa mission, recueillir le feedback du terrain, des employés. Il s'agit d'encourager les commentaires et les réactions au sein des communautés, d'organiser régulièrement des enquêtes et des sondages de satisfaction, dont les résultats sont ensuite analysés, communiqués et transformés en actions concrètes.

Selon l'Observatoire Intranet & Digital Working réalisé en 2021 par le cabinet Arctus, la fluidité de la communication interne (52%) arrive en deuxième position des principaux enjeux du numérique pour les entreprises, derrière l'amélioration de l'efficacité opérationnelle (61%).

Mais la communication interne doit aussi être pensée de manière transversale. Tout salarié doit être encouragé, s'il le souhaite, à poster tout type d'information (idée, remarque, suggestion, etc.) à ses collègues de son service ou à l'ensemble de l'entreprise. Il peut également le faire dans des groupes spécialement conçus à cet effet. Leurs contributions doivent se faire dans le respect d'une charte de bonne conduite qu'ils ont acceptée au préalable. Aucune censure de la part du manager ou du service de communication ne doit entraver le message.

6. Recréer des moments de convivialité, même à distance  

Alors que la crise sanitaire a conduit à un mode de travail plus hybride, de nombreux managers ont été confrontés au défi de préserver les échanges informels qui apportent tant à leurs équipes.  

Certains ont instauré de nouvelles rencontres régulières telles que des déjeuners, des pauses café ou des apéritifs virtuels. D'autres ont misé sur la surprise en célébrant - à distance - la signature de nouveaux contrats ou toute nouvelle réussite individuelle ou collective.  

D'autres encore ont proposé de recréer - à distance - les conditions du travail en face à face. Comment procéder ? En organisant des sessions de travail silencieuses durant lesquelles certains employés se connectent par vidéoconférence et travaillent sur leurs dossiers séparément, tout en ayant la liberté de poser une question à l'un de leurs collègues.

Une étude Ifop / Wittyfit explique l'importance de promouvoir le bien-être au travail au sein de l'entreprise. En effet, 81% des salariés considèrent qu'il s'agit de l'enjeu prioritaire de leur entreprise. Ce chiffre a augmenté de 25 points en deux ans, selon le cabinet spécialisé dans les enquêtes et les études de marché.

7. La gamification comme atout  

Rien de tel que d'utiliser des jeux pour encourager les comportements vertueux des collaborateurs et faire passer des messages de manière originale (car ludique). Les possibilités sont multiples en matière de gamification. Au sein de la Digital Workplace, un système de points peut être mis en place pour récompenser l'implication des employés dans des communautés de pratique ou dans certains groupes. Ces points peuvent ensuite être transformés en badges.

De même, avant une annonce importante ou une vidéoconférence d'un dirigeant de l'entreprise, un atelier tableau blanc peut être proposé pour tester les connaissances des équipes sur le sujet abordé. Et après l'annonce, les salariés peuvent être invités à se retrouver autour d'un jeu. L'objectif sera de valider l'appropriation du message, mais aussi de co-créer de nouvelles offres, par exemple dans le cadre d'une nouvelle orientation stratégique ou d'une acquisition.

Comme on le voit, il existe de nombreuses façons d'optimiser la stratégie de communication interne au sein d'une Digital Workplace. Quelle que soit l'option retenue, la simplicité des dispositifs mis en œuvre doit être systématiquement privilégiée. La Digital Workplace est un espace unique de travail et d'échange, il faut donc le préserver et ne pas le surcharger inutilement.

Ce qu'il faut retenir

📌 Mettre en avant les valeurs de l'entreprise ;

📌 Mettre en avant les réussites des équipes ;

📌 Revenir sur l'actualité

📌 Faire preuve de transparence

📌 Laisser les collaborateurs se prendre en main

📌 Créer des moments de convivialité

📌 Utiliser la gamification.