6 bonnes pratiques pour gérer votre équipe de télétravailleurs

Dans le contexte de la crise sanitaire et environnementale, le travail hybride, qui combine des journées de télétravail et la présence sur place des employés, devient une nouvelle norme dans l'organisation du travail.

Selon une enquête réalisée par Malakoff Humanis, en 2022, 82 % des salariés éligibles aspirent en effet à travailler sur un mode hybride, et 84 % des dirigeants d’entreprise souhaitent déployer le télétravail au sein de leur structure.

Pourtant, selon la même étude, seuls 48 % des managers sont favorables au travail en Remote. Aux yeux des encadrants, le télétravail représente en effet un véritable challenge qui les pousse à réinventer leurs méthodes de management.

Rencontrez-vous également des difficultés à adopter le travail hybride? Mozzaik présente 6 bonnes pratiques pour gérer votre équipe de télétravailleurs.

Lisez attentivement ce qui suit.

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Le télétravail : une opportunité pour l’entreprise, un challenge pour le management  

Le télétravail représente à la fois une véritable opportunité pour l’entreprise et ses salariés et un important défi pour les managers.

Les avantages du télétravail pour l'entreprise et ses employés

Les bénéfices du télétravail pour les sociétés et leurs collaborateurs sont nombreux.

Et pour cause, cette forme d’organisation du travail favorise le bien-être et la productivité des collaborateurs. Il leur permet de maintenir un certain équilibre entre vie professionnelle et personnelle, de s’épargner de longues et pénibles heures de transport ou encore de se concentrer sur leurs tâches sans être interrompus.

Cerise sur le gâteau, selon une récente étude publiée par Robert Walters, 45 % des salariés s’estiment plus productifs lorsqu’ils télétravaillent. Une impression corroborée par l’Institut Sapiens, selon lequel, le télétravail généralisé aurait fait croître la productivité des employés de 22 % en 2020.

En plus de permettre une certaine optimisation des espaces de bureaux et d’élargir le bassin de recrutement, le télétravail est donc un atout pour la marque employeur et un levier de performance pour l’entreprise.

Le télétravail, un défi pour le management

Cependant, toutes les équipes ne sont pas égales lorsqu'il s'agit de travail à distance.

Selon Robert Walters, 25 % des employés affirment qu'ils travaillent moins bien lorsqu'ils travaillent à domicile. Pire encore, selon une étude publiée en 2020 par Harris Interactive, une proportion similaire estime que le travail à distance a un impact négatif sur leur santé psychologique.

Pour certaines personnes, le télétravail est une source de stress et de désengagement. Cela est dû aux espaces et outils de travail parfois peu pratiques, mais aussi à la difficulté de gérer seul ses tâches et son emploi du temps, à des problèmes d' organisation et de communication au sein de l'équipe, à un sentiment d'isolement ou encore à une forte pression managériale.

Dans un contexte de généralisation du travail hybride, il est donc essentiel d’adapter les pratiques du management afin de répondre aux défis posés par le télétravail.    

Les bonnes pratiques de management pour bien piloter votre équipe en télétravail

Qu'il s'agisse de travail hybride ou de travail à distance l'adoption du télétravail nécessite un changement dans les pratiques de gestion.

Voici 6 bonnes pratiques à implémenter afin de mieux piloter votre équipe en distanciel :

# 1 Mettre en place des règles claires et des objectifs SMART

En temps de télétravail, le manager doit plus que jamais assurer le rôle de chef d’orchestre qui est le sien. Loin du bureau commun, les collaborateurs peuvent en effet se sentir livrés à eux-mêmes et être touchés par la démotivation.

Pour éviter cette situation, il convient de donner à chacun des objectifs SMART, c’est-à-dire spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement circonscrits. Grâce à ce mode de pilotage, chaque collaborateur connaît et comprend ce qui est attendu de lui. Une condition sine qua non pour mener à bien ses missions de façon autonome.

Par ailleurs, pour empêcher les salariés de sombrer dans le désarroi, il est nécessaire d’organiser le travail en équipe. Pour cela, déterminez des plages horaires de travail en commun, donnez des consignes concernant la réactivité souhaitée (répondre sous 24 heures par exemple), et mettez en place des outils de communication à distance collaboratifs, comme Microsoft Teams.

Pour vous assurer que chaque télétravailleur est bien au fait des règles du jeu, n’hésitez pas à formuler ces dernières par écrit. Mieux encore, si vous disposez d’un tel espace numérique de travail, affichez votre charte dans votre Digital Workplace. Chacun pourra ainsi se remémorer les consignes en cas de besoin.

💡 Lisez aussi notre article pour faire passer vos équipes au niveau supérieur grâce Microsoft Teams !

# 2 Instaurer un climat de confiance entre manager et collaborateur

Si, en télétravail, déterminer un cadre et des règles est important, instaurer un climat de confiance entre manager et collaborateur l’est tout autant.

Lorsqu'ils travaillent à distance, les employés doivent être en mesure de gérer leurs tâches quotidiennes et leur emploi du temps de manière autonome. Il s'agit d'une responsabilité qu'ils ne peuvent assumer que s'ils y sont "autorisés" par leur direction.

Pour responsabiliser les membres de votre équipe, évitez à tout prix l’écueil du sur-contrôle, du micro-management et de la surveillance. En bref, fuyez les outils de Tracking et abolissez les comptes-rendus journaliers chronophage et fastidieux.

Au contraire, construisez une véritable culture de la confiance au sein de votre équipe.

Pour cela, encouragez la prise d’initiative et le droit à l’erreur. Assurez-vous également d’accorder à vos collaborateurs une certaine flexibilité, tant dans l’organisation de leur temps de travail que dans le choix des méthodes mobilisées pour atteindre leurs objectifs.

# 3 Mettre en place un suivi régulier des objectifs

Bien entendu, faire confiance à vos collaborateurs et leur accorder une marge d’autonomie ne signifie pas pour autant renoncer à votre rôle de guide.

Ainsi, veillez à suivre régulièrement la réalisation des objectifs que vous avez fixés aux membres de votre équipe.

Des outils de gestion de projet, comme Microsoft Teams et Microsoft Planner, vous permettront de mettre en place et de mutualiser facilement une liste de tâches, un tableau Kanban ou encore un planning partagé. De quoi suivre l’avancement de chacun et du projet commun en toute simplicité.

Par ailleurs, pensez à instaurer des temps d’échanges collectifs et des points individuels réguliers (hebdomadaire par exemple) afin de vous assurer du bon déroulement des missions de chacun, de répondre aux éventuelles questions et d’accompagner vos collaborateurs en cas de blocage.

#4 Entretenir l’engagement des collaborateurs

Si le télétravail est, par définition, synonyme d’éloignement physique, il ne doit pas pour autant affaiblir le sentiment d’appartenance et d’attachement qui lie les salariés à leur organisation.

Loin des espaces collectifs, des relations conviviales entre collègues et des événements qui font vivre la culture d’entreprise, le rôle du manager est essentiel. L’adhésion des salariés au projet commun est en effet étroitement associée au sentiment de considération et de reconnaissance éprouvé par ces derniers.

En tant qu’encadrant, veillez par conséquent à créer une véritable culture du Feedback au sein de votre équipe. Assurez-vous notamment d’encourager et remercier vos collaborateurs lorsqu’ils atteignent leurs objectifs, mais aussi lorsqu’ils adoptent des comportements et méthodes louables.

Par ailleurs, donnez une voix à vos collaborateurs. Pour engager ses équipes, rien de tel en effet que de demander leur avis aux salariés et de les inciter à être force de proposition. La Digital Workplace Mozzaik365 offre des fonctionnalités particulièrement utiles en la matière comme la boîte à idées et l’outil de sondage, indispensables pour fluidifier la communication ascendante.    

Ainsi, en offrant à vos collaborateurs un espace de travail unique et engageant, vous leur donnez la possibilité de s’impliquer au sein de votre entreprise et dans vos projets en ouvrant la communication entre chacune des parties prenantes et en créant une véritable cohésion entre elles, même à distance.  

# 5 Miser sur la communication pour renforcer la cohésion

Cultiver la communication à distance et le sentiment d’appartenance au groupe est un autre levier permettant au management d’engager ses équipes et de renforcer la cohésion interne.

En situation de télétravail, les encadrants peuvent consolider les liens qui unissent les membres de leur équipe en facilitant les interactions entre eux. Des applications de communication collaborative, telles que Microsoft Teams, leur permettront par exemple de fluidifier les discussions, synchrones ou asynchrones, dans le cadre d’un projet.

Grâce à des outils tels que Teams, le management pourra également instaurer des rituels et des événements conviviaux ponctuels.

<span>Un « café Teams » le matin ou un « visio apéro Teams » en fin de semaine permettront ainsi aux collaborateurs d’interagir de manière informelle et de rompre l’isolement.</span>

💡 Par ailleurs, pourquoi ne pas planifier, de temps à autre, une rencontre afin de célébrer une réussite collective (sortie d’un produit, fin d’un projet, etc.) ou une date marquante (anniversaire professionnel par exemple) ?

Enfin, si votre organisation dispose d'un espace numérique de travail (EN T) ou d'un réseau social d'entreprise(RSE), tel que Microsoft Yammer, envisagez de mettre en place un canal de discussion où les membres de votre équipe peuvent se parler spontanément et maintenir la culture d'entreprise vivante.

# 6 Utiliser des outils simples et efficaces

L’environnement de travail et la qualité des outils mis à la disposition des salariés jouent un rôle de premier ordre dans le succès du télétravail et du travail hybride.

Comme vous l’aurez compris à la lecture des points précédents, en tant que manager, vous pouvez implémenter différents outils digitaux au sein de votre équipe afin de fluidifier le travail en Remote.

Pensez notamment à doter vos collaborateurs des solutions suivantes :

• Une application de communication collaborative et de gestion de projet comme, Microsoft Teams, pour faciliter la communication à distance dans le cadre de vos projets en centralisant et structurant vos échanges avec votre équipe ;

• Un logiciel de planification des tâches, comme Microsoft Planner (Tasks), pour attribuer des missions à vos collaborateurs et suivre collectivement l’avancement de votre projet ;

- Une application permettant de préparer et tenir des réunions en visioconférence dynamiques, interactives et engageantes, comme Microsoft Whiteboard;

• Un réseau social d’entreprise (RSE), comme Microsoft Yammer, pour échanger avec vos collaborateurs de façon conviviale et partager des informations ciblées ;

• Une Digital Workplace pour rassembler tous vos outils digitaux sur une seule interface, les interconnecter et fluidifier leur utilisation. Véritable espace numérique de travail, la Digital Workplace Mozzaik365 est une extension de Microsoft. Elle ajoute des fonctionnalités à SharePoint et simplifie la communication interne, l’accès à l’information, le partage de la connaissance et le travail collaboratif.

Notre Digital Workplace permet notamment de créer de beaux intranets dans Microsoft 365, de connecter vos collaborateurs grâce à un espace de travail numérique adapté et engageant et de faciliter les échanges grâce notamment aux fonctionnalités “Annuaire d’entreprise” et des raccourcis Teams et Outlook.

Mais ce n’est pas tout. Mozzaik365 donne également la parole à vos salariés grâce aux fonctionnalités sociales et aux sondages. Notre intranet collaboratif facilite, qui plus est, le partage des savoirs en mettant à disposition de vos équipes des ressources clés et fait vivre la culture d’entreprise grâce à une plateforme aux couleurs de votre organisation.

Enfin, la Digital Workplace Mozzaik365 offre à votre entreprise un espace de travail sécurisé, même lorsque vos salariés télétravaillent. En effet, comme vu précédemment, Mozzaik365 est une extension naturelle de Microsoft c’est pourquoi aucune données n’est hébergées par Mozzaik, limitant ainsi tous les risques liés à la fuite des données. Vos utilisateurs auront accès de manière sécurisée à un environnement de travail unique dans Microsoft. De quoi contrer les risques liés au Shadow IT!

💡 À lire aussi : pour connaître les bonnes pratiques pour accompagner vos collaborateurs dans cette transformation avec notre article sur la conduite du changement

6 bonnes pratiques pour bien manager votre équipe en télétravail : conclusion

Le télétravail, à temps complet ou dans le cadre du travail hybride, est une véritable opportunité pour l’entreprise et ses collaborateurs. Pourtant, ce modèle d’organisation du travail pose de nombreux défis au management, lequel voit d’un mauvais œil sa généralisation.

Bien que fondées, les craintes des managers peuvent néanmoins être résolues en ajustant leurs pratiques de supervision et de coordination, mais aussi en adoptant des logiciels adaptés au travail et à la communication à distance .

Reine des outils numériques dédiés au travail, la Digital Workplace apporte une réponse complète aux encadrants qui souhaitent transformer leurs méthodes de pilotage et tirer le meilleur parti du télétravail. Alors, à vous de jouer !

Ce qu'il faut retenir

Les bonnes pratiques du management sont :

📌 L'établissement de règles claires avec des objectifs SMART ;

📌 Instaurer la confiance ;

📌 La mise en place d'un suivi régulier des objectifs ;

📌 Maintenir l'engagement des salariés ;

📌 Améliorer la communication pour renforcer la cohésion ;

📌 L'utilisation d'outils simples et efficaces.