Le guide ultime pour rédiger un plan de communication interne en 2023

« Le savoir, c’est le pouvoir » déclarait le scientifique et philosophe Francis Bacon en 1597 (« Scientia potentia est », dans sa version latine originale). Cette maxime est d’autant plus vraie dans le monde professionnel, où le partage d’informations et les échanges sont indissociables des notions de cohésion d’équipe et de productivité.

Mais alors, quelle est la méthodologie à adopter pour rédiger un plan de communication interne efficace ? La réponse dans cet article ! 🧐

Pourquoi un plan de communication interne ?

Le plan de communication interne est une feuille de route qui permet de cadrer la communication d’une entreprise et de favoriser le partage d’informations. En pratique, cette feuille de route définit les axes de communication à suivre, en fonction de la stratégie préalablement définie par l’entreprise.

Le plan de communication précise notamment les objectifs et les cibles visés par la communication interne, ainsi que les outils à mobiliser pour les atteindre. Le but ultime d’un plan de communication ? Livrer efficacement un message auprès d’un public cible.

👉 Adopter une bonne communication interne est d’autant plus crucial dans un contexte de croissance. En effet, plus la taille d’une entreprise augmente, plus la communication interne est délicate. Pourtant, pour faciliter la cohésion d’équipe, il est capital d’encourager l’échange et le partage d’informations !

💡 Vous manquez d'inspiration pour votre stratégie de communication interne ? Voici 6 exemples décryptés par l'équipes Mozzaik365.

Dans une entreprise, le plan de communication peut être réalisé par plusieurs personnes. Ces personnes diffèrent selon la taille et la nature de l’organisation. Les fondateurs de l’entreprise peuvent s’en occuper, comme l’équipe en charge des ressources humaines, ou encore la direction des communications.

Quand réaliser un plan de communication interne ?

Plusieurs raisons peuvent motiver l’envie d’établir un plan de communication interne.

-> Cette démarche est tout à fait pertinente si vos collaborateurs vous ont témoigné leur souhait d’obtenir plus d’informations sur l’actualité de l’entreprise, ses objectifs stratégiques, ses défis du moment… Bref, c’est un excellent moyen de faciliter la communication descendante (allant de la direction vers les employés).

-> Si une grande transformation se prépare dans votre entreprise (il peut s’agir d’un changement structurel, de l’adoption d’un nouvel outil, d’une nouvelle stratégie business, de l’évolution de la politique interne de l’entreprise en matière de développement des talents, etc.), il peut aussi être intéressant de mener une campagne de communication interne. L’enjeu ici ? Mettre en avant des informations-clés. Dans ce cas, mettre en place une conduite du changement est aussi une bonne pratique.

-> Enfin, si vous constatez une baisse de mobilisation ou d’engagement au sein de vos équipes, déployer une stratégie de communication interne peut également aider à remobiliser les troupes.

💡 Communication interne vs. communication RH : quelles différences ?
‍
La communication interne concerne tous les flux de communication circulant à l’intérieur d’une entreprise. Autrement dit, il s’agit de l’ensemble des actions de communication témoignées aux équipes internes d’une entreprise. La communication RH, quant à elle, peut être interne à l’entreprise comme externe (dans le cadre de campagnes de recrutement, d’un travail sur la marque employeur de l’entreprise, etc.).

Quelle est la valeur ajoutée d’un plan de communication interne ?

À bien des niveaux, la communication interne est vectrice d’engagement. Elle favorise la cohésion d’équipe et permet de diffuser rapidement des informations (notamment entre les dirigeants et les salariés, et inversement).

Son rôle ? Partager aux collaborateurs l’actualité de l’entreprise, ses enjeux du moment, ses stratégies, etc. Bref : il s’agit avant tout de diffuser quotidiennement aux équipes les informations dont elles ont besoin pour travailler efficacement.

Développer sa communication interne permet de répondre à différents types de besoin : ces derniers peuvent concerner les ressources humaines, des problématiques métiers ou opérationnelles, managériales, etc.

Une bonne communication interne permet également de fédérer les équipes autour d’un projet commun, de stimuler leur sentiment d’appartenance à l’entreprise…

💡  Pensez à adapter votre stratégie en fonction de la nature et de la taille de votre entreprise. Selon que l’on est une entreprise familiale de 30 collaborateurs ou une PME de 300 employés, les besoins en communication ne seront pas les mêmes !

La méthodologie pour créer son plan de communication

La communication interne puise naturellement son inspiration des domaines de la communication et du marketing. Ainsi, comme pour la rédaction d’un plan de communication externe, rédiger un plan de communication interne demande de suivre certaines grandes étapes-clés.

Il s’agit notamment de suivre les étapes suivantes 👇

Réaliser un état des lieux

<span>Quels sont les besoins de l’entreprise en matière de <b>communication interne</b>, les pistes d’amélioration éventuelles, les attentes des collaborateurs  ? En fonction de cet état des lieux, il sera plus simple d’établir le budget à allouer à votre communication interne !</span>

Questionnez vos équipes pour en savoir plus sur leurs besoins ! L’équipe des ressources humaines juge-t-elle que les nouvelles recrues disposent de suffisamment d’informations sur l’entreprise au moment de leur intégration ? Les équipes peuvent-elles échanger entre elles sans difficulté ?

Définir les cibles du message

Il peut s’agir de dirigeants, de managers, de collaborateurs, d’équipes terrain, de métiers spécifiques… Pour être pertinent et compris de tous, le message véhiculé par l’entreprise doit donc être personnalisé le plus possible.

Eh oui : toutes les informations ne sont pas toutes diffusables au plus grand nombre. Certaines sont confidentielles ou sensibles, d’autres sont moins prioritaires… Rien de tel qu’une bonne segmentation de l’information pour délivrer le bon message à la bonne personne, au bon moment.

🎉  Bonne nouvelle : l’usage d’un intranet permet de communiquer efficacement en ciblant les messages envoyés aux collaborateurs ! Par exemple, les actualités mises en avant par l'entreprise sur son intranet peuvent varier en fonction des différents départements, de leurs enjeux, etc.

Définir les messages  

Bien sûr, l’objectif ici n’est pas de prévoir plusieurs mois à l’avance tous les messages que vous aimerez partager à vos équipes. Il s’agit surtout d’avoir en tête les principaux thèmes à aborder quotidiennement dans vos communications.

Par exemple, en questionnant vos collaborateurs, vous réaliserez peut-être qu’ils manquent d’informations sur les offres de postes disponibles dans l’entreprise, sur sa politique de formation, sur ses enjeux stratégiques du moment… Notez-bien les sujets essentiels qui importent à vos équipes, et donnez-vous pour objectif de les aborder régulièrement dans vos communications !

💡 Pour repérer les sujets-clés qui méritent de faire l’objet d’une communication interne, demandez-vous par exemple ce dont vos employés ont besoin (ou envie) pour travailler plus efficacement. Questionnez-vous sur les sujets qui devraient circuler dans l’entreprise, ceux qui peinent à circuler…

Le bon réflexe ? Désigner un ambassadeur dans chaque équipe / Business Unit chargé de remonter les informations-clés de son équipe, ses réussites, ses actualités, défis, etc.

💡 Pensez toujours à préciser l’objectif de votre communication, et les enjeux qu’elle soulève. Tout message doit avoir un but pour être pertinent.

Créer un planning éditorial

Une fois vos besoins recensés et vos cibles identifiées, il est temps de penser aux actions à mettre en place pour communiquer efficacement en interne. Comment ? En créant un planning éditorial - un outil indispensable à qui souhaite communiquer avec rigueur et méthode.

Ce calendrier éditorial doit notamment préciser les fréquences de publications internes souhaitées, les canaux de communication à privilégier (Newsletters, évènements internes, comptes-rendus, intranet, réseaux sociaux d’entreprise…), les différents types de message associés à chaque cible, etc.

Chaque action de communication devrait suivre le fameux schéma de Lasswell, à savoir : 👉  Qui - dit quoi  - par quel canal - à qui - et avec quels effets souhaités.

💡 Afin de pouvoir toucher le plus de monde, pensez à varier les supports et fréquences d’envoi de vos messages !

Réaliser un Monitoring régulièrement

L’étape indispensable à tout projet entrepris dans une organisation ! Son but ? Mesurer l’efficacité des communications internes, de manière à mettre en lumière les éventuelles pistes d’amélioration possible.

Rappelez-vous qu’il ne rime à rien de « communiquer pour communiquer ». Une communication qui a de la valeur est engageante avant tout.

Quelques exemples de KPIs (Key Performance Indicators, ou Indicateurs clés de performance) à suivre mensuellement pour mesurer l’engagement de vos collaborateurs et leur réceptivité quant à vos messages :

-> Le taux d’ouverture des Newsletters internes.

-> Le taux d’utilisation des outils de communication internes par les collaborateurs (et notamment le taux d’engagement des employés sur votre intranet d’entreprise).

-> Le taux de participation des salariés à des événements ou réunions internes (qui ne concernent pas directement le travail, mais plutôt la vie de l’entreprise).

💡  En dehors des traditionnels KPIs, il est aussi possible de mesurer l’efficacité de vos actions de communication en menant des enquêtes consacrées à votre stratégie de communication interne.

Comment rédiger un plan de communication interne, en résumé

Véritable outil stratégique, la communication interne permet de fédérer et engager des équipes, de renforcer la culture d’entreprise… En plus d’améliorer les conditions de travail - et de faciliter le travail à distance !

Seulement voilà, cette démarche ne s’improvise pas. Pour réussir sa stratégie de communication interne et la piloter au quotidien, concevoir un plan de communication interne (et l’appliquer !) est indispensable !

👋  Pour faire circuler l’information efficacement au sein de votre entreprise, n’hésitez pas à vous équiper d’une solution comme Mozzaik365. Notre outil, qui s’intègre directement dans Microsoft 365, vous permet de créer un espace de travail digital engageant, rimant avec cohésion d’équipe et partage de la connaissance.

Ce qu'il faut retenir

Le plan de communication interne est une feuille de route qui permet d’échanger l’information dans un cadre donné. Les étapes pour effectuer un plan de communication sont :

📌 La réalisation d’un état des lieux ;

📌 La définition des cibles du message ;

📌 La conception des messages ;

📌 L’élaboration d’un planning éditorial ;

📌 La prise de mesure de l’efficacité.