Le guide ultime de la planification de la communication interne

51% des Français souhaitent une information plus claire sur les actions de leur entreprise. Ainsi, parfois la communication interne est négligée. Pourtant, elle occupe une place importante dans la réussite d’une entreprise. En effet, une mauvaise communication entraînera de l’insatisfaction de la part des collaborateurs et vos talents risquent de quitter l’entreprise. D’autant plus dans un cadre de travail hybride, la communication interne est primordiale. En revanche, la dose d’information reçue par les collaborateurs dans une journée peut être très élevée et il est parfois difficile de capter leur attention. Selon une étude de Radicati Group, un collaborateur reçoit en moyenne 88 emails par jour. Aujourd’hui, nous parlons donc d’infobésité : une surcharge informationnelle. C’est pourquoi le plan de communication interne permet de décider quel canal doit être utilisé dans quel type de situation et de poser un cadre à l’ensemble des acteurs souhaitant communiquer.

‍Pourquoi faire un plan de communication interne ?

Le plan de communication interne permet :

• De définir les grandes lignes et les objectifs des actions de communication.  
• De fournir une feuille de route et guider les actions pour l'année.  
• De fixer un cap à l'équipe de communication avec des objectifs mesurables.  

Pratiquer une communication top / down est nécessaire à l’entretien de la culture d’entreprise mais elle n’est pas suffisante. Il est indispensable que les remontées d’informations soient facilitées et que l’avis des salariés soit le plus souvent possible sollicité. Les actions de communication interne se sont ainsi complexifiées et doivent prendre en compte les nouvelles attentes des salariés. Il y a donc un réel besoin d’impliquer les collaborateurs dans la communication interne et de mettre en valeur leurs actions du quotidien.

Les étapes de la communication interne

1- Désigner les communicants

La communication n’est pas l’affaire que d’une personne ou d’une équipe. Selon les sujets, plusieurs personnes peuvent être amenées à communiquer :  

• Le service de communication pour toute information sur la vie de l’entreprise. Cela se traduit généralement par des newsletters, des articles sur les intranets, ou encore les réseaux sociaux internes.

• Le service des ressources humaines pour les informations légales et en temps de crise sanitaire sur les règles à respecter. Cela va passer par des flashs d’informations généralement diffusés par mail.
• La direction pour communiquer des chiffres ou des informations structurelles par exemple. Il est important que la direction prenne la parole devant les salariés et puisse répondre à leurs questions au moins une fois par an. En temps de travail hybride et par manque de possibilité de se regrouper, une pratique à adopter est d’organiser des webcasts pour permettre à la direction de s'exprimer et retransmettre en direct la vidéo aux salariés. N’oubliez pas de laisser un temps de question - réponse pour ne pas frustrer votre audience.
• Le CSE qui va communiquer sur les événements et la vie de l’entreprise.
• Les collaborateurs qui doivent à tout prix être inclus dans la communication interne.

2- Définir les objectifs

Définir des objectifs ne doit pas se faire au hasard. Pour vous aider : adoptez des objectifs SMART. Cet acronyme n’est pas la traduction anglaise “d’intelligent” mais : Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporellement défini. Plus précisément :  

• Spécifique : l’objectif doit être clairement défini et avec précision. Il faut donc donner du concret. Par exemple, à ce stade, évitez “Engager les employés” mais “augmenter le trafic de l’intranet”.
• Mesurable : l’objectif doit pouvoir être quantifié pour savoir s’il est atteint ou non. Ainsi, évitez “augmenter le trafic de l’intranet” mais “augmenter le trafic de l’intranet de 10%."
• Atteignable : quoi de plus frustrant qu’un objectif irréalisable ? Avant de vous lancer dans la réalisation d’objectifs, assurez-vous de leur faisabilité. vous devez savoir si vous disposez ou non des ressources nécessaires pour atteindre cet objectif. Posez-vous donc les questions nécessaires inhérentes à vos moyens matériels et humains ainsi qu’à la réalité de votre marché. “Ais-je assez de personnes dans mon équipe pour réaliser cet objectif ?”, “ais-je les outils nécessaires ?”... Dans ce cas la question à se poser est “ais-je suffisamment de personnes dans mon équipe de communication interne pour rédiger des articles ?”, “est-ce que mon outil d’intranet est assez puissant ?"

• Réaliste : votre objectif doit avant toute chose être cohérent et pertinent. Est-il rentable ? N’est-il pas contreproductif ? Cette étape vous permet de garder les pieds sur terre. Dans notre exemple vous devez vous demander : “Est-ce réaliste et pertinent de viser 10% de visiteurs uniques par mois en plus, alors que votre intranet vient d’être lancé ?”
• Temporellement défini : la dernière étape est de donner une deadline au projet et à l’atteinte de cet objectif. Dans notre exemple, vous ne direz plus “augmenter le trafic de l’intranet de 10%” mais “augmenter le trafic de l’intranet de 10% en une année”.

L’objectif SMART est donc : “augmenter le trafic de l’intranet de 10% en une année”.

Vous pouvez également vous fixer de grandes lignes d’objectifs, mais ces derniers doivent toujours être alimentés par des objectifs SMART.

Par exemple :

3- Identifier les messages et créer une ligne éditoriale

Dans une grande entreprise, le service communication ne peut pas à lui seul être les yeux et les oreilles de chaque équipe. Il est donc nécessaire que plusieurs personnes puissent leur rapporter les informations à partager. C’est le principe du comité éditorial.

Ce rendez-vous doit être récurrent. Selon votre besoin, vous pouvez le rendre mensuel, ou trimestriel. Piloté par la chargée de communication interne, il réunit des personnes clés disposant d’informations sur leur service. Il permet ainsi à la communication d’organiser ses contenus éditoriaux et/ou digitaux comme la Newsletter. Lors de ce comité, chacun prend la parole pour exprimer un ou plusieurs sujets qu’ils souhaitent mettre en avant, et l’intérêt, la temporalité et les canaux sont débattus.

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De plus, pour que vos communications soient cohérentes et impactantes votre principal allié sera la ligne éditoriale. Elle doit comporter les concepts éditoriaux et piliers de la tonalité éditoriale. Incarner la culture d’entreprise requiert ainsi de choisir le ton en conséquence.

Prenons pour exemple l’introduction de la newsletter mensuelle :

• Humour, décalage, convivialité :

« Hello la team,  

Vous l’avez tant attendu, voici enfin venu le temps (des rires et des champs) de vous présenter la newsletter du mois de décembre ! 

On attend un max de retours !

À très vite !»

• Formel, explicatif, ludique :

"Bonjour à tous,

Nous avons le plaisir de vous partager la newsletter du mois de décembre. Présentation des nouveaux arrivants, grande release produit du mois, retours sur les événements passés… Retrouvez toute l’actualité qui a fait bouger Xcompany !

Bonne lecture".

5- Définition des outils et des canaux

Chaque canal a son importance et ses objectifs. Détaillons quel canal peut s’appliquer à quel usage :  

• Newsletter interne : pour envoyer aux salariés les nouvelles les plus marquantes sur une période de temps.
• Article intranet : pour partager des nouvelles importantes au quotidien.
• Réseaux sociaux internes : pour partager des nouvelles ponctuelles, des félicitations, interagir dans des communautés.

• Application interne : pour pouvoir communiquer avec les employés de terrain.

Ensuite, de quels outils allez-vous avoir besoin pour atteindre vos objectifs ? Listez ces outils vous permettra d’alimenter votre budget marketing. Retrouver les 11 outils de communication interne à adopter.

6- Impliquer les salariés

Comme évoqué plus haut : la communication interne est l’affaire de tous. Vous avez tout à gagner à impliquer les salariés :

• Plus d’engagement des collaborateurs ;
• Des collaborateurs plus fidèles, qui restent plus longtemps ;
• Recueillir des feedbacks ;

La gamification est un excellent moyen d’y parvenir. En incitant les collaborateurs à commenter, liker, ou même poster, vous parviendrez à les impliquer. Par exemple, vous pouvez élire chaque mois le collaborateur le plus engagé et lui accorder une tribune dans la newsletter. Une mise en avant aux yeux de tous dont le top management risque fortement de les intéresser et les convaincre. Autre idée : offrir des goodies ou des cadeaux aux employés ayant le plus posté sur le réseau interne. Enormément de stratégies peuvent être inventés et mise en place pour arriver à vos fins.

7- Mesurer vos résultats

Enfin, tout plan doit être accompagné d’indicateurs de performance. À quoi bon proposer des actions si nous ne pouvons pas nous assurer de la réussite associée. Voici quelques KPI (Key Performance Indicators) à étudier :  

Mesurer la satisfaction collaborateur :

• eNet Promoter Score : vous pouvez réaliser des sondages internes pour vous assurer de la satisfaction des collaborateurs ;

Mesurer la performance de vos mailings / newsletters :

• Taux d'ouverture 
• Taux de clics 

Mesurer la performance de votre intranet :

• Taux d'engagement 
• Taux de rebond 
• Temps de lecture  
• Nombre de pages vues / session

Mesurer la performance d'une application interne :

• Taux d'utilisation

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Retrouvez notre modèle de plan de communication prêt à l'emploi.

Ce qu'il faut retenir

📌 Désigner des communicants

📌 Définir les objectifs

📌 Identifier les messages et créer une ligne éditoriale

📌 Créez votre calendrier éditorial.

📌 Définir les outils et les canaux

📌 Impliquer les salariés

📌 Mesurez vos résultats