Le guide ultime pour un parcours d'Onboarding réussi

Si ce processus est si important, c’est parce que seulement 12% des salariés se disent satisfaits de l'onboarding prévu par leur nouvel employeur. Par ailleurs, 22% des nouveaux arrivants quittent leur emploi dans les 45 premiers jours ! Pour l’employeur, c’est une véritable perte de temps, d’argent et d’énergie.

Le parcours d’onboarding va permettre aux nouvelles recrues de s’intégrer dans leur nouvel environnement, d’apprendre à collaborer au quotidien avec leurs collègues et d’acquérir les codes de leur entreprise. Ainsi, une recrue qui effectue un parcours d'onboarding complet a 58% de chances de plus de rester au sein de l’entreprise qu’une recrue qui n’effectue pas ce parcours. Autant dire que celui-ci est désormais essentiel pour les entreprises !

Voici donc tous nos conseils pour réussir votre parcours d’Onboarding, et embarquer vos nouveaux collaborateurs avec vous.

La préparation avant l'arrivée du nouveau salarié

Un parcours d'Onboarding se prépare en amont.

La communication préliminaire

Avant toute chose, il est important d’annoncer l'arrivée du nouveau collaborateur aux équipes. Cette annonce doit s'accompagner d’une brève présentation de la nouvelle recrue, ce qui permettra à chacun de connaître son profil, ses compétences, ses expériences passées, etc. Pas question d’accueillir un nouveau salarié dans l’entreprise sans avoir prévenu les équipes en amont !

Enfin, il est important d’envoyer à cette nouvelle recrue un kit d’accueil complet avant son arrivée. Ce kit doit rassembler toutes les informations à connaître sur le fonctionnement de l’entreprise. Rappelez-vous : un salarié heureux est un salarié bien préparé ! Pensez également à lui envoyer toutes les informations importantes pour le jour J : heure d’arrivée, identité des personnes qui assureront son accueil, programme de la journée, etc.

L'organisation matérielle

N’oubliez pas de préparer l’espace de travail de votre nouveau salarié ! Un bureau bien rangé et bien organisé lui fournira une première impression favorable. Pensez également à préparer tous les outils et équipements nécessaires, et veillez à ce qu’ils soient opérationnels le jour J. Le premier jour dans une entreprise est généralement stressant : rien de pire, donc, que d’arriver dans un lieu où les équipements ne fonctionnent pas.

Les démarches administratives

Le premier jour d’une nouvelle recrue est généralement rythmé par les démarches administratives. Pour assurer la fluidité du processus, pensez à préparer tous les documents contractuels et les formulaires nécessaires. Assurez-vous aussi de faciliter toutes les formalités administratives : création du badge d'accès, ouverture des accès informatiques, etc. Le parcours du collaborateur doit être rapide et aisé, sans pertes de temps inutiles.

L’accueil et l’intégration le jour J

Cette étape est importante ! Elle conditionne la première impression qu’aura votre nouveau collaborateur de l’entreprise.

L'importance d'un accueil chaleureux

Le premier jour d’un nouveau collaborateur est très important. Ses impressions dépendront notamment de l’accueil qu’il recevra, de la part de son manager et de ses collègues. D’où l’importance de l’accueillir avec enthousiasme et convivialité, en organisant par exemple un petit déjeuner. Lors de ce petit déjeuner (on peut aussi organiser un événement à un autre moment de la journée), pensez à présenter chaque membre de l'équipe et à décrire les responsabilités de chacun. Cela permettra à la nouvelle recrue d’identifier ses différents interlocuteurs, et de prendre ses marques rapidement.

La visite des lieux et la présentation de l'entreprise

L’accueil du salarié doit se poursuivre par la visite des locaux et la présentation des différents services/départements de l’entreprise. C’est aussi le moment de présenter la culture de l’entreprise, ses valeurs et ses missions. A ce titre, un document récapitulatif (ex : brochure) peut être transmis au salarié.

La présentation du parcours d'intégration

C’est maintenant le moment d’expliquer, de manière claire et précise, le déroulement  du parcours d'onboarding. Chaque étape clé doit être définie et justifiée. L’objectif est de donner autant de transparence que possible au salarié. Présentez-lui également toutes les ressources disponibles, dont il pourrait avoir besoin pour son intégration dans l’entreprise.

La formation et l'accompagnement

Cette étape fait partie de la phase d’intégration. Elle ne doit pas être négligée.

La formation spécifique au poste

Peu de nouvelles recrues sont immédiatement opérationnelles. Avant une prise de poste effective, il est donc important d’être formé. D’où l’importance, pour l’employeur, de planifier et d’organiser une ou plusieurs formations liées aux compétences requises.

On peut également organiser une rencontre avec une équipe spécifique ou un salarié de l’entreprise, pour un échange informel. L’important est que la nouvelle recrue se sente soutenue dans sa prise de poste, et qu’elle dispose d’interlocuteurs compétents pour répondre à toutes les questions qu’elle se pose.

Que ce soit à distance ou en présentiel, il est important de ne pas mettre de côté.

✅ Pour plus d'informations, découvrez comment faciliter le travail hybride avec Microsoft Teams.

Le mentorat et le parrainage

Ce n’est pas obligatoire, mais pourquoi ne pas désigner un mentor ou un collègue expérimenté pour accompagner le nouveau collaborateur ? Rien de tel, en effet, que de pouvoir échanger régulièrement avec un membre référent de l’entreprise, qui pourra transmettre son expérience. De tels échanges encouragent par ailleurs le partage des connaissances et de l’information.

Le suivi et l'évaluation

Au fil des jours, votre nouveau collaborateur va évoluer et s’intégrer dans son nouvel environnement. Pensez à mettre en place des rendez-vous réguliers pour évaluer sa progression.

Au cours de ces rendez-vous, n’hésitez pas à lui faire des retours constructifs et à lui soumettre des conseils pour favoriser l'apprentissage continu.

L’intégration dans l'équipe et la culture d'entreprise

Cette étape se déroule sur les jours et les semaines qui suivent l’arrivée de la nouvelle recrue. Elle fait partie intégrante de l’Onboarding.

✅ Pour en savoir plus, découvrez comment utiliser Teams pour réussir l'Onboarding des employés.

Les activités de Team Building

Encouragez le nouveau collaborateur à participer aux événements de l’entreprise. Ces moments de socialisation l’aideront à s’intégrer pleinement. Pour faciliter le processus, organisez des activités qui favorisent les interactions sociales et renforcent l'esprit d'équipe. Si vous manquez de temps, un simple déjeuner régulier avec les membres de l’équipe peut faire l’affaire.

😯 Pour plus d'informations, découvrez comment gérer les événements de votre entreprise avec la Digital Workplace.

La communication et la collaboration

On n’insistera jamais assez sur l’importance de la communication ! Pour faciliter l’intégration de votre nouveau salarié, favorisez les canaux de communication internes comme les applications de messagerie instantanée. Il est important que celui-ci puisse être en contact régulier avec ses pairs. Encouragez également la collaboration avec les membres des autres services.

💡 Pour en savoir plus, découvrez comment améliorer la communication interne sur Teams.

La valorisation et la reconnaissance du salarié

Un salarié valorisé est un salarié heureux. Pensez donc à reconnaître ses réalisations et ses contributions, et/ou à souligner sa progression. Si vous devez lui faire un retour, assurez-vous qu’il soit constructif.

Enfin, sur le long terme, il est important d’offrir à ses salariés des opportunités de développement professionnel et de progression de carrière. C’est ce qui leur permettra de renforcer leur sentiment d’appartenance et de loyauté à l’entreprise.

Quels outils d'Onboarding utiliser ?

Il existe aujourd’hui de nombreux outils d’onboarding. A chaque d’entreprise de choisir ceux qui correspondent le mieux à leur structure et/ou à leurs besoins. De manière générale, on peut citer :

• Les plateformes de gestion des ressources humaines.
• Les systèmes de gestion de l’apprentissage, qui permettent de créer des modules de formation en ligne pour les nouveaux arrivants ;
• Les portails intranet comme Mozzaik365, où les salariés peuvent accéder à des ressources, documents et informations diverses ;
• Les applications de messagerie et les outils de conversation tels que Microsoft Teams ;
• Les applications mobiles, pour fournir aux nouveaux arrivants toutes les informations dont ils ont besoin dans leur parcours d’intégration ;
• Les évaluations et les quizz en ligne, pour mesurer l’intégration des nouvelles recrues ;
• Les outils de gestion de projet et de suivi des tâches ;
• Les outils de communication et de collaboration entre équipes, tels que Teams et MODA. MODA est une application qui vous permet d’imaginer, créer et personnaliser vos Dashboards directement dans Microsoft Teams. En 2 clics, centralisez vos outils métiers et optimisez l’expérience mobile de vos collaborateurs. Le principe est simple : MODA est la meilleure façon de commencer sa journée de travail. Toutes vos infos essentielles s'y trouvent : vos e-mails, vos réunions, vos tâches, vos applications favorites, et bien plus encore ! Mieux encore, vous pouvez créer un Dashboard spécifique à l’Onboarding de votre nouvel arrivant, avec toutes les informations liées à son arrivée et importantes pour sa prise de poste.

🔍 Pour aller plus loin, découvrez MODA.

• Les systèmes de gestion de la connaissance qui facilitent le partage de l'information.

📢 Pour aller plus loin, découvrez comment bien Onboarder efficacement les nouveaux salariés | 10 conseils.

Conclusion

Vous l’aurez compris, le parcours d’onboarding est essentiel pour assurer aux nouvelles recrues d’une entreprise une arrivée fluide. Il est tout aussi important dans la rétention des talents et la satisfaction générale des salariés. Pour rappel, 22% des nouveaux arrivants quittent leur entreprise dans les 45 premiers jours. Pour éviter cette situation inconfortable pour les deux parties, il convient de ne pas négliger les premières semaines d’un nouveau collaborateur dans une entreprise.

Communication en amont et en aval de l’arrivée, préparation du poste informatique et des outils nécessaires à l’exécution des tâches quotidiennes, mise en place d’un programme de mentorat, formations en ligne et en présentiel, organisation d’évènements d’accueil, mise en place d’outils d’onboarding… Il existe de nombreux processus à mettre en place pour garantir à vos collaborateurs une intégration réussie. Il ne reste plus qu’à se lancer !