Microsoft Viva Engage : ce qu'il faut savoir

Révélé par Microsoft en 2022, Viva Engage est le réseau social d'entreprise qui promet de stimuler l'engagement des employés. Dans cet article, Mozzaik365 passe en revue cette application de communication et de collaboration intégrée à Teams.

Principales caractéristiques et fonctionnalités, bénéfices en matière d'engagement au travail et place au sein de votre intranet d'entreprise: vous saurez tout ce qu'il faut savoir à propos de Viva Engage. Bonne lecture !

Qu'est-ce que Viva Engage ?

Viva Engage est un réseau social interne interne mise en service par Microsoft en 2023. Mais de quoi s'agit-il exactement ? Mozzaik365 vous éclaire.

Microsoft Viva Engage : présentation

Microsoft Viva Engage est un réseau social d'entreprise, c'est-à-dire une plateforme de communication collaborative dont l'utilisation est réservée aux seuls membres d'une organisation.

Avec son design et ses fonctionnalités qui rappellent le média social Facebook, Viva Engage a pour vocation de faciliter les interactions formelles et informelles entre les parties prenantes de l'entreprise. L'objectif : créer des liens entre les salariés, les managers et les dirigeants, impliquer chacun dans la vie de l'organisation et, in fine,  renforcer l'engagement au travail.

En pratique, toutes les sociétés utilisant la suite Office365 ont accès à Viva Engage. L'application est en effet destinée à remplacer le réseau social d'entreprise Yammer . Elle utilise la même infrastructure, les mêmes services et les mêmes règles que son prédécesseur. A date, l'accès à Viva Engage peut se faire via Teams, mais aussi via l'application et le site web Yammer.

Les fonctionnalités clés de Viva Engage

L'application Viva Engage présente plusieurs fonctionnalités clés :

• Viva Engage est intégré à la plateforme de travail collaboratif Microsoft Teams. Les salariés peuvent donc accéder à cette solution de manière fluide, directement depuis leur environnement de travail numérique quotidien.

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• Viva Engage est compatible avec plusieurs plateformes, notamment Windows, MacOS, iOS et Android. Cette prise en charge multisupport permet aux employés d'y accéder à partir de leurs différents appareils. De quoi, par exemple, faciliter la communication avec les équipes terrain équipées de dispositifs mobiles (téléphones ou tablettes).

• Viva Engage permet aux employés et aux leaders de communiquer, de collaborer et de créer du lien grâce à la mise en place de communautés, à la publication de posts (y compris des textes, des images, des vidéos, des documents et des @mentions), de réactions et de commentaires, ou encore à l'organisation de sondages et d'événements virtuels.

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• Viva Engage est un outil de mesure de l'engagement des employés. La plateforme prévoit plusieurs tableaux de bord personnalisables, permettant aux administrateurs d'appréhender, en temps réel, le niveau d'engagement et le sentiment des collaborateurs. L’analyse peut être faite à l’échelle globale, mais aussi, de façon plus fine, à l’échelle d’une publication, d’un thème ou d’une campagne. L’idéal pour suivre l’implication des collaborateurs au fil du temps, mesurer l’efficacité des initiatives d’engagement et identifier d’éventuelles problématiques à régler. 

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L'engagement employé au cœur de Viva Engage

Comme son nom l'indique, Viva Engage est une technologie destinée à améliorer l’engagement des collaborateurs en entreprise.

L'importance de l'engagement des employés pour l'entreprise

L'engagement des salariés est essentiel au bon fonctionnement et à la performance de toute entreprise. Un salarié engagé est impliqué dans son travail, enthousiaste à l'idée de contribuer au projet commun et épanoui dans son activité professionnelle. Selon une méta-analyse réalisée en 2020 par l'Institut Gallup, les salariés les plus engagés sont 18 % plus productifs, 81 % moins absents, 10 % plus aptes à satisfaire les clients et connaissent un taux de rotation jusqu'à 43 % inférieur à celui des travailleurs les moins engagés.

Le problème ? Selon le State of Global Workplace Report publié par l'Institut Gallup en 2023, dans le monde, seuls 23 % des salariés se déclarent engagés. En France, la situation est particulièrement critique, avec seulement 7 % des salariés qui se considèrent engagés dans leur travail. Cela place la France à l'avant-dernière place en Europe, juste devant l'Italie. Il est donc urgent d'agir, d'autant plus que le coût du désengagement est estimé par Mozart Consulting à 10 070 euros par an et par salarié.

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Comment Viva Engage améliore-t-il l'engagement collaborateur ?

Viva Engage est l'une des solutions à la disposition des entreprises pour lutter contre cette vague de "quiet quitting", caractérisée par une démobilisation sourde mais massive. Selon l'institut Gallup, pour que les employés soient engagés, plusieurs critères doivent être réunis :

• Leurs besoins fondamentaux doivent être satisfaits ;
• Ils doivent avoir l'opportunité de contribuer à la vie de l'entreprise ;
• Ils doivent ressentir un sentiment d'appartenance à l'égard de l'organisation ;
• L'entreprise doit leur permettre d'apprendre et de se développer professionnellement.

Le réseau social d'entreprise Viva Engage répond à plusieurs de ces attentes. En effet :

• Viva Engage facilite la communication, la collaboration et le partage. Chaque collaborateur à l’opportunité de lancer une discussion ou de répondre aux publications de ses pairs via des commentaires ou des réactions. Sur le réseau social interne, les salariés ont également la possibilité de rejoindre des groupes réunis autour de problématiques professionnelles (relations clients, enjeux marketing, etc.) ou d’intérêts plus personnels (technologies, sports, jardinage, etc.). Dans ces communautés, les employés peuvent partager des conseils ou avoir des échanges informels. De quoi créer du lien et booster le sentiment d’appartenance, y compris en situation de télétravail ou de travail hybride.

• Viva Engage renforce le sentiment de reconnaissance des collaborateurs. Sur le média social, les salariés peuvent s'exprimer par le biais de posts, stories (courtes vidéos verticales) ou encore des commentaires. Mais ce n’est pas tout. Les employés peuvent également participer aux enquêtes organisées par les encadrants, poser des questions à ces derniers et réagir à leurs publications afin de donner leur avis. Grâce à Viva Engage, les équipes ont donc l’opportunité de contribuer à la vie de l’entreprise et de voir leur implication reconnue.

• Viva Engage permet aux collaborateurs d'apprendre au contact de leurs collègues et de monter en compétences. Outre les communautés, la plateforme de réseau social comprend une section « Réponses » dans laquelle les utilisateurs peuvent trouver des réponses à leurs questions. La barre de recherche leur permet de retrouver les réponses aux questions similaires déjà résolues. Les employés peuvent également poser une nouvelle question, laquelle sera poussée auprès des experts internes compétents. Enfin, les collaborateurs peuvent s’abonner à des thématiques afin d’être tenus informés de tous les échanges relatifs à cette dernière. L’idéal pour développer leurs connaissances de manière interactive. 

Viva Engage remplace-t-il un intranet ?

Avec toutes ses fonctionnalités, l’application Viva Engage semble taillée pour assumer un rôle central au sein des organisations. De là à ringardiser votre intranet ? Rien n’est moins sûr…

Viva Engage, une brique de l'intranet

Viva Engage pourrait s'imposer comme une brique importante de votre intranet Microsoft Office 365. Pour autant, le réseau social d'entreprise est loin d'assurer à lui seul toutes les fonctionnalités indispensables d'un bon intranet d'entreprise.

Et pour cause, un environnement numérique de travail complet favorise la communication et la collaboration, mais pas seulement. Il s’agit également d’un espace permettant de :

• Rassembler tous les outils digitaux dont les employés ont besoin pour travailler au quotidien ;
• Partager, stocker et modifier à plusieurs des fichiers et des documents de travail ;
• Retrouver facilement des informations, des actualités, des contacts et des connaissances internes ;
• Naviguer entre tous ces Fonctionnalités de manière agréable, fluide et sécurisée.

💬 Pour aller plus loin, découvrez le Guide de l'intranet 2023 : définition, rôle, avantages, création...

Booster l'engagement collaborateur avec le Digital Workplace de Mozzaik365

Vous voulez améliorer l'engagement de vos collaborateurs ? Misez sur Viva Engage, mais pas seulement... Boostez l'engagement de vos salariés avec Mozzaik365, une véritable Digital Workplace 100% intégrée dans Microsoft 365. Cette extension de SharePoint vous permet de créer simplement des intranets collaboratifs particulièrement engageants.

✨ Pour aller plus loin, découvrez comment fidéliser ses collaborateurs ?

Avec Mozzaik365, les collaborateurs ont notamment accès à :

• Un Dashboard personnel (ou tableau de bord personnel) design et ergonomique, rassemblant au même endroit tous les logiciels et toutes les informations dont chaque salarié a besoin pour effectuer ses missions efficacement et sereinement au quotidien ; 

• Une solution d'aide à la contribution qui permet aux employés de partager facilement leurs connaissances et de constituer une base de connaissances commune. De précieuses contributions qui permettront à chacun de monter en compétences, d'autant plus qu'elles pourront être retrouvées en quelques clics grâce à la fonctionnalité recherche avancée.

• Un agrégateur de flux de réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook, YouTube, Instagram, etc.) permettant aux collaborateurs de s’informer et de partager les publications de votre entreprise sur leurs propres réseaux sociaux sans quitter la Digital Workplace. De quoi transformer vos salariés en ambassadeurs de votre marque employeur.

• Un mur d'actualité sur lequel sont présentées des informations (communications internes, articles de blog, publications externes, etc.) spécifiquement sélectionnées en raison de leur intérêt pour chaque utilisateur. L’idéal pour informer efficacement les employés tout en luttant contre la surcharge informationnelle.

👉 Pour aller plus loin, découvrez notre article sur la Digital Workplace | Histoire et définition

Viva Engage : ce qu'il faut savoir

Viva Engage est un réseau social d'entreprise intégré à Teams, lancé par Microsoft en 2023. Cette application basée sur Yammer est destinée à remplacer son prédécesseur. Comme son nom l'indique, Viva Engage est une solution pensée pour stimuler l'engagement des employés en entreprise. Grâce à cette plateforme de réseau social interne, les collaborateurs peuvent discuter, partager des connaissances et créer des liens de manière fluide. Mieux, sur Viva Engage, les salariés ont l’opportunité d’interagir avec leurs managers et dirigeants afin de s’impliquer davantage dans la vie de l’organisation.

Avec de tels atouts, Viva Engage devrait devenir un point fort de votre intranet, d'autant plus que l'application est accessible à tous les clients d'Office365. Néanmoins, Viva Engage ne rend pas caduc votre intranet. Cette technologie est loin de présenter toutes les caractéristiques d'un véritable environnement numérique de travail. Pour faire décoller l'engagement des employés au sein de votre entreprise, téléchargez l'extension Mozzaik365, qui transformera votre intranet en une véritable Digital Workplace collaborative et engageante.