Comment créer un intranet accessible sur mobile ?

En une dizaine d’années seulement, le mobile s’est imposé comme l’appareil numérique le plus utilisé par les Français pour naviguer sur internet. En 2023, selon Statista, 50,7 % du trafic web français se fera sur un smartphone.

Pour offrir une expérience collaborateur optimale aux salariés, et en particulier aux travailleurs de terrain, renforcer l’engagement des collaborateurs, et favoriser le partage d’informations, les organisations doivent prendre en compte cette nouvelle habitude dans leur stratégie de communication interne.

La solution ? Se doter d’une application intranet mobile rendant votre intranet d’entreprise facilement accessible et agréable à utiliser tant pour les collaborateurs de terrain que pour les équipes hybrides et celles du siège.

Alors, comment créer un intranet disponible sur mobile ? Dans cet article, Mozzaik fait le tour de la question : besoins des collaborateurs, fonctionnalités essentielles d’un intranet mobile, étapes pour rendre votre plateforme intranet disponible sur smartphone et meilleures solutions d’intranet sur téléphone.

Les besoins des équipes mobiles ou hybrides

Une application intranet répond à différents besoins des collaborateurs contemporains :

L’accessibilité de l’intranet pour tous les profils

Une application mobile est la solution idéale pour rendre votre intranet disponible de tous vos collaborateurs. Pour peu qu’ils soient équipés d’un smartphone, vos équipes sur les chantiers, en usine, en magasin, vos consultants en déplacement ou encore vos commerciaux en voyage d’affaires peuvent utiliser votre réseau interne de manière fluide, agréable et sécurisée.

Avec cet outil de communication et de collaboration internes les travailleurs nomades et les frontline workers sont pleinement intégrés dans la vie de l’entreprise. Ils ont accès aux mêmes informations et canaux de communication que les salariés sédentaires ce qui renforce leur engagement au travail et leur sentiment d’appartenance.

Le besoin exprimé par les employés de terrain est grand. En effet, selon Forrester, 63 % d’entre eux sont insatisfaits des technologies mises à leur disposition. Proposer une version mobile de votre intranet à vos salariés vous permet donc de répondre à cette attente très forte de manière efficace.

Pour passer le cap facilement, optez pour une solution intranet mobile accessible pour tous les collaborateurs, y compris ceux ne disposant pas d’une licence Microsoft. Les salariés, notamment les employés de terrain sans licence Microsoft, pourront ainsi se connecter à votre plateforme intranet mobile même s’ils ne possèdent pas d’identifiants Microsoft ou de profil Active Directory. L’application mobile Mozzaik permet par exemple aux salariés de se rendre sur votre Digital Workplace Microsoft365 via leur téléphone, même sans licence. Votre intranet SharePoint n'exclut donc personne.

Le travail en déplacement ou sur le terrain

Qu’ils travaillent en boutique, dans vos entrepôts, chez vos clients ou depuis un train, vos salariés ont besoin d’avoir accès rapidement à leurs outils numériques de travail, à leurs canaux de communication, à leur agenda, à leur annuaire d’entreprise, à leurs listes de tâches, à des fichiers partagés, ou encore à des informations en matière de ressources humaines.

Grâce à son application intranet mobile, un technicien intervenant chez un client peut par exemple consulter le manuel technique de son entreprise dans sa bibliothèque de documents ou trouver dans son trombinoscope un expert interne susceptible de l’aider, le tout sans avoir à retourner au bureau ou à passer de nombreux appels. À la clé, un gain de temps et des clients plus satisfaits.

Une collaboration rapide et réactive

Un intranet moderne accessible sur mobile répond aussi au besoin de fluidifier la collaboration interne. Les travailleurs de terrain ou ceux en déplacement restent en effet connectés et synchronisés avec leurs collègues. Un consultant ou un commercial qui voyage peut par exemple continuer de co-éditer une présentation PowerPoint avec son équipe et avoir toujours accès à un document actualisé.

Grâce aux notifications en temps réel, aux messageries intégrées (email, réseau social interne, canaux et équipes Teams, etc.), aux fils d’actualités ou encore aux calendriers partagés les salariés reçoivent rapidement les informations dont ils ont besoin pour travailler à plusieurs, même s’ils se trouvent dans des lieux éloignés. Fini les problèmes de communication qui nuisent à la performance et créent des tensions.

Lorsqu’il dispose d’une application intranet mobile, un responsable d’entrepôt qui constate un retard imprévu peut par exemple prévenir les livreurs d’une modification des créneaux de livraison simplement en mettant à jour le planning partagé et en leur envoyant automatiquement une notification sur leur smartphone. Résultat, les employés de première ligne gagnent en productivité et délivrent un meilleur service aux clients de l’entreprise.

Les fonctionnalités essentielles d’un intranet mobile

Pour répondre aux besoins des salariés, être adoptée par ces derniers et leur permettre d’être plus performants et engagés, votre application intranet mobile doit intégrer plusieurs fonctionnalités essentielles :

Une expérience utilisateur (UX) optimisée

Selon Lakeside, 52 % des travailleurs de première ligne pensent que l’expérience digitale des employés devrait être une priorité absolue et 20 % des dirigeants voient un besoin d’améliorer l’expérience numérique de leurs collaborateurs. Votre application intranet mobile doit donc répondre à ces attentes en proposant une expérience utilisateur (UX) optimisée.

En d’autres termes, l’utilisation de votre solution intranet mobile doit être intuitive. Les utilisateurs doivent pouvoir trouver et visualiser rapidement les informations, les outils, les contacts, les conversations ou encore les documents dont ils ont besoin pour travailler efficacement au quotidien. Ils doivent également pouvoir naviguer de manière fluide entre leurs différentes applications, sans perdre de temps à faire défiler ces dernières ou à chercher celles qu’ils ouvrent le plus fréquemment.

Enfin, pour être attrayante et devenir un véritable outil d’engagement, votre plateforme intranet mobile doit être personnalisée aux couleurs de votre entreprise et refléter sa culture. Vos salariés doivent ainsi pouvoir y retrouver les principaux éléments de votre identité visuelle, par exemple le nom de votre organisation, son logo et sa palette chromatique.

Des notifications en temps réel

Les alertes en temps réel sont essentielles pour faire de votre application mobile intranet un outil de collaboration, de communication interne et d’engagement efficace. Lorsque vous postez un article sur votre intranet, qu’un collaborateur met à jour une liste de tâches ou qu’un salarié modifie un document, les utilisateurs concernés doivent en effet pouvoir en être informés rapidement. Grâce aux notifications en direct, l’intranet mobile permet ainsi une meilleure information des équipes et une plus grande réactivité de chacun au service de la performance collective.

Une sécurité renforcée

Sur site ou à distance, la sécurité des données de votre organisation est primordiale. La version mobile de votre intranet d’entreprise doit donc protéger vos informations contre les fuites de données, les cyberattaques ou encore l’usurpation d’identité. Pour cela, la solution choisie doit inclure un système d’authentification robuste, de chiffrement des données, de gestion des droits d’accès, de surveillance et de détection des menaces et bien entendu des mises à jour et des correctifs réguliers.

Les étapes pour rendre votre intranet accessible sur mobile

La mise en place d’un intranet mobile est une étape clé de la transformation digitale de votre entreprise. Cet outil de gestion des connaissances, de collaboration et de communication permet en effet de booster la performance organisationnelle et est indispensable pour fidéliser les frontline workers. Alors, comment créer votre intranet disponible sur smartphone ? Explications.

Audit des besoins et des usages actuels

Comme tout projet de transformation digitale, la création de la version mobile de votre intranet d’entreprise commence par l’analyse des besoins de vos collaborateurs, de leurs pratiques actuelles et des processus qui peuvent être améliorés grâce à l’intranet mobile.

Si vous êtes une entreprise du secteur du retail, il se peut par exemple que vos vendeurs en magasin aient besoin d’accéder plus facilement aux informations concernant l’état de vos stocks pour répondre plus rapidement aux demandes de vos clients sans avoir à parcourir tout leur rayon pour utiliser un ordinateur partagé.

Pour identifier les besoins de vos collaborateurs, connaître leurs habitudes, repérer les points de friction et comprendre leurs priorités avec précision, privilégiez une approche participative, notamment en organisant des enquêtes internes, des entretiens et des ateliers collaboratifs

Choix des outils et technologies adaptés

Une fois votre cahier des charges rédigé, il est temps de choisir la solution qui répond à ce dernier. Pour trouver la meilleure application intranet pour votre entreprise, comparez les outils en évaluant leur compatibilité avec vos logiciels existants, leur ergonomie, leur degré de personnalisation et leur niveau de sécurité et de conformité.

Ensuite, étudiez les prix en considérant l’investissement initial, mais aussi les frais de maintenance et les gains de productivité espérés (ROI).

Enfin, pour conforter votre choix et réduire les risques liés à l’adoption de votre nouvelle solution intranet mobile faites-la tester par un petit groupe d’utilisateurs avant de passer à l’échelle. 

Déploiement progressif et accompagnement

Lorsque le choix de votre application intranet mobile est arrêté, procédez à son installation, à la migration de vos données et à son intégration avec vos logiciels existants. Dès lors, communiquez en interne par voie d’affichage, en envoyant une newsletter, en organisant un séminaire ou encore en mettant sur pied un programme d’ambassadeurs digitaux. L’objectif : informer les salariés du lancement de la plateforme, les sensibiliser à ses avantages et les rassurer.

Parallèlement, formez vos équipes à l’utilisation de votre nouvelle application intranet mobile. Pour cela, proposez-leur des workshops, des tutoriels et un programme de mentorat entre primo-adoptants et utilisateurs plus réservés. Prévoyez également une assistance technique sous forme de foire aux questions (FAQ), de chat ou de hotline pour répondre rapidement aux problèmes rencontrés par les salariés.

Pour finir, suivez l’adoption de votre intranet mobile en analysant des indicateurs clés (KPI) tels que le taux d’utilisateurs actifs, la fréquence d’utilisation, la durée moyenne des sessions, le nombre d’actions réalisées (partage de fichiers par exemple), le nombre de demandes d’assistance et bien entendu les retours des utilisateurs. Finalement, basez-vous sur ces informations pour optimiser votre application intranet et améliorer continuellement l’expérience digitale des collaborateurs.

Les solutions d’intranet mobile

Vous cherchez la meilleure application intranet mobile pour booster la productivité et l’engagement de vos collaborateurs sur site, en télétravail comme en déplacement ? Deux solutions se distinguent selon nous :

L’application mobile Microsoft Teams

L’application Teams vous permet de créer un intranet social sur mobile. Cette solution présente l’avantage d’être parfaitement intégrée avec les autres outils de l’environnement Microsoft365 ce qui garantit un haut niveau de sécurité et une parfaite interopérabilité entre les différents logiciels (Teams, OneDrive, Outlook, SharePoint, etc.). Ajoutons qu’un intranet mobile via Microsoft Teams est facilement adopté par les employés qui maîtrisent déjà l’outil sur ordinateur. 

En revanche, pour que vos salariés puissent accéder à la plateforme vous devrez souscrire une licence Microsoft pour chacun d’eux. Teams connaît par ailleurs des limites fonctionnelles et esthétiques. Faiblement personnalisable et configurable, cette solution ne vous permet pas de créer un environnement numérique de travail pleinement engageant et intuitif reflétant l’identité de votre entreprise.

L'application mobile Mozzaik

L’application mobile Mozzaik est une extension de votre Digital Workplace Microsoft365. Elle est parfaitement intégrée à votre environnement Microsoft365. Comme Teams, elle comporte les fonctionnalités indispensables d’un bon intranet mobile (notifications en temps réel, informations spécifiques, recherche de documents, etc.).

Cependant, contrairement à Teams, l’application mobile intranet Mozzaik est accessible aux utilisateurs sans licence Microsoft. Conséquence, une réduction de vos coûts, mais aussi plus de flexibilité et d’inclusivité ainsi qu’un déploiement et une gestion simplifiés. La version mobile de la Digital Workplace Mozzaik se distingue également de Teams par ses nombreuses options de personnalisation et de configuration (logo, couleurs, etc.) qui vous permettent d’adapter l’interface aux besoins de vos collaborateurs pour leur garantir une expérience utilisateur optimale.

Comment créer un intranet disponible sur mobile ? Conclusion.

Le développement du travail à distance et l’ancrage du smartphone dans les habitudes quotidiennes de tous les salariés pour s’informer et communiquer rendent indispensable la mise en place d’un intranet mobile dans chaque entreprise. Grâce à cette technologie, l’ensemble de vos collaborateurs, y compris vos salariés de terrain, sont inclus dans la vie de l’organisation et disposent des ressources dont ils ont besoin pour travailler efficacement au quotidien. 

La meilleure solution pour vous doter d’une version mobile de votre intranet si vous évoluez dans l’environnement Microsoft365 consiste à adopter une application 100 % mobile directement connectée à votre espace Microsoft365, accessible pour les utilisateurs sans licence Microsoft pour n’exclure aucun profil, mais aussi personnalisable et configurable pour s’adapter aux besoins spécifiques de vos salariés et refléter votre culture d’entreprise. L’application mobile Mozzaik remplit parfaitement ce cahier des charges. Contactez-nous pour en savoir plus sur cette solution et créer facilement la version mobile de votre intranet.