Comment transformer SharePoint en une véritable GED ?

Les services qui offrent de la gestion électronique des documents se multiplient, poussés par une forte demande qui émane des entreprises. Il faut dire que la majorité de la connaissance au sein des organisations est implicite, et qu’il est à ce titre essentiel de savoir la gérer de manière appropriée. D’autant que, dans un contexte de généralisation du travail hybride, les collaborateurs sont amenés à réduire leurs échanges informels.

Améliorer la gestion documentaire dans les entreprises est donc crucial. Or, beaucoup d’entre elles ignorent encore qu’il est possible de faire de la gestion électronique des documents avec l’outil SharePoint. On fait le point dans cet article.     

 Qu’est-ce que la gestion électronique des documents (GED) ?

La gestion électronique des documents contrôle le cycle de vie des documents dans une organisation, de la création au stockage, à la modification, à la suppression ou à l'archivage. Il s'agit d'un processus global qui permet l'utilisation de tous les documents d'une organisation.

Il est vrai qu’avec la dématérialisation croissante des documents et l’intégration dans la vie quotidienne des nouvelles technologies, les entreprises produisent et doivent gérer de plus en plus de documents électroniques. D’où l’importance de mettre en place un processus de gestion souple et efficace.

La GED possède à cet égard de nombreux bénéfices. Elle permet tout d’abord de trouver rapidement et facilement la bonne version d’un document, tout en résolvant les problèmes de stockage. Elle a également pour avantages d’assurer la sécurité des documents grâce à un partage des données restreint (seules les personnes autorisées ont le droit d’accéder aux documents en question), d’uniformiser les pratiques documentaires, de mettre en place des circuits de validation rodés, d’améliorer les processus qualité et enfin d’aboutir à une gouvernance documentaire optimisée au sein de l’entreprise.

<span>🚨 Attention : avant de mettre en place une GED, il est nécessaire d’effectuer au préalable une dématérialisation de l’ensemble des documents. Tous les documents de l’entreprise devront ainsi être scannés et numérisés.</span>

Pourquoi avez-vous besoin d’un logiciel de GED ?

Les logiciels de GED permettent aux entreprises de gérer l'ensemble de leurs documents de manière dématérialisée. En mettant en place ces logiciels, les organisations gagnent en temps et en productivité, tout en favorisant le travail collaboratif et le partage d'informations.

Mettre en place des circuits de validation prend du temps. Or, les entreprises ont besoin d’alléger leurs processus et de gagner en efficacité. Les logiciels de GED permettent de court-circuiter cette étape, tout en réduisant les risques d’erreur et en assurant une meilleure traçabilité des documents.

L’une des fonctionnalités les plus importantes des logiciels de GED est la sécurisation des données. En effet, cette solution vous offre la possibilité d’accéder rapidement à l’ensemble de vos documents de manière sécurisée, quel que soit l’endroit où vous vous trouvez, grâce à un contrôle d’accès rigoureux.

Enfin, les solutions de GED vous donnent la possibilité de réduire les coûts liés à l’impression et au stockage de vos documents. Les risques de pertes d’information sont considérablement réduits, car tous les documents se trouvent désormais au même endroit et sont mis à jour en temps réel. Par ailleurs, la GED permet d’automatiser certaines actions sur les documents, qu’il est possible de paramétrer à sa convenance.

Pourquoi SharePoint est l’outil de GED qu’il vous faut

SharePoint est un service hébergé par Microsoft et dédié aux organisations de toutes tailles. Il permet notamment de créer des sites pour partager des documents et des informations entre collègues, mais aussi de stocker des fichiers. Extrêmement sécurisé, il permet d’échanger et de stocker des documents sans risques.

SharePoint permet de mettre fin aux allers-retours incessants par emails, avec les risques de pertes de données (et des documents de référence) qu’ils comportent. En effet, il donne accès aux fichiers à des destinataires multiples, y compris des utilisateurs externes à l’entreprise. Si vous souhaitez que la personne travaille sur le même fichier que vous, vous devez partager un lien vers ce document et non pas une copie du fichier.

Par ailleurs, l’utilisation de SharePoint évite de rajouter une nouvelle application à la Stack technique; tout est intégré à Teams et dans l’univers Microsoft, pour une sécurité et une efficacité accrues. Enfin, il est possible de créer des automatisations pour aller encore plus loin que ce que les fonctionnalités de SharePoint permettent.

💡Avec l'arrivée de Viva, la plateforme d'expérience employé de Microsoft, les fonctionnalités de SharePoint sont décuplées

Passer à l’action : créer sa GED dans SharePoint

Vous souhaitez créer votre GED dans SharePoint ? Voici les grandes étapes à suivre :

1. Identifier les rôles de chacun dans la gestion des documents : il s’agit ici de mettre en place la meilleure équipe pour participer aux processus de gestion documentaire.
2. Analyser l'utilisation des documents: cette étape consiste à déterminer les types de documents sur lesquels les équipes travailleront et comment elles les utiliseront.
3. Planifier l'organisation des documents : il s’agit ici d’organiser les documents en sites et bibliothèques. SharePoint offre de nombreuses fonctionnalités pour vous aider à organiser et stocker des documents, et notamment l’organisation du contenu en dossiers et sous-dossiers.
4. Planifier le déplacement des documents : à chaque étape du cycle de vie d'un document, il peut en effet être nécessaire de le déplacer d'un endroit à un autre.
5. Organiser les types de contenu : ici, il s’agit d’organiser les informations relatives aux documents, telles que les métadonnées ou les flux de travail. Cette étape vous aidera à organiser vos documents de manière cohérente.
6. Organiser les flux de travail : Vous pouvez contrôler et suivre la façon dont les documents se déplacent d'un membre de l'équipe à un autre, au gré des participations de chacun. SharePoint inclut des flux de travail pour les tâches courantes de l’équipe, telles que la modification et la validation de documents.

💡 L'astuce : il peut être utile de se faire accompagner par un intégrateur pour concevoir sa GED sur mesure.

La GED avec Mozzaik365

En stockant toute la documentation nécessaire, Mozzaik365 vous donne accès aux bonnes informations et aux bons documents rapidement et facilement. Il est ainsi possible de créer une base de connaissances dans votre environnement Microsoft et de gérer l’ensemble de vos documents, à toutes les étapes de leur vie. Chaque collaborateur peut enrichir les contenus avec ses propres connaissances, tandis que la gestion des Tags simplifiée (métadonnées) et la recherche avancée rendent accessible la connaissance à l’ensemble des membres de l’organisation.

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En ajoutant des fonctionnalités à Sharepoint, Mozzaik365 vous permet de créer votre GED connectée à votre Digital Workplace, sans compromettre la sécurité de vos documents. En utilisant les composants de Mozzaik365, vous pourrez centraliser les connaissances de vos équipes, les organiser et les mettre à disposition de tous les collaborateurs.

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Ce qu'il faut retenir

📌 La mise en place d'une politique de GED optimale est essentielle.

📌 SharePoint permet de créer des sites de stockage et de partage de documents

📌 L'outil SharePoint permet d'optimiser la gestion documentaire de l'entreprise.