Le guide pour une communication interne efficace

Pourquoi la communication interne doit-elle être prise au sérieux ?

La communication interne désigne l'ensemble des actions de communication menées au sein d'une organisation, dans le but de transmettre des informations et des valeurs aux salariés. L'un des principaux objectifs de la communication interne est de créer (puis de renforcer) une identité collective, un sentiment d'appartenance à un même groupe, qui permet à tous les membres d'une entreprise de travailler sur un projet commun. Et de renforcer la motivation globale des salariés, en faisant vivre au quotidien la culture de l'entreprise.

À ce titre, la communication interne est en quelque sorte le porte-parole de la stratégie de l'entreprise. C'est par ce canal que sont diffusés les objectifs, la vision, les valeurs, les orientations stratégiques de l'entreprise, ainsi que ses résultats et ses réussites.

À cet égard, il est important de rappeler que la communication interne ne se limite pas au partage d'informations du haut vers le bas (de la direction vers les employés). Il existe en fait deux types de communication interne :

• La communicationascendante, qui est un type de communication dans lequel le partage d'informations et d'idées provient des employés. Contrairement à l'approche traditionnelle, ce sont les employés qui sont à l'origine de la communication. Il s'agit donc d'un système plus fluide et plus ouvert qui permet aux employés de s'exprimer, de partager leurs idées et de participer à la stratégie de l'entreprise. Pour que ce système fonctionne, il est nécessaire de fixer un cadre qui garantisse que l'opinion de chacun est entendue et prise en compte.
• La communicationdescendante, qui est un type de communication interne dans lequel l'information est transmise de la direction aux employés. Il s'agit de la forme classique de communication interne, qui est mise en œuvre dans de nombreuses organisations au moyen d'outils tels que l'intranet, les courriers électroniques, les communiqués, etc. Souvent critiquée pour sa rigidité, elle peut être source d'abus et contribuer à la démotivation des employés.

Il est donc temps de souligner que la communication interne est une voie à double sens : si l'objectif premier est de permettre à la direction de transmettre des informations et des idées, les employés doivent également pouvoir être entendus sur la manière dont ils perçoivent l'entreprise et sur les idées qu'ils ont. Une bonne stratégie de communication interne mélange donc habilement la communication ascendante et descendante, de manière à ce qu'une écoute mutuelle puisse avoir lieu.

Aujourd'hui, la communication interne est devenue un poste clé et un véritable investissement pour les entreprises, avec des départements de communication interne dédiés. Il faut dire qu'il en va de la qualité de la transmission de l'information, et par là même, de la diffusion de la culture de l'entreprise et de la rétention des talents. La communication interne, en améliorant la satisfaction des salariés, améliore également la productivité de l'entreprise. Il s'agit donc d'un enjeu important.

En 2021, une étude de l'Observatoire de l'Intranet et du Digital Working sur la transformation numérique interne des organisations a cherché à comprendre pourquoi cette question est si cruciale. Elle a révélé que le numérique dans l'entreprise repose sur trois piliers principaux :

• Amélioration de l'efficacité opérationnelle (pour 61 % des répondants) ;
• La fluidité de la communication interne (pour 52% des répondants) ;
• Continuité de l'activité en cas de crise (pour 46 % des répondants).

La conclusion est claire : pour plus de la moitié des personnes interrogées, la communication interne est l'un des principaux défis de la révolution numérique. Cette importance s'est accrue depuis la crise sanitaire et la démocratisation du travail à distance.

Selon une enquête menée par Steeple, 70% des personnes interrogées ont été satisfaites de la communication interne au sein de leur entreprise pendant la crise de Covid-19. Mais ils sont encore plus nombreux (83%) à considérer que la communication interne est un projet à privilégier pour l'après-crise. Pour la majorité des employés, la communication interne ne doit pas être une fonction accessoire de l'entreprise, mais plutôt un rôle central.

Nos conseils pour une communication interne efficace

1° Identifier vos cibles

Il s'agit de définir une stratégie de communication interne. Pour définir la meilleure stratégie en fonction des caractéristiques de votre organisation, il est important d'identifier les cibles auxquelles vous souhaitez vous adresser (tous les employés ? certains d'entre eux ?). Une fois ces cibles identifiées, vous pourrez adapter les types de contenus et les canaux de communication utilisés : site web, intranet, journal interne, blog, vidéo, événement, etc. En effet, on ne communique pas de la même manière selon les personnes auxquelles on s'adresse et le niveau hiérarchique auquel elles se trouvent. Par exemple, si vous souhaitez transmettre des informations à des employés qui travaillent sur le terrain et n'utilisent pas beaucoup leur ordinateur, vous devrez faire preuve de plus de créativité pour mobiliser des supports faciles à consulter en déplacement.

2° Créer un véritable espace de communication interne

Cet espace doit être accueillant et facilement accessible. Il doit rassembler toutes les informations de l'entreprise et permettre aux employés de se connecter les uns aux autres. Cela peut prendre la forme d'un réseau social interne, d'un Digital Workplace, d'un fil d'actualité, d'une conversation Teams, etc.  

3° S'engager dans un processus de diffusion de la culture et des valeurs de l'entreprise.

Quel que soit le canal utilisé, l'important est d'être proactif afin de diffuser non seulement des informations, mais aussi les valeurs que l'entreprise souhaite véhiculer. Par exemple, si votre organisation s'engage sur un sujet particulier, il est important de communiquer régulièrement afin de créer une dynamique (pour annoncer une collecte de fonds, par exemple). N'oubliez pas : la communication interne est un vecteur important de diffusion de la culture d'entreprise.  

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4° Mettre l'accent sur la transparence

C'est l'erreur à ne pas commettre : communiquer uniquement pour annoncer de bonnes nouvelles, ou pour transmettre des informations purement factuelles.

La transparence consiste à communiquer tout ce qui se passe dans l'entreprise, que ce soit positif ou négatif. Pour les employés, il est pire de ne pas savoir ce qui se passe que d'être régulièrement informé sur Challenges. Qu'il s'agisse d'un changement de direction, d'une réorganisation ou de la mise en place de nouveaux processus, toutes les informations sont bonnes à partager. Résultat : une plus grande confiance de la part des employés.

5° Exploiter pleinement le potentiel des équipes

Teams est un excellent outil de collaboration, qui permet également de communiquer efficacement en interne et de renforcer les liens entre les collaborateurs : échanges par chat ou vidéoconférence, planification des tâches, création d'équipes de travail, etc. Mais Microsoft va encore plus loin : grâce à Viva Connections, les employés peuvent accéder à l'intranet directement depuis leur application Teams. Ils accèdent ainsi encore plus facilement à l'information et réduisent le nombre de barrières auxquelles ils sont confrontés lorsqu'ils veulent partager leurs opinions. La plateforme centralise toutes les communications internes, la transformant en un hub de communication et de productivité.

Teams est également particulièrement adapté aux employés qui travaillent à distance, car il est accessible via une application mobile.

🎁 Pour aller plus loin, découvrez 5 cas d'utilisation de Teams que vous devez absolument connaître..

6° Se fixer des objectifs

Pour savoir si la stratégie de communication interne que vous mettez en place est adaptée, il est important de définir un plan d'action précis, de fixer des objectifs et de suivre les KPI (indicateurs de performance) associés. Si vous constatez qu'un objectif n'a pas été atteint, cela vous permet de réajuster votre stratégie... et de progresser.

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7° Impliquer vos employés

Ne vous contentez pas d'une communication descendante : vos collaborateurs ont eux aussi des choses à dire, et leur avis peut être précieux ! D'où l'importance de les impliquer dans votre stratégie de communication interne, que ce soit par le biais de l l'Employee Advocacy ou en mettant en œuvre des outils d'expression tels que la boîte à idées, les enquêtes ou les séances de brainstorming collectif.  

Il s'agit de créer un environnement de travail qui favorise la confiance et le bien-être des équipes, en leur donnant les clés pour s'exprimer librement. Résultat : un sentiment d'appartenance plus fort et une forme de loyauté envers l'employeur. En revanche, si votre culture d'entreprise est basée sur une hiérarchie stricte et la rétention d'informations, il sera difficile de communiquer efficacement. Par conséquent, vos employés seront moins impliqués.

Nos articles pour aller plus loin sur le sujet :  

• Communication interne : 11 outils essentiels
• Comment cibler votre communication interne ?
• 7 conseils pour améliorer la communication interne

Comment Microsoft et Mozzaik365 relèvent les défis de la communication interne

Microsoft 365 et Mozzaik365 sont deux outils essentiels que les entreprises peuvent utiliser dans leur stratégie de communication interne.  

Microsoft 365 propose de nombreux outils pour faciliter le travail collaboratif et mieux communiquer en interne : Yammer, Teams, SharePoint, Viva Connections...  

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💡 Pour en savoir plus, n'hésitez pas à consulter les articles suivants :  

• Microsoft Viva, l'application l'expériencel'expérience des employés
• Ce qu'il faut savoir sur les réseaux sociaux d'entreprise (plus d'informations sur Yammer)

Mozzaik365 propose de créer une Digital Workplace engageante, intégrée à Microsoft 365, pour connecter les équipes et les faire collaborer de manière fluide et efficace. Pour ce faire, Mozzaik365 s'affranchit des limites fonctionnelles et graphiques de SharePoint. Consultez nos articles de blog pour en savoir plus sur l'utilisation de Mozzaik365 pour la communication interne.

Les deux solutions offrent également un niveau de sécurité extrêmement élevé. En effet, les standards de Microsoft répondent à un niveau d'attente très élevé de la part des utilisateurs. Mozzaik365 est une extension qui n'héberge aucune donnée du client, garantissant ainsi l'intégrité des services Microsoft.

A cet égard, la sécurité de vos données doit rester une priorité lors de l'utilisation de solutions de communication interne.

De nouvelles pratiques qui ne compromettent pas la sécurité du lieu de travail

La mise en œuvre d'une stratégie de communication interne nécessite l'utilisation de nouveaux outils et de solutions numériques. Cela soulève des questions légitimes en matière de sécurité. Néanmoins, il n'y a pas de fatalité. Oui, il est possible d'utiliser une large palette d'outils de communication interne sans mettre en péril la sécurité de l'entreprise.  

Cela nécessite non seulement de choisir des solutions sécurisées, mais aussi d'accompagner le changement et de former les employés aux bonnes pratiques en matière de cybersécurité. Les employés ne doivent pas être laissés à eux-mêmes avec leurs nouveaux outils : il est non seulement important de les former à leur utilisation, mais il est également essentiel de leur expliquer comment ces outils permettent de partager et de transmettre des informations.  

Conclusion

La communication interne a un double rôle : elle sert à transmettre des messages, des valeurs et des informations clés aux employés, mais aussi à renforcer la cohésion de l'équipe et le sentiment d'appartenance à un groupe. En d'autres termes, les organisations d'aujourd'hui auraient du mal à s'en passer.  

Pour une communication interne efficace, il est important d'utiliser les bons outils tels que Teams, et de diversifier ses pratiques : par exemple, mélanger la communication ascendante avec la communication descendante. Tout en établissant un cadre défini et en assurant une transparence saine, gage de confiance et de motivation des équipes.  

Un équilibre que chaque organisation doit trouver.