7 bonnes raisons de passer à la communication asynchrone dans les entreprises

La communication asynchrone, déjà plébiscitée par les start-ups depuis plusieurs années, devient aujourd'hui un levier essentiel de la collaboration et de la communication interne dans toutes les grandes entreprises.

Et pour cause, à l'ère du télétravail, du travail hybride et de la "réunionite", ce mode d'interaction est essentiel au travail d'équipe.

Cependant, après une carrière passée en réunions physiques, en contrôles de progression en face à face et en appels téléphoniques, certains employés ont du mal à saisir les avantages de cette nouvelle approche.

Cela vous semble-t-il familier ? Mozzaik présente 7 bonnes raisons d'adopter la communication asynchrone qui convaincront vos collègues les plus réticents. Lisez attentivement ce qui suit !

Qu'est-ce que la communication asynchrone ?

Avant d'entrer dans le vif du sujet, rappelons rapidement la définition de la communication asynchrone.

En bref, la communication asynchrone est le contraire de la communication synchrone . La communication synchrone fait référence à des interactions instantanées telles que celles observées lors d'un appel téléphonique, d'une réunion ou d'une vidéoconférence.

Ainsi, à l'inverse, interagir de manière asynchrone signifie échanger des informations de manière différée. La communication asynchrone implique donc un temps de latence entre chaque message, qu'il soit sous forme de texte, de capture audio ou de clip vidéo.

Traditionnellement, la communication asynchrone s'incarne dans les conversations épistolaires. Plus récemment, elle s'est bien sûr concrétisée par le courrier électronique et les SMS.

Mais ce n'est pas tout. Grâce à la technologie numérique, de nombreuses autres solutions permettent désormais une forme de communication asynchrone par le biais de la messagerie, de fils de conversation intégrés ou simplement de documents partagés :

• Applications de communication collaborative telles que Microsoft Teams;

• Les logiciels de gestion des connaissances et de gestion électronique des documents (GED) tels que Microsoft SharePoint ;

• Réseaux sociaux d'entreprise (CSN) comme Microsoft Yammer;

• Applications de gestion de projets en collaboration, telles que Microsoft Planner.

📌 Pour aller plus loin, découvrez comment créer une plateforme de réseau social interne sans se tromper

Vous en savez maintenant un peu plus sur ces deux modes d'interaction dans un contexte professionnel. Alors, communication synchrone ou asynchrone, quelle solution choisir pour votre entreprise?

Voici 7 bonnes raisons d'envisager la seconde de ces deux options :

#1 Paralléliser les tâches pour améliorer la collaboration interne

Les outils de communication asynchrones permettent aux employés d'effectuer des tâches en parallèle et d'avancer simultanément sur un même projet. Cela optimise le travail d'équipe et augmente la productivité collective.

En particulier, les employés peuvent pratiquer le Co-Authoring, c'est-à-dire travailler sur un même document, partagé via un logiciel de GED tel que Microsoft SharePoint.

Grâce à cette forme de communication asynchrone, les membres d'une équipe de projet peuvent, par exemple, concevoir plus efficacement le PowerPoint de leur présentation annuelle :

Il n'est pas nécessaire de faire passer le document de main en main, puis d'envoyer une première version pour relecture avant de commencer un nouveau cycle de rédaction. Avec le Co-Authoring, le PowerPoint est édité par les employés et corrigé par leur manager simultanément. Un véritable gain de temps.

En outre, chaque employé a toujours accès à une version actualisée de la présentation commune. Finies les pièces jointes perdues ou les supports de travail obsolètes, sources de malentendus et de retards.
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Mieux encore, le Versioning permet de suivre l'historique du document partagé, de consulter une version antérieure et même de la restaurer. Grâce à cette fonctionnalité, les membres de l'équipe ont donc le droit à l'erreur, ce qui stimule l'initiative et l'innovation.

C'est un avantage que l'on retrouve ailleurs, puisqu'en cas de suppression accidentelle, le document est conservé pendant 93 jours.

Pour aller plus loin, voici notre guide pour transformer votre SharePoint en véritable GED

#2 Donner de la visibilité aux parties prenantes pour faciliter le travail d'équipe

La communication asynchrone permet également de clarifier le déroulement d'un projet pour les employés concernés et, ce faisant, de simplifier le travail d'équipe.

Les applications de planification des tâches telles que Microsoft Planner et ToDo peuvent, par exemple, être intégrées au logiciel de communication collaborative Microsoft Teams . L'onglet "Tâches" de Teams peut être utilisé pour planifier des tâches, les classer par ordre de priorité, les assigner à des membres individuels de l'équipe de projet, les afficher dans un tableau ou une liste Kanban, et même les synchroniser avec la liste personnelle de tâches de chaque membre de l'équipe.

Ainsi, chaque employé est informé des tâches qu'il doit effectuer, mais aussi de celles qui sont déléguées à ses coéquipiers et de l'état d'avancement de chaque tâche. Rien de tel que la transparence pour renforcer l'engagement des salariés et faciliter le travail collaboratif.

#3 Organiser l'information pour simplifier la communication interne

Les outils de communication asynchrones offrent également de nombreuses possibilités de hiérarchisation des informations.

L'application de communication interne Microsoft Teams, par exemple, permet de créer des canaux thématiques dans chaque groupe Teams. Un groupe de travail peut ainsi décider d'ouvrir un fil de discussion dédié à chacun de ses clients ou à une dimension spécifique du projet en cours (R&D, design, étude de marché, etc.).

Mais ce n'est pas tout. Les membres du groupe Teams peuvent également marquer un utilisateur dans un message pour attirer son attention sur une donnée clé ou pour lui demander une réponse sur un point précis.

Enfin, les utilisateurs de Teams ont accès à de multiples options de mise en forme (gras, couleurs, listes à puces, etc.) qui leur permettent d'organiser leur discours et de mettre en évidence les informations les plus importantes. Mieux encore, les collaborateurs peuvent utiliser des images (graphiques, diagrammes, etc.), des liens pour enrichir leur discours, et bien plus encore.

💡 Pour aller encore plus loin avec Teams, découvrez 11 applications Teams à intégrer d'urgence

#4 Stocker les données pour optimiser la gestion des connaissances

Outre la hiérarchisation de l'information, les logiciels de communication asynchrone permettent également de stocker des données et de créer de véritables bases de connaissances accessibles à tous les collaborateurs au fil du temps.

Le logiciel de gestion électronique de documents (GED) sous SharePoint365, intégré à la Digital Workplace Mozzaik365, permet par exemple de créer une base de connaissances commune alimentée par les employés et de rendre l'information accessible à tous grâce à la recherche avancée de Mozzaik.

Finies les longues heures de recherche et les échanges de courriels pour confirmer une information non comprise lors d'une réunion ou d'une vidéoconférence. Chacun dispose de tous les éléments dont il a besoin pour bien travailler, sans perdre de temps en interactions improductives.

#5 Éviter les interruptions pour augmenter la productivité individuelle des employés  

On ne peut parler de communication asynchrone sans évoquer les gains de productivité individuelle liés à ce mode d'interaction !

La communication asynchrone permet d'éviter un certain nombre de réunions (celles dédiées au partage d'informations froides ou à certains points d'avancement par exemple). Les employés peuvent ainsi consacrer un maximum de leur temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée et augmenter leur productivité.

Surtout, la communication asynchrone signifie que les employés sont moins souvent interrompus dans leur travail. En particulier, ils sont épargnés par un grand nombre d'appels inopinés. Les employés peuvent donc se concentrer pleinement sur leurs tâches, maintenir un bon niveau de concentration et être plus productifs.

#6 Promouvoir des échanges de qualité au profit de l'intelligence collective

De manière plus inattendue, la communication asynchrone favorise à certains égards des échanges de meilleure qualité entre collègues.

Ce mode d'interaction permet à chacune des parties prenantes de réfléchir calmement et de formuler ses idées de la manière la plus précise, la plus claire et la plus synthétique possible.

En outre, lors d'une communication hors ligne, les employés ne souffrent pas d'une perte de concentration comme c'est le cas lors d'une réunion ou d'une vidéoconférence.

Asynchronous communication is therefore a real "plus" at a time when people's attention span is decreasing and 49% of managers find it difficult to express themselves in meetings.

Grâce à la communication asynchrone, les employés peuvent recueillir des informations essentielles, donner le meilleur d'eux-mêmes et participer à l'émergence d'une véritable intelligence collective, même s'ils sont de nature introvertie.

#7 Mieux travailler en équipe dans un contexte international

Enfin, et ce n'est pas surprenant, la communication asynchrone a l'avantage de faciliter le travail collaboratif entre des équipes situées dans le monde entier et dans des fuseaux horaires différents.

Grâce à la communication décalée, il n'est pas nécessaire de se lever à l'aube ou de veiller tard dans la nuit pour communiquer avec vos collègues japonais ou brésiliens. Chacun peut consulter ses messages et y répondre quand il est disponible.

Mais ce n'est pas tout. Les outils de communication interne tels que Microsoft Teams ou le réseau social d'entreprise (RSE) Microsoft Yammer offrent également une fonction de traduction automatique. Cela signifie que les messages postés par des collègues qui ne parlent pas la même langue peuvent être compris en quelques clics.

Good to know: The Digital Workplace and its various features make it easy to roll out asynchronous communication in the company. With Mozzaik365, you can easily integrate your Teams and Sharepoint applications and offer your employees a true digital work environment by encouraging interaction between colleagues and connecting your teams. This digital workspace also facilitates internal collaboration, knowledge sharing, and ultimately, collaborative work.

💡 Pour aller plus loin, découvrez pourquoi créer un intranet dans Microsoft

Bonnes raisons d'adopter la communication asynchrone dans votre entreprise : conclusion

Comme vous l'aurez compris à la lecture de cet article, il existe de nombreuses bonnes raisons d'adopter la communication asynchrone.

Utilisée de manière intelligente et judicieuse, cette façon d'interagir avec les collègues améliore la collaboration interne, le travail d'équipe, la communication interne, la gestion des connaissances et l'intelligence collective.

Heureusement, le Digital Workplace tels que Microsoft Teams, Yammer et SharePoint, se prêtent particulièrement bien à la communication asynchrone et la rendent beaucoup plus facile à adopter. Alors pourquoi ne pas passer à la communication asynchrone pour votre entreprise ?