Équipes et canaux Teams : un guide pour démarrer

Vous découvrez la plateforme collaborative Microsoft Teams et ne savez pas encore comment utiliser ses fonctionnalités phares : les équipes et canaux Teams ? Alors vous êtes au bon endroit.

Dans cet article, Mozzaik365 vous explique ce que sont une équipe Teams et un canal Teams. Nous vous donnons également les clés pour démarrer avec ces outils et en tirer le meilleur parti au quotidien.

Suivez le guide pour vous lancer sereinement avec Microsoft Teams .

Le B.A-BA pour se lancer sur Microsoft Teams

Avec plus de 300 millions d'utilisateurs actifs mensuels en 2023, Microsoft Teams est désormais célèbre dans le monde entier. Mais savez-vous vraiment ce dont il retourne ?

Microsoft Teams : une application de travail et de collaboration

Microsoft Teams est une plateforme collaborative créée par Microsoft en 2016 en réponse au succès du logiciel Slack.

Plus qu'un espace de conversation, Teams est aujourd'hui une véritable application de travail et un hub de collaboration, adaptée au travail hybride. Microsoft Teams centralise toutes les fonctionnalités de Microsoft. Véritable Digital Workplace, elle facilite le partage de contenus, de connaissances et d'outils numériques.

De plus, Microsoft Teams est régulièrement enrichie de nouvelles fonctionnalités destinées à simplifier le travail à plusieurs et la productivité individuelle. A titre d'exemple, la plateforme d'expérience collaborative Viva, intégrée dans Teams, permet d'améliorer l'engagement et le bien-être des utilisateurs.

🚀 En savoir plus sur Microsoft Viva https://www.mozzaik365.com/blog-posts/microsoft-viva-experience-employe

Les fonctionnalités de base de Microsoft Teams

Malgré de nombreuses fonctionnalités, l'utilisation de l'interface de Microsoft Teams reste tout à fait intuitive.

Chaque utilisateur peut retrouver ses outils essentiels dans la barre d’outils verticale, située à gauche de son écran. Cet espace comprend notamment les applications suivantes : activité (notifications), conversation (messagerie « Chat »), équipes (groupes de travail), calendrier, appels (vocaux), fichiers (Office 365, OneDrive, SharePoint, etc.) et aide. Plus de détails sur chaque application, ci-dessous.

La barre d'outils verticale de Microsoft Teams contient des boutons pour différentes vues principales. Chaque vue sélectionnée modifie le contenu de la zone principale pour correspondre à cette vue. Les vues principales sont les suivantes :

Vue Activité: Affiche un flux d'activité avec un résumé des événements dans les canaux d'équipe suivis.

Vue Conversations: Affiche une liste des conversations récentes, avec la conversation la plus récente ouverte. 

Bon à savoir: Les discussions instantanées entre collègues se déroulent dans l'onglet principal "conversation". Mais pour conserver la visibilité des échanges importants et centraliser les informations, vous pouvez interagir via vos canaux Te ams ou Teams eux-mêmes.

Vue Equipes: Affiche une liste hiérarchique des équipes et des canaux associés. Permet de rejoindre, créer et gérer des équipes, ainsi que de créer et suivre des canaux.

Vue Calendrier: Affiche un calendrier hebdomadaire ou quotidien, permettant la planification de réunions et d'événements.

Vue Appels: Affiche quatre onglets : Numérotation rapide, Contacts, Historique et Messagerie vocale. Permet de passer des appels, gérer les contacts et consulter l'historique et la messagerie vocale.

Vue des fichiers: Affiche une liste d'onglets de fichiers, y compris les fichiers récents, ceux de Microsoft Teams et les téléchargements, ainsi que le stockage cloud configuré.

Une fois ouverte, chacune de ces applications principales donne accès à une série d’onglets secondaires, formant un bandeau horizontal, placé en haut de l’écran. Aussi, une équipe Teams (espace de travail) ou un canal (section d’une équipe Teams) s’ouvrira par exemple sur différents modules : publications, fichiers ou encore wiki (notes), propres au groupe de travail. 

Sachez par ailleurs qu’il est possible d’ajouter des fonctionnalités à votre plateforme Microsoft Teams  en intégrant simplement vos applications favorites (Microsoft Viva, Tasks, OneNote, Wiki, etc.) soit dans votre barre d’outils verticale, soit dans vos menus horizontaux. À la clé, une interface de travail « tout en un », une navigation plus fluide et une productivité accrue. 

These applications are available on the Microsoft Teams Marketplace, an online platform provided by Microsoft specifically for the Microsoft Teams application. It offers a wide variety of third-party applications, extensions and integrations that extend the core features of Microsoft Teams. These applications can be used to add team-specific features, automate tasks, integrate third-party services and much more.
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Réorganiser les éléments et les épingles dans la barre latérale de Microsoft Teams

Vous pouvez personnaliser Microsoft Teams de différentes manières. Vous pouvez ajouter de nouvelles applications, essayer un thème sombre, activer les confirmations de lecture, etc. La réorganisation des éléments dans la barre latérale vous permettra de mettre en avant les aspects des équipes que vous utilisez le plus souvent, que ce soit le calendrier, le chat, le planificateur ou toute autre application ou service pour les équipes.

Voici comment personnaliser la barre latérale de Microsoft Teams pour vous concentrer sur les applications que vous utilisez le plus :

1. Cliquez sur l'icône "..." située en bas de l'écran de Microsoft Teams.

2. Recherchez l'application ou la fonctionnalité que vous souhaitez épingler dans la barre latérale.

3. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'application ou la fonctionnalité et choisissez l'option "Épingler".

4. L'élément épinglé apparaîtra maintenant dans la barre latérale de Teams.

5. Pour réorganiser les éléments épinglés, maintenez votre clic sur l'icône de l'épingle que vous souhaitez déplacer, puis faites-la glisser vers le haut ou le bas dans la liste de la barre latérale.

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Qu'est-ce qu'une équipe Teams ?

Les équipes sont l'une des principales fonctionnalités de Microsoft Teams. Mais de quoi s'agit-il ? C'est ce que nous allons voir.

Equipe Teams : définition et usages

Une équipe Teams est un espace de travail dans Microsoft Teams qui regroupe un ensemble d'invididus, d'applications et de contenus. En un mot, une équipe Teams sert à centraliser tout ce dont les personnes qui collaborent à la réalisation d'une tâche, d'un projet ou d'un objectif commun ont besoin : discussions, outils et informations. Une équipe Teams peut compter jusqu'à 10 000 membres.

La création d'une équipe Teams vous permet d'organiser votre interface Microsoft Teams afin de gagner collectivement en productivité et en confort de travail. Teams peut également être utilisé pour configurer l'accès des collaborateurs, leur permettant de suivre un projet (ou non).

Une équipe Teams peut, par exemple, réunir des membres d'un groupe de projet, d'une équipe fonctionnelle ou d'un département particulier de l'entreprise. Ils pourront alors discuter entre eux, accéder facilement à leurs applications, partager et co-éditer des documents, et rechercher des informations sans effort.

Comment créer une équipe Teams ?

Vous avez décidé de créer une équipe d'équipes? Voici comment procéder :

1. Cliquez sur l'onglet "Équipes" dans le menu principal (vertical) à gauche de votre écran ;
2. Cliquez sur "Rejoindre ou créer une équipe" en bas à gauche de votre écran, dans la liste des équipes ;
3. Cliquez sur "Créer une équipe" dans le champ principal de votre écran ;
4. Choisissez si vous souhaitez créer votre équipe "à partir de zéro" (de A à Z), à partir d'un groupe Microsoft365 existant ou d'un modèle ;
5. Sélectionnez le niveau de confidentialité souhaité : équipe privée (accessible sur invitation), publique (accessible à tous les membres de l'entreprise) ou à l'échelle de l'organisation (tous les employés sont automatiquement ajoutés au groupe) ;
6. Sur l'écran suivant, saisissez le nom et la description de votre équipe.

Et voilà, votre équipe est créée ! Vous pouvez maintenant ajouter des membres (équipe privée), inviter des utilisateurs externes (des prestataires de services, par exemple), nommer d'autres membres de l'équipe comme copropriétaires (administrateurs), choisir une image d'équipe en allant dans "paramètres", ou créer des canaux d'équipe.

Qu'est-ce qu'un canal Teams ?

Les canaux sont une autre fonctionnalité incontournable de Microsoft Teams . Voici ce qu'il faut savoir pour commencer à débuter cet outil :

Canal Teams : définition et usages

Un canal Teams est une section d'une équipe Teams.

Les équipes Teams sont constituées de canaux Teams dédiés à chaque département, thème ou projet. Dans les canaux Teams, les collaborateurs peuvent échanger des informations, envoyer des messages, partager des fichiers, mais également planifier et suivre l'avancée des projets. A titre d'exemple, un canal Teams "admin" permet de centraliser les factures, devis et bons de commande associés au projet mené par les membres de l'équipe Teams.

Il existe différents types de canaux Teams.
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Par défaut, chaque équipe Teams est dotée d’un canal général. Ce dernier tient lieu de journal indiquant qui intègre ou sort du groupe. Il peut également être utilisé pour faire des annonces ou transmettre une information générale comme la réussite d’un projet. 

Outre le canal général, l’utilisateur peut ajouter d’autres canaux, les renommer, choisir de les masquer ou de les afficher. Il peut même organiser des réunions périodiques dans des canaux. Les informations et fichiers qui sont alors partagés sont stockés dans le canal. L’usager peut par ailleurs y retrouver ses notes et enregistrements, ce qui représente un véritable gain de temps !

Vous pouvez créer :

• des canaux standard sont ouverts à tous les membres de l'équipe Teams ;
• des canaux privés, accessibles aux membres de l'équipe Teams sur invitation ;
• des canaux partagés, réservés à des personnes sélectionnées dans et hors de l'équipe Teams.

Vous trouverez ci-dessous de plus amples informations sur la création d'un canal Teams.
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Comment créer un canal Teams ?

Pour ajouter un canal Teams à votre équipe Teams:

1. <span>Cliquez sur « … » à côté du nom de votre équipe (dans la liste des équipes située à gauche de votre écran) ;</span>
2. Cliquez sur "Ajouter un canal" ;
3. Indiquez un nom, une description et sélectionnez le degré de confidentialité voulu (canal standard ou privé) puis cliquez sur « ajouter » ou « suivant » ;
4. Si vous êtes en train d’ajouter un canal Teams privé, tapez les noms des personnes que vous souhaitez intégrer à ce groupe (membres de l’équipe Teams ou invités) puis cliquez sur « ajouter ».

Vous venez de créer votre canal Teams!

Bon à savoir :

• Les membres de votre équipe Teams ne sont pas conviés automatiquement à rejoindre vos canaux privés et partagés. Pensez par conséquent à inviter les personnes concernées, sauf si vous lancez un canal standard.

• Les abonnés à un canal reçoivent des notifications via l'onglet "activité" dans Microsoft Teams, les avertissant des messages et des mentions faites sur ce canal. Ces notifications peuvent être désactivées ou personnalisées en cliquant sur "..." à côté du nom du canal.

• Chaque canal Teams est associé à un dossier SharePoint. Les coéquipiers peuvent donc partager des fichiers, les organiser et collaborer en simultané à la création de supports directement dans un canal Teams. 

• Afin de faciliter l’accès à l’information et à la connaissance il est possible d’adjoindre des « wikis » à un canal Teams et même d’y épingler des liens utiles.
  

• Pour organiser les échanges dans un canal Teams, les collaborateurs peuvent interagir avec les publications en cliquant sur « répondre ». De cette façon, chaque discussion est condensée en un seul point et les utilisateurs peuvent aisément retrouver les données souhaitées.
  

• Un canal Teams est un espace de travail. Pour faciliter la planification des tâches affectées aux participants, il est possible d’ajouter les applications Task, List et Planner directement dans le canal Teams. 

• Un canal Teams est également un espace de communication. Les utilisateurs peuvent y interagir de façon asynchrone, mais aussi y tenir des réunions en visio. Pour cela, il leur suffit de cliquer sur « démarrer une réunion », en haut à droite de leur écran. 

• Enfin, pour centraliser tous les échanges liés à un projet ou à un sujet, il est possible d'obtenir le lien d'un canal Teams  et de le mettre en copie des emails. Pour cela, cliquez sur « … » à côté du nom du canal puis sur « obtenir une adresse email ».

Les canaux ont des onglets

Lorsque vous accédez à un canal dans Teams, plusieurs onglets s'affichent par défaut.

Le premier onglet est "Publications".

Toutes les personnes ayant accès au canal peuvent voir les messages dans l'onglet "Publications". C'est une conversation de groupe où les réponses à un message restent attachées au message initial. Ainsi, toute personne qui lit la conversation peut facilement suivre l'ensemble du fil de discussion. C'est là toute l’utilité des conversations avec des fils de discussion / threads.

• Pour répondre à un message dans le canal, il suffit de sélectionner le lien "Répondre" sous le message.
• Pour démarrer une nouvelle conversation dans le canal, il vous suffit de taper votre message dans la zone en bas de la conversation, puis de sélectionner l'icône "Envoyer" dans Teams.

Ensuite, il y a l'onglet "Fichiers" où tous les fichiers partagés dans le canal sont stockés. Il existe deux façons de partager des fichiers dans un canal :

• Accédez au canal et sélectionnez l'onglet "Fichiers". Mettez en surbrillance le fichier, choisissez "Autres options" (icône "Autres options" de Teams), puis copiez le lien et collez-le directement dans un message.
• Dans la barre d'outils en dessous de votre message, sélectionnez le bouton "Joindre" (Bouton "Choisir un fichier") et téléchargez votre document.

Vous avez la possibilité d’ajouter d’autres onglets. Pour inclure des applications et des fichiers dans des onglets situés en haut d'un canal, il vous suffit de sélectionner "Ajouter un onglet" à côté du nom de l'onglet. Une liste d'éléments à ajouter (applications et fichiers favoris) vous sera proposée. Vous pouvez également effectuer une recherche pour trouver un élément spécifique que vous souhaitez ajouter.

Les équipes et canaux Teams : des fonctionnalités intuitives et complètes

Vous savez maintenant ce que sont les équipes Teams et les canaux Teams et comment utiliser ces fonctionnalités de Microsoft Teams.

Comme nous l'avons vu, ces deux outils phares de Microsoft Teams sont d’une prise en main aisée et d’une utilisation fluide.

Pourtant, ces outils recèlent un grand nombre de possibilités (personnalisation, partage de contenus, tenue de réunions, ajout d’applications, etc.) que nous vous invitons à découvrir davantage afin de tirer le maximum de la plateforme collaborative Microsoft Teams.

👉 Pour en savoir plus, visitez notre blog.