Comment améliorer la communication interne dans Teams

1 salarié sur 3 ne se sent pas suffisamment informé sur l’actualité de l’entreprise et est insatisfait de la méthode utilisée pour communiquer en interne, une enquête Inside - Opnionway de 2022. De plus, 77% des collaborateurs estiment même qu’il s’agit d’une priorité.

Aussi, l’importance de la communication interne n’est plus à démontrer. Au-delà de la simple transmission d’informations aux salariés, elle s'impose comme un véritable levier de collaboration et de motivation. Pour autant, toutes les entreprises ne disposent pas des outils leur permettant de mettre en place une communication interne efficace ; ou bien elles ignorent quelles solutions mettre en place.

Et si Teams était l’outil dont vous avez besoin ? Cet article vous explique en détails comment améliorer votre communication interne avec Teams, et comment aller encore plus loin avec notre nouvelle application MODA. Suivez le guide !

Pourquoi la communication interne est-elle un enjeu d'importance ?

La communication interne ne se borne pas à transmettre des informations aux collaborateurs. Elle est au contraire un véritable cercle vertueux, qui permet d’améliorer l’engagement des collaborateurs (ce qu’on appelle employee advocacy) et de créer une réelle cohésion d’équipe. La communication interne agit comme le porte-voix de l’entreprise : en cela, elle peut transmettre des messages et des valeurs, mais aussi contribuer à la création d’une identité collective et construire le sentiment d’appartenance des collaborateurs.

On pourrait penser qu’à l’ère numérique, il est facile de mettre en place une stratégie de communication interne efficace. Pourtant, de nombreux challenges viennent aujourd’hui compliquer la tâche. Tout d’abord, letravail hybride (mode de travail flexible qui associe le présentiel et le télétravail) peut créer une asynchronie entre les salariés présents sur site et ceux qui travaillent à distance. Comment faire circuler l’information et délivrer des messages importants dans ce contexte ? Ensuite, on assiste depuis plusieurs années à une multiplication des outils digitaux, qui loin de fluidifier la communication interne, ont parfois pour conséquence de délivrer un trop plein d’informations. Or, une communication interne trop ou pas assez présente, ou qui contient des incohérences, peut créer un risque de démotivation et de défiance chez les salariés.

de démotivation et de défiance chez les salariés.

Nous sommes de plus en plus souvent noyés par les notifications, qu’elles émanent de notre téléphone portable ou de notre boîte mail. Selon Microsoft, il nous faudrait plus de 16 longues minutes pour nous concentrer à nouveau après avoir traité un seul e-mail. Dans ce contexte, il est primordial pour une entreprise d’utiliser les nouveaux moyens de communication afin de transmettre l’information de la manière la plus optimale possible.

Ainsi, l’utilisation d’un outil de communication collaboratif comme Teams permet de gagner un temps considérable. Mais ce n’est pas là le seul avantage.

🤩 Pour aller plus loin, découvrez le guide pour communiquer efficacement en interne | Conseils

Pourquoi utiliser Microsoft Teams ?

En 2016, Microsoft a mis au point son propre outil collaboratif : Teams. Cet outil, qui fait partie intégrante de la suite Office 365, offre la possibilité d’utiliser les autres logiciels Microsoft pour étoffer les tâches réalisées.

Il permet aux utilisateurs de collaborer en temps réel, de communiquer par appels vocaux et vidéo, de partager des fichiers et de travailler sur des projets à distance en équipe. L'outil est destiné à tous les types d'entreprises, des PME aux très grandes sociétés, qui souhaitent simplifier les interactions entre les membres d'une même structure et faciliter la circulation de l'information.

Le nombre d’utilisateurs de Teams a presque doublé entre 2021 et 2022, passant de 145 millions à 270 millions. Il faut dire que la crise de la Covid-19 a largement démocratisé le recours au travail à distance et aux outils collaboratifs. Aujourd’hui, ces derniers sont très fréquemment utilisés dans les entreprises.

🤩 Pour aller plus loin, consultez notre article les 5 cas d'usage incontournables de Microsoft Teams

Quelles sont les fonctionnalités de Teams ?

Voici quelques-unes des fonctionnalités offertes par Teams, dont les entreprises peuvent bénéficier dans la mise en place de leur stratégie de communication interne.

🤩 Pour aller plus loin, découvrez toutes les astuces et les raccourcis Teams à connaître

Les conversations privées

Il s’agit de conversations privées pour communiquer avec un collaborateur ou un groupe, en dehors des équipes Teams habituelles. Les messages sont visibles uniquement par les participants de la conversation, qui peuvent ainsi se concentrer sur des tâches qui leur sont spécifiquement dédiées et chercher plus facilement des informations.

Les commandes Teams

Il s’agit de la liste des tâches les plus fréquentes, accessible directement dans la barre de recherche. Il suffit de taper /fichiers pour accéder aux fichiers récents, /mentions pour voir les mentions, et /enregistrés pour accéder aux messages enregistrés.

Le mode "ne pas déranger"

Ce mode permet de désactiver toute notification pour avancer sur un projet en toute tranquillité et éviter d’être interrompu. L’objectif : augmenter sa concentration et donc sa productivité.

Enregistrer vos messages

Cette fonctionnalité permet d’enregistrer des messages importants pour pouvoir les retrouver plus facilement ensuite. Il suffit de positionner le curseur dans le coin supérieur droit du message, de cliquer sur les trois petits points et de sélectionner Enregistrer ce message. Cela est particulièrement utile dans le cadre d’un projet d’équipe.

Formater les messages et ajouter des titres

Il s’agit ici d’ajouter des titres à vos messages pour qu’ils soient vus immédiatement par vos collègues et/ou attirer leur attention sur une problématique spécifique. D’autres options de mise en forme sont proposées : mettre le texte en gras, en italique, en souligné, modifier la taille de police, etc.

Envoyer des messages urgents ou importants

Cette fonctionnalité permet de marquer les messages comme importants ou urgents, et ainsi de faciliter le parcours de l’information.

Épingler les équipes et les canaux favoris

Cette fonctionnalité permet d’accéder aux informations importantes plus facilement et de gagner un temps précieux.

🤩 Pour aller plus loin, découvrez les 11 outils Teams à intégrer d'urgence

Créer des équipes dédiées pour les actualités internes

Ici, il s’agit de regrouper toutes les annonces qui concernent les informations et les actualités de votre entreprise dans une équipe Teams dédiée.  

Mettre en place une communication interne réussie sur Teams

Voici quelques moyens de mettre en place une communication interne efficace sur Teams, fonctionnalité par fonctionnalité.

Sondages

La fonctionnalité Sondages permet d'obtenir l’avis de tous les collaborateurs rapidement et facilement. Elle est particulièrement intéressante pour les projets d’équipe.

Le mode ensemble

Il s’agit d’une expérience de réunion dans laquelle les participants se retrouvent assis virtuellement dans une même pièce pour une réunion plus conviviale. Ainsi, même les salariés qui travaillent à distance peuvent avoir l’impression d’être avec leurs collègues. Idéal pour renforcer la cohésion d’équipe.

💡Pour aller plus loin, découvrez . Comment créer et organiser une réunion Microsoft Teams ?

Notes de réunion

Les notes de réunion permettent de retranscrire les éléments importants qui sont ressortis d’une réunion.

Le tableau blanc collaboratif

Le tableau blanc collaboratif permet aux collaborateurs de réaliser des diagrammes, des tableaux, des graphiques et des annotations, puis de présenter leurs projets à tous les participants.

Viva Connections

Viva Connections est une application intégrée dans Teams, qui permet à chaque collaborateur de réunir les informations, les conversations et les outils dont il a besoin au quotidien.

🤩 Pour aller plus loin, consultez le guide pour améliorer votre gestion de projet sur Microsoft Teams.

Viva Engage

Viva Engage est la dernière fonctionnalité de Teams, qui se présente sous la forme d’une plateforme de connexion et de socialisation pour les membres d’une entreprise. Elle permet aux utilisateurs de publier des messages et de télécharger des photos, des vidéos et de multiples contenus. L’objectif est de créer une communauté et de susciter l’engagement, à l’instar des réseaux sociaux que nous connaissons tous.

Viva Amplify

Viva Amplify est une application de communication interne qui permet d’accroître l’impact de la communication au sein de l’entreprise en élaborant des messages plus percutants, des campagnes internes et des notifications visuelles claires dans l’environnement Microsoft 365.

Company communicator

L’application Company Communicator permet de créer et d’envoyer des messages destinés à plusieurs équipes ou à un grand nombre de personnes via une seule conversation. Elle peut être utilisée pour l’accueil des nouveaux arrivants, l’annonce d’informations importantes, ou encore pour la diffusion de messages à grande échelle.

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Comment aller encore plus loin avec MODA dans Microsoft Teams ?

La nouvelle application MODA permet d’ajouter de nouvelles fonctionnalités à Teams et de répondre aux nouveaux challenges de communication interne auxquels font face les entreprises.

Face à un trop-plein d’outils digitaux et à la fragmentation de l’information qui en résulte, MODA permet de créer des dashboards (tableaux de bord) intuitifs et 100% personnalisables intégrés dans Teams. Sa plus-value ? Son caractère intuitif et son fort niveau de personnalisation. L’objectif est en effet de créer un environnement de travail simple et entièrement adapté à ses besoins, et ainsi d’améliorer sa productivité quotidienne.

💫 Pour aller plus loin, découvrez comment transformer Teams en une plateforme d'expérience utilisateur.

Un Dashboard personnalisé en quelques clics

MODA est une application 100% SaaS, qui permet de créer des tableaux de bord entièrement personnalisés en 2 clics.  Les collaborateurs peuvent créer leur propre environnement de travail à l’aide de plusieurs templates disponibles, et se concentrer sur l’essentiel de leurs tâches, sans risque d’être déconcentrés par un afflux d’informations.

Le tableau de bord peut être mis à disposition de tous les collaborateurs ou seulement de certains d'entre eux. Il peut également être utilisé pour la phase d'onboarding, une étape délicate et cruciale pour les entreprises.

Une centralisation des informations essentielles

MODA centralise toutes les informations dont les employés ont besoin en un seul endroit.

De nombreuses fonctionnalités dans Teams peuvent ainsi être ajoutées, telles que :

• Mes tâches,
• Mes prochaines réunions,
• Mes emails,
• Mur des réseaux sociaux,
• Actualités,
• Mes applications favorites.
  

Il en résulte un tableau de bord sur mesure, dans lequel les informations peuvent être sélectionnées, hiérarchisées, puis diffusées auprès de l’ensemble des collaborateurs ou de certaines populations uniquement.

💪 Pour aller plus loin, découvrez comment optimiser l'expérience des salariés avec Microsoft Teams (mozzaik365.com)

Une expérience mobile optimale

MODA est disponible sur mobile, pour une expérience fluide et optimale. Tous les collaborateurs peuvent en bénéficier, y compris les équipes terrain, les télétravailleurs et les travailleurs en déplacement fréquent.

Tout cela, pour améliorer et optimiser la communication interne de votre entreprise.

Conclusion

La communication interne est essentielle à la bonne marche de toute entreprise. Pourtant, face à la multiplication des outils numériques, il peut être difficile de mettre en place une stratégie à la fois adaptée et efficace. En centralisant l’information et en permettant aux collaborateurs de personnaliser leur environnement numérique, Teams offre une expérience de communication interne optimale. Et si vous vous laissiez tenter ?