La guía definitiva para redactar un plan de comunicación interna en 2023

" El conocimiento es poder ", dijo el científico y filósofo Francis Bacon en 1597 (" Scientia potentia est ", en su versión original latina). Esta máxima es especialmente cierta en el mundo profesional, donde la puesta en común y el intercambio de información están inextricablemente ligados a la creación de equipos y a la productividad.

Pero entonces, ¿cuál es la metodología a adoptar para elaborar un plan de comunicación interna eficaz ? ¡La respuesta en este artículo! 🧐

Plan de comunicación interna: ¿por qué hacerlo?

El plan de comunicación interna es una hoja de ruta que permite mantener el rumbo dela comunicación de una empresa y favorece el intercambio de información. En la práctica, esta hoja de ruta define las líneas de comunicación a seguir, de acuerdo con la estrategia previamente definida por la empresa.

El plan de comunicación especifica los objetivos y metas de la comunicación interna, así como las herramientas que se utilizarán para alcanzarlos. ¿Cuál es el objetivo último de un plan de comunicación? Transmitir eficazmente un mensaje a un público determinado.

👉 Adoptar una buena comunicación interna es aún más crucial en un contexto de crecimiento. En efecto, cuanto más crece una empresa, más delicada se vuelve la comunicación interna . Sin embargo, para facilitar la cohesión del equipo, es esencial fomentar el intercambio y la puesta en común de información.

💡 ¿Le falta inspiración para tu estrategia de comunicación interna? Aquí tienes 6 ejemplos descifrados.

En una empresa, el plan de comunicación puede ser llevado a cabo por varias personas. Estas personas difieren en función del tamaño y la naturaleza de la organización. Pueden participar los fundadores de la empresa, el equipo de recursos humanos o el departamento de comunicación.

¿Cuándo debe elaborarse un plan de comunicación interna?

Hay varias razones para querer elaborar un plan de comunicación interna.

-> Este enfoque es muy pertinente si sus empleados le han dicho que quieren más información sobre la actualidad de la empresa, los objetivos estratégicos, los retos actuales, etc. En resumen, es una forma excelente de facilitar la comunicación descendente (de la dirección a los empleados).

-> Si en su empresa se está gestando una transformación importante (puede tratarse de un cambio estructural, la adopción de una nueva herramienta, una nueva estrategia empresarial, la evolución de la política interna de la empresa en materia de desarrollo del talento, etc.), también puede merecer la pena llevar a cabo una campaña de comunicación interna. ¿Qué está en juego? Destacar la información clave. En este caso, la puesta en marcha de una gestión del cambio también es una buena práctica.

-> Por último, si nota un descenso en la movilización o el compromiso de sus equipos, el despliegue de una estrategia de comunicación interna también puede ayudar a removilizar las tropas.

💡 Comunicación interna vs. comunicación de RRHH: ¿cuáles son las diferencias?
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La comunicación interna se refiere a todos los flujos de comunicación que circulan dentro de una empresa. En otras palabras, son todas las acciones de comunicación para los equipos internos de una empresa. La comunicación de RR.HH ., en cambio, puede ser tanto interna de la empresa como externa (en el marco de campañas de contratación, trabajo sobre la marca empleador de la empresa, etc.).

¿Cuál es el valor añadido de un plan de comunicación interna?

En muchos sentidos, la comunicación interna crea compromiso. Fomenta la cohesión del equipo y permite que la información se difunda rápidamente (especialmente entre directivos y empleados, y viceversa).

¿Su función? Compartir con los empleados las noticias de la empresa, los temas de actualidad, las estrategias, etc. En resumen: se trata sobre todo de proporcionar a los equipos la información que necesitan para trabajar eficazmente a diario.

El desarrollo de la comunicación interna puede responder a distintos tipos de necesidades: pueden referirse a los recursos humanos, a cuestiones empresariales u operativas, a cuestiones de gestión, etc.

Una buena comunicación interna también permite unir a los equipos en torno a un proyecto común, estimular su sentimiento de pertenencia a la empresa...

💡 Piensa en adaptar tu estrategia en función de la naturaleza y el tamaño de tu empresa. Dependiendo de si eres una empresa familiar con 30 empleados o una pyme con 300, ¡tus necesidades de comunicación no serán las mismas!

Metodología para crear un plan de comunicación

La comunicación interna se inspira naturalmente en los ámbitos de la comunicación y el marketing. Así, al igual que ocurre con la elaboración de un plan de comunicación externa, la elaboración de un plan de comunicación interna requiere seguir ciertos pasos clave.

Esto incluye los siguientes pasos 👇

Realización de un inventario

¿Cuáles son las necesidades de la empresa en materia de comunicación interna, los posibles ámbitos de mejora, las expectativas de los empleados? A partir de esta evaluación, será más fácil establecer el presupuesto que debe asignarse a la comunicación interna.

Pregunte a sus equipos para conocer mejor sus necesidades. ¿Considera el equipo de RR.HH. que los nuevos empleados tienen suficiente información sobre la empresa cuando se incorporan? ¿Pueden los equipos interactuar entre sí sin dificultad?

Definir los destinatarios del mensaje

Pueden ser directores, gerentes, empleados, equipos sobre el terreno, profesiones específicas, etc. Para ser pertinente y comprensible para todos, el mensaje transmitido por la empresa debe ser, por tanto, lo más personalizado posible.

Sí, no toda la información puede difundirse al mayor número de personas posible. Algunas informaciones son confidenciales o sensibles, otras son menos prioritarias... No hay nada como una buena segmentación de la información para hacer llegar el mensaje adecuado a la persona adecuada en el momento oportuno.

🎉 Buenas noticias: el uso de una intranet le permite comunicar con eficacia ¡dirigiendo los mensajes enviados a los empleados! Por ejemplo, las noticias destacadas por la empresa en su intranet pueden variar en función de los distintos departamentos, sus temas, etc.

Definir mensajes  

Por supuesto, no se trata de planificar con varios meses de antelación todos los mensajes que desea compartir con sus equipos. Se trata sobre todo de tener en mente los temas principales que deben abordarse en sus comunicaciones diarias.

Por ejemplo, al preguntar a sus empleados, puede darse cuenta de que les falta información sobre las ofertas de empleo disponibles en la empresa, sobre su política de formación, sobre sus temas estratégicos actuales... Tome nota de los temas esenciales que son importantes para sus equipos y fíjese el objetivo de abordarlos regularmente en sus comunicaciones.

💡 Para identificar los temas clave que merecen una comunicación interna, pregúntate, por ejemplo, qué necesitan (o desean) tus empleados para trabajar de forma más eficiente. Pregúntate qué temas deberían circular en la empresa, cuáles tienen dificultades para circular...

¿Lo que hay que hacer? Designe un embajador en cada equipo / Unidad de Negocio responsable de comunicar información clave sobre su equipo, sus éxitos, novedades, retos, etc.

💡 Recuerda siempre indicar el propósito de tu comunicación y los temas que plantea. Todo mensaje debe tener un propósito para ser relevante.

Crear un plan editorial

Una vez que haya identificado sus necesidades y sus objetivos, es hora de pensar en las medidas que debe tomar para comunicarse internamente con eficacia. ¿Cómo hacerlo? Creando un plan editorial, una herramienta esencial para quienes desean comunicar con rigor y método.

Este calendario editorial debe especificar la frecuencia deseada de las publicaciones internas, los canales de comunicación a privilegiar ((boletines, eventos internos, informes, intranet, redes sociales de la empresa, etc.), los diferentes tipos de mensaje asociados a cada objetivo, etc.

Toda acción de comunicación debe seguir el famoso patrón de Lasswell, a saber: 👉 Quién - dice qué - a través de qué canal - a quién - y con qué efectos deseados.

💡 ¡Para llegar al mayor número de personas posible, piensa en variar los medios y la frecuencia de envío de tus mensajes!

Realizar controles periódicos

La etapa esencial de cualquier proyecto emprendido en una organización. ¿Su finalidad? Medir la eficacia de las comunicaciones internas para poner de relieve posibles áreas de mejora.

Recuerde que no tiene sentido "comunicar por comunicar". La comunicación valiosa es, ante todo, atractiva.

Algunos ejemplos de KPI (Indicadores Clave de Rendimiento) que debe controlar mensualmente para medir el compromiso de sus empleados y la receptividad a sus mensajes:

-> La tasa de apertura de boletines internos internos.

-> El índice de uso de las herramientas de comunicación interna por parte de los empleados (incluido el índice de participación de los empleados en la intranet de su empresa).

-> El índice de participación de los empleados en eventos o reuniones internas (no directamente relacionadas con el trabajo, sino con la vida de la empresa).

💡 Además de los KPI tradicionales, también es posible medir la eficacia de tus acciones de comunicación realizando encuestas dedicadas a tu estrategia de comunicación interna.

Cómo redactar un plan de comunicación interna, en pocas palabras

La comunicación interna es una verdadera herramienta estratégica que ayuda a federar y comprometer a los equipos, a reforzar la cultura de empresa... Además de mejorar las condiciones de trabajo -¡y facilitar el trabajo a distancia!

Sin embargo, este enfoque no se improvisa. Para tener éxito en su estrategia de comunicación interna y gestionarla a diario, es esencial diseñar un plan de comunicación interna (¡y aplicarlo!).

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Aspectos a tener en cuenta

El plan de comunicación interna es una hoja de ruta para intercambiar
información en un marco determinado. Las etapas para llevar a cabo un plan de comunicación son :

📌 La realización de un inventario ;

📌 La definición de los objetivos del mensaje ;

📌 El diseño del mensaje ;

📌 La elaboración de un plan editorial ;

📌 La medición de la eficacia.