La guía definitiva para un proceso de incorporación exitoso

Este proceso es tan importante porque sólo el 12% de los empleados declaran estar satisfechos con la incorporación que les proporciona su nuevo empleador. Además, el 22% de los recién llegados abandonan su puesto de trabajo en los primeros 45 días. Para el empresario, esto representa una pérdida significativa de tiempo, dinero y energía.

El proceso de incorporación permite a los nuevos empleados integrarse en su nuevo entorno, aprender a colaborar con sus compañeros a diario y adquirir la cultura de la empresa. Como resultado, un empleado que completa un proceso de incorporación exhaustivo tiene un 58% más de probabilidades de permanecer en la empresa que uno que no lo hace. No cabe duda de que el proceso de incorporación es esencial para las empresas.

Así pues, aquí tienes todos nuestros consejos para que el proceso de incorporación sea un éxito y tus nuevos colaboradores se unan a ti.

Preparación previa a la llegada del nuevo empleado

Un viaje de incorporación requiere una preparación previa.

Comunicación preliminar

Ante todo, es esencial anunciar la llegada del nuevo colaborador a los equipos. Este anuncio debe ir acompañado de una breve presentación del nuevo fichaje, que permita a todos familiarizarse con su perfil, sus competencias, sus experiencias pasadas, etc. Está fuera de lugar dar la bienvenida a un nuevo colaborador en la empresa sin avisar previamente a los equipos.

Por último, es importante enviar un completo kit de bienvenida al nuevo empleado antes de su llegada. Este kit debe contener toda la información necesaria sobre el funcionamiento de la empresa. Recuerde: ¡un empleado feliz es un empleado bien preparado! Acuérdese también de enviarle toda la información esencial para su primer día: la hora de llegada, la identidad de las personas responsables de su acogida, el programa del día, etc.

Organización del espacio de trabajo

No olvide preparar el espacio de trabajo de su nuevo empleado. Un escritorio limpio y bien organizado les proporcionará una primera impresión positiva. Asegúrese también de que todas las herramientas y equipos necesarios estén preparados y operativos en su primer día. El primer día en una nueva empresa suele ser estresante, así que no hay nada peor que llegar a un lugar donde el equipo no funciona.

Procedimientos administrativos

El primer día de un nuevo contratado suele estar lleno de trámites administrativos. Para garantizar un proceso fluido, asegúrese de preparar todos los documentos contractuales y formularios necesarios. Asimismo, facilíteles todos los trámites administrativos, como la obtención de tarjetas de acceso, la configuración del acceso informático, etc. La jornada del empleado debe ser rápida y sencilla, sin perder tiempo innecesariamente. El viaje del empleado debe ser rápido y sencillo, sin pérdidas de tiempo innecesarias.

Bienvenida e integración el primer día

Este paso es crucial. Da forma a la primera impresión que su nuevo colaborador tendrá de la empresa.

La importancia de una cálida bienvenida

El primer día de un nuevo colaborador es muy importante. Sus impresiones dependerán en parte de la acogida que reciba de su jefe y sus colegas. Por eso es esencial darles la bienvenida con entusiasmo y amabilidad, quizás organizando un desayuno, por ejemplo. Durante este desayuno (o en otro momento del día), asegúrese de presentar a cada miembro del equipo y describir sus responsabilidades. Esto ayudará al nuevo empleado a identificar sus diversos puntos de contacto y a adaptarse rápidamente a su nuevo entorno.

Visita a las instalaciones y presentación de la empresa

La bienvenida del empleado debe continuar con una visita a las instalaciones y una presentación de los distintos departamentos y servicios de la empresa. También es el momento adecuado para presentar la cultura, los valores y las misiones de la empresa. A este respecto, se puede entregar al empleado un documento resumen (por ejemplo, un folleto).

Presentación del proceso de incorporación

Ha llegado el momento de explicar el proceso de incorporación de forma clara y precisa. Defina y justifique cada paso clave. El objetivo es ofrecer la mayor transparencia posible al empleado. Preséntele también todos los recursos disponibles que pueda necesitar para su integración en la empresa.

Formación y asistencia

Este paso forma parte de la fase de integración y no debe pasarse por alto.

Formación específica del puesto

Pocos recién contratados están preparados de inmediato para desempeñar su trabajo con eficacia. Antes de empezar a trabajar, es esencial que el empresario planifique y organice una o varias sesiones de formación relacionadas con las competencias requeridas.

También puede organizar una reunión con un equipo específico o con un empleado de la empresa para mantener un intercambio informal. La clave está en hacer que el nuevo contratado se sienta respaldado en su función y proporcionarle contactos bien informados para resolver cualquier duda que pueda tener.

Tanto si se hace a distancia como en persona, es crucial no descuidar este aspecto.

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Mentores y patrocinadores

No es obligatorio, pero ¿por qué no designar a un mentor o a un colega experimentado para que apoye al nuevo colaborador? No hay nada como intercambiar regularmente con un mentor de la empresa que pueda compartir su experiencia. Estos intercambios también fomentan la puesta en común de conocimientos e información.

Seguimiento y evaluación

Con el paso de los días, su nuevo colaborador evolucionará y se integrará en su nuevo entorno. Plantéese programar reuniones periódicas para evaluar sus progresos.

Durante estas reuniones, no dude en proporcionar comentarios constructivos y ofrecer consejos para fomentar el aprendizaje continuo.

Integración del equipo y cultura de empresa

Esta etapa se desarrolla en los días y semanas siguientes a la llegada del nuevo empleado y forma parte integrante de la incorporación.

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Actividades de creación de equipos

Anime al nuevo colaborador a participar en eventos de la empresa. Estos momentos de socialización le ayudarán a integrarse plenamente. Para facilitar el proceso, organice actividades que fomenten las interacciones sociales y refuercen el espíritu de equipo. Si tiene poco tiempo, un simple almuerzo regular con los miembros del equipo puede servir.

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Comunicación y colaboración

Nunca se insistirá lo suficiente en la importancia de la comunicación. Para facilitar la integración de su nuevo empleado, fomente el uso de canales de comunicación interna, como las aplicaciones de mensajería instantánea. Es importante que puedan conectar regularmente con sus compañeros. Además, fomente la colaboración con miembros de otros departamentos.

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Valoración y reconocimiento de los empleados

Un empleado valorado es un empleado feliz. Por lo tanto, asegúrese de reconocer sus logros y contribuciones, y/o destaque sus progresos. Cuando proporcione retroalimentación, asegúrese de que sea constructiva.

Además, a largo plazo, es fundamental ofrecer a los empleados oportunidades de desarrollo profesional y promoción profesional. Esto es lo que contribuirá a reforzar su sentimiento de pertenencia y lealtad a la empresa.

¿Qué herramientas de incorporación utilizar?

Hoy en día existen numerosas herramientas de onboarding. Depende de cada empresa elegir las que mejor se adapten a su estructura y/o a sus necesidades. En general, algunas herramientas a tener en cuenta son:

• Plataformas de gestión de recursos humanos.
• Sistemas de gestión del aprendizaje, que permiten crear módulos de formación en línea para los nuevos empleados.
• Portales de intranet como Mozzaik365, donde los empleados pueden acceder a diversos recursos, documentos e información.
• Aplicaciones de mensajería y herramientas de comunicación como Microsoft Teams.
• Aplicaciones móviles, para proporcionar a los recién llegados toda la información que necesitan en su viaje de incorporación;
• Evaluaciones y cuestionarios en línea, para medir la integración de los nuevos reclutas;
• Herramientas de gestión de proyectos y seguimiento de tareas;
• Herramientas de comunicación y colaboración entre equipos, como Teams y MODA. MODA es una aplicación que le permite diseñar, crear y personalizar sus cuadros de mando directamente dentro de Microsoft Teams. En solo dos clics, centralice sus herramientas empresariales y mejore la experiencia móvil de sus empleados. El concepto es sencillo: MODA es la mejor manera de empezar tu jornada laboral. Toda tu información esencial está ahí: tus correos electrónicos, reuniones, tareas, aplicaciones favoritas, ¡y mucho más! Lo mejor es que puedes crear un panel específico para la incorporación de tu nuevo empleado, con toda la información relacionada con su llegada e importante para su trabajo.

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Conclusión

Como habrá comprendido, el proceso de incorporación es crucial para garantizar una llegada sin problemas de los nuevos empleados a una empresa. Es igualmente importante para la retención del talento y la satisfacción general de los empleados. Como recordatorio, el 22% de los nuevos empleados abandonan la empresa en los primeros 45 días. Para evitar esta situación incómoda para ambas partes, es esencial no pasar por alto las primeras semanas de un nuevo empleado en una empresa.

Comunicación eficaz antes y después de la llegada, preparación del puesto de trabajo informático y de las herramientas necesarias para las tareas diarias, establecimiento de un programa de tutoría, formación en línea y presencial, organización de actos de bienvenida, implantación de herramientas de onboarding... Son muchos los procesos que hay que poner en marcha para garantizar el éxito de la integración de sus empleados. Sólo queda empezar.