Con la generalización del trabajo híbrido y el teletrabajo, ¿cómo puede gestionar sus equipos a distancia?
En el contexto de la crisis sanitaria y medioambiental, el trabajo híbrido, que combina jornadas de teletrabajo y presencia presencial de los empleados, se está convirtiendo en una nueva norma en la organización del trabajo.
Según una encuesta realizada por Malakoff Humanis, en 2022, el 82% de los empleados que cumplen los requisitos aspiran a trabajar en modo híbrido, y el 84% de los directivos de empresa desean implantar el teletrabajo en su estructura.
Sin embargo, según el mismo estudio, sólo el 48% de los directivos está a favor de la trabajo a distancia a distancia. A ojos de los directivos, el teletrabajo representa un verdadero reto que les obliga a reinventar sus métodos de gestión.
¿Tú también tienes dificultades para adoptar el trabajo híbrido? Mozzaik te presenta 6 buenas prácticas para gestionar tu equipo de teletrabajo.
Lea atentamente lo siguiente.
Teletrabajo: una oportunidad para la empresa, un reto para la dirección
El teletrabajo representa tanto una oportunidad real para la empresa y sus empleados como un gran reto para los directivos.
Los beneficios del teletrabajo para la empresa y sus empleados
El teletrabajo tiene numerosas ventajas para las empresas y sus empleados.
Y por una buena razón, esta forma de organización del trabajo favorece el bienestar y la productividad de los empleados. Les permite mantener cierto equilibrio entre vida profesional y personal, evitar largas y tediosas horas de transporte o concentrarse en sus tareas sin ser interrumpidos.
La guinda del pastel es que, según un reciente estudio publicado por Robert Walters, el 45% de los empleados se sienten más productivos cuando teletrabajan. Esta impresión la corrobora el Sapiens Institute, según el cual la generalización del teletrabajo habría aumentado la productividad de los empleados en un 22% de aquí a 2020.
Además de permitir una cierta optimización del espacio de oficinas y ampliar la bolsa de contratación, el teletrabajo es, por tanto, un activo para la marca empleador y una palanca de rendimiento para la empresa.
El teletrabajo, un reto para la dirección
Sin embargo, no todos los equipos son iguales cuando se trata de remoto a distancia.
Según Robert Walters, el 25% de los empleados afirma trabajar menos cuando trabaja desde casa. Peor aún, según un estudio publicado en 2020 por Harris Interactive, una proporción similar cree que trabajar a distancia tiene un impacto negativo en su salud psicológica.
Para algunas personas, el teletrabajo es una fuente de estrés y desvinculación. Esto se debe a los espacios y herramientas de trabajo, a veces incómodos, pero también a las dificultades para gestionar uno solo sus tareas y horarios, a los problemas de organización y comunicación dentro del equipo, a la sensación de aislamiento o incluso a la fuerte presión directiva.
En un contexto de generalización del trabajo híbrido, es por tanto esencial adaptar las prácticas de gestión para hacer frente a los retos que plantea el teletrabajo.
Buenas prácticas de gestión para dirigir su equipo de teletrabajo
Ya sea trabajo híbrido o teletrabajo la adopción del teletrabajo requiere un cambio en las prácticas de gestión.
Aquí tienes 6 buenas prácticas que debes aplicar para gestionar mejor tu equipo a distancia:
# 1 Establecer reglas claras y objetivos SMART
En tiempos de teletrabajo, el directivo debe asumir más que nunca el papel de director de orquesta. Lejos de la oficina común, los empleados pueden sentirse abandonados a su suerte y verse afectados por la desmotivación.
Para evitar esta situación, hay que asignar a cada persona objetivos SMART, es decir, específicos, mensurables, alcanzables, realistas y sujetos a plazos. Gracias a este método de gestión, cada empleado sabe y entiende lo que se espera de él. Esta es una condición indispensable para llevar a cabo sus tareas de forma independiente.
Además, para evitar que los empleados se desorienten, es necesario organizar el trabajo en equipo. Para ello, fije franjas horarias para el trabajo conjunto, dé instrucciones sobre la capacidad de respuesta deseada (por ejemplo, responder en 24 horas) y establezca herramientas de comunicación colaborativa a distancia, como Microsoft Teams.
Para asegurarse de que todos los teletrabajadores conocen las reglas del juego, no dude en formularlas por escrito. Mejor aún, si dispone de una, publique su carta en su Lugar de Trabajo Digital. Esto permitirá a todos recordar las reglas si lo necesitan.
💡 Lee también nuestro artículo para ¡llevar a tus equipos al siguiente nivel con Microsoft Teams!
# 2 Establecer un clima de confianza entre el directivo y el empleado
Aunque establecer un marco y unas normas para el teletrabajo es importante, también lo es crear un clima de confianza entre el jefe y el empleado.
Cuando trabajan a distancia, los empleados deben ser capaces de gestionar sus tareas diarias y sus horarios de forma independiente. Se trata de una responsabilidad que solo pueden asumir si sus jefes se lo "permiten".
Para empoderar a los miembros de su equipo, evite a toda costa la trampa del exceso de control, la microgestión y la vigilancia. En resumen, evite las herramientas de seguimiento y suprima los informes diarios que tanto tiempo consumen.
En su lugar, construya una verdadera cultura de confianza dentro de su equipo.
Para ello, fomente la iniciativa y el derecho a equivocarse. Asegúrese también de conceder a sus empleados cierta flexibilidad, tanto en la organización de su tiempo de trabajo como en la elección de los métodos utilizados para alcanzar sus objetivos.
# 3 Establecer un seguimiento regular de los objetivos
Por supuesto, confiar en sus colaboradores y darles autonomía no significa renunciar a su papel de guía.
Por tanto, asegúrese de supervisar regularmente la consecución de los objetivos que ha fijado para los miembros de su equipo.
Las herramientas de gestión de proyectos, como Microsoft Teams y Microsoft Planner, te permitirán configurar y compartir fácilmente una lista de tareas, un tablero Kanban o un calendario compartido. Esto facilita el seguimiento del progreso de cada persona y del proyecto conjunto.
Además, piense en fijar momentos de intercambios colectivos y revisiones individuales periódicas (semanales, por ejemplo) para asegurarse de que las tareas de cada uno se están realizando correctamente, responder a cualquier pregunta y apoyar a sus empleados en caso de bloqueo.
#4 Mantener el compromiso de los empleados
Aunque el teletrabajo es, por definición, sinónimo de distancia física, no debe debilitar el sentimiento de pertenencia y apego que los empleados tienen a su organización.
Lejos de los espacios colectivos, las relaciones de convivencia entre compañeros y los eventos que mantienen viva la cultura de empresa, el papel del directivo es esencial. El apoyo de los empleados al proyecto común está estrechamente ligado a los sentimientos de consideración y reconocimiento que experimentan.
Por lo tanto, como directivo, asegúrese de crear una verdadera cultura de feedback dentro de su equipo. En particular, asegúrese de animar y agradecer a sus empleados cuando alcancen sus objetivos, pero también cuando adopten comportamientos y métodos encomiables.
Además, dé voz a sus empleados. Para implicar a tus equipos, no hay nada como pedir la opinión de los empleados y animarles a ser fuente de ideas. El puesto de trabajo digital Mozzaik365 ofrece funciones especialmente útiles en este ámbito, como el buzón de ideas y la herramienta de encuestas, esenciales para una comunicación ascendente fluida.
Al ofrecer a sus empleados un espacio de trabajo único y atractivo, les da la oportunidad de implicarse en su empresa y en sus proyectos, abriendo la comunicación entre cada una de las partes interesadas y creando una verdadera cohesión entre ellas, incluso a distancia.
# 5 Utilizar la comunicación para reforzar la cohesión
Cultivar la comunicación a distancia y el sentimiento de pertenencia al grupo es otra palanca que permite a la dirección implicar a sus equipos y reforzar la cohesión interna.
En una situación de teletrabajo, los directivos pueden reforzar los lazos que unen a los miembros de su equipo facilitando las interacciones entre ellos. Las aplicaciones de comunicación colaborativa, como Microsoft Teams, les permitirán facilitar debates síncronos o asíncronos dentro de un proyecto.
Con herramientas como Teams, los directivos también podrán establecer rituales y convivencias ocasionales.
Un "Café de equipos" por la mañana o un "Vídeo aperitivo de equipos" al final de la semana permitirán a los empleados relacionarse de manera informal y romper el aislamiento.
💡 Además, ¿por qué no planificar una reunión de vez en cuando para celebrar un éxito colectivo (lanzamiento de un producto, fin de un proyecto, etc.) o una fecha significativa (aniversario profesional, por ejemplo)?
Por último, si su organización dispone de un espacio de trabajo digital (DWS) o una red social corporativa (CSN), como Microsoft Yammer, considere la posibilidad de crear un canal de debate en el que los miembros de su equipo puedan hablar entre sí de forma espontánea y mantener viva la cultura corporativa .
# 6 Utilizar herramientas sencillas y eficaces
El entorno de trabajo y la calidad de las herramientas a disposición de los empleados desempeñan un papel fundamental en el éxito del teletrabajo y el trabajo híbrido.
Como habrás comprendido en los puntos anteriores, como directivo puedes implantar diversas herramientas digitales en tu equipo para que trabajo a distancia remoto sea más fluido.
Considere la posibilidad de equipar a sus empleados con las siguientes soluciones:
- Una aplicación de comunicación colaborativa y gestión de proyectos como Microsoft Teams, para facilitar la comunicación a distancia dentro de tus proyectos centralizando y estructurando los intercambios con tu equipo;
- Software de planificación de tareas, como Microsoft Planner (Tareas), para asignar tareas a su personal y supervisar el progreso de su proyecto de forma colectiva;
- Una aplicación para preparar y celebrar reuniones de videoconferencia dinámicas, interactivas y atractivas, tales como Microsoft Whiteboard;
- Una red social corporativa (CSN), como Microsoft Yammer, para intercambiar con sus empleados de forma sencilla y compartir información específica;
- Un Lugar de Trabajo Digital para reunir todas tus herramientas digitales en una única interfaz, interconectarlas y hacer más fluido su uso. Auténtico espacio de trabajo digital, el Mozzaik365 Digital Workplace es una extensión de Microsoft. Añade funciones a SharePoint y simplifica la comunicación interna, el acceso a la información, el intercambio de conocimientos y el trabajo colaborativo.
Nuestro Digital Workplace te permite crear bonitas intranets en Microsoft 365, conectar a tus empleados con un espacio de trabajo digital adaptado y atractivo, y facilitar el uso compartido con los demás mediante funciones como el "Directorio de la empresa" y los accesos directos de Teams y Outlook.
Pero eso no es todo. Mozzaik365 también da voz a sus empleados a través de funciones sociales y encuestas. Y lo que es más, nuestra intranet colaborativa facilita el intercambio de conocimientos proporcionando a sus equipos recursos clave, y da vida a su cultura corporativa con una plataforma que refleja su organización.
Por último, Mozzaik365 Digital Workplace ofrece a su empresa un espacio de trabajo seguro, incluso cuando sus empleados trabajan a distancia. De hecho, como se ha visto anteriormente, Mozzaik365 es una extensión natural de Microsoft , por lo que ningún dato es alojado por Mozzaik, limitando cualquier riesgo de fuga de datos. Sus usuarios tendrán acceso seguro a un entorno de trabajo único dentro de Microsoft. ¡Suficiente para contrarrestar los riesgos relacionados con Shadow IT!
💡 Lee también: para conocer las buenas prácticas para acompañar a tus empleados en esta transformación con nuestro artículo sobre gestión del cambio
6 buenas prácticas para gestionar su equipo de teletrabajo: conclusión
El teletrabajo, ya sea a tiempo completo o en el contexto del trabajo híbrido, es una oportunidad real para la empresa y sus empleados. Sin embargo, este modelo de organización del trabajo plantea muchos retos a los directivos, que no ven con buenos ojos su uso generalizado.
Aunque son fundados, los temores de los directivos pueden resolverse ajustando sus prácticas de supervisión y coordinación, pero también adoptando programas informáticos adaptados al trabajo y la comunicación a distancia .
Como reina de las herramientas digitales dedicadas al trabajo, el Puesto de Trabajo Digital ofrece una respuesta completa a los directivos que desean transformar sus métodos de gestión y sacar el máximo partido del teletrabajo. Así que, ¡depende de ti!
Aspectos a tener en cuenta
Las buenas prácticas de gestión son :
📌 El establecimiento de normas claras con objetivos SMART;
📌 Generar confianza;
📌 El establecimiento de un seguimiento periódico de los objetivos;
📌 Mantener el compromiso de los empleados;
📌 Mejorar la comunicación para reforzar la cohesión;
📌 El uso de herramientas sencillas y eficaces.
