7 buenas razones para pasarse a la comunicación asíncrona en la empresa

La comunicación asíncrona ya es popular entre las start-ups desde hace varios años y ahora se está convirtiendo en una palanca esencial para la colaboración y la comunicación interna en todas las grandes empresas.

Y con razón, en la era del teletrabajo, el trabajo híbrido y la "reunionitis", este modo de interacción es esencial para el trabajo en equipo.

Sin embargo, tras una carrera dedicada a las reuniones físicas, los controles de progreso cara a cara y las llamadas telefónicas en directo, algunos empleados tienen dificultades para comprender las ventajas de este nuevo enfoque.

¿Le suena familiar? Mozzaik presenta 7 buenas razones para adoptar la comunicación asíncrona que convencerán a sus colegas más reticentes. Lea atentamente lo que sigue.

¿Qué es la comunicación asíncrona?

Antes de entrar en materia, repasemos rápidamente la definición de comunicación asíncrona.

En pocas palabras, la comunicación asíncrona es lo contrario de la comunicación síncrona. La comunicación síncrona se refiere a interacciones instantáneas como las que se observan en una llamada telefónica, una reunión o una videoconferencia.

Así, a la inversa, interactuar de forma asíncrona significa intercambiar información con retraso. La comunicación asíncrona implica, por tanto, una latencia entre cada mensaje, ya sea en forma de texto, de captura de audio o de videoclip.

Tradicionalmente, la comunicación asíncrona se materializa en conversaciones epistolares. Más recientemente, se ha materializado en el correo electrónico y los SMS.

Pero eso no es todo. Con la tecnología digital, muchas otras soluciones permiten ahora una forma de comunicación asíncrona a través de mensajería, hilos de conversación integrados o simplemente documentos compartidos:

• Aplicaciones de comunicación colaborativa como Microsoft Teams;

• Software de gestión del conocimiento y gestión electrónica de documentos (GED ) como Microsoft SharePoint ;

• Redes sociales corporativas (RSC ) como Microsoft Yammer;

• Aplicaciones de gestión de proyectos colaborativos, como Microsoft Planner.

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Ahora ya sabe un poco más sobre estas dos formas de interactuar en un contexto empresarial. Entonces, comunicación síncrona o asíncrona, ¿qué solución debe elegir para su empresa?

He aquí 7 buenas razones para considerar la segunda de estas dos opciones:

#1 Paralelizar tareas para mejorar la colaboración interna

Las herramientas de comunicación asíncrona permiten a los empleados realizar tareas en paralelo y avanzar simultáneamente en un mismo proyecto. Esto optimiza el trabajo en equipo y aumenta la productividad colectiva.

En particular, los empleados pueden practicar la coautoría, es decir, trabajar en el mismo documento, compartido a través de un software de GED como Microsoft SharePoint.

Gracias a esta forma de comunicación asíncrona, los miembros de un equipo de proyecto pueden, por ejemplo, diseñar más eficazmente el PowerPoint para su presentación anual:

No hay necesidad de pasar el documento de mano en mano, y luego enviar un primer borrador para su corrección antes de iniciar un nuevo ciclo de redacción. Con Co-Authoring, el PowerPoint es editado por los empleados y corregido por su responsable simultáneamente. Un auténtico ahorro de tiempo.

Además, cada empleado tiene siempre acceso a una versión actualizada de la presentación conjunta. Se acabaron los archivos adjuntos perdidos o los materiales de trabajo desactualizados que provocan malentendidos y retrasos.
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Mejor aún, el control de versiones permite seguir el historial del documento compartido, consultar una versión anterior e incluso restaurarla. Gracias a esta función, los miembros del equipo tienen derecho a equivocarse, lo que estimula la iniciativa y la innovación.

Es una ventaja que no se encuentra en ningún otro sitio, ya que en caso de borrado accidental, el documento se conserva durante 93 días.

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#2 Dar visibilidad a las partes interesadas para facilitar el trabajo en equipo

La comunicación asíncrona también ayuda a aclarar el curso de un proyecto a los empleados implicados y, de este modo, a simplificar el trabajo en equipo.

Las aplicaciones de programación de tareas como Microsoft Planner y ToDo pueden, por ejemplo, integrarse en el software de comunicación colaborativa Microsoft Teams . La pestaña "Tareas" de Teams puede utilizarse para programar tareas, priorizarlas, asignarlas a miembros individuales del equipo del proyecto, mostrarlas en un tablero o lista Kanban e incluso sincronizarlas con la lista personal de tareas pendientes de cada miembro del equipo.

De este modo, cada empleado está informado de las tareas que tiene que realizar, pero también de las que delega en sus compañeros de equipo y del progreso de cada tarea. No hay nada como la transparencia para impulsar el compromiso de los empleados y facilitar el trabajo colaborativo.

#3 Organizar la información para simplificar la comunicación interna

Las herramientas de comunicación asíncrona también ofrecen muchas posibilidades para priorizar la información .

La aplicación de comunicación interna Microsoft Teams, por ejemplo, permite crear canales temáticos en cada grupo de Teams. Así, un grupo de trabajo puede decidir abrir un hilo de debate dedicado a cada uno de sus clientes o a una dimensión específica del proyecto en curso (I+D, diseño, estudios de mercado, etc.).

Pero eso no es todo. Los miembros del grupo de Teams también pueden etiquetar a un usuario en un mensaje para llamar su atención sobre un dato clave o para solicitarle una respuesta sobre un punto concreto.

Por último, los usuarios de Teams tienen acceso a múltiples opciones de formato (negrita, color, listas con viñetas, etc.) que les permiten organizar su discurso y destacar la información más importante. Aún mejor, los colaboradores pueden utilizar imágenes (gráficos, diagramas, etc.), enlaces para enriquecer su discurso, y mucho más.

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#4 Almacenar datos para optimizar la gestión del conocimiento

Además de priorizar la información, el software de comunicación asíncrona también permite almacenar datos y crear verdaderas bases de conocimiento accesibles a todos los empleados a lo largo del tiempo.

El software de gestión electrónica de documentos (GED) de SharePoint365, integrado en el Mozzaik365 Digital Workplace, permite, por ejemplo, crear una base de conocimientos común que alimentan los empleados y hace que la información sea accesible para todos gracias a la búsqueda avanzada de Mozzaik.

Esto significa que se acabaron las largas horas de investigación y los intercambios de correos electrónicos para confirmar información que no se entendió durante una reunión o videoconferencia. Todo el mundo tiene todo el material que necesita para trabajar bien, sin perder tiempo en interacciones improductivas.

#5 Evitar las interrupciones para aumentar la productividad individual de los empleados  

No podemos hablar de comunicación asíncrona sin mencionar el aumento de la productividad individual asociado a este modo de interacción.

La comunicación asíncrona permite evitar cierto número de reuniones (las dedicadas a compartir información en frío o ciertas comprobaciones de progreso, por ejemplo). Los empleados pueden así dedicar el máximo de su tiempo a un trabajo de mayor valor añadido y aumentar su productividad.

Sobre todo, la comunicación asíncrona significa que los empleados son interrumpidos con menos frecuencia en su trabajo. En concreto, se ahorran un gran número de llamadas imprevistas. Así, los empleados pueden centrarse plenamente en sus tareas, mantener un buen nivel de concentración y ser más productivos.

#6 Promover intercambios de alta calidad en beneficio de la inteligencia colectiva

Y lo que es más inesperado, la comunicación asíncrona favorece en algunos aspectos una mayor calidad de los intercambios entre colegas.

Este modo de interacción permite a cada una de las partes interesadas disponer de tiempo para reflexionar con calma y formular sus ideas de la forma más precisa, clara y sintética posible.

Además, al comunicarse fuera de línea, los empleados no sufren una pérdida de concentración como ocurre durante una reunión o videoconferencia.

La comunicación asíncrona es, por tanto, un verdadero "plus" en un momento en que la capacidad de atención de la gente disminuye y el 49% de los directivos tiene dificultades para expresarse en las reuniones.

Gracias a la comunicación asíncrona, los empleados pueden recabar información esencial, dar lo mejor de sí mismos y participar en la emergencia de una verdadera inteligencia colectiva, incluso cuando son introvertidos por naturaleza.

#7 Trabajar mejor en equipo en un contexto internacional

Por último, y no es de extrañar, la comunicación asíncrona tiene la ventaja de facilitar el trabajo colaborativo entre equipos situados en todo el mundo y en diferentes husos horarios.

Con la comunicación escalonada, no hay necesidad de levantarse al amanecer o trasnochar para comunicarse con sus colegas japoneses o brasileños. Todos pueden consultar sus mensajes y responder cuando estén disponibles.

Pero eso no es todo. Herramientas de comunicación interna como Microsoft Teams o la red social corporativa (CSN) Microsoft Yammer también ofrecen una función de traducción automática. Esto significa que los mensajes enviados por compañeros que no hablan el mismo idioma pueden entenderse con unos pocos clics.

Es bueno saberlo: El lugar de trabajo digital y sus distintas funcionalidades facilitan el despliegue de la comunicación asíncrona en la empresa. Con Mozzaik365, puede integrar fácilmente sus aplicaciones Teams y Sharepoint y ofrecer a sus empleados un verdadero entorno de trabajo digital fomentando la interacción entre compañeros y conectando a sus equipos. Este espacio de trabajo digital también facilita la colaboración interna, el intercambio de conocimientos y, en definitiva, el trabajo colaborativo.

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Buenas razones para adoptar la comunicación asíncrona en su empresa: conclusión

Como habrás comprendido en este artículo, hay muchas buenas razones para adoptar la comunicación asíncrona.

Cuando se utiliza con inteligencia y acierto, esta forma de interactuar con los compañeros mejora la colaboración interna, el trabajo en equipo, la comunicación interna, la gestión del conocimiento y la inteligencia colectiva.

Afortunadamente, el lugar de trabajo digital como Microsoft Teams, Yammer y SharePoint, se prestan especialmente bien a la comunicación asíncrona y la hacen mucho más fácil de adoptar. Así que, ¿por qué no cambiar a la comunicación asíncrona para tu empresa?