Microsoft vs Google Workspace: ¿Qué herramienta de colaboración elegir?

En el mercado de las herramientas de colaboración destacan dos soluciones: Microsoft 365, antes conocido como Office 365, y Google Workspace, inicialmente conocido como G Suite. Estas suites de productividad en línea fomentan tanto el rendimiento individual como la colaboración interna.

A primera vista, las plataformas de colaboración de los dos gigantes tecnológicos tienen características similares: basadas en la nube, permiten acceder a un conjunto de programas informáticos (tratamiento de textos, mensajería instantánea, correo electrónico profesional, compartición de archivos, etc.) desde un ordenador de sobremesa o varios dispositivos móviles, al tiempo que garantizan la seguridad de los datos.

Entonces, entre Microsoft 365 y Google Workspace, ¿cuál es la mejor solución de colaboración para empresas? Prestaciones, características, diferencias, ventajas y desventajas: Mozzaik365 te ofrece una comparativa de Microsoft 365 y Google Workspace para ayudarte a elegir la suite de software que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa y de tus equipos. ¡Feliz lectura!

Introducción a Microsoft 365

Microsoft 365, antes conocido como Office 365, es un conocido paquete ofimático utilizado por particulares, pequeñas empresas y grandes empresas. El paquete Office incluye programas emblemáticos (Word, Excel, PowerPoint, Teams, etc.) en sus versiones web, móvil y de escritorio. Echemos un vistazo más de cerca a esta plataforma de colaboración y productividad adoptada por más de un millón de organizaciones en todo el mundo y que cuenta con casi 345 millones de usuarios de pago en 2022.

Historia y evolución de Microsoft 365 (anteriormente Office 365)

La historia de Microsoft 365 comienza en la década de 1980 con el lanzamiento de tres herramientas de escritorio:

• La herramienta de tratamiento de textos Word en 1983;
• El editor de hojas de cálculo Excel en 1985;
• El programa de presentaciones PowerPoint, adquirido por Microsoft en 1987.

Estos tres programas son los pilares del paquete Microsoft Office para Windows, que nació en 1990. Con el paso de los años, el paquete Office se ha enriquecido con nuevas aplicaciones de escritorio como OneNote, Outlook, Publisher y Access.

En 2013, Microsoft Office experimentó una importante transformación: 23 años después de su creación, se lanzó la suite de productividad Office 365 en la nube. Ahora, los usuarios con una suscripción a Office pueden instalar el software del paquete Office en sus ordenadores y acceder también a una versión web y a servicios en línea.

Tras este importante cambio, la oferta de Office 365 se amplió y experimentó numerosas mejoras, entre ellas:

• Mayor espacio de almacenamiento para los abonados de pago;
• Introducción de nuevas aplicaciones de Office para iPhone y Android;
• Colaboración en tiempo real en documentos de Word o PowerPoint;
• Mayor seguridad.

Finalmente, en 2020 se produjo un importante punto de inflexión en la historia de Microsoft Office. La suite de productividad recibió un nuevo nombre: Microsoft 365.

A día de hoy, el paquete de software Microsoft 365 incluye una amplia colección de aplicaciones y servicios disponibles en sus versiones web, móvil y/o de escritorio en función de la suscripción a Office elegida. Entre ellos se incluyen:

• Microsoft Word, el programa de tratamiento de textos.
• Excel, la herramienta de creación de hojas de cálculo.
• PowerPoint, el editor de presentaciones.
• Microsoft Teams, la aplicación de comunicación colaborativa. Para obtener más información, descubre qué es Microsoft Teams.
• Outlook, el gestor de correo electrónico, calendario y tareas.
• Microsoft Exchange, el servidor de correo electrónico y calendario.
• SharePoint, el editor de sitios web e intranets.
• OneNote, el programa para tomar notas.
• OneDrive, el servicio de almacenamiento de archivos en línea.
• Microsoft Planner, el software de planificación de tareas en equipo.
• Microsoft To Do, la aplicación individual de gestión de tareas.
• Microsoft Forms, el programa para crear encuestas, cuestionarios y sondeos en línea.
• Power Apps, la plataforma en la nube para el desarrollo de aplicaciones internas.
• Power Automate, la aplicación de gestión de flujos de trabajo y automatización de tareas.

Componentes clave de Microsoft 365

Entre sus numerosos servicios y aplicaciones, Microsoft 365 incluye seis herramientas esenciales para las empresas y sus empleados:

#1 Word - La herramienta de tratamiento de textos

Microsoft Word es un programa de tratamiento de textos muy conocido. En su última versión, esta herramienta le permite:

• Escribir textos sin cometer errores ortográficos, gramaticales o de puntuación.
• Produzca documentos de trabajo más refinados con mayor facilidad utilizando plantillas y el asistente de escritura Copilot, basado en inteligencia artificial (IA).
• Cree y edite documentos en colaboración en tiempo real añadiendo comentarios o sugiriendo cambios.
• Accede a tus archivos desde cualquier dispositivo preservando la seguridad de los datos.

#2 Excel - Editor de hojas de cálculo y programa de análisis de datos

El conocido programa de hojas de cálculo, Excel, también está incluido en la plataforma de productividad y colaboración en la nube Microsoft 365. Con este programa, los usuarios pueden:

• Cree rápidamente tablas para organizar y analizar datos utilizando plantillas de Excel y fórmulas de cálculo incorporadas.
• Utilice los datos de forma más eficiente y eficaz con la ayuda de la inteligencia artificial Copilot en Excel.
• Crear cuadros y gráficos para presentar la información de forma clara y persuasiva.
• Comparta sus hojas de cálculo con colegas y compañeros de trabajo y coedítelas en tiempo real a través de su navegador web.
• Convierta una tabla impresa en una tabla de Excel editable simplemente haciendo una foto con la aplicación móvil de Excel.

#3 PowerPoint - Software de creación de presentaciones

El conocido software de creación de presentaciones, PowerPoint, también forma parte de la suite de productividad y colaboración Microsoft 365. Con esta herramienta, los suscriptores pueden:

• Cree rápidamente presentaciones profesionales utilizando plantillas, convirtiendo notas manuscritas en texto, integrando animaciones 3D o apoyándote en el asistente de inteligencia artificial Copilot.
• Practicar para mejorar sus presentaciones orales utilizando el Presenter Coach, una función capaz de analizar el ritmo, el tono y el vocabulario utilizados por el orador y sugerir ajustes.
• Colabore en una presentación en equipo creando o modificando diapositivas de forma simultánea o asíncrona.

#4 Outlook - Herramienta de gestión del correo electrónico y el calendario

El cliente de correo electrónico profesional, Outlook, también está incluido en las suscripciones a Microsoft 365. Esto permite a los empleados:

• Envíe, reciba, almacene y gestione sus correos electrónicos desde el navegador web, el ordenador de sobremesa o la aplicación Microsoft Outlook para dispositivos móviles.
• Ahorre tiempo en el procesamiento del correo electrónico con funciones como las respuestas sugeridas y los archivos adjuntos sugeridos.
• Controle su agenda, comparta su disponibilidad y programe eventos fácilmente con el calendario integrado y sus prácticas sugerencias de programación y ubicación inteligente.
• Encuentre rápidamente correos electrónicos, contactos, documentos o reuniones con el motor de búsqueda integrado en la bandeja de entrada de Outlook.

#5 Microsoft Teams - Aplicación de comunicación y colaboración en equipo

La solución de colaboración Microsoft Teams es una piedra angular de la oferta de Microsoft 365. Es una herramienta eficaz para la comunicación y la colaboración en tiempo real. Los empleados pueden utilizar Teams para:

• Organice reuniones de vídeo en línea, videoconferencias y seminarios web desde su aplicación de escritorio o dispositivos móviles.
• Grabe reuniones virtuales, comparta su pantalla o interactúe en tiempo real a través del chat durante las reuniones.
• Realice llamadas de voz individuales o en grupo directamente desde Teams.
• Comuníquese y colabore en tiempo real con uno o varios compañeros enviando mensajes, archivos, emojis o GIF a través de la mensajería instantánea de Teams.
• Trabaje conjuntamente en un proyecto a través de los equipos y canales de Teams, y utilice las funciones de colaboración integradas, como el uso compartido de archivos y la coedición de documentos de Word, Excel y PowerPoint.

#6 SharePoint - Solución de creación de sitios de equipo e intranets

Para concluir, la plataforma de colaboración y productividad Microsoft 365 incluye la solución SharePoint para crear intranets y sitios de equipo. Con esta herramienta, las organizaciones pueden:

• Cree sitios de equipo seguros accesibles desde un ordenador o dispositivo móvil, que permitan a los miembros de un departamento o equipo de proyecto intercambiar fácilmente información y archivos.
• Establecer una intranet de comunicación eficaz para compartir noticias, historias, recursos y aplicaciones con los empleados, reforzando la cultura corporativa, la cohesión interna y el compromiso laboral.
• Implantar un sistema de gestión de documentos (DMS) que permita a los empleados almacenar, compartir y recuperar rápidamente archivos para facilitar el acceso a la información y los conocimientos internos, tanto internamente como con socios externos, todo ello manteniendo la seguridad.
• Agilice los procesos empresariales y automatice determinadas tareas creando flujos de trabajo, formularios y aplicaciones empresariales.

Para ir más lejos, descubra nuestro artículo sobre la intranet Sharepoint.

Ventajas y puntos fuertes de Microsoft 365:

El conjunto de herramientas de software basadas en la nube, Microsoft 365, ofrece diversas ventajas a pequeñas y medianas empresas, grandes empresas y organizaciones gubernamentales. Estas son las principales ventajas asociadas a la plataforma de colaboración y productividad del gigante de Redmond:

Un producto familiar y fácil de adoptar para los empleados

El principal activo de la suite de colaboración y productividad en la nube Microsoft 365 es su accesibilidad y facilidad de adopción. Las aplicaciones ofimáticas que sustentan esta solución son bien conocidas por el gran público. La mayoría de los empleados ya están familiarizados con Word, Excel, Outlook y PowerPoint, por lo que les resulta fácil empezar a utilizar Microsoft 365.

Funciones avanzadas para simplificar las tareas profesionales

La segunda ventaja significativa de Microsoft 365 es su amplia gama de funciones avanzadas que facilitan el trabajo de los empleados y lo hacen más productivo. La plataforma incluye numerosas funciones de colaboración ideales para agilizar el trabajo en equipo, como:

• Equipos y canales de equipos.
• Videoconferencias (hasta 10.000 participantes) y llamadas de voz en grupo en Teams.
• Mensajería instantánea para equipos.
• Traducción instantánea de los mensajes enviados en Teams en 35 idiomas.
• Intercambio de archivos a través de OneDrive y SharePoint.
• Creación de flujos de trabajo con SharePoint y Power Platform.
• Coedición en tiempo real de documentos PowerPoint, Excel o Word.

Integración perfecta con otras herramientas de Microsoft

El tercer punto fuerte de la solución de colaboración Microsoft 365 es que sus aplicaciones y servicios en la nube se integran perfectamente entre sí y con otras herramientas del ecosistema Microsoft. La experiencia digital de los empleados es fluida y agradable porque pueden cambiar fácilmente de un software a otro, como cuando abren la pizarra interactiva Microsoft Whiteboard en una reunión de Teams para una lluvia de ideas colaborativa.

Una plataforma centrada en la nube, ideal para fomentar la colaboración

Por último, una de las principales ventajas de Microsoft 365 es que se trata de una plataforma de colaboración y productividad centrada en la nube. Esta solución integra servicios y aplicaciones para dispositivos móviles, la web y ordenadores de sobremesa. Microsoft 365 permite a los empleados colaborar a distancia. Pueden utilizar la versión web de su software ofimático habitual (Excel, Word, PowerPoint, etc.) para trabajar en proyectos con su equipo mientras se desplazan, trabajan a distancia o en el extranjero. Además, gracias al espacio de almacenamiento en línea en OneDrive incluido en la suscripción a Microsoft 365, cada usuario puede almacenar y compartir hasta 1 TB de archivos de trabajo con sus compañeros.

Introducción a Google Workspace

Google Workspace, antes conocido como G Suite, es el principal competidor de Microsoft 365 en el mercado de las suites de productividad dedicadas a las empresas. Según Statista, en 2023, la empresa de Mountain View supera incluso al gigante de Redmond, ya que Google Workspace representa el 48% de la cuota de mercado, frente al 46% de Microsoft 365. Presentemos esta solución de colaboración utilizada por más de 9 millones de organizaciones en todo el mundo en 2023.

Historia y evolución de Google Workspace (anteriormente G Suite)

La historia de Google Workspace es más reciente que la de Microsoft 365. En 2006, Google lanzó Google Apps para tu dominio. Este paquete de software gratuito incluía varias de las futuras aplicaciones insignia de Google Workspace:

• Gmail, el servicio de correo electrónico creado en 2004.
• Google Calendar, el calendario en línea que data de 2006.
• Talk, el servicio de mensajería instantánea integrado en Google Hangouts en 2013 y luego en Google Meet en 2017.
• Google Page Creator, una herramienta de edición de páginas web sustituida por Google Sites en 2008.
• A partir de 2007, Google empezó a vender una versión de pago de su suite de productividad: Google Apps Premier. Esta versión ofrecía más espacio de almacenamiento que la gratuita e incluía API que permitían a las organizaciones conectar las aplicaciones de Google con su software.

El año 2011 marcó un punto de inflexión porque las empresas con más de 10 usuarios ya no podían utilizar la versión gratuita de Google Apps y tuvieron que suscribirse a Google Apps for Business.

En 2016, Google Apps pasó a llamarse G Suite. El objetivo de este cambio de nombre era posicionar la colección de aplicaciones de Google como una verdadera suite ofimática, similar a Microsoft Office 365. G Suite se transformó en un espacio de trabajo integrado dentro de las herramientas de comunicación y colaboración de Google.

En 2020 se alcanzó un hito importante: G Suite pasó a llamarse Google Workspace. Este cambio de nombre refleja la nueva naturaleza de la solución, estableciéndose como una verdadera plataforma de colaboración y productividad. Además de Gmail, Google Calendar y una dirección de correo electrónico personalizada, Google Workspace incluye una amplia colección de aplicaciones y servicios en línea:

• El servicio de almacenamiento y compartición de archivos en la nube, Google Drive;
• El servicio de videoconferencia Google Meet;
• El software de mensajería instantánea, Google Chat;
• El editor de documentos colaborativos, Google Docs;
• La aplicación online de edición de hojas de cálculo, Google Sheets;
• El programa de edición de presentaciones en línea, Google Slides;
• La herramienta de creación de cuestionarios y formularios en línea, Google Forms;
• La herramienta de creación y alojamiento de sitios web, Google Sites;
• La aplicación para tomar notas, Google Keep;
• La pizarra virtual colaborativa, Google Jamboard;
• La plataforma de bajo código, Google Apps Script;
• El asistente de búsqueda basado en IA, Google Cloud Search.

Componentes clave de Google Workspace

Entre las aplicaciones incluidas en Google Workspace, la plataforma cuenta con al menos cinco herramientas clave de colaboración:

#1 Google Docs - Herramienta de procesamiento de textos en línea

Google Docs es un software de procesamiento de textos en línea. Accesible directamente desde un navegador web o a través de la aplicación móvil Google Docs, permite a los usuarios:

• Cree y edite documentos de texto, con o sin conexión a Internet, desde todos sus dispositivos.
• Comparta estos documentos con colegas, socios o clientes y gestione los derechos de acceso (edición, comentarios, sólo lectura).
• Colabore en estos documentos en tiempo real o de forma asíncrona realizando cambios, añadiendo comentarios o comunicándose a través del chat integrado o la función de "llamada".
• Ver el historial de revisiones sin límites de tiempo.

#2 Google Sheets - Editor colaborativo de hojas de cálculo

Google Sheets es el equivalente de Excel. Es un editor de hojas de cálculo accesible a través de la aplicación del mismo nombre o mediante un navegador web, que permite a los usuarios:

• Cree, visualice y edite hojas de cálculo desde cualquier dispositivo, en línea o sin conexión, con la opción de utilizar sugerencias automáticas de fórmulas si es necesario.
• Comparta hojas de cálculo con miembros de la organización o personas externas y gestione los derechos de acceso (descarga, copia, opciones de impresión, etc.).
• Edite hojas de cálculo de forma simultánea o asíncrona con ayuda de las funciones de colaboración integradas (notificaciones de cambios por correo electrónico, comentarios, llamadas, historial de revisiones, etc.).

#3 Google Slides - Software de creación de presentaciones en línea

Google Slides es un software de edición de presentaciones inspirado en PowerPoint. Los colaboradores pueden utilizar esta herramienta desde su navegador web o a través de la aplicación móvil dedicada para:

• Cree, visualice y edite presentaciones de diapositivas a partir de plantillas o de una página en blanco, incorporando imágenes, texto, gráficos, pistas de audio o incluso vídeos.
• Comparte presentaciones con una o varias personas, ajustando los permisos (sólo lectura, edición, etc.).
• Colabore con otras personas de forma simultánea o asíncrona en una presentación realizando ediciones, intercambiando comentarios o utilizando la función integrada de "llamada".
• Utilice el modo "presentador" para mostrar la presentación de diapositivas junto con las preguntas en tiempo real de los participantes en la reunión.

#4 Gmail - Mensajería por correo electrónico

Gmail es, por supuesto, una de las piedras angulares de la suite de productividad y colaboración Google Workspace. A través de esta solución accesible mediante la aplicación Gmail o un navegador web, los empleados tienen acceso a:

• Un servicio de correo electrónico profesional seguro que bloquea automáticamente el spam, el malware y los intentos de phishing.
• Una dirección de correo electrónico personalizada con su nombre y el de su empresa.
• Integraciones con Google Calendar, Google Chat y Google Meet para comunicarte y organizarte a la perfección sin salir de Gmail.
• Sugerencias inteligentes para ayudarles a redactar correos electrónicos más rápidamente (redacción inteligente, correcciones, respuestas sugeridas, etc.).

#5 Google Meet - Aplicación de videoconferencia y comunicación en tiempo real

La última característica clave de la plataforma de colaboración y productividad Google Workspace es, por supuesto, Google Meet. Esta herramienta, accesible a través de las aplicaciones móviles Meet y Gmail o de un navegador web, permite:

• Organizar videollamadas y videoconferencias seguras con hasta 1000 participantes, en función de la suscripción a Google Workspace elegida.
• Realización de llamadas de audio a través de un número de teléfono específico para comunicarse con colegas o socios sin acceso a Internet.
• Trabajar de forma productiva y colaborar sin problemas con una integración perfecta con otras aplicaciones del ecosistema de Google (Gmail, Google Calendar, Google Docs, Google Drive, etc.).
• Realización de reuniones animadas con funciones de colaboración como pantalla compartida, pizarra digital, chat, grabación de vídeo y almacenamiento en Google Drive, encuestas y transcripción de reuniones de vídeo.

Ventajas y puntos fuertes de Google Workspace

Al igual que Microsoft 365, Google Workspace es una herramienta de colaboración que incluye todas las aplicaciones esenciales para la colaboración en equipo y la productividad individual y colectiva. Más allá de esta observación, Google Workspace ofrece varias ventajas notables:

Una solución adecuada para almacenar y compartir un gran volumen de archivos

Compartir archivos es uno de los puntos fuertes de Google Workspace. Aunque la solución ya no ofrece almacenamiento ilimitado, las empresas pueden disponer de un espacio de almacenamiento compartido de hasta 5 TB por usuario. En función de la suscripción elegida, los empleados pueden alojar y compartir un gran número de documentos de trabajo individuales o de grupo.

Una herramienta que facilita la colaboración en tiempo real

Google Workspace también destaca en términos de trabajo colaborativo. La plataforma incluye numerosas funciones de colaboración. Los empleados pueden, por ejemplo:

• Comparte fácilmente documentos de texto (Google Docs), hojas de cálculo (Google Sheets) y presentaciones (Google Slides) invitando a compañeros o socios externos a ver, comentar o editar el archivo directamente desde la aplicación elegida.
• Edite estos documentos en colaboración y en tiempo real mediante comentarios en directo, un historial de versiones ilimitado, notificaciones de cambios por correo electrónico y una herramienta de videollamada integrada para comunicarse por voz sin salir de la aplicación.

Una experiencia de usuario agradable con aplicaciones perfectamente integradas

Otra ventaja significativa de la plataforma de colaboración y productividad de Google es la calidad de la experiencia de usuario. La solución garantiza una navegación fluida e intuitiva, haciendo más agradable y fácil la realización de tareas profesionales. ¿El secreto de Google Workspace? Herramientas perfectamente integradas entre sí. Por ejemplo, los empleados pueden acceder a una reunión de Google Meet directamente desde su Google Calendar o ver un documento de Google Doc sin salir de su aplicación de Gmail. Todo un ahorro de tiempo.

Fácil acceso desde cualquier dispositivo conectado

Google Workspace es una plataforma de colaboración centrada en la nube. No existe una versión de escritorio de sus distintas herramientas, aunque pueden funcionar cuando el usuario está desconectado. Los empleados pueden acceder a Google Suite desde todos sus dispositivos móviles, ya sea abriendo las aplicaciones dedicadas para iOS o Android, o utilizando un navegador web compatible como Google Chrome, Firefox, Safari o Microsoft Edge. Ten en cuenta que solo el navegador Google Chrome es compatible con todas las funciones de Google Workspace, incluido el acceso sin conexión a Gmail, Calendar, Docs, Sheets y Slides.

Microsoft vs Google Workspace: Comparación de características y precios

Tanto Microsoft 365 como las suites de colaboración y productividad en línea Google Workspace ofrecen un espacio de trabajo virtual a las empresas e incluyen aplicaciones y servicios en la nube similares. Entonces, entre Microsoft 365 y Google Workspace, ¿cuál es la mejor herramienta de colaboración y productividad para su organización? Para distinguir entre estos dos competidores, comparemos sus características y precios respectivos.

Microsoft 365 frente a Google Workspace: Comparación de características

Las plataformas de colaboración y productividad Microsoft 365 y Google Workspace incluyen software ofimático comparable, aplicaciones colaborativas, correo electrónico profesional y servicios de almacenamiento. No obstante, existen algunas diferencias entre estas soluciones:

Microsoft Word, Excel y PowerPoint frente a Google Docs, Sheets y Slides

Las herramientas ofimáticas de Microsoft 365 y Google Workspace comparten muchas características comunes. En general, los programas de Microsoft ofrecen más funcionalidades (más plantillas, fórmulas, opciones de edición, etc.) y están disponibles en versiones de escritorio, no solo en aplicaciones web y móviles. El software de edición de Google Workspace, por su parte, destaca por su facilidad de uso y sus funciones avanzadas de colaboración.

Microsoft Outlook frente a Google Gmail

Las soluciones de correo electrónico profesional incluidas en Microsoft 365 y Google Workspace, respectivamente, ofrecen un alto nivel de protección contra el malware y el spam. Sin embargo, Outlook destaca por sus funciones avanzadas (gestión automática del correo electrónico, plantillas de correo electrónico, sugerencias de respuestas, horarios y archivos adjuntos, etc.). Gmail, por su parte, aporta una importante ventaja al ofrecer una dirección de correo electrónico personalizada con el nombre de la empresa.

Microsoft Teams frente a Google Meet

Las herramientas de comunicación Microsoft Teams y Google Meet son bastante distintas. Teams es una verdadera plataforma de colaboración, que ofrece no sólo videollamadas, sino también la posibilidad de crear canales de conversación y equipos para el trabajo en grupo, la interacción y el intercambio de documentos entre los miembros del equipo de un proyecto o departamento. Teams también es más potente para organizar seminarios web o sesiones de formación a gran escala. Dependiendo de la suscripción elegida, es posible acoger hasta 10.000 participantes.

Microsoft SharePoint frente a Google Sites

Las soluciones Microsoft SharePoint y Google Sites permiten crear sitios web de empresa totalmente integrados y conectados a otros programas de sus respectivas suites (Word/Google Docs, Excel/Google Sheets, etc.). A través de las intranets y sitios de equipo de SharePoint y Google Sites, los empleados pueden colaborar eficazmente, compartir recursos y acceder fácilmente a sus herramientas de trabajo, incluso cuando trabajan a distancia o de forma remota. Mientras que Google Sites es conocido por su facilidad de uso, Microsoft SharePoint ofrece muchas más funciones, como la creación de flujos de trabajo, la gestión de documentos y funciones avanzadas de colaboración y comunicación internas. Según el Barómetro Arctus, en 2023, el 50% de las intranets empresariales en Francia se basarán en la aplicación SharePoint.

Microsoft OneDrive frente a Google Drive

Microsoft OneDrive y Google Drive son dos servicios de intercambio de archivos integrados en el resto de aplicaciones de sus respectivos ecosistemas. Ambas soluciones permiten a los usuarios almacenar documentos en la nube y colaborar en ellos de forma segura. La principal diferencia entre OneDrive y Google Drive radica en el espacio de almacenamiento disponible. Las suscripciones a Microsoft 365 ofrecen 1 TB de almacenamiento por usuario. En cambio, Google Workspace proporciona entre 30 GB y 5 TB de almacenamiento por usuario, dependiendo del plan elegido.

Seguridad de datos en Microsoft 365 frente a Google Workspace

En cuanto a la seguridad de los datos, tanto Microsoft 365 como las soluciones de productividad y colaboración Google Workspace garantizan un alto nivel de protección. Cabe destacar que los datos de Microsoft 365 se alojan en los centros de datos de Microsoft en Francia. Los suscriptores de Google Workspace también tienen la opción de solicitar que sus datos se almacenen en Europa.

Microsoft 365 frente a Google Workspace: Comparación de suscripciones y precios

En cuanto a precios y planes de suscripción, Microsoft 365 y Google Workspace tienen estrategias distintas:

Microsoft 365: Precios a medida

Microsoft ofrece planes "a medida" con cuatro opciones para pequeñas y medianas empresas (PYME) y tres planes diseñados para grandes organizaciones. Las pequeñas empresas pueden esperar pagar entre 5,60 euros y 20,60 euros por usuario al mes por una suscripción anual. Para las grandes empresas, el presupuesto oscilará entre 7,50 euros y 59,70 euros por usuario y mes, dependiendo del plan elegido y de los servicios incluidos.

Espacio de trabajo de Google: Una estructura de precios simplificada

Google busca la simplicidad con cuatro planes (Business Starter, Business Standard, Business Plus y Enterprise). Los precios de estos planes oscilan entre 5,75 euros y 17,25 euros por usuario y mes con un compromiso anual. Para conocer el coste de la suscripción "Enterprise", es necesario ponerse en contacto con el departamento de ventas de Google.

Microsoft 365 frente a Google Workspace: ¿Cuál es la mejor plataforma de colaboración para su empresa?

Microsoft 365 (antes Office 365) y Google Workspace (antes G Suite) son dos suites de aplicaciones basadas en la nube que proporcionan todas las herramientas de colaboración, comunicación y productividad necesarias para mejorar el rendimiento de tu organización. La clave está en elegir la que mejor se adapte a las necesidades y limitaciones de su empresa. He aquí algunas pautas que pueden ayudarle a seleccionar la mejor solución para su organización:

Criterios a tener en cuenta para elegir entre Microsoft y Google Workspace

Varios criterios pueden ayudarle a decidir entre Microsoft 365 y Google Workspace:

#1 Hábitos y preferencias de los empleados

El primer factor a tener en cuenta a la hora de elegir entre Microsoft 365 y Google Workspace son los hábitos y preferencias de sus empleados:

Si la mayoría de sus empleados están familiarizados con las herramientas de Google Suite (como Gmail y Google Drive) y se sienten cómodos con la interfaz de Google Chrome, adoptar Google Workspace podría ser una opción pertinente.

Por otro lado, si tus equipos llevan años utilizando Outlook, PowerPoint, Excel y Word y están apegados a su software de escritorio, se adaptarán rápidamente a la plataforma Microsoft 365.

#2 Hardware existente en la organización

El segundo factor a tener en cuenta a la hora de elegir entre Microsoft 365 y Google Workspace es el hardware ya presente en su organización:

Si su organización dispone de diversos equipos informáticos, la plataforma de colaboración basada en la nube de Google, accesible desde un navegador web o aplicaciones móviles, puede ser adecuada para usted.

Por otro lado, si el entorno de TI de su empresa está formado por dispositivos Windows, es probable que Microsoft 365 sea la mejor solución para su organización. La integración y el uso de las herramientas de la suite Microsoft 365 serán óptimos.

#3 Calidad de la conexión a Internet

La calidad de la conexión a Internet de tu organización es otro criterio a tener en cuenta a la hora de elegir entre Microsoft 365 y Google Workspace:

Si su red de Internet es inestable, Google Workspace y sus aplicaciones totalmente basadas en la nube pueden no ser la solución ideal para su organización. Los usuarios de Google Workspace pueden trabajar en Docs, Sheets, Slides o Gmail en modo sin conexión. Sin embargo, tienen que esperar a volver a estar conectados para sincronizar los cambios que hayan realizado.

Gracias a su software de escritorio, incluido en la mayoría de las suscripciones, la suite Microsoft 365 proporcionará más tranquilidad a las empresas que no dispongan de una conectividad excelente y estén preocupadas por la pérdida de archivos.

#4 Uso previsto

El último criterio para elegir entre Microsoft 365 y su alternativa, Google Workspace, es, por supuesto, la forma en que su empresa planea utilizar esta herramienta de colaboración:

Google Workspace es apreciado por su interfaz intuitiva y fácil de usar, así como por sus funciones de colaboración bien integradas en sus herramientas de edición (Google Docs, Google Slides, Google Sheets).

La plataforma de colaboración y productividad de Microsoft 365 incluye potentes aplicaciones de escritorio y móviles (Excel, Outlook, Teams, etc.). Microsoft Teams, con sus canales de chat, equipos y numerosas integraciones, podría ser más adecuado para gestionar proyectos importantes. Del mismo modo, el editor de sitios empresariales SharePoint puede satisfacer las necesidades de las organizaciones que buscan establecer una intranet de comunicación y colaboración muy eficaz.

Recomendaciones en función del tamaño de la empresa

¿Todavía no está seguro de si elegir Microsoft 365 o Google Workspace para su organización? El tamaño de su empresa puede proporcionar potencialmente un indicador que le ayude a seleccionar la mejor solución de colaboración:

Gracias a su facilidad de uso, sus funciones de colaboración en tiempo real y sus sencillas suscripciones, Google Workspace puede resultar atractivo para las medianas y pequeñas empresas que han adoptado el trabajo remoto.

Con sus capacidades superiores, software disponible en versiones web, móvil y de escritorio, y planes de suscripción personalizables, la plataforma Microsoft 365 podría ser adecuada para grandes empresas que practican el trabajo híbrido o que tienen varios sitios.

Microsoft VS Google Workspace: Qué recordar

Al final de esta comparación, "Microsoft 365 (antes Office 365) frente a Google Workspace (antes G Suite)", parece que estas dos herramientas de colaboración competidoras tienen muchas características comunes que hacen que la elección entre ellas sea todo un reto.

En resumen, Microsoft 365 y Google Workspace son dos suites de productividad y colaboración basadas en la nube que permiten a los empleados trabajar individualmente o en equipo desde cualquier lugar de forma eficaz. Ambos productos incluyen herramientas de edición equivalentes: Word y Docs, Excel y Sheets, PowerPoint y Slides, etc.

Sin embargo, Microsoft mantiene una ventaja considerable en el ámbito de las herramientas de colaboración a través de Microsoft Teams y SharePoint, que no tienen verdaderos homólogos en la suite de Google. Además, Word, Excel, PowerPoint y Outlook son referencias profesionales desde hace décadas. Microsoft tiene una larga trayectoria en el campo del software empresarial y ofrece una serie de soluciones de gestión, como Azure, que pueden resultar atractivas para las empresas que buscan integrar sus sistemas informáticos. Por último, Microsoft 365 ofrece funciones avanzadas de seguridad y cumplimiento normativo que pueden ser cruciales para las empresas preocupadas por salvaguardar sus datos confidenciales.

Varias diferencias pueden ayudarle a elegir entre estas dos plataformas de colaboración en línea. En pocas palabras:

Google Workspace es una solución nativa en la nube. Sus sencillas aplicaciones, accesibles a través de un navegador web o una app móvil, hacen hincapié en las funciones de colaboración.

Microsoft 365 tiene sus orígenes en el software de escritorio del paquete Office. La mayoría de las suscripciones a Microsoft 365 incluyen no solo aplicaciones web y móviles, sino también una versión de escritorio. Los servicios incluidos en la oferta de Microsoft 365 son especialmente potentes y adecuados para grandes proyectos.

Para elegir entre estas dos suites profesionales en línea, es necesario evaluar las necesidades, el uso y las expectativas de los miembros de su organización.

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