¿Cómo puedes utilizar Loop para agilizar el trabajo en equipo y la comunicación en tu organización?
Loop, la nueva aplicación de trabajo colaborativo de Microsoft, seduce por su diseño fresco y despejado, así como por sus numerosas funciones.
Sin embargo, el uso de este software diseñado para mejorar la colaboración interna en las empresas sigue siendo un misterio para algunos usuarios de Microsoft.
Para ilustrarle, Mozzaik365 levanta el velo aquí sobre 15 casos de uso de Microsoft Loop.
El objetivo es mostrarle cómo utilizar este competidor de Notion para mejorar el trabajo en equipo y la comunicación dentro de su organización.
¿Le interesa? Lea atentamente lo que sigue y déjese sorprender por el abanico de posibilidades que le ofrece esta nueva herramienta.
💡¿La aplicación Loop de Microsoft te resulta totalmente extraña? Te invitamos a leer nuestro artículo dedicado a todo lo que necesitas saber sobre Microsoft Loop.
Caso práctico 1 de Microsoft Loop: crear una lista de ideas, proyectos que lanzar o características que desarrollar
Las mejores ideas suelen surgir cuando menos las esperamos:
- este tema del blog que aparece en su revista de prensa matutina;
- esa característica que se le ocurre durante una conversación con un cliente;
- o ese posible proyecto mencionado durante una reunión de equipo.
Para no dejar que estas valiosas ideas se evaporen y poder volver sobre ellas a su debido tiempo, es esencial, por supuesto, llevar un registro de las mismas.
En este punto, laaplicaciónMicrosoft Loop puede ser de gran ayuda, ya que permite crear verdaderas bases de datos compartidas.
En efecto, el componente "Tabla" permite anotar ideas, compilarlas, jerarquizarlas e incluso comentarlas.
Esta herramienta puede, por ejemplo, permitir a los miembros de su departamento de comunicación registrar y compartir ideas de contenidos de las que puedan "elegir" a lo largo del año.
Caso práctico 2 de Microsoft Loop: Diseñar una guía de empresa para nuevos empleados
En un artículo anterior, le dimos consejos concretos sobre cómo "incorporar" adecuadamente a sus nuevos empleados.
Nuestra primera recomendación es establecer un verdadero protocolo dentro de su empresa de Onboarding dentro de su empresa y, en particular, proporcionar a los nuevos empleados un kit de integración .
Microsoft Loop puede ayudarle en este proceso. Esta herramienta le permite recopilar información esencial sobre su estructura.
Por ejemplo, puede utilizar el componente "Párrafo" para escribir un breve texto que explique la cultura de su empresa, la historia de su grupo o la naturaleza de sus productos.
Mejor aún, puede actualizar fácilmente esta información y distribuir instantáneamente los cambios a los recién llegados.
Pero eso no es todo. Microsoft Loop también permite preparar y marcar el camino de integración para los recién llegados.
¿Cómo hacerlo? Por ejemplo, creando una lista de comprobación especial Onboarding con el módulo "Lista de tareas".
Gracias a este sistema, los nuevos empleados sólo tienen que seguir los pasos enumerados uno a uno: firmar su contrato de trabajo, leer las instrucciones X, reunirse con Y, asistir a la formación Z, etc.
También pueden "marcar" casillas una vez completada cada tarea. De este modo, saben "a qué atenerse" y pueden mostrar a su jefe los progresos realizados.
Esto hace que la comunicación interna sea más fluida y la incorporaciónmás tranquilizadora y agradable.
Caso de uso 3 de Microsoft Loop: desarrollo de un libro de jugadas o wiki para uso en equipo
Como sabe, en las empresas los equipos se enfrentan a menudo a procedimientos y campos de conocimiento complejos.
Para evitar perder el tiempo y cometer errores, por supuesto hay que documentarlos.
Laaplicación MicrosoftLoop es muy útil en este caso, ya que ofrece posibilidades para la gestión del conocimiento.
Sus distintos componentes permiten formalizar la información creando, solo o en colaboración, archivos ligeros, elegantes y agradables de leer.
Además, cualquier actualización realizada en Loop se comparte en tiempo real con todas las partes interesadas.
¿Le parece un poco abstracto?
Imagine que quiere aplanar la carta editorial de su blog corporativo para que los colaboradores puedan consultarla fácilmente.
🎁 Para ir más allá, descubra 4 ideas originales para impulsar su comunicación interna
En este contexto, puede, por ejemplo, utilizar el componente "Párrafo" para escribir una introducción general que presente el espíritu de su Blog, sus lectores y su finalidad.
A continuación, en un segundo paso, puede utilizar el módulo "Lista de viñetas" para detallar los puntos importantes (utilice frases cortas, coloque palabras clave, diríjase al lector de la misma manera, etc.).
¿El pequeño extra? Para evitar descuidos, todo el equipo de comunicación puede colaborar en este documento.
Caso práctico 4 de Microsoft Loop: creación de listas de tareas pendientes y asignación de tareas
Ni que decir tiene que, cuando se trabaja en equipo en un proyecto, es necesario dividirlo en tareas y distribuirlas entre las partes interesadas.
Microsoft Loop es aquí un gran aliado. El software simplifica la asignación, el intercambio y el seguimiento de tareas, y facilita así la colaboración entre compañeros de equipo.
En concreto, el componente "Lista de tareas" permite enumerar y distribuir distintas responsabilidades entre los miembros del equipo del proyecto.
¿Quiere organizar un seminario de empresa?
Cree una "Lista de tareas" dedicada a este acontecimiento.
Aparecerá una tabla. En la primera columna, enumera las diferentes acciones que hay que llevar a cabo (ponerse en contacto con los ponentes, reservar un lugar de reunión y alojamiento, buscar un servicio de catering, enviar las invitaciones, etc.). A continuación, en la segunda columna, enumera los nombres de los miembros de su equipo para asignarles las distintas tareas.
Este proceso facilita enormemente la colaboración interna y la gestión de proyectos.
Caso práctico 5 de Microsoft Loop: Seguimiento sencillo del progreso de un proyecto
Como demuestra el caso de uso anterior, Microsoft Loop es una herramienta especialmente interesante para la gestión de proyectos.
Además, el componente "Lista de tareas" no sólo permite asignar funciones a los miembros del equipo del proyecto. También puede utilizarse para seguir fácilmente el progreso del proyecto.
En la última columna del cuadro "Lista de tareas", es posible indicar una fecha de vencimiento para cada misión enumerada.
Por lo tanto, todo el mundo sabe lo que tiene que hacer y en qué fecha.
Los empleados y directivos también pueden supervisar el progreso del proyecto.
💎 Para profundizar en este tema, descubra cómo Optimizar su gestión de proyectos con Teams y Microsoft 365?
En efecto, con el componente "Lista de tareas", cada usuario puede seguir los progresos de los demás y compartir los suyos, simplemente marcando una casilla.
Así, si el empleado encargado de invitar a los ponentes a un seminario ha validado este paso, el encargado de reservar el alojamiento puede tomar el relevo y ejecutarlo.
Como puede ver, con Loop la colaboración interna se facilita enormemente.
Caso de uso 6 de Microsoft Loop: Programar tareas recurrentes replicando listas de tareas compartidas
En las empresas, el establecimiento de procedimientos garantiza que las tareas se realicen de forma correcta y coherente.
Además, formalizar los protocolos y distribuirlos entre los empleados ayuda a aligerar su carga mental.
Saben cómo llevar a cabo sus tareas. No tienen que preguntarse o preocuparse si han olvidado algo.
Microsoft Loop vuelve a ser de gran ayuda a la hora de programar tareas recurrentes.
Su componente "Lista de control" permite crear listas de control y duplicarlas cada vez que se repite la misión detallada.
De este modo, todos los empleados pueden remitirse a un único método y el directivo no se ve obligado a formular sus instrucciones una y otra vez.
La "Lista de control" puede utilizarse, por ejemplo, para enmarcar la redacción de artículos para el blog de su empresa.
Con esta herramienta, puedes formalizar un proceso de escritura y reproducirlo cada vez que se repita la misión.
Por su parte, los colaboradores pueden marcar las casillas una a una para asegurarse de que no olvidan ningún paso: validación del tema, redacción del plan, validación del marco por el Gestor de contenidos, redacción, corrección por un compañero, validación del contenido por el Gestor de contenidos, etc.
Un verdadero ahorro de tiempo y claridad.
Caso práctico 7 de Microsoft Loop: Organizar una votación o un sondeo dentro de un equipo de trabajo
Con su componente "Ballot Board", la aplicación Microsoft Loop demuestra una vez más que es una herramienta extraordinaria para la colaboración y la comunicación interna.
Este ladrillo le permite organizar una votación o una encuesta entre sus empleados.
Por supuesto, pueden votar las propuestas y comentarlas.
👍 Para ir más lejos, descubra 5 ventajas clave de la comunicación digital interna
Los usuarios también pueden sugerir ideas y someterlas a la aprobación y crítica de los demás.
Así, el componente "Vote Board" facilita los intercambios y contribuye a la aparición de una forma deinteligencia colectiva.
Pongamos un ejemplo concreto.
Supongamos que quiere mejorar su aplicación móvil, pero no sabe qué funciones añadir.
Para ayudarse, consulte a sus equipos con el ladrillo "Tabla de votaciones".
Los empleados pueden sugerir nuevas funciones, indicar los "pros" y los "contras" de cada una, hacerse preguntas y votar las propuestas que les parezcan más adecuadas.
El resultado son nuevas ideas y empleados más comprometidos.
Caso práctico 8 de Microsoft Loop: Tomar notas durante una reunión y generar actas rápidamente
Las reuniones son momentos intensos, durante los cuales fluyen las ideas. Tomar notas es, pues, necesario para enriquecer los intercambios, retener lo mejor de ellos y, por último, colaborar mejor.
En este sentido, Microsoft Loop vuelve a ser muy útil.
Los componentes de Loop pueden abrirse en una viosioconferencia de Teams para tomar notas con varias personas, en directo y sin abandonar el espacio de debate.
Los documentos resultantes también sirven como actas de la reunión. Se ponen automáticamente a disposición de todos los participantes en una página de Loop.
Aún mejor, el módulo Loop utilizado para tomar notas ("Párrafo", "Lista con viñetas", etc.) puede integrarse en un correo electrónico, una conversación de Teams o un documento de Word.
La forma ideal de ampliar el trabajo en colaboración.
Caso práctico 9 de Microsoft Loop: Presentación sencilla de procesos complejos
En las grandes empresas, determinadas tareas, como la firma de contratos, están sujetas a complejos protocolos.
Sin embargo, cuando se entienden mal o se formulan mal, constituyen verdaderos obstáculos a la creación de valor y desmotivan a los empleados.
Microsoft Loop puede utilizarse ventajosamente para resolver este problema.
En efecto, es posible crear una página compartida de Loop en la que se presenten de forma clara y sintética los distintos procedimientos, las necesidades de las partes interesadas y sus plazos.
Este dispositivo puede completarse con Power Automate y Power Apps para automatizar los circuitos de validación.
Una auténtica ventaja para la colaboración interna y la productividad.
Caso de uso 10 de Microsoft Loop: lluvia de ideas con otros
El brainstorming es una técnica creativa muy popular en las empresas.
Permite que surjan nuevas ideas, que se cuestionen y enriquezcan, todo ello en un periodo de tiempo relativamente corto.
Con Microsoft Loop es posible llevar a cabo sesiones de brainstorming eficaces y productivas, incluso en una situación de trabajo híbrida.
Para ello, los participantes pueden utilizar el componente "Lista con viñetas" para anotar ideas simultáneamente y organizarlas.
También pueden utilizar el módulo "Tabla" para enumerar ideas, detallarlas, clasificarlas o incluso discutirlas añadiendo comentarios.
Pero pongamos un ejemplo concreto.
Imagine que quiere lanzar un nuevo producto al mercado, sin saber exactamente de qué se trata.
Para salir de este atolladero, organice una lluvia de ideas con su equipo de marketing en equipos en Teams.
Ese día, incluya un componente de "Tabla" en su debate e incluya una columna para el nombre del producto, otra para información adicional y otra para el precio propuesto.
A partir de ese momento, usted y sus colegas podrán completar el cuadro en directo, sugerir ideas de productos y argumentar a favor de ellas.
En segundo lugar, tómense un momento para interrogarse colectivamente sobre las soluciones aportadas. A continuación, clasifíquelas por orden de interés.
En sólo unos minutos, puede avanzar en su reflexión y aportar ideas interesantes en las que probablemente no había pensado. ¡Bien hecho!
Caso práctico 11 de Microsoft Loop: Planificación y seguimiento de una reunión
Demasiado largas, aburridas e ineficaces, hoy en día se acusa a las reuniones de todas las cosas equivocadas.
Según un estudio realizado por OpinionWay y Empreinte Humaine, sólo la mitad (52%) de ellas serían consideradas productivas por los empleados, y sólo una de cada cuatro reuniones desembocaría en una decisión.
Con su componente "Agenda", Microsoft Loop ofrece una respuesta pertinente a estos problemas.
Este módulo permite preparar una reunión añadiendo una fecha y los participantes, pero también indicando un orden del día, asignando tareas a cada uno, adjuntando recursos y asignando turnos de palabra.
De este modo, no hay margen para la imprecisión.
Con esta función, un gestor de proyectos de exposiciones que trabaje en un museo podrá, por ejemplo:
- Organiza una reunión en una fecha T ;
- Indique que ésta se centrará en la validación de la escenografía;
- Invite a los equipos científicos y técnicos;
- Adjunte los planos de la escenografía, la lista de obras y otros documentos técnicos y administrativos;
- Pida a las partes interesadas que enumeren sus limitaciones específicas (normas de seguridad, conservación, etc.) y que piensen en soluciones antes de los intercambios;
- Planificar el desarrollo del acto para enmarcar las interacciones.
Caso de uso 12 de Microsoft Loop: Creación de una biblioteca MOOC compartida
Como hemos visto, Microsoft Loop es una valiosa herramienta de gestión del conocimiento que permite crear Wikis y Playbooks estéticamente agradables y fáciles de leer.
Pero este no es el único caso de uso de Microsoft Loop en la gestión del conocimiento.
De hecho, este versátil software también permite diseñar y distribuir fácilmente verdaderas bibliotecas de MOOC (Massive Open Online Courses) elegantes, ligeras, dinámicas y reutilizables.
Para ello, basta con crear una página Loop y hacer referencia a los cursos en línea que puedan interesar a los empleados.
A continuación, los usuarios pueden acceder a los programas de formación desde la página del Bucle o desde un componente que se haya compartido con ellos por correo electrónico o en un equipo.
Simple y eficaz.
Caso de uso 13 de Microsoft Loop: Crear varias listas
Con Microsoft Loop, impulse su colaboración interna simplemente recopilando los datos que necesita para trabajar juntos.
Por ejemplo, crear :
- Una lista de herramientas que hay que conocer;
- Una lista de competidores a los que vigilar regularmente;
- Una lista de posibles socios comerciales;
- Una lista de iniciativas empresariales para replicar;
- Una lista de campañas publicitarias inspiradoras;
- etc.
Para crear listas limpias, utilice el componente "Lista con viñetas".
Y para crear listas más detalladas, utilice el módulo "Tabla". Así podrá añadir etiquetas, URL, comentarios y fechas.
Caso de uso 14 de Microsoft Loop: Escribir contenido con otros
¿Quiere escribir una entrada de blog, un post de LinkedIn, una propuesta de negocio o un informe financiero, pero no está seguro de su capacidad de redacción o teme omitir elementos importantes?
Utilice el componente "Párrafo" de Microsoft Loop para enviar su texto a sus colegas y escribir su contenido en colaboración.
Con este módulo, usted y sus compañeros de equipo pueden escribir simultáneamente en la misma versión.
La forma ideal de evitar las idas y venidas y ahorrar tiempo.
Caso práctico 15 de Microsoft Loop: Colaborar con usuarios no informáticos
Terminemos destacando una última gran ventaja de la aplicación Microsoft Loop: es totalmente Responsivo.
Así, el espacio de trabajo Loop, sus páginas y sus componentes pueden consultarse y utilizarse en un dispositivo móvil(smartphone o tableta).
Esta función es una gran ventaja para la colaboración interna.
Tanto si están de viaje como sobre el terreno, los empleados pueden utilizar Loop para crear listas de ideas, participar en una votación interna, leer un Playbook, publicar una lista de tareas o seguir el progreso de un proyecto.
🚙 Para ir más allá, lee nuestra guía para Facilitar la comunicación con los equipos sobre el terreno?
Caso práctico de Microsoft Loop: lo que necesitas saber
Como puede ver, la aplicación Microsoft Loop puede utilizarse en muchas situaciones empresariales cotidianas.
Integrado en el entorno Microsoft, enriquece su software habitual (Teams, Outlook, Word, SharePoint, etc.) y, gracias a su interoperabilidad, crea una verdadera fluidez en su uso.
El resultado es una colaboración y una comunicación interna más fáciles, pero también una mejor gestión del conocimiento y de los proyectos, optimizada Onboarding y una experiencia de usuario mejorada.
