¿Cómo facilitar la comunicación con el terreno?

La pandemia de coronavirus ha arrojado nueva luz sobre los equipos de campo. El personal operativo, al que ahora se denomina con razón"trabajadores esenciales ", trabajó en primera línea para mantener laactividad económica.

A pesar de estar en el centro de la acción, los trabajadores de primera línea se han sentido marginados. Según un estudio realizado por Yoobic, casi un itrabajador de primera línea de cada dos(46%) se siente incluso desconectado de su organización. El resultado es una reducción de la productividad, una aceleración de la rotación y un deterioro del clima social.

Ante esta situación, urge restablecer una comunicación fluida entre la sede central y los empleados presentes in situ. Pero, con el trabajo a distancia por un lado y el escaso acceso a las herramientas informáticas por otro, ¿cómo facilitar los intercambios entre los equipos operativos y los servicios de apoyo?

Mozzaik365 analiza la cuestión y te da sus consejos para resolver este espinoso problema.

Comunicación entre la sede central y el terreno: un reto estratégico

Muchas empresas experimentan una falta de comunicación entre el personal de campo y el de oficina. La barrera que con demasiada frecuencia existe entre las funciones de apoyo y el personal operativo es perjudicial en más de un sentido y debe derribarse.

Y por una buena razón, restablecer el contacto entre las distintas partes interesadas de la organización contribuye a mejorar la productividad. La comunicación descendente es un factor importante en el reconocimiento de los empleados. Más del 60 % de los empleados afirman estar más motivados y ser más productivos cuando se sienten valorados por sus jefes (fuente: estudio Protime 2021).

Las interacciones ascendentes y horizontales también contribuyen al rendimiento de la empresa. Estos feedbacks permiten tomar la temperatura lo más cerca posible de los expertos de la empresa y de los clientes. Esto nos permite identificar y corregir rápidamente cualquier disfunción, pero también co-construir soluciones que se ajusten plenamente a las limitaciones sobre el terreno.  

La tecnología móvil en el centro de la comunicación sede/campo

Aunque esencial, la comunicación entre los empleados de campo y los de la sede central se ve obstaculizada con demasiada frecuencia por un problema práctico. A diferencia de sus colegas de la oficina central, los trabajadores de primera línea no siempre tienen acceso a un ordenador.

Inmersos en la acción, cajeros, dependientes, repartidores, ayudantes a domicilio, camareros o incluso obreros de la construcción no tienen ni las herramientas ni el tiempo para consultar los medios habituales de comunicación interna. Intranets, boletines y reuniones de equipo les resultan extraños.

¿La solución a este quebradero de cabeza? Un Digital Workplace accesible en ordenador y smartphone, adaptado a los usos tanto de los departamentos de la sede central como de los empleados operativos. De hecho, el 58% de los trabajadores de primera línea encuestados afirmaron que se sentirían más conectados con su empresa si ésta se comunicara a través del móvil. Sencillo y eficaz.

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En primer lugar, confíe en una comunicación interna reforzada

La mejora de la comunicación entre las distintas partes interesadas de la empresa debe ser objeto de una verdadera estrategia con hitos y objetivos. Debe nombrarse a un responsable específico para dirigir el proyecto. Los equipos también deben ser encuestados con el fin de mapear la situación existente. Para ello pueden utilizarse herramientas de encuesta ad hoc , integradas en el Lugar de Trabajo Digital.

La implantación de un sistema digitalizado de comunicación interna es una primera área de atención. Las soluciones digitales permiten recrear un vínculo a pesar de la distancia. Microsoft Teams debe observarse con especial interés. Esta aplicación de comunicación colaborativa centraliza los intercambios y facilita el contacto entre los empleados. Esto permite introducir más horizontalidad en las interacciones.

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También hay que refinar el discurso para que sea más atractivo y genere apoyo. La adopción de un léxico comprensible para todos, la utilización de un vocabulario "suave", la evitación de los giros directivos y el uso deEmojis son palancas que pueden contribuir a hacer más fluido el diálogo entre los empleados sobre el terreno y los que trabajan en la oficina o a distancia, y también entre los empleados y sus superiores.

Para reforzar la cohesión entre los empleados que trabajan in situ y los de la sede, también es necesario promover un mejor conocimiento mutuo. A distancia, es difícil estar al tanto de los cambios de trabajo o identificar el papel de cada persona y las limitaciones asociadas ("¿Por qué la sede central no responde a mi correo electrónico en 24 horas?").

Aunque es necesario, mantener undirectorio de la empresa, un trombinoscopio o un muro de llegadas no basta para causar impresión. Por tanto, piense en poner en marcha acciones de comunicación memorables (artículos y entrevistas con empleados, reportajes en la sede o in situ), experiencias inmersivas (visita a talleres, invitación a seguir a un colega en una misión, etc.) y una oferta de formación divertida (con una aplicación de microaprendizaje como Sparted, por ejemplo).
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Profundizar en el intercambio de conocimientos

La circulación de información, ideas, conocimientos y buenas prácticas dentro de la empresa es beneficiosa en muchos sentidos. Mejora la productividad (no es necesario "reinventar la rueda"), refuerza la cohesión entre las partes interesadas y favorece la aparición de una forma de inteligencia colectiva. Por tanto, hay que fomentar el intercambio de conocimientos mediante la adopción de una auténtica Gestión del Conocimiento.

Para que los conocimientos sean aplicables, primero hay que documentarlos y organizarlos para que todos los empleados puedan beneficiarse de ellos. Algunos conocimientos procedentes del terreno enriquecerán la reflexión de los equipos de la sede central(perspectivas de los clientes , limitaciones técnicas, etc.). Otros conocimientos, generados por las funciones de apoyo, iluminarán a los expertos de la empresa y guiarán sus acciones (limitaciones administrativas, cambios en la legislación vigente, etc.).

Al centralizar el conocimiento y facilitar su expresión, el Lugar de Trabajo Digital es el pilar de una gestión del conocimiento eficaz y sostenible. Para aprovecharlo al máximo, anime a sus empleados a actualizar periódicamente sus competencias y proyectos en su panel personal . De este modo, sus colegas podrán recurrir a ellos fácilmente cuando necesiten su experiencia. ¿El ejemplo a seguir? El Grupo Freyssinet, especialista mundial en ingeniería civil, que ha conseguido que su sede central se comunique con sus equipos en las obras (co)creando una auténtica "Wiki" de gestión del conocimiento.

La formación y los talleres en los que participan empleados de la sede central y expertos empresariales son también una excelente forma de estimular el apoyo mutuo y el intercambio de experiencias dentro de la organización. Pueden ser presenciales o a través de una aplicación de comunicación colaborativa como Microsoft Teams.

Descubra las 11 aplicaciones de Teams que necesita integrar urgentemente

💡 Microsoft apuesta por que la experiencia del empleado será una de las principales preocupaciones de las empresas en los próximos años. Por ello, la firma estadounidense lanza Viva, la plataforma de experiencia del empleado.

Crear una cultura de empresa y espíritu de equipo

Por último, para facilitar la comunicación entre los departamentos de la empresa y la oficina, asegúrese de crear una sólida cultura corporativa y fomentar el espíritu de equipo.

Para ello, asegúrese primero de mantener un nivel de información y transparencia equitativo entre todo su personal. Explique las decisiones tomadas por la sede central, responda a las frustraciones y preguntas expresadas por las distintas partes interesadas, y asegúrese de que la información importante se difunde adecuadamente dentro de su organización. También en este caso, el uso de un lugar de trabajo digital accesible en el móvil y el ordenador será de gran ayuda.

Además, cree oportunidades para que los empleados de campo y de la sede central interactúen de manera informal. Celebrar aniversarios laborales, organizar fiestas de éxito o planificar actividades de team building son buenas oportunidades para reunirse "en persona", conocerse y desarrollar sinergias entre los empleados. Una vez más, el uso de un Lugar de Trabajo Digital será de gran ayuda. Te permitirá gestionar fácilmente tus eventos, pero también hacerlos visibles a todos tus empleados.

Aspectos a tener en cuenta

📌 Comunicarse con los equipos sobre el terreno es todo un reto.

📌 Para llegar a ellos de forma eficaz, es necesario por tanto adaptar tanto las formas de interactuar como los canales de comunicación.

📌 Adoptar una aplicación móvil que permita autenticarse y navegar sin problemas, tanto en smartphone como en PC, es imprescindible. Aunque Sparted ya cumple esta especificación, Microsoft Teams también avanza en esta dirección con la plataforma Viva, dedicada a la experiencia del empleado.