¿Y si Teams fuera la herramienta que necesita para mejorar la comunicación interna?
1 de cada 3 empleados no se siente suficientemente informado sobre las novedades de la empresa y está insatisfecho con el método utilizado para comunicarse internamente, según una encuesta de Inside - Opnionway en 2022. Es más, el 77 % de los empleados lo considera incluso una prioridad.
La importancia de la comunicación interna ya no se cuestiona. Más allá de la simple transmisión de información a los empleados, es una verdadera palanca de colaboración y motivación. Sin embargo, no todas las empresas disponen de las herramientas necesarias para poner en práctica una comunicación interna eficaz, o no saben qué soluciones aplicar.
¿Y si Teams fuera la herramienta que necesita? Este artículo explica en detalle cómo mejorar su comunicación interna con Teams, y cómo ir aún más lejos con nuestra nueva aplicación MODA. ¡Sigue la guía!
¿Por qué es importante la comunicación interna?
La comunicación interna es algo más que transmitir información a los empleados. Al contrario, es un verdadero círculo virtuoso que mejora el compromiso de los empleados (conocido como employee advocacy) y crea una verdadera cohesión de equipo. La comunicación interna actúa como el megáfono de la empresa: de este modo, puede transmitir mensajes y valores, pero también contribuir a la creación de una identidad colectiva y construir un sentimiento de pertenencia entre los empleados.
Cabría pensar que en la era digital sería fácil aplicar una estrategia eficaz de comunicación interna. Sin embargo, hoy en día hay muchos retos que complican la tarea. En primer lugar, el trabajo híbrido (una modalidad de trabajo flexible que combina el trabajo presencial y el teletrabajo) puede crear asincronía entre los empleados que están presentes in situ y los que trabajan a distancia. ¿Cómo hacer circular la información y transmitir los mensajes importantes en este contexto? En segundo lugar, desde hace varios años asistimos a una proliferación de herramientas digitales que, lejos de hacer más fluida la comunicación interna, a veces se traducen en un exceso de información. Una comunicación interna excesiva o insuficiente, o que contenga incoherencias, puede crear un riesgo de
desconfianza y falta de motivación entre los empleados.
Cada vez estamos más ahogados en notificaciones, ya vengan de nuestro móvil o de nuestro buzón de correo. Según Microsoft, tardamos más de 16 largos minutos en volver a concentrarnos después de procesar un solo correo electrónico. En este contexto, es esencial que una empresa utilice nuevos medios de comunicación para transmitir la información de la manera más óptima posible.
Así, utilizar una herramienta de comunicación colaborativa como Teams ahorra mucho tiempo. Pero esa no es la única ventaja.
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¿Por qué utilizar Microsoft Teams?
En 2016, Microsoft desarrolló su propia herramienta de colaboración: Teams. Esta herramienta, que forma parte integral de la suite Office 365, ofrece la posibilidad de utilizar otros programas de Microsoft para dar cuerpo a las tareas en curso.
Permite a los usuarios colaborar en tiempo real, comunicarse mediante llamadas de voz y vídeo, compartir archivos y trabajar en proyectos en equipo a distancia. La herramienta está pensada para todo tipo de empresas, desde pequeñas y medianas empresas hasta corporaciones muy grandes, que quieran simplificar las interacciones entre los miembros de una misma estructura y facilitar el flujo de información.
El número de usuarios de Teams casi se duplicó entre 2021 y 2022, pasando de 145 millones a 270 millones. Hay que decir que la crisis de Covid-19 ha democratizado en gran medida el uso del trabajo remoto y las herramientas de colaboración. Hoy en día, estas herramientas se utilizan con mucha frecuencia en las empresas.
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¿Qué características tienen los equipos?
Estas son algunas de las funcionalidades que ofrece Teams y de las que las empresas pueden beneficiarse en la implementación de su estrategia de comunicación interna.
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Conversaciones privadas
Se trata de conversaciones privadas para comunicarse con un colaborador o un grupo, fuera de los habituales Equipos. Los mensajes solo son visibles para los participantes en la conversación, por lo que pueden centrarse en las tareas que les están específicamente dedicadas y buscar información más fácilmente.
Los comandos Equipos
Esta es la lista de las tareas más frecuentes, accesible directamente en la barra de búsqueda. Basta con escribir /files para acceder a los archivos recientes, /mentions para ver las menciones y /recorded para acceder a los mensajes guardados.
El modo "no molestar
Este modo le permite desactivar todas las notificaciones para avanzar tranquilamente en un proyecto y evitar que le interrumpan. El objetivo: aumentar tu concentración y, por tanto, tu productividad.
Guarda tus mensajes
Esta función te permite guardar mensajes importantes para que puedas encontrarlos más fácilmente en otro momento. Basta con situar el cursor en la esquina superior derecha del mensaje, hacer clic en los tres puntitos y seleccionar Guardar este mensaje. Esta función es especialmente útil para los proyectos en equipo.
Dar formato a los mensajes y añadir títulos
Aquí puede añadir títulos a sus mensajes para que sean vistos inmediatamente por sus colegas y/o llamar su atención sobre un asunto concreto. También dispone de otras opciones de formato: poner el texto en negrita, cursiva, subrayado, cambiar el tamaño de letra, etc.
Enviar mensajes urgentes o importantes
Esta función permite marcar los mensajes como importantes o urgentes y facilitar así el flujo de información.
Anclar equipos y canales favoritos
Esta función facilita el acceso a información importante y ahorra un tiempo valioso.
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Crear equipos dedicados a las noticias internas
En este caso, se trata de agrupar todos los anuncios relacionados con la información y las noticias de tu empresa en equipos dedicados en la aplicación Teams.
Implantar con éxito la comunicación interna en los equipos
He aquí algunas formas de establecer una comunicación interna eficaz en Teams, función por función.
Encuestas
La función Encuestas permite conocer la opinión de todos los colaboradores de forma rápida y sencilla. Es especialmente interesante para proyectos en equipo.
El modo de ajuste
Es una experiencia de reunión en la que los participantes se sientan virtualmente en la misma sala para una reunión más cordial. De este modo, incluso los empleados que trabajan a distancia pueden sentir que están con sus compañeros. Ideal para reforzar la cohesión del equipo.
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Notas de la reunión
Las notas de reunión sirven para registrar los elementos importantes surgidos de una reunión.
La pizarra colaborativa
La pizarra colaborativa permite a los colaboradores hacer diagramas, cuadros, gráficos y anotaciones, y luego presentar sus proyectos a todos los participantes.
Conexiones vivas
Viva Connections es una aplicación integrada en Teams que permite a cada empleado reunir la información, las conversaciones y las herramientas que necesita a diario.
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Viva el compromiso
Viva Engage es la última función de Teams, que se presenta en forma de plataforma de conexión y socialización para los miembros de una empresa. Permite a los usuarios publicar mensajes y subir fotos, vídeos y múltiples contenidos. El objetivo es crear comunidad y compromiso, de forma similar a las redes sociales que todos conocemos.
Viva Amplify
Viva Amplify es una aplicación de comunicación interna que aumenta el impacto de la comunicación dentro de la empresa mediante la construcción de mensajes más fuertes, campañas internas y notificaciones visuales claras dentro del entorno de Microsoft 365.
Comunicador de empresa
La aplicación Comunicador de Empresa permite crear y enviar mensajes a varios equipos o a un gran número de personas a través de una única conversación. Puede utilizarse para dar la bienvenida a los recién llegados, anunciar información importante o difundir mensajes a gran escala.
¿Cómo ir más allá con MODA en Microsoft Teams?
La nueva aplicación MODA añade nuevas funciones a Teams y responde a los nuevos retos de comunicación interna a los que se enfrentan las empresas.
Ante el desbordamiento de herramientas digitales y la consiguiente fragmentación de la información, MODA permite crear cuadros de mando intuitivos y 100% personalizables integrados en Teams. ¿Su valor añadido? Su carácter intuitivo y su alto nivel de personalización. El objetivo es crear un entorno de trabajo sencillo y totalmente adaptado a sus necesidades, y mejorar así su productividad diaria.
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Un cuadro de mandos personalizado en unos pocos clics
MODA es una aplicación 100% SaaS, que permite crear cuadros de mando totalmente personalizados en 2 clics. Los empleados pueden crear su propio entorno de trabajo utilizando varias plantillas disponibles, y centrarse en lo esencial de sus tareas, sin riesgo de distraerse con una avalancha de información.
El panel de control puede ponerse a disposición de todos los empleados o sólo de algunos de ellos. También puede utilizarse para la fase de incorporación, un paso delicado y crucial para las empresas.
Centralización de la información esencial
MODA centraliza toda la información que necesitan los empleados en un solo lugar.
De este modo, se pueden añadir muchas funciones a Teams, como :
- Mis tareas,
- Mis próximas reuniones,
- Mis correos electrónicos,
- Muro de redes sociales,
- Noticias,
- Mis aplicaciones favoritas.
El resultado es un cuadro de mandos personalizado en el que la información puede seleccionarse, priorizarse y, a continuación, distribuirse a todos los empleados o sólo a determinados grupos de población.
💪 Para ir más allá, descubre cómo optimizar la experiencia de los empleados con Microsoft Teams (mozzaik365.com)
Una experiencia móvil óptima
MODA está disponible en dispositivos móviles, para una experiencia fluida y óptima. Todos los empleados pueden beneficiarse, incluidos los equipos sobre el terreno, los teletrabajadores y los trabajadores en movimiento.
Todo ello para mejorar y optimizar la comunicación interna de su empresa.
Conclusión
La comunicación interna es esencial para el buen funcionamiento de cualquier empresa. Sin embargo, con la proliferación de herramientas digitales, puede resultar difícil aplicar una estrategia que sea adecuada y eficaz. Al centralizar la información y permitir a los empleados personalizar su entorno digital, Teams ofrece una experiencia de comunicación interna óptima. ¿Por qué no probarlo?
