¿Cuáles son las características de Viva Insights?
Desde hace varias décadas, el mundo laboral está marcado por profundas transformaciones. En este contexto de cambio constante, las empresas buscan formas de optimizar la productividad de sus empleados, garantizando al mismo tiempo su bienestar. En 2020, según un estudio de Ifop, el 81% de los empleados franceses considera que el bienestar es una cuestión prioritaria para las empresas.
Para ello, Microsoft ha lanzado Viva Insights, una plataforma diseñada para ayudar a las empresas a comprender y mejorar la forma de trabajar de sus empleados.
Viva Insights permite recopilar y analizar datos previamente anonimizados procedentes de diversas fuentes. Cada cálculo realizado por Viva Insights se basa en datos obtenidos mediante la recopilación y el examen de los metadatos de correos electrónicos, reuniones, llamadas y mensajes instantáneos, como sus horas de inicio y fin y las líneas de asunto. En otras palabras, Viva Insights automatiza lo que de otro modo sería una tarea laboriosa; estos cálculos automáticos ofrecen transparencia sobre los hábitos de colaboración en el lugar de trabajo.
En este artículo, exploraremos las características y ventajas de Viva Insights. ¿Cómo puede esta herramienta ayudar a los empleados a gestionar mejor su tiempo? ¿Cómo fomenta la colaboración? ¿Y cómo puede implantarla en su propia empresa?
¿Qué es Viva Insights?
Viva Insights es una herramienta de análisis de datos del lugar de trabajo diseñada para medir las acciones diarias de los usuarios de Microsoft 365. Se integra con Microsoft Teams para ofrecer información sobre cómo los empleados utilizan su tiempo, se comunican y colaboran entre sí.
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Viva Insights también proporciona análisis de la salud y el bienestar de los empleados, así como recomendaciones para mejorar la productividad y la satisfacción laboral.
La confidencialidad sigue siendo la clave: Viva Insights no analiza el contenido de correos electrónicos, reuniones o archivos adjuntos. No es una herramienta de vigilancia, sino de seguimiento y análisis, que proporciona indicadores fiables para optimizar el trabajo de los empleados.
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Cómo funciona Viva Insights
Viva Insights recopila datos anónimos (hábitos de comunicación, carga de trabajo, horas de máxima productividad, etc.) de Teams, Outlook y LinkedIn. Una vez recopilados estos datos, la plataforma los analiza para proporcionar información procesable. A continuación, se generan cuadros de mando personalizados para ayudar a los usuarios a comprender sus hábitos de trabajo.
Todo ello preservando la confidencialidad y seguridad de la información personal.
De hecho, Viva Insights permite comprender mejor los siguientes aspectos en particular:
- Implicación y productividad de los trabajadores;
- Formas de comunicación dentro de la empresa ;
- Niveles de interacción entre colegas y terceros externos.
Esta mejor comprensión debería ayudar a las empresas a tomar decisiones con conocimiento de causa, sobre todo en lo que se refiere a la organización del trabajo.
En resumen, Viva Insights utiliza datos concretos para proporcionar información relevante que puede utilizarse para implantar una mejor organización del trabajo.
Las distintas herramientas y funciones
Viva Insights ofrece las siguientes funciones:
- Recogida de datos: la información recogida puede proceder de diversas fuentes y referirse a intercambios de correo electrónico, interacciones comerciales, reuniones, etc. Proporciona una visión general de las actividades diarias de los empleados.
Viva Insights utiliza :
- Información sobre el correo: metadatos, incluida la fecha y hora del correo electrónico, remitente, destinatarios y señal de "leído", acciones de otros usuarios que reciben su correo electrónico, por ejemplo, si han abierto su correo electrónico.
- Información de los elementos del calendario: Tipo (reunión o cita), estado (ocupado, libre, fuera de la oficina, temporal), categoría, asunto, duración, participantes.
- Información de Teams: Viva Insights cuenta las llamadas de audio, las videollamadas y las conversaciones que los usuarios realizan en Teams como actividades de colaboración.
- Datos de SharePoint OneDrive: Viva Insights muestra el número de documentos de OneDrive y SharePoint en los que se ha trabajado.
- Análisis de datos: Viva Insights utiliza algoritmos avanzados para extraer patrones y tendencias.
- Cuadros de mando: La herramienta genera cuadros de mando personalizados para empleados y directivos. Estos cuadros presentan los datos recopilados de forma clara, para una mejor comprensión y toma de decisiones.
- Recomendaciones: Viva Insights ofrece recomendaciones personalizadas (basadas en los datos recopilados) para ayudar a los usuarios a optimizar su productividad y bienestar. Por ejemplo: la plataforma puede sugerir hacer pausas, organizar reuniones, planificar momentos de concentración...
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Ventajas de Viva Insights para las empresas
Las empresas siempre están buscando nuevas formas de optimizar la productividad de sus empleados, preservando al mismo tiempo su equilibrio entre trabajo y vida personal. Viva Insights les proporciona las siguientes ventajas:
- Mejore la productividad y la eficacia de los empleados recopilando y analizando los datos pertinentes;
- Reforzar el compromiso y la satisfacción en el trabajo;
- Mejor gestión de la carga de trabajo de los empleados;
- Mejor medición del impacto del cambio organizativo;
- Utilizar los datos para tomar decisiones estratégicas.
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Preocupaciones de Viva Insights
El uso de Viva Insights suscita preocupaciones legítimas, en particular por lo que respecta a la privacidad de los empleados.
Los datos recogidos por Viva Insights son 100% anónimos y agregados para preservar la privacidad. La empresa conserva el control total de los datos y puede definir políticas de privacidad adaptadas a sus necesidades.
También se asegura el cumplimiento de la normativa de protección de datos, como el reglamento RGPD, para garantizar la seguridad de la información recopilada.
¿Cómo garantizar un uso responsable de la herramienta?
Por encima de todo, es importante informar e implicar a los empleados. Deben saber cómo se utilizará Viva Insights y cómo se recopilarán y utilizarán sus datos. La transparencia y el consentimiento de los empleados deben seguir siendo las consignas.
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Además, la empresa debe comprometerse a utilizar los datos recogidos de forma ética. La información recogida por la herramienta no debe utilizarse para controlar o castigar a los empleados. El objetivo sigue siendo centrarse en mejorar la productividad y la colaboración, y crear un entorno de confianza.
Por último, la empresa debe poder garantizar que los datos recogidos por Viva Insights son anónimos y se procesan de conformidad con la normativa sobre protección de datos.
¿Cómo implantar Viva Insights en su empresa?
Configurar Viva Insights requiere una planificación cuidadosa.
Estos son los pasos a seguir:
- Establezca objetivos claros : ¿qué metas persigue su empresa? ¿En qué áreas concretas quiere mejorar? ¿Es el bienestar de los empleados, la colaboración en equipo? Defina objetivos mensurables y desarrolle una estrategia en consecuencia.
- Comunicar y formar a los empleados: una comunicación eficaz es esencial para la adopción satisfactoria de Viva Insights. Como tal, considere informar a los empleados de los beneficios de la plataforma, cómo se utilizarán sus datos y las medidas de confidencialidad establecidas para garantizar su privacidad.
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- Implantación gradual: Recomendamos implantar Viva Insights gradualmente. Comience con un departamento o equipo específico para evaluar su impacto y recopilar comentarios. Este enfoque ayuda a identificar cualquier ajuste que deba realizarse antes de un despliegue más amplio.
- Supervise los resultados: Para maximizar los beneficios de Viva Insights, es importante supervisar y evaluar periódicamente los resultados obtenidos. Utilice los paneles e informes que proporciona la herramienta para medir el impacto en la productividad, la colaboración y el bienestar de los empleados.
Aspectos a tener en cuenta
Viva Insights permite utilizar los datos de la empresa para obtener una visión en profundidad, al tiempo que se mejora la organización del trabajo y el equilibrio entre la vida laboral y personal.
Bienestar de los empleados, carga de trabajo, interacciones, intercambios profesionales... Se pueden medir y analizar numerosos indicadores.
Sin embargo, es importante destacar que Viva Insights debe utilizarse como herramienta para mejorar la productividad, y no como medio de vigilancia o control. En este sentido, los datos y la privacidad de los usuarios deben ser protegidos por la empresa.
