Descubra qué hay detrás de la barra de búsqueda de lugares de trabajo digitales de Mozzaik365.
1. ¿Qué es la función "Buscar"?
La función de búsqueda es una de las más solicitadas por los internautas.
Según el reciente "Informe Digital" publicado por We Are Social, "buscar información" es, de hecho, la razón número uno por la que la gente se conecta a Internet.
Entonces, ¿qué es un motor de búsqueda y cuáles son sus ventajas para el mundo laboral?
Esto es lo que veremos.
1.1. ¿En qué consiste una función de búsqueda?
Detrás de su aparente sencillez, la función "Buscar" es una herramienta técnica.
En general, un motor de búsqueda consta de :
- Una zona para introducir una consulta, la famosa barra de búsqueda;
- Un algoritmo que analiza los datos para ofrecer contenidos relevantes;
- Una zona de visualización de los resultados que indica el título, el autor, la fecha o el tipo de fichero correspondiente a cada uno.
Pero eso no es todo. Dependiendo de su nivel de sofisticación, un motor de búsqueda también puede incluir opciones avanzadas como :
- Filtros de búsqueda;
- Sugerencias de búsqueda;
- Botones que permiten actuar sobre los contenidos sugeridos (descargar un documento sin tener que abrirlo, por ejemplo).
1.2 ¿Para qué sirve una función de búsqueda y por qué es importante?
Estas diferentes características hacen de la función "Buscar" una herramienta imprescindible, especialmente para los trabajadores.
En el contexto profesional, un motor de búsqueda garantiza ahorro de tiempo y productividad, así como una mayor comodidad de trabajo.
Así, la herramienta de búsqueda permite a los empleados encontrar rápidamente los archivos, programas o contactos que necesitan para llevar a cabo sus misiones.
Completa el proceso de gestión electrónica de documentos (GED) y contribuye así a una mejor circulación de los documentos, un mejor intercambio de conocimientos y, por último, una mejor colaboración interna.
Pero cuidado, no todos los motores de búsqueda son iguales.
En Internet, la herramienta de búsqueda Google ha sabido imponerse gracias a la pertinencia de sus resultados.
A día de hoy, según Statcounter, el gigante estadounidense posee el 91,43% de la cuota de mercado de buscadores en el mundo.
Pero, ¿qué pasa con los motores de búsqueda en los lugares de trabajo digitales ? ¿Cuál es una buena función de "búsqueda" en un lugar de trabajo digital?
Estamos llegando a eso.
2. Perfil de un buen buscador Digital Workplace
Como eje que centraliza todas las herramientas, documentos y contactos que los empleados necesitan para trabajar a diario, el Puesto de Trabajo Digital debe estar equipado, por supuesto, con una potente función de "Búsqueda".
2.1. Un componente fácil de usar
Para facilitar el acceso a los recursos, ahorrar tiempo a los empleados y fomentar la colaboración interna, esta herramienta debe ser ante todo fácil de usar.
Los usuarios deben poder introducir las palabras clave o las preguntas que se les ocurran en la barra de búsqueda y obtener todos los resultados pertinentes, sin tener que reformular su consulta ni consultar una larga lista de respuestas.
2.2. Una función que puede configurarse en función del espacio
Una buena función de búsqueda en el Lugar de Trabajo Digital también debe poder configurarse en función de los espacios en los que se utilice.
Por ejemplo, la barra de búsqueda situada en el directorio de empresas sólo debe ofrecer resultados asociados al directorio y al Quién es Quién.
El objetivo es, una vez más, responder lo mejor posible a las expectativas de los usuarios.
2.3. Una herramienta de investigación para el lugar de trabajo digital
Una buena herramienta de búsqueda el Entorno Digital de Trabajo (EDT) debe permitir finalmente buscar información, documentos, herramientas o personas a escala de todo el Lugar de Trabajo Digital .
A un empleado que busca información en un canal de Teams, por ejemplo, se le deben ofrecer resultados de todo el Digital Workplace .
Del mismo modo, un empleado que busque desde la barra de tareas de su ordenador debería poder buscar en OneDrive, SharePoint, Teams y Yammer al mismo tiempo.
⚙️ Para ir un paso más allá, descubra las herramientas de Microsoft para compartir conocimientos.
¿Todo esto le sigue pareciendo un poco abstracto?
Exploremos algunos casos de uso de la función "Buscar" tal y como puede ser utilizada a diario por los usuarios de los Espacios de Trabajo Digitales .
3. Algunos casos de uso de la función "Buscar
Los empleados pueden utilizar la función "Buscar" de distintas maneras.
He aquí algunos ejemplos de casos de uso:
3.1 Encontrar un proceso o un tutorial
La función "Buscar", junto con la gestión electrónica de documentos (GED), puede ser utilizada por los empleados para encontrar fácilmente un proceso o un tutorial.
Al iniciar una tarea que es nueva para ellos, los empleados pueden preguntarse legítimamente cómo proceder y cómo llevarla a cabo de acuerdo con las directrices internas.
Gracias a la herramienta de búsqueda, los empleados pueden encontrar en unos pocos clics las Directrices formuladas por su Responsable y listadas a través de un software EDM como SharePoint.
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3.2. Buscar y ponerse en contacto con un experto interno
El motor de búsqueda de un lugar de trabajo digital también puede ser utilizado por los empleados para encontrar y ponerse en contacto con un experto interno.
Para ello, los empleados pueden buscar por apellidos, nombre, cargo o departamento en el directorio de su empresa o en Who's Who.
Esta función es especialmente interesante para los empleados de grandes empresas cuando quieren obtener ayuda sobre un tema concreto.
También facilita el Onboarding de los nuevos contratados que aún no conocen a sus compañeros y sus respectivos conocimientos técnicos.
🔑 Para ir un paso más allá, descubre por qué el directorio corporativo es un imprescindible para la colaboración interna.
3.3. Racionalizar el trabajo del departamento financiero
La herramienta de investigación Digital Workplace es especialmente valiosa para el departamento financiero, que necesita recopilar y analizar muchos datos.
Los equipos financieros pueden utilizar la función "Buscar" de su Espacio de Trabajo Digital para obtener rápidamente datos relacionados con la actividad de la empresa.
También pueden utilizar la herramienta de búsqueda para acceder fácilmente a estudios y análisis que les serán útiles para preparar sus propios informes.
Por último, los expertos financieros pueden utilizar su motor de búsqueda Digital Workplace para encontrar expertos internos que puedan ayudarles en sus proyectos.
3.4. Facilitar el trabajo de los equipos empresariales en la industria manufacturera.
La función "Buscar" del Espacio de Trabajo Digital es tan útil para los equipos empresariales como para los equipos de asistencia.
En la fabricación, los trabajadores de campo pueden utilizar la herramienta de búsqueda para encontrar rápidamente los documentos (especificaciones, planos, etc.) en los que están trabajando.
Los equipos empresariales también pueden utilizar el componente "Investigación" de su Puesto de Trabajo Digital para encontrar recursos que les orienten en el diseño de productos adaptados a la demanda del mercado (catálogos de competidores publicados en Internet, análisis, opiniones de clientes, etc.).
Por último, los empleados sobre el terreno pueden utilizar el motor de búsqueda de su Digital Workspace para identificar de un vistazo a las personas que necesitan para diseñar o mejorar un producto.
Como vemos, la función "Buscar", cuando está bien pensada, facilita enormemente el trabajo de los empleados. Por eso Microsoft y Mozzaik365 se comprometen respectivamente a ofrecer herramientas de búsqueda cada vez más potentes.
4. Potencia tu "Búsqueda avanzada" con Microsoft y Mozzaik365
Microsoft y Mozzaik365 proporcionan soluciones de búsqueda líderes en el sector para mejorar la productividad de los empleados, el intercambio de conocimientos y la colaboración interna.
Esto es lo que debe saber:
4.1. Microsoft Search: la búsqueda imaginada por Microsoft
Microsoft Search es una herramienta de búsqueda diseñada por Microsoft y relevante para la suite Microsoft 365.
Esta tecnología, basada en Microsoft Graph y Bing, permite buscar información (personas, archivos, conversaciones, etc.) en todos los contenidos de la empresa, así como en Internet.
Microsoft Search ofrece, por tanto, resultados de búsqueda muy completos. Pero esta no es su única baza...
Esta función también promete una experiencia de búsqueda mejor, más rica, más organizada y más coherente.
Gracias a la Inteligencia Artificial (IA), a cada usuario se le ofrecen resultados de búsqueda personalizados basados en su actividad en el Lugar de Trabajo Digital.
Por último, Microsoft Search ofrece interesantes posibilidades a los administradores.
Estos pueden incluir:
- Permitir a los usuarios ver sólo determinados contenidos;
- Estar informado de las tendencias de búsqueda para generar contenidos ad hoc;
- Añadir contenido externo al índice mediante Microsoft Graph.
4.2. Búsqueda avanzada aún más potente con Mozzaik365
Mozzaik365 va más allá enriqueciendo Microsoft Search con nuevas funciones.
La búsqueda avanzada de Mozzaik365 tiene un diseño cuidado que facilita aún más a los usuarios encontrar lo que buscan.
Además, Mozzaik365 Digital Workplace "Advanced Search" SharePoint Web Part ofrece tres niveles de configuración a través de los cuales los administradores pueden :
- Establezca las reglas de la parte web " Búsqueda avanzada " para adaptarla al espacio en el que está integrada (por ejemplo, el directorio de la empresa).
- Configure los filtros y las sugerencias de búsqueda de forma diferente para los distintos grupos de empleados para facilitar la búsqueda a todos.
- Gestionar el gobierno de los derechos de usuario para permitir que algunos usuarios modifiquen la configuración de su propia herramienta de búsqueda en función de sus necesidades.
Microsoft y Mozzaik365 reinventan la búsqueda avanzada: lo que debes saber
La función de búsqueda del Lugar de Trabajo Digital es una herramienta imprescindible en toda organización.
En todos los sectores, permite ganar en productividad y comodidad de trabajo, pero también desarrollar la colaboración interna facilitando el acceso de los empleados a la información, los documentos, las instrucciones y las personas.
Facilidad de uso, opciones de configuración y una búsqueda que abarque todo el contenido de la empresa son los elementos básicos de una buena función de búsqueda.
Con Microsoft Search y el componente "Búsqueda avanzada" de Mozzaik365, Microsoft y Mozzaik365 están añadiendo varias funciones a estos fundamentos para mejorar aún más la experiencia de búsqueda, su eficacia y su seguridad.
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