Comunicación interna: las 11 herramientas esenciales

¿Por qué comunicación interna?

A veces descuidada en favor de la comunicación externa, la comunicación interna desempeña un papel esencial. En efecto, el 51% de los franceses desean una información más clara sobre las acciones de su empresa (seguridad, estrategia, inversiones, etc.). La comunicación interna tiene varios objetivos: motivar a los empleados, implicarlos e informarlos. Sin embargo, es frecuente que la información ofrecida no se lea. Una encuesta de DigitalRecruiters demuestra que implicar a los empleados aumenta su satisfacción con la comunicación de la empresa. Las cifras son sorprendentes: el 83% de los que participaron en la comunicación están satisfechos, frente al 60% de los que no lo hicieron.

La comunicación interna permite transmitir mensajes, transmitir los valores de la empresa e implicar a los empleados. Una buena difusión de la información refleja la calidad del funcionamiento de la empresa. En las grandes empresas, donde los compañeros no siempre se conocen, la comunicación interna ayuda a crear vínculos. Refuerza el sentimiento de que los empleados avanzan juntos hacia un objetivo común.  

Tipos de herramientas de comunicación interna

Existen varias categorías de herramientas de comunicación interna. Es importante comprender y elegir las herramientas adecuadas definiendo sus necesidades. De hecho, la estrategia correcta consiste en elegir herramientas que le sirvan a largo plazo.

• Herramientas de comunicación Top Down : corresponden a las herramientas que permiten difundir la información de la empresa a los empleados. Entre estas herramientas: el Lugar de Trabajo Digital a través de los muros de noticias, el periódico de empresa, la Newsletter, el Team Building, etc.
• Herramientas de comunicación Bottom Up : por el contrario, estas herramientas se utilizan para transmitir información de los empleados al nivel corporativo. Son: buzones de sugerencias, sondeos, encuestas, etc.
• Herramientas de Onboarding: incluyen todas las herramientas para integrar al empleado en la empresa y sus equipos. Por ejemplo: el kit de Onboarding, una plataforma de gestión del conocimiento, un curso digital de Onboarding, etc.
• Herramientas de comunicación transversal: son herramientas que favorecen los intercambios cotidianos dentro de los equipos, para colaborar en los proyectos. En general, encontramos aquí todas las herramientas de colaboración. - Yammer, Teams, SharePoint entre otras.

🔎 Para ir más allá y definir tu estrategia de comunicación interna, aquí tienes 6 ejemplos descifrados.

Herramientas de comunicación interna

1) El lugar de trabajo digital, mucho más que una intranet (Mozzaik365)

Mientras que el 82% de los empleados desearía que su empleador hiciera más para mejorar la calidad de su experiencia digital en el trabajo, el Lugar de Trabajo Digital parece ser un gran activo. Así pues, implantar un Lugar de Trabajo Digital en la era del trabajo híbrido es un requisito previo. Esta herramienta tiene varias ventajas:  

• Reforzar la comunicación corporativa ;
• Gestionar mejor el conocimiento ;
• Fomentar la colaboración.

Ofrecer un lugar de trabajo digital a sus empleados permite una mejor comunicación de la información de la empresa. Los empleados también tienen la oportunidad de interactuar y hablar para ser incluidos en la comunicación. Como resultado, se valora tanto la comunicación ascendente como la descendente.  

Construir su Puesto de Trabajo Digital a partir de su escritorio Microsoft es la mejor estrategia. En efecto, evitas la multiplicación de herramientas, lo que favorece su adopción. Esto es lo que ofrece Mozzaik365 Digital Work place: una extensión de la suite Microsoft 365. Te permite crear rápida y fácilmente un espacio de trabajo digital a la vanguardia de la innovación y sin salir de tu entorno Microsoft. SharePoint es una solución nativa para crear una intranet móvil e inteligente. Mantiene a los empleados informados y conectados. Como extensión, Mozzaik365 duplica la potencia de SharePoint añadiendo nuevas funciones y permitiendo crear un diseño de intranet más atractivo y personalizado.

2) Redes sociales corporativas para una mejor comunicación (Yammer)

El 80% de las grandes empresas ya han lanzado su plataforma social. Tener una red social corporativa (RSC) fomenta la colaboración interna, la adhesión a la cultura corporativa y el desarrollo de los empleados. Los intercambios informales (incluso a distancia) son ventajas de las RSC.

La red social corporativa de Microsoft es Yammer. En las grandes y medianas empresas, no todos los empleados tienen la oportunidad de comunicarse directamente. Yammer facilita la comunicación entre desconocidos. ¿Su objetivo? Fomentar los intercambios dentro de la organización.

3) Opte por la fitlización de sus centros de trabajo (Steeple)

¿Sabes lo que es la fitgitalización? Es una fusión entre el mundo físico y el digital. En el contexto de la comunicación interna, muchos elementos del lugar de trabajo pueden digitalizarse. Por ejemplo, los paneles de visualización, el uso de tabletas táctiles o pizarras conectadas...  

Por ejemplo, Steeple es una solución phygital para la comunicación interna. Su objetivo es ayudar a las empresas a implicar a sus empleados en su vida laboral. De este modo, refuerzan el vínculo entre los equipos. Ofrecen una solución de señalización digital para que los empleados puedan leer e interactuar con la información que les interesa.

4) Impulse la promoción de sus empleados (Sociabble)

El Employee Advocacy es la estrategia de compromiso de moda. De hecho, los mensajes se comparten 24 veces más y tienen un alcance del 561% más cuando los empleados están en el origen (estudio deSocial Media Today ). Esta técnica consiste en convertir a los empleados en embajadores de la empresa, tanto externa como internamente.  

Al lanzar campañas de Employee Advocacy, forma a sus equipos para que se expresen en las redes sociales e impulsen la reputación electrónica de toda la empresa. La idea subyacente es que la gente da más credibilidad a los contenidos publicados por un empleado que por una empresa. Hay muchas formas de llevar a cabo tu estrategia de Employee Advocacy. Se puede hacer desde el Lugar de Trabajo Digital con una solución como Mozzaik365 que integra feeds de medios sociales directamente en la intranet. De este modo, las publicaciones de los empleados se destacan internamente. Otra opción son las plataformas externas como Sociabble. Esta plataforma utiliza la curación de contenidos para facilitar las interacciones en las redes sociales.

5) Aprovecha la zona de vídeo (Ioga y Playplay)

Un vídeo se comparte 6 veces más que una imagen. Así que el vídeo es un medio a menudo infrautilizado y eso es un error. Aún infrautilizado, existe una oportunidad real de introducirse en la edición de vídeo. Si quieres crear vídeos de comunicación interna y de marca del empleador, puedes optar por un software como Playplay, que pone el vídeo al alcance de todos.  

Por otro lado, a la hora de desplegar su estrategia de gestión del conocimiento, Ioga puede ser muy útil. Se trata de un software que permite crear vídeos de captura de conocimientos en formato de preguntas y respuestas. La herramienta va incluso más allá al permitir segmentar tus vídeos por capítulos.

6) Armonizar las firmas de correo (Letsignit)

Las firmas de correo electrónico armonizadas dan mayor visibilidad a la empresa. De acuerdo con la carta gráfica, dan una verdadera unidad y permiten compartir elementos como artículos, eventos, etc. En otras palabras, la firma de correo electrónico es una verdadera tarjeta de visita para la empresa. Por tanto, cuidarla es esencial. Se puede crear en un documento Word y utilizar el viejo copiar y pegar, pero para obtener más calidad, existen algunas herramientas especializadas. Es el caso de Letsignit que permite sincronizar tu directorio como Azure AD con tus firmas. De esta forma, ¡podrás estar seguro de que siempre están actualizadas!

7) Manténgase informado con el Boletín (Sarbacane)

No es raro que las empresas incluyan en su estrategia un boletín externo para clientes o clientes potenciales. Sin embargo, a veces olvidan la importancia de un boletín interno para los empleados. Sin embargo, es éste el que permite transmitir mensajes importantes dentro de la empresa. También refuerza el sentimiento de pertenencia y la adhesión a la cultura de la empresa. Para crear boletines de calidad puede utilizar herramientas como Sarbacane. Este software francés de emailing le proporciona plantillas de correo electrónico y le permite controlar los KPI de sus envíos.

8) Encuesta interna (Mozzaik365)

No hay que descuidar la evaluación de la motivación y la satisfacción. ¿Qué mejor manera de hacerlo que con una encuesta interna? Sin duda, esto le permitirá evaluar su puntuación de promotores netos de los empleados y aplicar medidas correctivas. También es una excelente manera de incluir a los empleados en las decisiones pidiéndoles su opinión sobre determinados temas. Mozzaik365 ofrece esta opción y la posibilidad de incluir buzones de sugerencias en las intranets de las empresas. De esta forma, permites que los empleados compartan sus ideas. Después, puedes someterlas a votación para destacar las ideas más relevantes.

9) Una herramienta de colaboración (Teams y Mozzaik365)

El trabajo colaborativo tiene muchas virtudes, como el ahorro de tiempo, la satisfacción de los empleados, la disminución de la rotación... Entre las buenas prácticas del trabajo colaborativo, está la elección de la herramienta adecuada. Microsoft Teams o SharePoint son softwares de colaboración esenciales. Permiten trabajar a distancia y de forma asíncrona sobre documentos, intercambiar información por chat o videoconferencia, planificar tareas, crear equipos de trabajo... En definitiva, la base necesaria para el trabajo en equipo. Mozzaik365 añade funcionalidad a todo esto. En efecto, la extensión centraliza las herramientas de colaboración y favorece los intercambios. ¿Cómo lo hace? Gracias a la ayuda a la contribución, la fábrica de sitios, la integración de componentes Teams y una plataforma de gestión del conocimiento.

Otra herramienta que parece obvia para mejorar la colaboración: la mensajería. Es una herramienta clave para la comunicación interna. Toda empresa debe disponer de un medio para ponerse en contacto con sus colegas sin saturar su buzón de correo electrónico. La mensajería no es sólo la forma de compartir mensajes, sino también documentos o incluso de comunicarse de una manera más informal con GIFs o emojis. Microsoft Teams destaca en este ámbito.  

📌 Para ir más lejos, descubre las buenas prácticas del trabajo colaborativo

10) Incorporación digital (HeyAxel)

Con el auge del teletrabajo, muchas empresas necesitan ahora llevar a cabo el Onboarding de sus nuevos empleados a distancia.El Onboarding es la primera imagen que un empleado tiene de la empresa. Como tal, es un paso crucial en la trayectoria del empleado que no debe pasarse por alto. Según Payfit, un Onboarding fallido cuesta 7.000 euros y son los primeros momentos en la empresa en los que el contratado decide quedarse en ella o no. HeyAxel es una plataforma de Onboarding que permite planificar y monitorizar la integración de los reclutas. Su verdadero punto fuerte es que ofrecen una experiencia 100% integrada con tu entorno de trabajo, incluyendo Teams.

11) Oferta de empleo (Welcome to the Jungle)

El principal reto de una empresa es atraer a los mejores talentos. Para ello, entran en juego muchos aspectos: imagen de empresa, marca empleador, atractivo del sector, etc. Los candidatos dan cada vez más importancia a los valores de la empresa. El 44% de los candidatos tiene en cuenta los valores de la empresa a la hora de elegir. La plataforma de empleo Welcome to the Jungle refleja estos valores a través de perfiles de empresa, descripciones y artículos. Disponer de una página Welcome to the Jungle es, por tanto, un activo esencial para promocionar tu empresa entre los candidatos. De este modo, los candidatos son más conscientes de la cultura de la empresa y usted maximiza el número de candidaturas recibidas.

También puede consultar aquí nuestras ofertas de empleo.

Aspectos a tener en cuenta

📌 Elige una herramienta que cubra el mayor número posible de tus necesidades;

Pide a tus empleados que participen;

📌 Crear una fase de prueba antes de adoptar una nueva herramienta;

📌 Medir la productividad tras la integración de una nueva herramienta.