SharePoint Online vs OneDrive

Connaissez-vous le knowledge management, ou gestion des connaissances en français ? Ce terme désigne le processus d'organisation, de stockage et de mise en relation des connaissances au sein d’une entreprise. Ce processus est essentiel pour assurer le partage et la diffusion des informations, et ainsi améliorer l'efficacité au sein des organisations. Il permet notamment d’optimiser la productivité des salariés, d’améliorer la prise de décision, de renforcer la collaboration entre équipes et de limiter les risques d’erreurs.

On estime qu’en moyenne, le temps de recherche d’une information est de 1,8 heure par jour, ce qui représente une perte de productivité pour l’entreprise. En termes purement financiers, le coût nécessaire pour retrouver un simple document est de 90 euros !

D’où l’importance, vous l’aurez compris, de s’entourer des bons outils. En matière de gestion des connaissances, l’environnement Microsoft est à la pointe, avec notamment les outils SharePoint et OneDrive.

Mais comment faire son choix, sachant que chacun dispose de ses particularités et de ses avantages ? Dans cet article, nous vous proposons un comparatif détaillé entre SharePoint Online et OneDrive. Suivez le guide.

SharePoint Online

Description

SharePoint est une plateforme collaborative intégrée à la suite Office 365. Plus précisément, il s’agit d’une solution pour créer des sites d’équipe ou de communication, qu’ils prennent la forme d’Intranet, d’Extranet ou d’espaces projet. SharePoint propose en outre de nombreuses fonctionnalités avancées, notamment en matière de gestion documentaire.

Les entreprises apprécient particulièrement SharePoint pour la possibilité qu’il offre de mettre en place un intranet entièrement personnalisé. Les informations de l’entreprise sont ainsi communiquées et partagées de manière fluide et efficace, dans une optique de renforcement du travail collaboratif. De plus, les utilisateurs peuvent ajouter des documents à partir de n’importe quel ordinateur.

Fonctionnement

SharePoint propose une infrastructure unique pour créer des Intranets 100% personnalisés, qui reflètent les valeurs de l’entreprise. Voici quelques-unes de ses fonctionnalités principales :

• Gestion des documents : SharePoint facilite la gestion des documents en les rassemblant à un seul et unique endroit. Les utilisateurs ont accès à toutes les informations nécessaires en l’espace de quelques clics. Bonus : c’est vous qui définissez l’arborescence de centralisation des documents. 
  
  
• Recherche : les utilisateurs peuvent rechercher du contenu (informations, données métiers, collaborateurs…) au sein d’une plateforme intégrée.
  
• Création d'intranets et intégration de tableaux de bord.
• Création d’applications métier.
• Espaces de projets : SharePoint vous permet de créer des espaces collaboratifs par groupe d’utilisateurs, et de les dupliquer en quelques clics.
• Workflow : L’ensemble des processus de travail sont automatisés, pour une efficacité maximale.

Les avantages de SharePoint

Avec SharePoint, les équipes peuvent facilement collaborer, partager, diffuser et gérer des documents et des informations importantes.

La rationalisation de la communication et de la collaboration

L’un des principaux avantages de SharePoint est sa capacité à rationaliser la communication au sein d’une entreprise. Ainsi, les équipes peuvent partager des documents et des informations, collaborer sur des projets et rester informées des échéances importantes. Le tout, de manière rapide et intuitive. Par exemple, une équipe qui travaille sur un projet peut créer une bibliothèque de documents partagée dans SharePoint, dans laquelle tous les membres peuvent modifier les mêmes documents en temps réel. Il n’est donc plus nécessaire de créer plusieurs versions d’un même document.

L’intégration avec d’autres outils

SharePoint possède aussi l’avantage majeur de s’intégrer aux autres outils et logiciels utilisés par l’entreprise. Par exemple, SharePoint peut être intégré à Microsoft Office, à des systèmes RH ou encore des logiciels de CRM ou de gestion de projet.

Une sécurité assurée

SharePoint assure une sécurité et une conformité totales, ce qui en fait un outil idéal pour les entreprises qui évoluent dans des secteurs réglementés. Un exemple : SharePoint peut être configuré pour limiter l’accès aux données sensibles, avec des autorisations spécifiques.

La personnalisation des sites SharePoint

SharePoint offre enfin de nombreuses options de personnalisation, ce qui permet aux entreprises utilisatrices d’adapter l’outil à l’ensemble de leurs besoins.

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OneDrive

Description

Onedrive est un outil de stockage de documents en ligne. Il permet d’accéder à tous ses fichiers et documents de travail, quel que soit l’endroit où l’on se trouve. Cela en fait l’outil idéal pour les travailleurs hybrides, qui travaillent à moitié à distance, à moitié dans les locaux de leur entreprise. A ce titre, l’accès à OneDrive fonctionne depuis tous les appareils : smartphone, ordinateur, tablette, etc.

Le stockage des différents types de documents est entièrement sécurisé sur OneDrive. Chaque utilisateur dispose d’un compte, avec lequel il a la possibilité de :

• Stocker des documents ;
• Partager des documents ou des dossiers avec une autorisation d’accès à un autre collaborateur ;
• Créer une bibliothèque de travail partagée, accessible depuis SharePoint et Teams.

OneDrive facilite donc le travail collaboratif et la gestion des documents, mais il n’est pas un intranet. Ses fonctionnalités sont, de fait, plus limitées que celles de SharePoint.

Fonctionnement

Pour utiliser OneDrive, il suffit d'avoir un compte Microsoft. Une fois votre compte créé, vous pouvez synchroniser le dossier OneDrive sur votre ordinateur pour accéder aux fichiers stockés dans le Cloud. Il est également possible d’utiliser l'application OneDrive sur smartphone et tablette.

De manière plus précise, voici quelques unes des fonctionnalités de OneDrive :

• La synchronisation : les utilisateurs peuvent travailler sur des documents depuis leur ordinateur, tandis que les modifications sont synchronisées en temps réel vers le cloud.
• Le partage de documents : cette fonctionnalité permet de voir les documents que vous avez partagé avec d’autres personnes, qu’elles soient internes et externes à l’entreprise. Par ailleurs, dans les documents partagés, il est possible d’avoir accès aux documents qui ont été partagés par une tierce personne.
• Les bibliothèques partagées : OneDrive est basé sur le partage de documents, grâce auquel il est possible d’accéder aux documents de toutes les bibliothèques SharePoint auxquelles l’utilisateur a accès.
• La protection des données : OneDrive assure la protection et la sécurité de tous les documents, sans recours à des applications tierces.

Les avantages de OneDrive

OneDrive offre de nombreux avantages. Citons notamment :

• La collaboration en temps réel sur des documents,
• La capacité à accéder à ses documents à tout moment et depuis n’importe quel endroit ;
• L'accès aux versions précédentes des documents ;
• La création et l'édition de documents en ligne ;
• La possibilité de partager des fichiers rapidement et facilement ;
• La sécurité des données ;
• Le système de sauvegarde automatique.

SharePoint VS OneDrive : comparaison des fonctionnalités

Gestion des documents

SharePoint permet de rassembler tous ses documents à un seul et unique endroit, et d’y accéder en quelques clics. Même chose pour Onedrive, qui permet d’accéder aux fichiers et documents de travail rapidement et depuis n’importe quel outil. Il est également possible de créer une bibliothèque de travail partagé, à laquelle on peut accéder depuis SharePoint. Sur ce point, les deux outils sont donc équivalents.

Collaboration

Avec SharePoint, les équipes peuvent collaborer facilement sur divers projets et partager fichiers, informations et documents en temps réel. Elles peuvent également les modifier, sans qu’il ne soit nécessaire de créer plusieurs versions d’un même fichier. A la clé : un véritable gain d’efficacité.

OneDrive propose également une fonctionnalité de partage de fichiers, que ce soit en interne ou avec des partenaires extérieurs à l’entreprise. La co-création de fichiers en temps réel est également proposée. Enfin, sur le même principe que SharePoint Alert, OneDrive permet de recevoir des notifications lorsque certains documents sont actualisés.

De manière globale, SharePoint remporte toutefois l’avantage, car ses fonctionnalités en tant qu’interface pour créer des Intranet personnalisés sont plus nombreuses et avancées.

Sécurité et conformité

SharePoint assure une sécurité totale pour les entreprises. Il peut être configuré pour limiter l'accès aux données confidentielles, avec des autorisations spécifiques.

D'autre part, OneDrive offre également des fonctions de contrôle d'accès restreint. En outre, il propose un système de récupération des données perdues.

Enfin, en tant qu'administrateur SharePoint ou administrateur dans Microsoft 365, il est possible de bloquer le téléchargement des fichiers de réunion Teams à partir des sites SharePoint ou OneDrive.

Tarification

Le premier plan d’abonnement SharePoint démarre à 4,70€ HT par utilisateur et par mois. Le plan Microsoft 365 Business Standard, quant à lui, s’élève à 11,70€ HT par utilisateur et par mois. L’abonnement est annuel et basé sur un mode de renouvellement automatique.

L’offre OneDrive, quant à elle, est intégrée à Microsoft 365 Basic, avec 100 Go de stockage. Cela est insuffisant ? Un abonnement à Microsoft 365 Personnel, au prix de 69 € TTC par an, donne accès à 1 To d'espace de stockage.

Conclusion : 2 outils pour 2 usages différents

SharePoint Online et OneDrive offrent des solutions complémentaires mais distinctes pour la gestion et le partage de fichiers au sein des entreprises.

Alors que OneDrive est un outil idéal pour le stockage de fichiers et la collaboration sur des documents personnels, SharePoint permet la création de sites d'équipe 100% personnalisés, assure une gestion complexe des documents et facilite le travail collaboratif sur des projets de plus grande envergure.

OneDrive peut ainsi être utilisé pour stocker des documents individuels ou collaboratifs (par exemple : des rapports mensuels à partager avec son équipe). Ces rapports peuvent être partagés avec d'autres collègues en les déplaçant vers un emplacement SharePoint spécifiquement dédié au projet.

Une fois que le rapport est dans SharePoint, les membres de l'équipe peuvent y accéder, le lire et y apporter les modifications nécessaires en temps réel. Cela signifie que plusieurs personnes peuvent travailler simultanément sur le même document. En outre, SharePoint offre des fonctions avancées de gestion des documents, telles que la possibilité de créer des flux de travail pour l'approbation des documents ou de suivre l'historique des versions.

On voit dans cet exemple que OneDrive est utilisé pour la création et le stockage de documents, tandis que SharePoint est mobilisé pour le travail d’équipe et la gestion documentaire. Ces deux outils travaillent donc de manière complémentaire pour fournir un environnement de travail collaboratif sécurisé.

Le choix entre chaque outil dépend alors des besoins particuliers de votre entreprise. Toutefois, il est possible (voire même recommandé) de combiner les fonctionnalités de SharePoint et de OneDrive dans une optique d’amélioration de l’efficacité opérationnelle.