Comparez les solutions SharePoint Online et On-premise pour déterminer celle qui répond le mieux à vos besoins.
Microsoft SharePoint est un logiciel qui permet aux entreprises de créer des intranets et des sites d'équipe pour améliorer leur communication interne, leur collaboration interne et leur gestion des connaissances internes. Cette technologie a déjà séduit plus de 200 000 entreprises dans le monde.
Vous souhaitez, vous aussi, créer votre intranet d’entreprise et utiliser SharePoint pour la gestion de vos contenus ? Sachez que SharePoint est disponible en deux versions : Online et On-premise (ou Server).
Quelles sont les différences entre SharePoint Online et SharePoint On-premise ? Et surtout, quelle est la meilleure solution intranet pour votre entreprise ? Mozzaik vous fournit les clés pour choisir le produit SharePoint le plus adapté aux besoins de votre organisation, notamment en termes de coût, de simplicité de mise à jour et de sécurité des données. Bonne lecture !
SharePoint Online : présentation
SharePoint Online est la première option qui s’offre aux entreprises qui souhaitent se doter d'un intranet "sexy" basé sur la plateforme SharePoint de Microsoft.
Définition de SharePoint Cloud
SharePoint Online, ou SharePoint Cloud, est la version en ligne de l’outil de travail collaboratif Microsoft SharePoint. Cette application est incluse dans l’abonnement Microsoft 365.
Architecture et hébergement dans le Cloud
La principale caractéristique de la solution SharePoint Online est qu’elle est basée sur le Cloud Microsoft.
Utilisation de l’infrastructure Microsoft 365
La solution SharePoint Online est hébergée sur les serveurs de Microsoft. Les données de l’entreprise sont stockées dans des centres de données sécurisés et les sauvegardes sont assurées par Microsoft.
Mises à jour automatiques
Microsoft se charge de faire évoluer la solution SharePoint Online au fil du temps. Avec SharePoint Cloud, les mises à jour et les mises à niveau sont automatiques. L’entreprise profite des nouveautés SharePoint dès leur sortie.
Avantages de SharePoint Online
Sharepoint Cloud présente plusieurs points forts qui peuvent faire pencher la balance en faveur de ce logiciel web lorsqu’il s’agit de choisir la meilleure solution pour créer votre intranet d’entreprise.
Accessibilité et flexibilité
Par comparaison avec SharePoint On-premise, SharePoint Online présente l’avantage majeur d’être accessible depuis n’importe où et depuis n’importe quel appareil (ordinateur de bureau, smartphone, laptop, tablette, etc.) à condition de disposer d’une connexion internet.
La version en ligne de SharePoint est donc adaptée aux entreprises qui pratiquent le travail hybride, aux organisations internationales ou encore aux structures qui ont besoin de collaborer ou de partager des ressources avec leurs clients, des partenaires ou des prestataires.
Coûts évoluant avec l’utilisation
L’application SharePoint Online est incluse dans l’abonnement Microsoft365. Le logiciel de travail collaboratif peut également être acheté de manière indépendante. Quoi qu’il en soit, le prix de SharePoint Cloud dépend du nombre d’utilisateurs.
Par ailleurs, l’adoption du programme informatique SharePoint Online ne nécessite pas d’investissement en matériel. La mise en place de la version Cloud de SharePoint est donc plus économique que l’installation de SharePoint On-premise.
Inconvénients de SharePoint Online
Malgré ses atouts, SharePoint Cloud comporte quelques points faibles à considérer pour choisir la meilleure solution intranet pour votre entreprise.
Dépendance à la connectivité Internet
En tant qu’application basée sur le Cloud, SharePoint Online a besoin d’une connexion internet pour fonctionner. Si vos bureaux sont localisés dans une région mal desservie par le réseau internet, la version Cloud de SharePoint n’est donc pas la meilleure option pour créer votre espace de travail numérique.
Limitations de personnalisation par comparaison avec SharePoint On-premise
Le principal point faible de la solution SharePoint Online est son manque de personnalisation si on la compare à SharePoint On-premise. Cette limite peut cependant être dépassée très facilement grâce à l’installation d’un programme informatique complémentaire, à l’instar de Mozzaik365.
Mozzaik365 est une extension de SharePoint Online qui permet d’ajouter des fonctionnalités à un intranet SharePoint Online et d’en modifier le design pour créer une Digital Workplace sur mesure, intuitive et engageante.
SharePoint On-Premise : présentation
SharePoint On-premise est la deuxième option qui s’offre aux entreprises qui souhaitent mettre en place un intranet en utilisant le logiciel Microsoft SharePoint.
Définition de SharePoint On-premise
SharePoint On-premise est la version sur site de l’outil de collaboration interne Microsoft SharePoint. On parlera également de « SharePoint sur site », de « SharePoint On-Premise », de « SharePoint On-Prem » ou de « SharePoint Server ».
Architecture et déploiement de SharePoint On-premise
Comme son nom l’indique, la principale caractéristique de SharePoint On-premise est qu’il s’agit de la version « sur site » de SharePoint.
Serveurs locaux
SharePoint On-premise est hébergé sur les serveurs de l’entreprise. Les informations de l’organisation sont donc stockées sur son réseau local ou sur des serveurs disponibles sur internet. Cette solution est adaptée aux structures qui souhaitent garder le contrôle sur la protection de leurs données.
Gestion des mises à jour
Les mises à jour et les mises à niveau relatives à SharePoint On-premise sont gérées par le service informatique de l’entreprise. Par conséquent, les nouvelles fonctionnalités sont disponibles uniquement après intervention de la DSI. En outre, Microsoft ne publie une version de SharePoint Server que mensuellement. SharePoint On-premise est donc moins de mises à jour que la version Online.
Avantages de SharePoint Online
SharePoint On-premise présente plusieurs points forts à considérer pour choisir la meilleure solution pour créer votre intranet SharePoint.
Contrôle total de l'infrastructure
Avec SharePoint On-premise, l’entreprise conserve un contrôle total sur l’infrastructure de son intranet et sur la gestion de ses données. À condition de disposer des compétences nécessaires en interne, l’organisation s’assure donc de la sécurité de ses données.
Personnalisation approfondie
SharePoint On-premise présente également l’avantage d’être hautement personnalisable. Cette solution s’adapte aux besoins et aux contraintes de l’organisation, notamment en matière d’espace de stockage des données.
Inconvénients de SharePoint On-premise
Malgré ses atouts, la version sur site de SharePoint présente quelques points faibles qui pourront influencer le choix de votre solution intranet.
Coûts initiaux élevés
L’un des principaux défauts de SharePoint On-premise est le coût de son installation. Pour adopter la variante sur site de SharePoint, l’entreprise doit en effet acquérir du matériel spécifique, notamment des serveurs locaux.
Maintenance et gestion complexes
L'autre inconvénient majeur de SharePoint On-premise est la complexité de sa maintenance et de sa gestion quotidienne. Ces opérations incombent en effet au service informatique interne. L'organisation doit donc disposer des compétences nécessaires.
Fonctionnalités plus limitées
Enfin, le dernier inconvénient principal de SharePoint On-premise est que cette version ne donne pas accès à l’ensemble des fonctionnalités de SharePoint.
Comparaison des fonctionnalités
Les fonctionnalités de base de SharePoint Online et SharePoint sur serveur sont les mêmes. Cependant, les deux solutions de création d’intranets se distinguent en termes de coût et de gestion de la sécurité.
Gestion du contenu
SharePoint Online et SharePoint On-premise sont deux technologies pensées pour améliorer la gestion de contenu, le partage des connaissances en entreprise et la collaboration interne.
Stockage et organisation des documents
Les solutions SharePoint Cloud et SharePoint On-premise permettent toutes deux de partager, stocker, gérer, organiser et accéder à des documents de manière sécurisée et centralisée. Mais attention, à la différence de SharePoint sur site, SharePoint Online ne permet pas de conserver un volume illimité de données.
Flux de travail et automatisations
Les deux variantes de SharePoint permettent également de créer des Workflows pour fluidifier des processus internes, augmenter la productivité des collaborateurs et améliorer l’expérience utilisateur. Davantage personnalisable, SharePoint sur site est cependant un peu plus performant pour concevoir des flux de travail spécifiques.
Collaboration et communication
Dans sa version cloud comme dans sa variante sur site, le programme Microsoft SharePoint facilite le travail collaboratif et la communication interne.
Outils de partage et de collaboration
Les deux versions de SharePoint permettent de créer des intranets, des sites d’équipe ou encore des portails de communication interne pour améliorer le partage d’information, faciliter le travail à plusieurs et renforcer la culture d’entreprise.
Intégration avec d’autres applications
La version Online de SharePoint est parfaitement intégrée aux autres applications de la suite Microsoft365, notamment Microsoft Teams, Outlook ou encore PowerPoint. L’intégration de Microsoft365 avec SharePoint On-premise est également possible. Cette solution hybride doit être configurée par les administrateurs internes.
Sécurité et conformité
Sur le plan de la sécurité des données, SharePoint On-premise et SharePoint Online présentent des différences notables.
Mesures de sécurité dans SharePoint On-premise
Avec SharePoint On-premise, la sécurité des données est assurée par l’entreprise elle-même.
Contrôle d’accès
La DSI de l’entreprise conserve la main sur les droits d’accès à son intranet. Pour autoriser des utilisateurs externes à se connecter à la plateforme, le service informatique doit construire une infrastructure de connexion ad hoc.
Chiffrement des données
Les entreprises qui optent pour la solution SharePoint On-premise stockent leurs données sur leur réseau local. L’équipe informatique interne est chargée de la protection des informations et du chiffrement de la Data.
Mesures de sécurité dans SharePoint Cloud
Avec SharePoint Online, Microsoft se charge d’assurer la protection des données de ses clients.
Politiques de sécurité de Microsoft 365
Lorsqu’une entreprise opte pour la solution SharePoint Online, ses informations sont conservées dans les centres de données de Microsoft et sont soumises aux politiques de sécurité de Microsoft 365.
Respect des normes de conformité
Microsoft protège les données des clients SharePoint Online dans le respect des normes réglementaires et de conformité applicables à l’industrie. En outre, Microsoft aide les entreprises clientes à honorer leurs obligations d’audit et de conformité.
Coûts et modèles d’abonnement
En termes de coûts et de modèles d’abonnement, SharePoint Online et SharePoint On-premise sont soumis à des régimes très différents.
Coûts associés à SharePoint On-premise
Les coûts associés à SharePoint sur site sont relativement importants. L’entreprise doit en effet effectuer un investissement initial pour s’équiper de serveurs locaux adaptés à ses besoins et pour acquérir une licence (perpétuelle) auprès de Microsoft.
Une fois la solution SharePoint On-premise déployée dans l’environnement informatique de l’organisation, cette dernière doit en outre prendre en charge des frais de maintenance et engager des dépenses pour assurer la sécurité des données.
Coûts associés à SharePoint Cloud
Les employeurs qui optent pour la solution intranet SharePoint Online paient simplement un forfait mensuel, calculé en fonction du nombre d'utilisateurs.
SharePoint Online VS SharePoint On-premise : ce qu’il faut retenir
Que choisir entre SharePoint Online et SharePoint On-premise pour votre entreprise ? La réponse à cette question dépend des besoins de votre organisation et de ses contraintes. En résumé :
- SharePoint sur site conviendra aux structures qui souhaitent avoir un contrôle parfait sur la protection de leurs données, veulent se doter d’un environnement numérique de travail 100 % personnalisé et disposent de compétences informatiques en interne ainsi que d’un budget conséquent.
- SharePoint Cloud sera la meilleure solution intranet pour les entreprises qui privilégient la rapidité d’installation, la simplicité de maintenance, l’accessibilité et une parfaite intégration avec les outils de la suite Microsoft365, tout en s’assurant un haut niveau de sécurité.
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