Les 10 meilleurs outils pour améliorer l'expérience collaborateur en 2023

Conscients de l’importance de soigner l’expérience de vie professionnelle de leurs salariés, les employeurs sont majoritaires (66 %) à avoir mis en place une politique RH d’amélioration de l’expérience collaborateur. Pourtant, comme le souligne l’agence Parlons RH dans son Baromètre 2023. Néanmoins, les entreprises engagées dans cette démarche sont encore sous-équipées.

Une situation qui ne devrait pas perdurer. En effet, à l’heure de la digitalisation, de nombreuses solutions existent pour aider les employeurs à proposer un cadre de travail plus satisfaisant à leurs équipes. Cela vous intéresse ? Dans cet article, Mozzaik365 vous livre son top 10 des outils pour améliorer l’expérience collaborateur en 2023. Bonne lecture !

#1 Les plateformes de collaboration interne

Avoir les moyens de communiquer et de collaborer efficacement avec les membres de son équipe, ses collègues, ses partenaires extérieurs et ses clients est indispensable pour bien travailler au quotidien et être épanoui professionnellement. Rien de plus frustrant en effet que de perdre le fil d’un projet à cause d’une boucle de mails désorganisée, de voir une mission prendre du retard à cause d’une mauvaise transmission d’informations ou de devoir reprendre plusieurs fois un même rapport, car le document a été modifié de manière anarchique.

Les plateformes de collaboration interne sont l’outil idéal pour optimiser le travail collaboratif, communiquer plus efficacement en interne et, finalement, offrir une meilleure expérience employé à vos salariés. Les plus connues sont bien entendu Microsoft 365 et Google Workspace. Des alternatives telles que Slack ou Klaxoon peuvent également être étudiées. Ces solutions intègrent les applications dont vos collaborateurs ont besoin pour travailler en équipe de manière fluide et être productifs (système de visioconférence, messagerie instantanée, partage de documents, etc.).

L’outil de collaboration ultime pour faciliter la vie de vos équipes et améliorer l’expérience collaborateur au quotidien reste cependant la Digital Workplace. Cette technologie centralise dans un même environnement numérique de travail (ENT) tous les outils, contacts, ressources et moyens de communication dont les collaborateurs ont besoin pour travailler efficacement, seuls ou à plusieurs. En matière de Digital Workplace, Mozzaik365 tire indéniablement son épingle du jeu. Cette extension de SharePoint Online est à la fois design, rapide à déployer et 100 % sécurisée. Elle permet de créer facilement des intranets collaboratifs attrayants avec des espaces de communication, de collaboration et de gestion de la connaissance riches et fonctionnels.

🚀 Pour aller plus loin, explorez les outils Microsoft pour améliorer la collaboration interne en entreprise.

#2 Les Dashboards de productivité

Avoir à portée de main tous les outils et informations nécessaires pour mener à bien ses missions sans perdre de temps est indéniablement un vrai plus en matière d’expérience salarié. Qu’ils travaillent dans un bureau, en télétravail, en déplacement ou sur site, les collaborateurs doivent pouvoir accéder rapidement à leurs applications de travail, à leurs moyens de communication, à leur liste de tâches du jour, à leurs événements à venir ou encore aux actualités internes.

C’est ici qu’intervient l’application MODA par Mozzaik365. Cette application permet de  créer des tableaux de bord personnalisés dans Teamsgrâce à un simple glisser-déposer de widgets, ou à partir de templates (dashboard personnel, de communication, d’onboarding, de projet). Grâce à cet outil, tout ce dont les collaborateurs ont besoin dans l’exercice habituel de leurs fonctions ou dans des moments clés (projet, arrivée dans l’entreprise, etc.) est regroupé sur une même page, accessible simplement en ouvrant l’application Teams sur un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Un véritable gain de temps et de confort, notamment pour les équipes terrain. 

🤩 Pour aller plus loin, découvrez MODA, l'application Microsoft Teams.

#3 Les outils de gestion de projet

Mener à bien un projet peut être aussi stimulant et enrichissant que stressant et décevant. Disposer des bons outils de gestion de projet est sans nul doute un vrai plus pour rencontrer le succès et soigner l’expérience collaborateur malgré les deadlines et les contraintes budgétaires.

De nombreux outils digitaux ont été conçus pour faciliter le management de projet. On pourra notamment citer :

• Monday
• ClickUp
• Trello
• Asana
• Zoho Projects
• Basecamp
• Wrike
• Et, bien sûr, Microsoft Project.

Grâce à ces solutions, les collaborateurs peuvent planifier leurs projets, visualiser leurs objectifs, leurs ressources et leurs échéances, se répartir les tâches et suivre l’avancement du projet à l’échelle individuelle et collective. Bien entendu, certains de ces logiciels, comme Microsoft Project, peuvent s’intégrer à votre Digital Workplace. De quoi optimiser la gestion de projet, offrir aux employés une expérience unifiée et améliorer leur satisfaction globale.

✨ Pour aller plus loin, découvrez le guide pour optimiser votre gestion de projet dans Microsoft Teams.

#4 Les logiciels RH et d'Onboarding des collaborateurs

L’accueil des nouveaux employés est une étape clé de leur parcours au sein de la société. Un bon onboarding est indispensable pour donner aux nouvelles recrues l’envie de conserver leur poste. Un collaborateur qui a bénéficié d’une procédure d’intégration structurée a en effet 69 % plus de probabilités de rester au moins 3 ans dans l’entreprise. Bien Onboarder vos nouveaux employés est donc un enjeu majeur en matière de rétention et de fidélisation des talents.

Plusieurs outils numériques peuvent vous aider à réussir votre onboarding collaborateur :

• Hey Axel, Hey Team, Workelo, Teelt, et Green House sont des produits 100% dédiés à l'optimisation de l'intégration des nouvelles recrues. 
• D'autres logiciels RH plus complets, comme Workday, Freshworks, Factorial HR ou BambooHR comprennent quant à eux des fonctionnalités pensées pour faciliter l’accueil des nouveaux arrivants. 
• Enfin les utilisateurs de Microsoft 365 peuvent tout simplement créer un parcours d'onboarding dans Teams et mettre en place un tableau de bord d’intégration dans Teams grâce à l’application MODA par Mozzaik365.

Ces différentes solutions ont un objectif commun : fluidifier l’onboarding tant au niveau des RH et du management que du nouvel arrivant. De manière générale, elles permettent d’automatiser les tâches d’onboarding et de pré-onboarding (envoi d’emails, prises de rendez-vous, collecte des documents RH, etc.) et d’offrir au salarié un espace dans lequel il peut retrouver toutes les informations dont il a besoin pour prendre ses marques rapidement (liste de tâches, formations à suivre, documents administratifs à fournir, contacts, ressources pratiques et techniques, etc.). 

#5 Les réseaux sociaux d'entreprise

Les réseaux sociaux d'entreprise (RSE) sont des outils de communication interne inspirés des social medias classiques tels que Facebook, Twitter et LinkedIn. Ils permettent de fluidifier la communication entre les différents membres de l’organisation et de renforcer la cohésion interne grâce à des espaces de discussion informels. 

Sur ces plateformes, les salariés peuvent interagir de manière relativement décontractée, par exemple en utilisant des émojis ou des GIFs, et se rassembler en communautés virtuelles autour de centres d’intérêt communs (les sports d’extérieur, le jardinage, etc.). De quoi nouer des liens entre collaborateurs rattachés à différents pôles, consolider le sentiment d’appartenance, améliorer l’ambiance de travail, et finalement optimiser l’expérience employé.

Une kyrielle de technologies permettent de créer une plateforme de réseaux social interne:

• La star des médias sociaux, Facebook (Meta), a son pendant destiné aux entreprises : Facebook Workspace.
• Microsoft a pour sa part lancé Viva Engage, ce remplaçant de Yammer fait partie de la plateforme d’expérience employé Microsoft Viva intégrée à Microsoft 365 et Microsoft Teams.
• D’autres éditeurs plus petits proposent également des RSE. Tel est le cas de Talkspirit, Jamespot, Jalios, Jive, Jostle, Happeo ou encore Whaller.

#6 Les outils de formation en ligne

Apprendre, découvrir de nouvelles choses et monter en compétences est indispensable pour se sentir valorisé et s’épanouir au travail. Selon une étude réalisée en 2023 par le cabinet de recrutement Robert Half, 14 % des salariés interrogés seraient d’ailleurs prêts à refuser une offre d’emploi en adéquation avec leurs compétences si le plan de formation proposé n’était pas assez attractif. La formation continue est donc un facteur important en matière d’expérience employé, d’attraction des talents et de rétention des collaborateurs.

Différents outils de Learning Management System (LMS) permettent de former les salariés en mettant en place des parcours d’apprentissages basés sur des cours existants, voire en créant une véritable plateforme d’e-learning interne. On pourra évoquer :

• LinkedIn Learning
• Udemy Business
• Moodle
• GO1
• Skillsoft
• Coursera
• Ispring Learn
• Et, bien sûr, Viva Learning, l'avenir de l'apprentissage selon Microsoft.

#7 Les plateformes d'engagement des collaborateurs

Se sentir écouté et participer à quelque chose de plus grand que soi donne du sens au travail et améliore l’expérience collaborateur. En établissant un lien direct entre la direction, le management et les équipes, au moyen de sondages, de questionnaires et d’enquêtes internes, les plateformes d’engagement des collaborateurs contribuent à renforcer le sentiment d’utilité et de satisfaction des employés. Ceux-ci sont en effet intégrés dans le processus décisionnel, ils ont voix au chapitre et peuvent faire remonter leurs problématiques et leurs idées.

Plusieurs SAAS permettent d’instaurer une culture véritable du feedback, de prendre le pouls du personnel régulièrement et de favoriser l’engagement des salariés. Voici les principales :

• Office Vibe
• Supermood
• Sparkbay
• Peakon
• Bleexo
• Haiilo
• Sans oublier Microsoft Viva Glint.

🗣️ Pour aller plus loin, découvrez en quoi l'engagement des salariés est le secret de la productivité.

#8 Les outils de reconnaissance des employés

La reconnaissance au travail est l’un des piliers d’une expérience employé réussie. Selon une étude réalisée en 2017 par Deloitte,  le manque de reconnaissance est l’élément qui contribue le plus à la perte de sens au travail (cité par 43 % des répondants). Et pour cause, être valorisé et reconnu par ses pairs et ses supérieurs permet de se sentir utile, et donc d’être plus épanoui dans son travail.

Une poignée de plateformes de reconnaissance au travail et d’applications ont pour objectifs de faciliter le partage de feedbacks positifs, de célébrer les réussites et de récompenser la performance collective et individuelle. On pourra notamment mentionner :

• Bonusly
• Recognize
• Kudos
• Perkbox
• Applauz
• Empuls
• Vantage Rewards
• Praise pour Microsoft Teams.

🖥️ Pour aller plus loin, découvrez ce qu'est Microsoft Teams.

#9 Les outils pour valoriser les avantages salariés

Les avantages sociaux (couverture médicale, Tickets-restaurant, épargne salariale et retraite, etc.) ont un impact sur la qualité de l’expérience employé. À tel point que, selon l’enquête diffusée en 2023 par le cabinet de recrutement Robert Half, 18 % des salariés interrogés considèrent qu’il s’agit d’un critère important pour choisir un employeur.

Plusieurs outils permettent de proposer des avantages sociaux plus facilement à vos salariés et de valoriser ces « benefits » afin d’en faire de véritables arguments de votre marque employeur et d’optimiser l’expérience collaborateur. Voici quelques exemples :

L’assurance santé Alan propose une application qui simplifie les démarches de santé et accélère l’accès aux soins pour les salariés.

La startup Swile commercialise une carte de paiement qui permet aux collaborateurs d’utiliser plus facilement leurs avantages employés (titres restaurant, cadeaux, mobilité, etc.).

Enfin la fintech Epsor propose une solution d’épargne salariale et retraite simple, engagée et sur-mesure grâce à laquelle chaque collaborateur peut devenir acteur de son épargne et tirer pleinement profit de cet avantage social.

#10 Les outils dédiés au bien-être des collaborateurs

La santé et le bien-être des collaborateurs sont bien entendu deux ingrédients indispensables d’une bonne expérience collaborateur. Au sortir de la pandémie de Covid19, le besoin d’adopter des mesures pour protéger la santé physique et psychique des travailleurs se fait particulièrement ressentir. Et pour cause, selon le 11e baromètre du cabinet Empreinte Humaine, en mars 2023, 44 % des salariés français seraient en situation de détresse psychologique.

Bien qu’ils ne soient pas suffisants pour assurer à eux seuls le bien-être des collaborateurs, des outils peuvent être mis en place en vue d’aider les salariés à prendre soin de leur santé physique et mentale au quotidien :

• L’application de santé mentale et de méditation de pleine conscience Headspace ;
• L’application de méditation Petit Bambou Pro ;
• L’application de santé mentale et de bien-être au travail Moodwork ;
• La solution de prévention en santé mentale pour les entreprises Moka.care ;
• L’application d’auto-thérapie MindDay ;
• La solution de prévention des risques psychosociaux (RPS) Holivia ;
• La solution de soutien mental Teale ;
• L’abonnement de sport et bien-être Gymlib ;
• L'onglet "Bien-être" dans Microsoft Viva Insights.

Top 10 des outils pour améliorer l’expérience collaborateur en 2023 : le mot de la fin

Offrir une bonne expérience collaborateur à ses salariés est une condition pour attirer, retenir, fidéliser et motiver les talents. Dans une période où les entreprises sont confrontées à des difficultés de recrutement et à une baisse de l’engagement au travail, il est donc indispensable d’optimiser l’expérience des salariés.

Dans cette perspective, différents outils peuvent être déployés. Dans cet article, nous vous avons présenté des solutions pour :

• Booster la collaboration interne
• Améliorer la productivité et la performance individuelle et collective
• Faciliter la gestion de projet
• Bien onboarder vos nouveaux salariés
• Renforcer la cohésion interne
• Optimiser la formation continue
• Promouvoir l'engagement collaborateur
• Instaurer une véritable culture de la reconnaissance au travail
• Valoriser vos avantages sociaux
• Prendre soin de la santé physique et mentale de vos collaborateurs

Notre conseil ? En tant qu’employeur, faites le choix d’une technologie tout-en-un qui intègre l’ensemble des outils dont vos collaborateurs ont besoin pour être performants et se sentir bien au travail. Avec ses nombreuses applications intégrées, la suite Microsoft365 est idéale pour construire un environnement numérique de travail agréable et améliorer l’expérience collaborateur. Et pour offrir à vos équipes une interface 100 % design et fonctionnelle, pensez aux extensions MODA pour Teams et Mozzaik365 pour vos intranets sous SharePoint.