Comment mettre en place une culture d'entreprise numérique ?

Qu'est-ce qu'une culture numérique dans une entreprise ?

La culture d'entreprise désigne l'ensemble des caractéristiques et spécificités qui régissent le fonctionnement d'une entreprise. Concrètement, il s'agit des comportements et de la dynamique des personnes qui y travaillent, mais aussi des méthodes de travail, des outils utilisés au quotidien, de la manière de communiquer en interne et en externe, etc.  

La culture numérique en entreprise désigne l'utilisation des nouvelles technologies (objets connectés, réseaux sociaux, outils digitaux, plateformes de messagerie instantanée...) au sein d'une organisation. Ce n'est pas seulement une question d'outils : c'est aussi un état d'esprit et une manière d'appréhender cette transformation numérique.

Le développement d'une culture numérique est aujourd'hui primordial pour toutes les entreprises. En effet, il est impossible de se passer du digital, qui est un véritable facteur de création de richesses : augmentation de l'innovation, accroissement de la productivité et de la performance, développement de nouvelles solutions...

Cependant, il ne suffit pas de mettre en place de nouveaux outils pour développer la culture numérique d'une organisation. Les salariés doivent également y participer et, plus encore, l'intégrer dans leurs pratiques et leurs réflexes. Cela implique de modifier en profondeur les processus organisationnels de l'entreprise.  

Pourtant, selon une étude menée en 2020, seules 22 % des entreprises interrogées déclarent disposer des compétences nécessaires pour réussir leur transformation digitale. Dans le même temps, 63 % des entreprises de plus de 20 salariés perçoivent la transformation numérique comme une opportunité.

Il y a donc un décalage entre ce que les entreprises souhaitent (un développement accru de leur culture numérique), et les ressources dont elles estiment disposer pour cela. Pourtant, la mise en place d'une telle culture ne nécessite pas forcément de gros moyens. Comme nous l'avons vu, il s'agit avant tout d'un état d'esprit.  

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Pourquoi est-il important de créer et de maintenir une culture d'entreprise digitale ?

Ce n'est un secret pour personne, le<b> digital</b> est partout et régit de nombreux usages. Dans ce contexte, les entreprises doivent s'adapter. On a vu qu'elles y sont parvenues lors de la crise de Covid-19, qui les a obligées à mettre en place (quand c'était possible) le <b>travail à distance</b> et la dématérialisation des documents.

En développant leur culture numérique, les entreprises en tirent de nombreux avantages :  

• Ils renforcent leur présence en ligne, consolident leur image et acquièrent de nouveaux clients ;
• Elles attirent de nouveaux talents, grâce à leur image en ligne et à la multiplication des canaux de recrutement (via les réseaux sociaux, par exemple) ;
• Ils retiennent leurs talents en leur offrant des outils et des méthodes de travail à la pointe de la technologie.
• Ils sauvegardent les connaissances internes en créant une base de documents partagée (ce qu'on appelle la gestion électronique des documents) ;
• Ils encouragent l'innovation et la créativité ;
• Ils réalisent des gains de productivité ;  

En d'autres termes, la culture numérique est autant un outil de rétention des talents qu'un moyen de favoriser l'innovation, la performance et le développement de la marque.

Comment mettre en place une culture d'entreprise numérique ?

Développer une culture d'entreprise numérique n'est pas si compliqué : il suffit d'un plan d'action solide et précis. Voici quelques bonnes pratiques à mettre en œuvre :  

• Établir un plan de numérisation clair sur la base d'une enquête sur le terrain. Quelles sont les attentes et les craintes de chacun ? De quoi l'entreprise a-t-elle besoin pour se numériser ? (De plus, quels processus peuvent être numérisés ?) Existe-t-il des obstacles (culturels, organisationnels...) ?
• Choisissez bien vos outils. Il est recommandé de s'appuyer sur un poste de travail numérique sécuriséperformante et compatible avec des outils de collaboration intégrés les uns aux autres. Microsoft 365 et Teams en sont de bons exemples. Pour mettre en place ces nouveaux outils, pensez à impliquer le service informatique et les managers, et faites appel à un intégrateur.  
• Constituer une équipe de projet et planifier ses actions. L'utilisation d'un outil de programmation inversée est généralement judicieuse. Quelles sont les étapes à mettre en œuvre, et dans quel délai ?
• Former les managers aux nouveaux outils et à la nouvelle culture d'entreprise. En tant que tels, ils peuvent être considérés comme des "facilitateurs" : ce sont eux qui conduisent et promeuvent la <b>culture digitale</b> auprès des autres employés.
• Numériser les outils de travail, département par département.
• Communiquer largement à l'ensemble du personnel, en s'adaptant à la cible. Il ne sert à rien de mettre en place de nouveaux outils et de nouvelles pratiques si peu de personnes sont au courant !

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Quelques exemples d'outils à mettre en œuvre :

• Un intranet et des réseaux sociaux d'entreprise, à des fins de communication interne ;
• Le Dashboard de gestion de projet pour centraliser tous les outils et documents afin de faciliter la collaboration
• Un who's who, un intranet RH et des fiches de paie numérisées pour les RH ;
• Un Dashboard personnel pour tous ;
• Applications de réunions participatives pour faciliter les échanges et la communication avec les employés à distance

Bien entendu, la nature de ces outils varie en fonction des caractéristiques, des besoins et de la taille de l'entreprise. Il n'existe pas de solution standard pour la culture d'entreprise numérique, mais uniquement des solutions personnalisées.

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Et à long terme ? Quelques pistes à suivre

Il est important de développer une culture d'entreprise numérique. Mais l'entretenir est tout aussi important !

Dans votre plan d'action, n'oubliez pas de prendre en compte le long terme.

Voici quelques pratiques à mettre en place pour soutenir votre culture numérique :

• Impliquez les utilisateurs lors de la mise en place du logiciel avec votre intégrateur afin que les outils répondent parfaitement aux besoins de l'entreprise. S'ils sont convaincus que ces outils simplifieront leurs missions quotidiennes et qu'ils ont leur mot à dire, ils seront plus à l'aise avec le changement ;
• Communiquer régulièrement en interne, en particulier sur les questions numériques importantes pour l'entreprise ;
• Accompagner le changement sur le long terme par une formation continue et un soutien aux personnes qui en ont besoin ;
• Proposer des logiciels de pointe, comme Microsoft 365, dont les usages sont infinis et dont le site Fonctionnalités est régulièrement enrichi ;
• Accorder du temps à la réflexion. La transformation numérique de l'entreprise ne doit pas être rigide et se limiter à cocher des cases sur un plan d'action. Il est donc recommandé d'organiser des réunions régulières (une fois par mois, une fois par trimestre...) pour recueillir les avis et suggestions des équipes projet, voire de certains salariés. Cela permet de co-construire la culture numérique de l'entreprise et surtout de l'ajuster au fil du temps.
• Mesurez le succès de votre stratégie en suivant vos indicateurs clés de performance. Définissez des objectifs et associez des KPI à ces objectifs. Vous pourrez alors ajuster vos décisions en fonction des résultats obtenus afin d'assurer le succès de la mise en place d'une culture numérique.

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Conclusion

Une culture d'entreprise numérique est un levier de performance et un véritable atout pour une organisation. Mais elle ne doit pas se construire au hasard : outre l'établissement d'un plan d'action précis, il est important de choisir les bons outils et de s'appuyer sur une équipe projet bien définie. De plus, il est essentiel de rappeler qu'une culture digitale ne fait pas seulement référence aux outils numériques mis en place dans l'entreprise : c'est aussi une façon de voir les choses, de travailler, de communiquer, qui doit être transmise à l'ensemble des collaborateurs. C'est donc aussi une révolution culturelle, qui doit se construire sur le long terme.