6 idées concrètes pour améliorer l'expérience numérique de vos employés

La transformation numérique et lagénéralisation du télétravail incitent les actifs à utiliser massivement les outils numériques.

Selon une étude OpinionWay pour Slack en 2021, 88% des salariés français déclarent ne plus pouvoir se passer de logiciels dans leur quotidien professionnel.

Dans ce contexte, l'expérience numérique des employés semble être un ingrédient essentiel d'une bonne expérience globale des employés et a un impact sur l'engagement des employés et l' image de marque de l'employeur.

Alors, êtes-vous prêt à vous saisir de ce levier RH? Dans cet article, Mozzaik365 vous donne 6 idées concrètes pour améliorer l'expérience digitale de vos salariés. Laissez-vous inspirer !

#1 Personnaliser l'expérience digitale pour chaque employé

Une expérience numérique optimale est une expérience personnalisée. En effet, en fonction de son poste, de son style de travail, de ses contraintes et de ses préférences, chaque employé a des besoins spécifiques en ce qui concerne les outils et les ressources numériques mis à sa disposition.

Pour améliorer l'expérience digitale de vos employés, veillez donc à adapter l'environnement numérique proposé à chacun.

Dans cette perspective, vous pouvez notamment

• Offrez untableau de bord personnel à vos talents afin de permettre à chacun d'entre eux d'accéder facilement à ses applications professionnelles, à son fil d'actualité personnalisé, à ses groupes de travail ou à sa liste de tâches;

• Laissez chaque utilisateur personnaliser son expérience numérique, par exemple en sélectionnant les canaux d'information qu'il souhaite suivre ou en déterminant lui-même la fréquence à laquelle il recevra des notifications.

#2 Susciter l'enthousiasme autour de vos outils numériques

Au premier abord, les outils numériques peuvent sembler intimidants, voire impersonnels, à certains utilisateurs. Leur expérience digitale s'en trouve dégradée.

Pour améliorer l'expérience numérique de vos employés et les intéresser aux outils fournis par votre département informatique, créez de l'enthousiasme autour de ces technologies.

À cette fin, vous pouvez par exemple

• Utilisez des GIF (images animées) ou l'application"Louange" dans Teams pour divertir ou féliciter vos collègues ;

• Rendez vos réunions plus participatives et engageantes grâce autableau blanc virtuel collaboratif deMicrosoft;

• Créer des canaux Teams ou des communautés Yammer dédiés à la convivialité et au rassemblement des salariés autour de thèmes fédérateurs (anniversaires, sports, environnement, etc.).

💡Aller plus loin et découvrir comment transformer Teams en une plateforme d'expérience utilisateur.

#3 Encourager le soutien mutuel entre les employés

La clé d'une bonne expérience numérique? Apprendre à utiliser les solutions informatiques à son rythme, sans se sentir bousculé, infantilisé ou laissé de côté.

Pour aider vos employés à s'approprier les outils qui composent leur environnement de travail numérique, il est donc nécessaire de les former via des ateliers et du matériel pédagogique, mais aussi de mettre en place un contexte propice à l'apprentissage.

En bref, l'objectif est d'encourager l'entraide entre les employés afin qu'ils puissent chercher des solutions ensemble, expliquer les questions importantes en termes non techniques, s'entraider de manière amicale en cas de blocage et partager leurs expériences.

Pour ce faire, plusieurs initiatives peuvent être mises en œuvre :

• La création d'une équipe "Software Help" divisée en plusieurs canaux, chacun dédié à l'un de vos outils, comprenant des supports pédagogiques (vidéos tutoriels, instructions, etc.) et un espace de discussion permettant aux employés de poser des questions entre eux ;

• La désignation d'un"interlocuteur", pour chaque équipe et chaque logiciel, vers lequel les autres employés peuvent se tourner lorsqu'ils rencontrent un problème ou ont des questions sur cet outil ;

• La désignation d'un mentor ou d'un Buddyà chaque nouvel arrivant afin qu'il soit accompagné dans sa découverte de la technologie et qu'il sache qui contacter s'il a besoin d'aide.

💡Pour aller plus loin, découvrez le guide ultime pour réussir l'Onboarding des nouveaux employés

#4 Organiser des tests avant le déploiement d'un nouvel outil

Vous envisagez d'introduire un nouvel outil dans votre Digital Workplace? Pour vous assurer qu'il répond aux besoins de vos employés et leur offre une bonne expérience utilisateur, envisagez de mener un projet pilote avant de le déployer.

Pour ce faire, il suffit de former une équipe de testeurs représentatifs des futurs utilisateurs, de leur faire essayer la solution et de recueillir leur retour d'information. Sur cette base, vous pouvez décider d'augmenter l'échelle, de procéder à des ajustements ou d'abandonner le logiciel.

Ces employés, très enthousiastes à l'égard de votre nouveau système, peuvent alors jouer le rôle d'ambassadeurs lors du déploiement de l'outil. Bien formés et informés, ils peuvent relayer les informations et les bonnes pratiques auprès de leurs collègues, tout en affichant un enthousiasme rassurant pour ceux qui craignent les changements de logiciels.

# 5 Écoutez vos employés et faites évoluer vos plateformes

Bien entendu, vos employés sont les mieux placés pour parler de la manière dont ils comprennent et utilisent leurs outils numériques professionnels.

Ainsi, pour optimiser l'expérience digitale de vos employés, n'hésitez pas à leur demander ce qu'ils aiment, ce qu'ils n'aiment pas, ce qu'ils envisagent d'améliorer ou ce qui manque dans leur Digital Workplace.

Il existe plusieurs façons de recueillir les avis, les témoignages, les commentaires et les suggestions de vos employés, par exemple

• Une enquête menée dans Teams ou directement sur votre Digital Workplace Mozzaik365 ;
• Une boîte à idées, une fonctionnalité qui peut être mise en œuvre sur la Digital Workplace de Mozzaik365. Les idées sont ensuite soumises à un vote pour faire ressortir les plus pertinentes ;
• Un groupe dédié aux outils informatiques sur votre réseau social d'entreprise ou sur Teams.

#6 Encourager la déconnexion

Les outils de travail numériques sont accessibles en permanence et offrent l'avantage de la flexibilité. Cependant, ils peuvent aussi être intrusifs, entraver l'équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée des salariés et réduire leur concentration au travail.

Selon un sondage OpinionWay pour Eléas, 47% des salariés déclarent utiliser leurs outils numériques professionnels le soir, 45% le week-end et 35% pendant leurs vacances.

Par ailleurs, selon la même source, 32% des personnes interrogées déclarent que l'utilisation d'outils numériques et le flux d'informations qui en résulte améliorent leur capacité de concentration. Ce chiffre s'élève à 41% chez les professionnels travaillant plus de 6 heures par jour avec ces logiciels.

Pour préserver la santé mentale et la productivité de vos employés, il est donc important d'encourager la déconnexion en dehors des heures de bureau et pendant les périodes consacrées à l'exécution de tâches complexes ne nécessitant pas d'interaction.

Dans cette optique, établissez des règles de déconnexion et répétez-les régulièrement dans vos communications internes. Il peut s'agir de lignes directrices telles que :

• "Utilisez le courrier électronique différé et les messages Teams, de sorte que vous n'envoyez pas de messages professionnels du vendredi 18 heures au lundi 8 heures ;

• "Les équipes et le courrier électronique sont des modes de communication asynchrones. communication asynchroneToute demande urgente doit être faite par téléphone.

Vous pouvez également suggérer à vos employés de ne pas installer leur application de messagerie professionnelle sur leur smartphone personnel, ou même demander à votre service informatique de désactiver les notifications Teams pour tous les utilisateurs pendant le week-end.

De plus, formez vos employés à gérer leurs notifications, mettre en sourdineleurs conversations Teams ou à utiliser le mode "ne pas déranger" de Teams.

Enfin, veillez à ce que vos responsables soient au courant des bonnes pratiques en matière de déconnexion et de gestion des flux d'informations. Ils peuvent servir de modèle au sein de leur équipe et donner le ton.

💡Pour aller plus loin, découvrez 6 bonnes pratiques pour bien gérer son équipe de télétravailleurs.

6 idées concrètes pour améliorer l'expérience numérique de vos employés : conclusion

Dans un contexte de digitalisation, l'amélioration de l'expérience numérique des salariés est un enjeu majeur pour les entreprises qui souhaitent attirer, motiver et fidéliser les talents.

Le secret pour optimiser l'expérience numérique de vos employés est de combiner les bons outils informatiques et les meilleures pratiques, tout en s'inscrivant dans un processus d'amélioration continue.

Envie de passer de la théorie à la pratique ? N'hésitez pas à mettre en œuvre les 6 idées concrètes présentées ci-dessus et à consulter nos articles dédiés aux différents leviers d'amélioration de l'expérience collaborateur.