Microsoft Teams puede utilizarse para mucho más que videoconferencias, ¡echa un vistazo a algunos de sus mejores usos!
¿Lo sabías? Teams, la aplicación de comunicación colaborativa de Microsoft, tiene muchas posibilidades. De hecho, en contra de la creencia popular,Microsoft Teams no se limita a las videoconferencias.
En cambio, esta solución ofrece una amplia gama de funciones, diseñadas para facilitar no sólo la comunicación interna , sino también la colaboración interna e incluso la gestión del conocimiento .
¿Quieres sacar el máximo partido a Teams? Mozzaik te presenta algunos de los principales usos de Microsoft Teams para ampliar tus horizontes. Lee atentamente lo siguiente.
Teams, la exitosa plataforma de colaboración de Microsoft
Lanzada por Microsoft en 2016, la aplicación de comunicación colaborativa Teams se ha convertido desde entonces en un auténtico éxito. En enero de 2022, la plataforma diseñada para facilitar el trabajo híbrido superó incluso los 270 millones de usuarios activos mensuales.
Microsoft Teams es especialmente popular entre las empresas. El software permite crear un entorno de trabajo digital a medida y sin fisuras mediante la integración de numerosas funciones.
Los equipos pueden utilizarse para reuniones, seminarios web, conversaciones asíncronas, compartición de archivos, salas de trabajo híbridas, llamadas telefónicas y acceso a aplicaciones empresariales.
Pero veamos cómo pueden utilizarse los Equipos "en la vida real".
Ejemplo de uso 1: Gestión de proyectos en equipo
Para llevar a buen término un proyecto, los empleados deben poder interactuar sin problemas, compartir información fácilmente y organizarse con rapidez. Esto es difícil de conseguir cuando los miembros del equipo del proyecto no están en la misma oficina o cuando hay múltiples partes interesadas.
¿Cuál es la solución para gestionar sus proyectos más complejos de forma sencilla? Cree un equipo o un canal dedicado en Teams para reunir a todas las personas implicadas. A continuación, podrás comunicarte de forma asíncrona a través del hilo de debate, organizar videoconferencias directamente en Teams e incluso hacer un seguimiento de los intercambios gracias a las notas de reunión compartidas.
Pero eso no es todo. Este espacio virtual también te permitirá compartir y editar documentos utilizando SharePoint 365. De hecho, si eres usuario de Mozzaik365 Digital Workplace, podrás crear fácilmente una base de conocimientos en SharePoint utilizando la función de gestión electrónica de documentos (EDM). ¿El objetivo? Construir una auténtica enciclopedia colectiva facilitando, por un lado, la contribución y, por otro, el acceso al conocimiento.
Además, puedes coordinar las acciones de los miembros de tu equipo planificando sus tareas a través de Tareas y estableciendo un calendario común.
¿Le parece todo esto un poco abstracto?
Imagine, por ejemplo, un proyecto de exposición internacional en el que participen personas de todo el mundo. Con Teams, los jefes de proyecto, comisarios, escenógrafos y artistas podrán visualizar la programación inversa del evento. También podrán acceder, en tiempo real, a una lista actualizada de las obras y a las instrucciones generales relativas a la conservación de las obras y la seguridad del público. También se pueden crear canales de debate en pequeños grupos sobre temas específicos (seguros, transporte de obras de arte, lugar de instalación, organización de la inauguración, etc.). Así, ¡nada de vaguedades artísticas!
Ejemplo de uso 2: Comunicación interna con los equipos
La comunicación interna es una palanca esencial para el compromiso de los empleados y la cohesión de los equipos. Sin embargo, según una encuesta de INside-OpinionWay, uno de cada dos empleados considera que sus directivos no se comunican suficientemente con ellos, uno de cada tres empleados afirma que no se les informa adecuadamente y el 20 % de los encuestados afirma que ni siquiera dispone de la información necesaria para llevar a cabo sus misiones.
Teams ofrece una respuesta pertinente a las dificultades que encuentran las grandes empresas en materia de comunicación interna. El Departamento de Comunicación o el Departamento de Recursos Humanos pueden crear un canal dedicado a la comunicación interna en la plataforma. Las noticias y los documentos importantes quedarán así centralizados y destacados. Mejor aún, los empleados tendrán la oportunidad de reaccionar publicando comentarios. Esto reforzará su compromiso.
Más concretamente, considere la posibilidad de utilizar Teams para compartir con su personal el progreso de los principales proyectos de su organización. Utilízalo también para explicar los principales cambios administrativos de tu empresa. Los empleados entenderán mucho mejor las ventajas de su seguro médico, la nueva política de vacaciones de la empresa, los anuncios de teletrabajo o las normas para la asignación de vales de comida si los departamentos correspondientes les facilitan esta información.
Una vez más, Mozzaik365 Digital Workplace añade un valor real al entorno Microsoft. Al integrar Teams con su intranet, sus usuarios podrán encontrar fácilmente todas las conversaciones mantenidas en sus diferentes espacios de trabajo de Teams. Un verdadero plus para la experiencia de los empleados y un importante ahorro de tiempo.
¿Le preocupa cansar a sus compañeros de equipo publicando demasiados mensajes en su canal de comunicación interna? Prioriza el contenido y crea una pestaña de acceso rápido a tu intranet directamente en Teams. Con Viva Connection de Microsoft, podrás integrar tu intranet en Te ams y centralizar tu comunicación. De este modo, puedes proporcionar información adicional a los empleados interesados, sin riesgo de aburrir a otros empleados.
Ejemplo de uso 3: Incorporación de nuevos empleados a través de Teams
La incorporación a es un paso estratégico. Contribuye a retener el talento e influye en el futuro nivel de compromiso de los nuevos empleados.
Según un estudio de Go2nextlevels y OfficeVibe, los empleadores que aplican un proceso deOnboarding retienen el doble de empleados que los que no lo hacen. Además, el 58% de los nuevos contratados que han pasado por un proceso de onboarding siguen trabajando en la organización tres años después de su incorporación. Por tanto, para retener el talento, es importante cuidar su incorporación.
Con Teams, puede preparar la llegada de sus nuevos empleados, sistematizar su proceso de incorporación y hacer más fluida la incorporaciónde los talentos que se incorporan a su empresa.
Con la barra de búsqueda avanzada de Teams, los nuevos empleados pueden buscar un experto interno con sólo unos clics. Pero esta no es la única ventaja de Teams en términos de Incorporación.
En la práctica, para facilitar la integración de los recién llegados, asegúrese de anunciar su llegada a todos los miembros de la organización publicando un mensaje en su canal principal de Teams.
Además, no olvide crear una ruta de incorporación directamente en Teams reuniendo información, documentos, vídeos tutoriales y otro tipo de formación en un único canal de Teams para los empleados entrantes. Para ello, cree un equipo de Teams por departamento y utilice wikis o documentos de OneNote para recopilar datos clave sobre las actividades del departamento correspondiente. Sencillo y eficaz.
Por último, más allá de los equipos, piense en braodcasting los valores de su organización en su intranet. De este modo, los nuevos empleados pueden familiarizarse con la cultura de su empresa. Esto es ideal para reforzar su compromiso.
🤔 También para descubrir sobre el tema de la cultura corporativa, nuestro artículo sobre los 6 pasos clave para crear una cultura corporativa fuerte¡!
Ejemplo de uso 4: Organizar un evento en Equipos
Las grandes reuniones (seminarios, lanzamientos de productos, conferencias, etc.) son oportunidades valiosas para aumentar el compromiso de los empleados y poner en práctica una comunicación interna transparente. Sin embargo, organizar eventos no siempre es fácil, sobre todo en un entorno de trabajo híbrido o cuando los equipos tienen su sede en distintos países.
¿Cuál es la solución? Organizar eventos de vídeo en directo en Microsoft Teams. La plataforma le permite planificar un evento en directo con la misma facilidad que una reunión de Teams. La oportunidad de interactuar con una audiencia interna o externa de hasta 10.000 personas.
Algunas organizaciones utilizan los eventos de equipo para anunciar cambios importantes a sus empleados. Los altos directivos pueden hablar en directo con todos los empleados y responder a sus preguntas a través del chat. Por supuesto, los eventos de equipo también pueden utilizarse en otros contextos, como la formación.
💡 Descubre cómo optimizar tus eventos de vídeo de Teams con Microsoft Whiteboard leyendo la entrada de nuestro blog.
Ejemplo de uso 5: Poner a disposición material de comunicación a través de Teams
La accesibilidad de la información es un requisito previo para la productividad de los empleados. Esto es especialmente cierto para los equipos de ventas y los comunicadores. Para firmar un contrato o gestionar un mal rollo, estas dos categorías de empleados deben poder acceder sin demora a los medios de comunicación adecuados .
Afortunadamente, con Teams, sus empleados tienen acceso rápido a sus archivos, incluso cuando están de viaje. Su personal de ventas puede, por ejemplo, encontrar su catálogo de productos, el calendario de próximos eventos o sus presentaciones a clientes con un solo clic. Es una forma estupenda de ser eficiente, sobre todo en ferias y exposiciones, donde el tiempo es oro.
Por su parte, su departamento de comunicación puede utilizar Teams para acceder rápidamente a todos los materiales que necesita para realizar sus tareas: identidad corporativa y guía de estilo, logotipo, plantillas de presentación de PowerPoint , membrete, firma de correo electrónico estándar, plantilla de publicación para redes sociales o una guía para publicar en LinkedIn.
🚨 Lee también nuestra entrada en el blog para conocer todos los secretos de programar tus tareas en Teams¡!
La última palabra
Como puede ver, con sus numerosas funciones, Microsoft Teams es la aplicación que lleva la comunicación interna, la colaboración interna y la gestión del conocimiento al siguiente nivel.
Por último, para una experiencia de usuario óptima, el Puesto de trabajo digital Mozzaik365 puede integrarse en Teams mediante Viva Connection. Imprescindible.
