Descubra en este artículo cómo crear su plan de comunicación interna (+ un ejemplo extra)
El 51% de los franceses desea una información más clara sobre las acciones de su empresa. Así pues, a veces se descuida la comunicación interna. Sin embargo, desempeña un papel importante en el éxito de una empresa. De hecho, una mala comunicación provocará insatisfacción entre los empleados y sus talentos podrían abandonar la empresa. Especialmente en un entorno de trabajo híbrido, la comunicación interna es crucial. Por otra parte, la cantidad de información que reciben los empleados al día puede ser muy elevada y puede resultar difícil mantener su atención. Según un estudio del Radicati Group, un empleado recibe una media de 88 correos electrónicos al día. Hoy hablamos de infobesidad: sobrecarga de información. Por eso, el plan de comunicación interna permite decidir qué canal debe utilizarse en cada tipo de situación y establecer un marco para todos los que deseen comunicarse.
¿Por qué hacer un plan de comunicación interna?
El plan de comunicación interna permite :
- Definir las líneas maestras y los objetivos de las acciones de comunicación.
- Proporcionar una hoja de ruta y orientar las acciones del año.
- Fijar un rumbo para el equipo de comunicación con objetivos mensurables.
La comunicación descendente es necesaria para mantener la cultura corporativa, pero no es suficiente. Es esencial facilitar la retroalimentación de la información y recabar la opinión de los empleados con la mayor frecuencia posible. Así pues, las acciones de comunicación interna se han vuelto más complejas y deben tener en cuenta las nuevas expectativas de los empleados. Por tanto, existe una necesidad real de implicar a los empleados en la comunicación interna y de poner de relieve sus acciones cotidianas.
Las etapas de la comunicación interna
1- Designar a los comunicadores
La comunicación no es cosa de una persona o de un equipo. Según el tema, en la comunicación pueden intervenir varias personas:
- El departamento de comunicación para toda la información sobre la vida de la empresa. Suele adoptar la forma de boletines informativos, artículos en intranets o redes sociales internas.
- El departamento de Recursos Humanos para información jurídica y en momentos de crisis sanitaria sobre las normas que deben respetarse. Esto se hará mediante flashes informativos, generalmente distribuidos por correo electrónico.
- Dirección para comunicar cifras o información estructural, por ejemplo. Es importante que la dirección hable delante de los empleados y pueda responder a sus preguntas al menos una vez al año. En tiempo de trabajo híbrido y ante la falta de posibilidad de reunirse, una práctica a adoptar es organizar webcasts para que la dirección hable y retransmitir el vídeo en directo a los empleados. No olvides dejar tiempo para preguntas y respuestas para no frustrar a tu audiencia.
- El CSE que comunicará los acontecimientos y la vida de la empresa.
- Empleados a los que hay que incluir a toda costa en la comunicación interna.
2- Definir objetivos
La fijación de objetivos no debe hacerse al azar. Para ayudarte: adopta los objetivos SMART. Este acrónimo no es la traducción inglesa de "inteligente", sino: Específicos, Mensurables, Alcanzables, Realistas, Definidos Temporalmente. Más exactamente:
- Específico: el objetivo debe definirse con claridad y precisión. Por tanto, debe ser concreto. Por ejemplo, en esta fase, evite "Implicar a los empleados", sino "Aumentar el tráfico de la intranet".
- Mensurable: el objetivo debe ser cuantificable para saber si se ha alcanzado o no. Así, evite "aumentar el tráfico de la intranet", sino "aumentar el tráfico de la intranet un 10%".
- Alcanzable: ¿qué hay más frustrante que un objetivo inalcanzable? Tiene que saber si dispone o no de los recursos necesarios para alcanzar el objetivo. Así que hágase las preguntas necesarias sobre sus recursos materiales y humanos y la realidad de su mercado. "¿Tengo suficientes personas en mi equipo para lograr este objetivo? En este caso, la pregunta que hay que hacerse es "¿tengo suficientes personas en mi equipo de comunicación interna para escribir artículos?", "¿es mi herramienta de intranet lo suficientemente potente?
- Realista: su objetivo debe ser ante todo coherente y pertinente. ¿Es rentable? ¿No es contraproducente? Este paso te permite mantener los pies en el suelo. En nuestro ejemplo, debería preguntarse: "¿Es realista y pertinente aspirar a un 10% más de visitantes únicos al mes, cuando su intranet acaba de lanzarse?
- Definido temporalmente: el último paso es dar un plazo al proyecto y a la consecución de este objetivo. En nuestro ejemplo, ya no dirá "aumentar un 10% el tráfico de la intranet", sino "aumentar un 10% el tráfico de la intranet en un año".
Por tanto, el objetivo SMART es "aumentar el tráfico de la intranet un 10% en un año".
También puedes fijarte objetivos generales, pero éstos deben estar siempre alimentados por objetivos SMART.
Por ejemplo:
3- Identificar los mensajes y crear una línea editorial
En una gran empresa, el departamento de comunicación por sí solo no puede ser los ojos y los oídos de todos los equipos. Por eso es necesario que varias personas puedan llevarles información para compartir. Este es el principio del comité editorial.
Esta cita debe ser recurrente. Según sus necesidades, puede ser mensual o trimestral. Dirigida por el responsable de comunicación interna, reúne a las personas clave con información sobre su departamento. Permite al departamento de comunicación organizar sus contenidos editoriales y/o digitales, como el boletín informativo. Durante este comité, cada persona toma la palabra para expresar uno o varios temas que desea destacar, y se debaten el interés, el calendario y los canales.
Además, para que sus comunicaciones sean coherentes e impactantes, su principal aliado será la línea editorial. Debe incluir los conceptos editoriales y los pilares del tono editorial. Encarnar la cultura corporativa exige, pues, elegir el tono en consecuencia.
Tomemos como ejemplo la introducción del boletín mensual:
- Humorística, desenfadada, simpática :
"Hola equipo,
Llevabais mucho tiempo esperándolo, ¡y ya es hora (risas y campos) de presentaros el boletín de diciembre!
Esperamos muchos comentarios.
Hasta pronto".
- Formal, explicativo, lúdico :
"Hola a todos,
Nos complace compartir con ustedes el boletín de diciembre. Presentación de novedades, gran lanzamiento de producto del mes, comentarios sobre eventos pasados... ¡Encuentre todas las noticias que hicieron que xcompany se moviera!
Disfruten de la lectura".
5- Definición de herramientas y canales
Cada canal tiene su propia importancia y objetivos. Vamos a detallar qué canal puede utilizarse para cada fin:
- Boletín interno: para enviar a los empleados las noticias más importantes durante un periodo de tiempo.
- Artículo en la Intranet: para compartir noticias importantes del día.
- Redes sociales internas: para compartir noticias ocasionales, felicitaciones, interactuar en comunidades.
- Aplicación interna: para poder comunicarse con el personal de campo.
A continuación, ¿qué herramientas necesitará para alcanzar sus objetivos? Enumerar estas herramientas le permitirá alimentar su presupuesto de marketing. Encuentre las 11 herramientas de comunicación interna que debe adoptar.
6- Implicar a los trabajadores
Como ya se ha dicho: la comunicación interna es cosa de todos. La implicación de los empleados tiene todas las de ganar:
- Mayor compromiso de los empleados;
- Empleados más fieles que permanecen más tiempo;
- Recoger opiniones ;
La gamificación es una forma estupenda de conseguirlo. Animando a los empleados a comentar, dar a "me gusta" o incluso publicar, puede conseguir que participen. Por ejemplo, puede elegir al empleado más comprometido cada mes y darle una plataforma en el boletín. Es una forma estupenda de despertar su interés y convencer a los directivos. Otra idea: ofrecer regalos a los empleados que más hayan publicado en la red interna. Se pueden inventar y poner en práctica muchas estrategias para alcanzar tus objetivos.
7- Medir los resultados
Por último, todo plan debe ir acompañado de indicadores de resultados. ¿De qué sirve proponer acciones si no podemos estar seguros del éxito asociado? He aquí algunos KPI (Indicadores Clave de Rendimiento) a tener en cuenta:
Medir la satisfacción de los empleados :
- eNet Promoter Score: puede realizar encuestas internas para garantizar la satisfacción de los empleados;
Mida el rendimiento de sus envíos / boletines:
- Tasa de apertura
- Índice de clics
Medir el rendimiento de su intranet :
- Tasa de compromiso
- Tasa de rebote
- Tiempo de lectura
- Número de páginas vistas / sesión
Medir el rendimiento de una aplicación interna :
- Índice de utilización
Encuentre nuestra plantilla de plan de comunicación lista para usar.
Aspectos a tener en cuenta
📌 Designar comunicadores
📌 Definición de objetivos
📌 Identificar los mensajes y crear una línea editorial.
Crea tu calendario editorial.
📌 Definir herramientas y canales
📌 Implicar a los empleados
📌 Mide tus resultados
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