¿Cómo convertir SharePoint en una herramienta de colaboración?

SharePoint es una plataforma que permite compartir y gestionar contenidos para optimizar el trabajo en equipo. ¡Descubra aquí cómo puede convertirla en una auténtica herramienta de colaboración y fomentar así la cohesión del equipo en su empresa!  

Breve historia de SharePoint

En 2001 se lanzó una primera versión de SharePoint , con el objetivo de proporcionar a los usuarios de Microsoft una forma de gestionar y compartir documentos de forma centralizada, facilitando el trabajo en colaboración mediante el despliegue de sitios de equipo de forma rápida y sencilla.

Antes se utilizaban servicios como Microsoft Frontpage para compartir información entre usuarios.    

Por ello, SharePoint se desarrolló para satisfacer la creciente necesidad de una herramienta central que contuviera aplicaciones, archivos y documentos.

En 2001 se lanzaron dos versiones diferentes de SharePoint: SharePoint Team Services (STS), que se desarrolló a partir de Microsoft Frontpage y es una solución que ofrece funciones básicas para crear intranets y gestionar sitios de equipo dentro de las empresas. SharePoint Portal Server (SPS) es una herramienta de trabajo colaborativo que facilita la creación de contenidos, la recuperación de información y la gestión de documentos. Pero estas soluciones se consideraban imperfectas, lo que llevó al desarrollo de SharePoint en 2003, la primera versión que se considera una solución verdaderamente integrada para compartir información dentro de una red.

En 2012, en respuesta a la ola de la nube informática, Microsoft anunció el lanzamiento de SharePoint Online como oferta 100% SaaS.

SharePoint Online es un servicio alojado por Microsoft, cuya oferta está dedicada a empresas de todos los tamaños. Las empresas lo utilizan para crear intranets y también para la gestión de contenidos y de documentos electrónicos.

Ventajas y limitaciones de SharePoint

SharePoint permite crear intranets y aplicaciones empresariales, así como compartir archivos, documentos, datos y recursos. Fomenta el trabajo en equipo creando sitios dedicados a cada equipo, departamento o división. Estos sitios pueden personalizarse. Además de flexibilizar la organización de la empresa, SharePoint también fomenta el intercambio y la coordinación de información dentro de los equipos de trabajo. Por ejemplo, al utilizar las funciones de una intranet SharePoint, es posible encontrar (y también modificar y compartir) documentos en cuestión de segundos. Esto facilita la gestión de documentos .

La seguridad también está garantizada: es posible colaborar con todos los miembros del equipo, tanto dentro como fuera de la empresa, independientemente del dispositivo utilizado (PC, Mac, tableta, smartphone). Por ejemplo, SharePoint Online cuenta con funciones de seguridad avanzadas que autentican a los usuarios y evitan accesos no autorizados. De hecho, según el estudio de Vanson Bourne para Last Past Trend, el 92% de las empresas tienen dificultades para autenticarse en las plataformas de su empresa. Por ello, la adopción de SSO ( Single sign-on) es la solución a este problema. También en este caso, SharePoint permite utilizar este método de identificación fiable y seguro. Los usuarios pueden iniciar sesión en su espacio SharePoint una sola vez y navegar de una aplicación a otra sin tener que volver a autenticarse, limitando así cualquier riesgo de ciberataque.

Una de las principales ventajas de SharePoint es, por tanto, la creación de un entorno de trabajo agradable y eficiente, especialmente para el teletrabajo, que se ha desarrollado con fuerza en los últimos años: el 38% de los empleados teletrabajaron en 2021. Otra ventaja es la centralización de las herramientas de la empresa, que permite aumentar la eficacia y la productividad.

En general, SharePoint se diseñó para maximizar la eficiencia empresarial.

Sin embargo, hay que tener en cuenta algunas limitaciones. Por ejemplo, instalar SharePoint en una organización puede cambiar potencialmente la forma de trabajar de las personas y generar cierta resistencia al cambio. Además, SharePoint tiene la capacidad de interactuar con distintas herramientas, pero éstas deben ser compatibles entre sí. Por tanto, es importante favorecer las herramientas de Microsoft para garantizar su compatibilidad. Por último, SharePoint tiene algunas limitaciones gráficas (especialmente en términos de diseño y personalización), así como algunas limitaciones funcionales. De hecho, no todas las necesidades de comunicación, colaboración y gestión del conocimiento están cubiertas por las funciones básicas que ofrece Sharepoint.  

¿Cómo superar los límites de SharePoint con Mozzaik365?

Mozzaik365 es una extensión natural de SharePoint (es decir, un plugin) que permite crear intranets colaborativas. Como tal, Mozzaik365 añade funciones a SharePoint y le permite alcanzar todo su potencial.

Así, las funcionalidades que ofrece Mozzaik365 dan la posibilidad de ir más allá en el uso de SharePoint 365 y crear nuevos usos:

• Cuadros de mando: Con el Lugar de Trabajo Digital, los empleados pueden buscar contenidos y acceder a comunidades y aplicaciones en un solo lugar;
• Muros de noticias: Puede crear hermosos muros de noticias y aprovechar las funciones avanzadas de Mozzaik365 en SharePoint orientando sus feeds de noticias por tema o por audiencia. También puede integrar sus feeds de LinkedIn, Facebook, Instagram o Youtube en sus SharePoint y Teamspaces. El resultado: una comunicación optimizada;
• Directorio de la empresa: el directorio muestra el perfil del usuario y le permite buscar a otros usuarios por nombre, departamento, ubicación o competencias. Puede configurarse para diversos usos, como presentar a los miembros de un departamento o a los recién llegados, buscar competencias específicas, poner en contacto a los empleados, etc;
• Grupos comunitarios: permiten que la gente se reúna en torno a intereses y conocimientos específicos, lo que crea vínculos entre los empleados y facilita el trabajo a distancia;
• Centralización de documentos: sólo tiene que configurar su centro de búsqueda con los filtros que elija para obtener una experiencia de búsqueda a medida y optimizar su gestión documental;
• Intranet de RRHH: para difundir noticias, ofertas internas de empleo, movilidad;
• Etc.

Por lo tanto, el uso de Mozzaik365 puede mejorar y optimizar la experiencia de SharePoint, especialmente en estas áreas específicas:

• Comunicación interna ;
• Colaboración en equipo ;
• Gestión del conocimiento.

🤔 Ver la repetición de nuestro webinar para aprenderlo todo sobre la creación de una intranet con SharePoint, sus características, sus ventajas y ¡cómo superar las limitaciones de esta herramienta!

Mozzaik365 y SharePoint: para un lugar de trabajo digital atractivo

Además de superar las limitaciones funcionales de SharePoint, Mozzaik365 le permite aportar contenido al Lugar de Trabajo Digital y crear una intranet personalizada que satisfaga las necesidades y especificidades de su empresa. Puede dar vida a la cultura de su empresa creando una intranet atractiva con un diseño moderno.

💡 Para ir más allá y conocer todas las buenas razones para crear tu intranet con Sharepoint en Microsoft, lee nuestro artículo dedicado¡!

Mozzaik365 y SharePoint 365 están, en definitiva, revolucionando la colaboración interna en las empresas. Una cultura de colaboración bien establecida en la empresa puede tener un impacto positivo en el intercambio de conocimientos (para el 69% de los empleados), la productividad del equipo (65%), la motivación general (60%) y la creatividad (59%).

¿Quiere saber más? Encontrará toda la información sobre colaboración interna en nuestro sitio web.

¿Cómo implantar SharePoint 365 en su empresa?

SharePoint Online es una solución SaaS basada en la nube. Incluida en la suscripción de Microsoft, permite a los empleados acceder a sus documentos e información en cualquier momento y lugar.

SharePoint Server, su versión local, puede utilizarse con una suscripción a Microsoft 365. Ofrece funciones adicionales a las empresas. Sin embargo, su última versión data de 2019 y ya no recibe actualizaciones.  

Independientemente de la versión elegida, SharePoint 365 es totalmente seguro y puede compartirse mediante permisos. Esto significa que el acceso a los archivos está controlado y que cada empleado puede hacer un seguimiento de los cambios en los documentos y del progreso del trabajo de sus compañeros a través del historial compartido.

Conclusión

Con SharePoint, empresas de todos los tamaños pueden crear intranets, aplicaciones empresariales y sitios de equipo, así como compartir archivos y documentos y facilitar la transmisión de información. SharePoint puede utilizarse para optimizar la gestión del trabajo colabora tivo y mejorar el bienestar de los empleados, especialmente cuando trabajan a distancia. En un momento en el que la cultura colaborativa se está convirtiendo en un factor de éxito para las empresas, esto es especialmente importante. De hecho, para uno de cada cuatro empleados, una cultura colaborativa es sinónimo de una forma innovadora de abordar los problemas (estudio Ipsos/OpenMind Kfé).

Y con Mozzaik365, puedes liberar el poder de SharePoint obteniendo características más avanzadas. Esto mejorará aún más la experiencia colaborativa de tu empresa.