¿Cómo orientar su comunicación interna?

Según un estudio de Opinion Way, sólo el 45% de los empleados están satisfechos con la comunicación interna de su empresa. Sin embargo, la comunicación interna es una cuestión fundamental para que una empresa prospere. Gartner ha demostrado que los empleados más informados superan a sus compañeros en un 77% en términos de eficacia (Fuente CEB / Gartner).  

Así, para ganar cuota de mercado, no basta con comunicarse con los clientes, también hay que mimar a los empleados. Necesitan ser informados, destacados y reconocidos durante todo el año. Para enviarles comunicaciones pertinentes, es necesario, por tanto, contar con una buena estrategia de comunicación interna. La clave está en segmentar y personalizar las comunicaciones en función de cada objetivo. Saber segmentar la comunicación es una habilidad clave que aumentará el alcance de los contenidos difundidos por el departamento de comunicación.  

Hemos diseñado este artículo para usted, como ayuda metodológica para convertirse en un profesional de la comunicación interna orientada. ¿Quiénes son sus colaboradores? ¿Qué esperan? ¿Cómo puedes adaptar la comunicación dirigida a ellos? Eso es lo que vamos a ver, en 4 pasos.

Preparación: conocer al público

Para adaptar su comunicación, debe conocer bien a los destinatarios de su comunicación interna. Al igual que cuando creas un plan de comunicación externa, empieza por crear personas que representen a cada tipo de empleado. Para ello, haz una lista de las partes interesadas de tu empresa, unidades de negocio, generaciones, profesiones, etc.

¿Cuáles de ellos tienen expectativas concretas respecto a la comunicación interna? Escríbalas en una tabla como la siguiente y salga a reunirse con sus colegas para entender qué esperan de la comunicación interna. Esta tabla le servirá de referencia para los pasos siguientes.

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Si dispone de estadísticas sobre el impacto de anteriores comunicaciones internas, puede utilizarlas para completar su análisis.

Ahora que tiene una idea clara de los segmentos que componen su audiencia, está listo para crear comunicaciones personalizadas.  

Crear una comunicación interna personalizada

Paso 1 - Definir el objetivo del mensaje

¿A quién va dirigido este mensaje? Revisa tu tabla y selecciona los grupos que estarán interesados en el contenido que vas a preparar. Dependiendo del tema, puede que no elijas los mismos destinatarios.

Dispone de varias opciones de selección de objetivos.  

• Dirigir la comunicación en función de una zona geográfica: si, por ejemplo, su empresa está ubicada en varios países y desea comunicar un evento interno específico de ese país.
• Orientar la comunicación a una dirección empresarial  
• Dirigir la comunicación por niveles jerárquicos: en este caso, algunas comunicaciones pueden estar destinadas exclusivamente a los directivos o a los becarios y suplentes.

Paso 2 - Elegir el canal de comunicación interna

El 74% de los empleados considera que no recibe información ni noticias de la empresa. Esta cifra demuestra que los canales utilizados no siempre son los más adecuados. Puede utilizar varios canales para llegar a sus destinatarios. Según el puesto, el canal más pertinente no será el mismo. Para un empleado de oficina, la comunicación a través de la intranet parece una buena opción. Para los empleados de campo, la comunicación a través de una aplicación móvil parece más adecuada. Así pues, comunicar internamente requiere adaptarse al objetivo proponiendo un enfoque adaptado a cada canal.

Algunos de los canales de comunicación interna son:  

• El buzón de ideas y la encuesta: muy prácticos para implicar a los empleados en la comunicación interna.
• Aplicación interna y/o red social corporativa: implantar una aplicación interna permite llegar a los empleados que no tienen acceso a un buzón de correo porque son fácilmente accesibles en el móvil
• Pantallas de visualización dentro de la empresa. Se utilizan para mostrar información en tiempo real en zonas de mucho tránsito.
• El Lugar de Trabajo Digital: esta plataforma, muy apreciada por los empleados, permite al departamento de comunicación difundir información, sobre todo en forma de artículos. En breve la describiremos en detalle.
• La red social de empresa que permite un cambio en las prácticas de comunicación al permitir a los empleados expresarse.

• El webinar interno: permite intercambios entre sedes geográficamente distantes, pero también en caso de trabajo híbrido. Organizar un evento digital para los empleados es una buena forma de comunicarse.
• Reuniones para retroalimentar la información, es importante reunirse con la alta dirección. Es una oportunidad para que los empleados hagan preguntas y para que la alta dirección difunda los resultados y su visión.
• El boletín de noticias: El 91% de los empleados dicen que aprecian recibir información por correo electrónico, aunque este canal a menudo es inadecuado. Sin embargo, el boletín sigue siendo un medio para resumir información, hacer enlaces a la intranet y destacar cierta información clave.
• Correo electrónico Algunas informaciones no pueden comunicarse en el boletín, debido a su carácter urgente o a su nivel de importancia. Es el caso, por ejemplo, del Coronavirus o de la información estructural. Este canal está destinado a utilizarse cada vez menos en favor del muro de noticias de la intranet y de otras funcionalidades que ofrece el Puesto de Trabajo Digital, como el centro de notificaciones.
• El periódico: destaca la actividad de la empresa a través de un periódico físico que se distribuye a los empleados o se pone a su disposición en la entrada de los edificios.

Paso 3 - Elija el formato y el mensaje

Aquí es donde tus dotes de comunicación cobrarán todo su sentido.  

En función de su público objetivo y del medio que elija, puede crear una comunicación a medida. Utilizando el tono y los códigos de su público, puede diseñar una comunicación que le resulte atractiva. Ponte en la piel de tu público objetivo e imagina lo que esperan en cuanto a tono, contexto, longitud, enfoque, lenguaje y energía.

Si, por ejemplo, hubiera decidido comunicar los resultados del año N-1 a sus equipos:  

• Los ejecutivos pueden optar por integrar informes automatizados de Power BI y acceder a ellos desde su Digital Workplace;
• Los equipos de innovación agradecerán que se publique una noticia en la intranet explicando el contexto del sector;
• Los equipos sobre el terreno preferirán un vídeo dinámico publicado en la red social interna de la empresa;
• Los equipos de su unidad de negocio finlandesa necesitarán una versión en inglés;
• Etc.

Sólo queda enviar cada comunicación a cada objetivo, ¡pero no a cualquier hora!

Paso 4 - Elija la ventana de emisión

Como habrán mencionado sus colegas durante la encuesta, no siempre son receptivos a las comunicaciones de la empresa . Su disponibilidad depende en gran medida de la hora del día, los plazos del mes, los asuntos destacados del departamento, etc.  

Para maximizar la recepción de su mensaje, programe su comunicación allí donde sea más probable que los destinatarios le dediquen tiempo. El Puesto de Trabajo Digital permite elegir las franjas horarias idóneas para difundir la información.

No dude en hacer pruebas para cada objetivo y analizar las estadísticas de lectura de sus comunicaciones para mejorar sus resultados.

La contribución del lugar de trabajo digital a la comunicación interna

Al añadir funcionalidad a su intranet, el Lugar de Trabajo Digital le permite orientar mejor sus mensajes de comunicación interna. En efecto, le permite crear grupos de audiencia y seleccionar fácilmente quién recibirá cada comunicación y en qué canal. De este modo, la información presentada no será la misma para todos. Todos recibirán la información que les concierna y tendrán más probabilidades de ver las comunicaciones importantes.

Pero el Lugar de Trabajo Digital va más allá y permite añadir metadatos a las comunicaciones. Esto permite organizar las comunicaciones y recuperar la información en unos pocos clics. Además, estas etiquetas permiten a los empleados suscribirse a temas. Gracias a esta funcionalidad, verán primero las comunicaciones que les interesan.  

Aspectos a tener en cuenta

📌 Sólo el 45% de los empleados afirma estar satisfecho con la comunicación interna de su empresa.

📌 Dirigir tu comunicación es la forma de asegurarte de que llegas a la persona adecuada en el momento adecuado.

📌 Es necesario elegir el canal de comunicación adecuado para cada target.

📌 El Digital Workplace te permite dirigir tus mensajes, hacer que la comunicación sea interactiva y transversal.