¿Cómo llevar a su equipo al siguiente nivel con Teams?

Teams es la plataforma de colaboración estrella de Microsoft 365 'con 250 millones de usuarios activos diarios a finales de 2021. Esta aplicación está llena de características y es fácil perderse entre todas ellas. Algunas de las características más conocidas son chat, la videoconferencia y el uso compartido de documentos. Pero eso no es todo. Entonces, ¿cómo puedes aprovechar al máximo Microsoft Teams para colaborar en tus equipos?  

He aquí una lista de consejos que llevarán a su equipo al siguiente nivel.

1. Organice bien sus equipos desde el principio

1.a Vinculación entre Teams y SharePoint

SharePoint es una plataforma de colaboración desarrollada por Microsoft. Permite, entre otras cosas, almacenar, organizar, compartir y consultar información de forma segura. Un error que no debes cometer es utilizar Teams y SharePoint de forma totalmente independiente. Y es que SharePoint permite mantener los documentos sincronizados y siempre actualizados en la nube. Cuando cree un equipo de Teams, se creará automáticamente un sitio de SharePoint. Por otro lado, también puede sincronizar un sitio de SharePoint en Teams. De este modo, todos sus documentos de SharePoint estarán accesibles para que su equipo trabaje conjuntamente en la aplicación Teams.  

Consejo Añade una imagen a tu equipo Teams para hacerlo más fácilmente reconocible.  

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1.b Creación de canales

Una vez creado su equipo y vinculado a su SharePoint, deberá añadir canales de discusión. Estos canales se refieren a temas de trabajo, dependiendo del equipo creado. Por defecto aparece un canal: "General". Este canal no se puede eliminar y se le pueden dar diferentes usos.  

💡 En Mozzaik, utilizamos este canal como lugar principal para conversaciones y anuncios generales, que no pueden relacionarse con ningún otro canal específico.

Además, en los canales puedes hacer anuncios. Esto permite un formato especial con más opciones y un fondo.

💡️ Consejo de Mozzaik365: Añade emojis a cada canal. Esto los hace más memorables y rápidamente distinguibles de un vistazo. Utiliza preferiblemente emojis relacionados con el título del canal y ya está. Para mostrar la lista de emojis, existe un atajo: [Windows] + [.], ¡un auténtico ahorro de tiempo!

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2. Organice las pestañas de la aplicación.

Teams proporciona acceso a una amplia gama de aplicaciones. Para cada canal, añade aplicaciones que sean útiles para la colaboración de tu equipo, de modo que puedas encontrarlas fácilmente.

Para ello, seleccione el botón [+ ] de la barra de aplicaciones y, a continuación, elija la que desee anclar.
A continuación, podrá acceder a algunos ajustes que le permitirán cambiar el nombre de la pestaña, ampliarla a pantalla completa, abrirla en una ventana independiente o desde la web.

💡️ Consejo de Mozzaik365: Céntrate en las aplicaciones integradas en Teams para simplificar el seguimiento de tareas y la colaboración. De hecho, al pasar por las aplicaciones de Microsoft, podrás acceder a todo lo que necesites desde un solo lugar: Teams. Esto te permitirá gestionar mejor tus tareas con Tareas y Planificador.  

Una vez hecho esto, ¡podemos decir que su equipo Teams está listo! Pero aún hay más para ayudarte a sacar el máximo partido de esta aplicación. Aquí tienes los siguientes consejos para ser más eficaz en Teams.  

3. Consejos para el chat de equipos

3.1 Añadir pestañas al chat

Al igual que en un canal de Teams, puedes anclar aplicaciones a una conversación. Sin embargo, no es posible anclar determinadas aplicaciones, como Planner, To do, Task o List.  

3.2 Fijar conversaciones

Cuando las conversaciones se acumulan, anclar tus conversaciones favoritas puede ahorrarte tiempo. Para ello, haz clic en [...] junto a la conversación y, a continuación, ancla.

3.3 Filtrar conversaciones

Para ayudarte a encontrar tus conversaciones, Teams ofrece la posibilidad de filtrar las conversaciones por nombre, reunión, mensajes no leídos o mensajes silenciados. Para ello, puedes utilizar el botón de filtro o el atajo de teclado [Ctrl] + [Mayús] + [F].

3.4 Formatear el mensaje

¿Alguna vez has enviado un mensaje de Teams cuando querías empezar una nueva línea? Esto ya no ocurrirá con el atajo de teclado [Ctrl] + [Mayús] + [X] o seleccionando el botón [Formato].  

Ofrece una serie de opciones de diseño: cambiar el color de la fuente, el marcado, el anclaje de párrafos, las viñetas, insertar citas, enlaces, tablas y código Snipet.

3.5 Guardar mensajes

A veces recibimos un mensaje importante al que queremos volver más tarde. La opción de guardar mensajes te permite encontrarlos con un solo clic. Para ello, haz clic en tu foto de perfil y selecciona la pestaña "guardados". La lista de mensajes guardados aparece en la columna de la izquierda, con la conversación que contiene el mensaje a la derecha.

3.6 Compartir un mensaje de Teams en Outlook

La ventaja de utilizar el conjunto de herramientas de Microsoft es que todas están conectadas entre sí. Así, puedes compartir un mensaje de Teams en un correo electrónico fácilmente utilizando las opciones de mensaje.

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3.7 Utilizar el lector inmersivo

El lector inmersivo muestra el mensaje seleccionado sin la maquetación y a página completa para eliminar cualquier distracción. El mensaje también puede leerse en voz alta. Entre los ajustes de voz, puedes elegir una voz femenina o masculina, así como la velocidad de lectura. También puedes cambiar el tamaño de la letra, el color de fondo, etc. Por último, esta opción traduce un mensaje y hace que se lea en voz alta en el idioma elegido. Una buena herramienta para conocer.  

Para obtener más información sobre las nuevas funciones de Teams anunciadas por Microsoftlea nuestro artículo sobre el tema

4. Consejos en la reunión de equipos

4.1 Gestión de la visualización en pantalla

Cuando estás en una reunión de Teams, puedes elegir compartir tu pantalla. Básico. Pero hay una opción poco conocida: puedes importar una presentación de PowerPoint en lugar de compartirla. De este modo, en modo presentador, podrás ver las notas de tu presentación y reproducir las diapositivas desde Teams. Si quieres centrarte sólo en tus diapositivas, puedes desactivar el modo presentador en las opciones para dejar de ver las notas. Además, para asegurarte de que los participantes tienen la misma vista que tú, puedes hacer clic en la pestaña "sincronizar con el presentador". Por último, también tienes la opción de traducir tus diapositivas a los 19 idiomas que ofrece Teams.

Para la visualización de los participantes, puede utilizar el modo "foco" para ocultar su cámara y mostrar sólo la presentación. Si, por el contrario, desea destacar a determinados participantes, puede seleccionar la opción "destacar" tras hacer clic con el botón derecho del ratón en su cámara.  

¿Quieres ampliar la pantalla? Selecciona el modo de pantalla completa para eliminar las barras superior e inferior.

4.2 Silenciar una reunión

Cada vez que comienza una reunión a la que estás invitado, te envía una notificación. Si sabes que no vas a asistir, o que esa reunión recurrente no es relevante para ti, puedes silenciarla. De este modo, no se le molestará cuando comience la reunión.  

Por último, un consejo extra sobre Microsoft Teams: hay un montón de atajos en Teams, y para conocerlos... ¡ATAJO! Irónico, ¿verdad? Así que aquí tienes el santo grial que debes coger si eres usuario de Teams: [Ctrl] + [.] Este comando te dará acceso a todos los atajos de la aplicación.

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Aspectos a tener en cuenta

📌1. Uso de SharePoint;

📌2. Añadir una imagen a tus Equipos;

📌3. Crear un canal por tema;

📌4. Añade emojis a los títulos de tus canales;

📌5. Utiliza [Windows] + [.] para mostrar la lista de emojis (válidos en todas partes).

📌6. Organiza las pestañas de aplicaciones de tus canales

📌7. Ancla aplicaciones útiles a tu barra lateral

📌8. Utilizar la opción "Anuncio" para destacar un debate en un canal

📌9. Añadir pestañas a un chat

📌10. Filtrar conversaciones

📌11. Usar el atajo [Ctrl] + [Mayús] + [X ] para tener más opciones de diseño en un mensaje

📌12. Guardar mensajes importantes

📌13. Comparte tus mensajes en Outlook

📌14. Traducir tus mensajes y escucharlos con el reproductor inmersivo

📌15. Importar una presentación de PowerPoint a una reunión

📌16. Gestionar la visualización de tus presentaciones

📌17. Silenciar reuniones

📌18. Conocer todos los atajos que existen gracias a [Ctrl] + [.]