SharePoint Online frente a OneDrive

¿Conoce la gestión del conocimiento? Este término se refiere al proceso de organizar, almacenar y conectar el conocimiento dentro de una empresa. Este proceso es esencial para garantizar el intercambio y la difusión de la información, mejorando así la eficacia dentro de las organizaciones. Permite optimizar la productividad de los empleados, mejorar la toma de decisiones, potenciar la colaboración entre equipos y reducir el riesgo de errores.

Se calcula que, por término medio, el tiempo de búsqueda de información es de 1,8 horas al día, lo que representa una pérdida de productividad para la empresa. En términos puramente financieros, el coste necesario para recuperar un simple documento es de ¡90 euros!

De ahí la importancia, como comprenderá, de rodearse de las herramientas adecuadas. En materia de gestión del conocimiento, el entorno Microsoft está a la vanguardia, con herramientas como SharePoint y OneDrive en particular.

Pero, ¿cómo elegir, sabiendo que cada uno tiene sus particularidades y ventajas? En este artículo, le ofrecemos una comparación detallada entre SharePoint Online y OneDrive. Sigue la guía.

SharePoint en línea

Descripción

SharePoint es una plataforma de colaboración integrada en la suite Office 365. Más concretamente, es una solución para crear sitios de equipos o de comunicación, ya sea en forma de Intranet, Extranet o espacios de proyectos. SharePoint también ofrece muchas funciones avanzadas, especialmente en términos de gestión de documentos.

Las empresas aprecian especialmente SharePoint por la posibilidad que ofrece de crear una intranet totalmente personalizada. De este modo, la información de la empresa se comunica y comparte de forma fluida y eficaz, con vistas a reforzar el trabajo colaborativo. Además, los usuarios pueden añadir documentos desde cualquier ordenador.

Funcionalidad

SharePoint ofrece una infraestructura única para crear Intranets 100% personalizadas que reflejen los valores de la empresa. Estas son algunas de sus principales características:

• Gestión de documentos: SharePoint facilita la gestión de documentos al reunirlos todos en un único lugar. Los usuarios tienen acceso a toda la información necesaria con unos pocos clics. Bonus: puedes definir la estructura de centralización de documentos.
• Búsqueda: los usuarios pueden buscar contenidos (información, datos empresariales, colaboradores, etc.) dentro de una plataforma integrada.
• Creación de intranets e integración de cuadros de mando.
• Creación de aplicaciones empresariales.
• Espacios de proyectos: SharePoint permite crear espacios de colaboración por grupos de usuarios y duplicarlos en unos pocos clics.
• Flujo de trabajo: Todos los procesos de trabajo están automatizados para lograr la máxima eficacia.

Las ventajas de SharePoint

Con SharePoint, los equipos pueden colaborar, compartir, difundir y gestionar fácilmente documentos e información importantes.

Agilizar la comunicación y la colaboración

Una de las principales ventajas de SharePoint es su capacidad para agilizar la comunicación dentro de una empresa. Los equipos pueden compartir documentos e información, colaborar en proyectos y mantenerse informados de los plazos importantes, todo ello de forma rápida e intuitiva. Por ejemplo, un equipo que trabaja en un proyecto puede crear una biblioteca de documentos compartida en SharePoint, donde todos los miembros pueden editar los mismos documentos en tiempo real. Ya no es necesario crear varias versiones del mismo documento.

Integración con otras herramientas

SharePoint también tiene la gran ventaja de integrarse con otras herramientas y software utilizados por la empresa. Por ejemplo, SharePoint puede integrarse con Microsoft Office, sistemas de RRHH o software CRM y de gestión de proyectos.

Seguridad garantizada

SharePoint ofrece una seguridad y un cumplimiento de normativas completos, lo que lo convierte en una herramienta ideal para empresas que operan en sectores regulados. Por ejemplo, SharePoint puede configurarse para limitar el acceso a datos sensibles, con permisos específicos.

Personalización de sitios SharePoint

Por último, SharePoint ofrece numerosas opciones de personalización, lo que permite a las empresas usuarias adaptar la herramienta a todas sus necesidades.

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OneDrive

Descripción

OneDrive es una herramienta de almacenamiento de documentos en línea. Permite acceder a todos tus archivos y documentos de trabajo, estés donde estés. Esto la convierte en la herramienta ideal para los trabajadores híbridos, que trabajan a tiempo parcial a distancia y a tiempo parcial en las instalaciones de su empresa. Como tal, el acceso a OneDrive funciona desde todos los dispositivos: smartphone, ordenador, tableta, etc.

El almacenamiento de diversos tipos de documentos es totalmente seguro en OneDrive. Cada usuario tiene una cuenta, con la que tiene la capacidad de:

• Almacena documentos;
• Compartir documentos o carpetas con permiso de acceso a otro colaborador;
• Crear una biblioteca de trabajo compartida, accesible desde SharePoint y Teams.

OneDrive facilita así el trabajo colaborativo y la gestión de documentos, pero no es una intranet. Sus funcionalidades son, por tanto, más limitadas que las de SharePoint.

Funcionamiento

Para utilizar OneDrive, todo lo que necesitas es una cuenta Microsoft. Una vez creada la cuenta, puedes sincronizar la carpeta de OneDrive en tu ordenador para acceder a los archivos almacenados en la nube. También es posible utilizar la app de OneDrive en smartphones y tabletas.

Más concretamente, estas son algunas de las características de OneDrive:

• Sincronización: Los usuarios pueden trabajar en los documentos desde su ordenador, mientras los cambios se sincronizan en tiempo real con la nube.
• Compartir documentos: Esta función te permite ver los documentos que has compartido con otras personas, ya sean internas o externas a la empresa. Además, en los documentos compartidos, es posible acceder a los documentos que han sido compartidos por un tercero.
• Bibliotecas compartidas: OneDrive se basa en la compartición de documentos, a través de la cual es posible acceder a los documentos de todas las bibliotecas de SharePoint a las que el usuario tenga acceso.
• Protección de datos: OneDrive garantiza la protección y seguridad de todos los documentos sin necesidad de aplicaciones de terceros.

Las ventajas de OneDrive

OneDrive ofrece numerosas ventajas, entre ellas

• Colaboración en tiempo real sobre documentos,
• La posibilidad de acceder a sus documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar;
• Acceso a versiones anteriores de los documentos;
• Creación y edición de documentos en línea;
• La posibilidad de compartir archivos de forma rápida y sencilla;
• Seguridad de los datos;
• El sistema de copia de seguridad automática.

SharePoint VS OneDrive: Comparación de características

Gestión de documentos

SharePoint permite reunir todos los documentos en un único lugar y acceder a ellos con unos pocos clics. Lo mismo ocurre con OneDrive, que permite acceder rápidamente a archivos y documentos de trabajo desde cualquier herramienta. También es posible crear una biblioteca de trabajo compartida a la que se pueda acceder desde SharePoint. En este punto, las dos herramientas son equivalentes.

Colaboración

Con SharePoint, los equipos pueden colaborar fácilmente en diversos proyectos y compartir archivos, información y documentos en tiempo real. También pueden editarlos sin necesidad de crear varias versiones del mismo archivo, lo que supone un importante aumento de la eficiencia.

OneDrive también ofrece funciones para compartir archivos, ya sea internamente o con socios externos. También está disponible la co-creación de archivos en tiempo real.

Por último, de forma similar a SharePoint Alert, OneDrive permite recibir notificaciones cuando se actualizan determinados documentos. En general, sin embargo, SharePoint tiene ventaja, ya que sus características como interfaz para crear Intranets personalizadas son más numerosas y avanzadas.

Seguridad y conformidad

SharePoint garantiza una seguridad total para las empresas. Puede configurarse para limitar el acceso a datos confidenciales, con permisos específicos.

Por otro lado, OneDrive también ofrece funciones para el control de acceso restringido. Además, proporciona un sistema de recuperación de datos perdidos.

Por último, como administrador de SharePoint o administrador en Microsoft 365, es posible bloquear la descarga de archivos de reuniones de Teams desde sitios de SharePoint o OneDrive.

Precios

El primer plan de suscripción a SharePoint cuesta a partir de 4,70 euros al mes por usuario, IVA excluido. El plan Microsoft 365 Business Standard, por su parte, tiene un precio de 11,70 € sin IVA por usuario y mes. La suscripción es anual y se renueva automáticamente.

La oferta de OneDrive, por su parte, se incluye con Microsoft 365 Básico, con 100 GB de almacenamiento. ¿Es insuficiente? La suscripción a Microsoft 365 Personal, con un precio anual de 69 € IVA incluido, da acceso a 1 TB de espacio de almacenamiento.

Conclusión: 2 herramientas para 2 usos diferentes

SharePoint Online y OneDrive ofrecen soluciones complementarias pero distintas para gestionar y compartir archivos en las empresas.

Mientras que OneDrive es una herramienta ideal para el almacenamiento de archivos y la colaboración en documentos personales, SharePoint permite la creación de sitios de equipo 100% personalizados, garantiza la gestión de documentos complejos y facilita el trabajo colaborativo en proyectos de mayor envergadura.

De este modo, OneDrive puede utilizarse para almacenar documentos individuales o colaborativos (por ejemplo: informes mensuales para compartir con el propio equipo). Estos informes pueden compartirse con otros colegas trasladándolos a una ubicación de SharePoint dedicada específicamente al proyecto.

Una vez que el informe está en SharePoint, los miembros del equipo pueden acceder a él, leerlo y hacer las modificaciones necesarias en tiempo real. Esto significa que varias personas pueden trabajar simultáneamente en el mismo documento. Además, SharePoint ofrece funciones avanzadas de gestión de documentos, como la posibilidad de crear flujos de trabajo para la aprobación de documentos o hacer un seguimiento del historial de versiones.

En este ejemplo, vemos que OneDrive se utiliza para la creación y el almacenamiento de documentos, mientras que SharePoint se utiliza para el trabajo en equipo y la gestión de documentos. Así, estas dos herramientas funcionan de forma complementaria para proporcionar un entorno de trabajo colaborativo seguro.

La elección entre cada herramienta depende entonces de las necesidades específicas de su empresa. No obstante, es posible (e incluso recomendable) combinar las funcionalidades de SharePoint y OneDrive con vistas a mejorar la eficacia operativa.